Cet article a fait l’objet d’une traduction automatique. Pour afficher l’article en anglais, activez la case d’option Anglais. Vous pouvez également afficher le texte anglais dans une fenêtre contextuelle en faisant glisser le pointeur de la souris sur le texte traduit.
Traduction
Anglais

Créer et gérer des boîtes aux lettres de salle

[Cette rubrique est une documentation préliminaire et peut être modifiée dans les versions ultérieures. Des rubriques vides sont incluses comme espaces réservés. N’hésitez pas à nous transmettre vos commentaires. Envoyez-nous un e-mail à l’adresse ExchangeHelpFeedback@microsoft.com.]  

S’applique à :Exchange Online, Exchange Server 2016

Résumé : Découvrez comment créer une boîte aux lettres de ressources, appelée « boîte aux lettres de salle », et une liste de salles, et comment modifier les propriétés des boîtes aux lettres de salle.

Une boîte aux lettres de salle est une boîte aux lettres de ressources affectée à un emplacement physique, comme une salle de conférence, un auditorium ou une salle de formation. Grâce aux boîtes aux lettres de salle, les utilisateurs peuvent réserver facilement ces salles en incluant des boîtes aux lettres de salle dans leurs demandes de réunion. S’ils incluent une boîte aux lettres de salle dans leur demande de réunion, des options configurables vous permettent d’indiquer si l’invitation doit être acceptée ou refusée.

Pour créer une boîte aux lettres de salle, vous devez être un administrateur membre des groupes de rôles Gestion de l’organisation ou Gestion des destinataires.

Si vous souhaitez accorder à une personne l’accès à une boîte aux lettres de salle pour qu’elle puisse gérer son calendrier (par exemple, un assistant qui doit réserver la salle pour une réunion du comité exécutif), suivez les instructions de la rubrique Gestion des autorisations des destinataires. Lorsqu’un utilisateur obtient l’autorisation d’accéder à une boîte aux lettres de salle, il peut ouvrir la boîte aux lettres en suivant les instructions de l’article Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016 et Outlook 2013.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les types de destinataires disponibles dans Exchange 2016, consultez la rubrique Recipients. Pour plus d’informations sur un autre type de boîte aux lettres de ressources, consultez la rubrique Gérer les boîtes aux lettres d’équipement.

  • Durée d'exécution estimée : 5 minutes.

  • Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour voir les autorisations qui vous sont nécessaires, consultez Section « Autorisations de configuration des destinataires » dans la rubrique Autorisations des destinataires.

  • Pour des informations sur les raccourcis clavier applicables aux procédures de cette rubrique, voir Raccourcis clavier dans Exchange 2013Raccourcis clavier dans le Centre d’administration Exchange.

  • Si vous utilisez des boîtes aux lettres de salle ou équipement dans Office 365, reportez-vous à la section cet article.

importantImportant :
Si vous exécutez Exchange 2013 dans un scénario hybride, veillez à créer les boîtes aux lettres de salle à l’emplacement approprié. Créez vos boîtes aux lettres de salle localement pour votre organisation locale ; les boîtes aux lettres de salle pour Exchange Online doivent quant à elles être créées dans le cloud.
Vous rencontrez des difficultés ? Demandez de l’aide en participant aux forums Exchange. Visitez le forum à l’adresse : Exchange Server, Exchange Online ou Exchange Online Protection.

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires > Ressources.

  2. Pour créer une boîte aux lettres de salle, cliquez sur Nouveau Icône Ajouter > Boîte aux lettres de salle.

  3. Utilisez les options de la page pour spécifier les paramètres de la nouvelle boîte aux lettres de ressources.

    • * Nom de la salle   Ce champ permet de saisir un nom pour l’utilisateur. Il s’agit du nom qui est répertorié dans la liste de boîtes aux lettres de ressources dans le CAE et le carnet d’adresses de votre organisation. Ce nom est requis et il ne doit pas dépasser 64 caractères.

      tipConseil :
      Même si d'autres champs décrivent les détails de la salle, par exemple, Emplacement et Capacité, envisagez de résumer les détails les plus importants dans le nom de la salle à l'aide d'une convention d'affectation des noms cohérente. Pourquoi ? Pour que les utilisateurs puissent consulter les détails facilement lorsqu'ils sélectionnent la salle dans le carnet d'adresses dans la demande de réunion.
    • * Alias   Une boîte aux lettres de salle comprend une adresse de messagerie pour recevoir des demandes de réservation. L’adresse de messagerie se compose d’un alias situé à gauche du symbole @, qui doit être unique dans la forêt, et votre nom de domaine situé à droite. L’alias est un champ obligatoire.

    • Emplacement, Téléphone, Capacité   Vous pouvez utiliser ces champs pour entrer des détails à propos de la salle. Toutefois, comme expliqué précédemment, vous pouvez inclure une partie ou l'ensemble des informations dans le nom de la salle afin que les utilisateurs puissent les voir.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour créer la boîte aux lettres de salle.

Lorsque vous avez créé une boîte aux lettres de salle, vous pouvez modifier la façon dont elle gère les demandes de réunion (y compris si elle envoie des réponses automatiques ou non). Par défaut, elle accepte ou refuse automatiquement les demandes si elles entrent en conflit avec des réunions existantes dans le calendrier. Elle autorise également les réunions périodiques et les réunions planifiées pour une date située dans les 180 prochains jours (et refuse les demandes pour les dates ultérieures) qui durent jusqu’à 24 heures. Si vous souhaitez modifier d’autres options, consultez la section Modifier d'autres propriétés d'une boîte aux lettres de salle.

Pour en savoir plus sur la création d’une boîte aux lettres de salle à l’aide de l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, consultez les exemples 2 et 3 de la rubrique New-Mailbox.

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires > Ressources.

  2. Dans la liste des boîtes aux lettres de ressources, sélectionnez la boîte aux lettres de salle dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur ModifierIcône Modifier.

  3. Sur la page de propriétés de la boîte aux lettres de salle, cliquez sur Délégués de réservation (autoriser les réponses automatiques ou non) ou Options de réservation (autoriser les réunions périodiques, refuser les réunions trop éloignées de la date de réservation, etc.).

Utilisez la section Délégués de réservation pour afficher ou modifier la façon dont la boîte aux lettres de salle gère les demandes de réunion et pour définir qui peut accepter ou refuser ces demandes si cela n’est pas fait automatiquement.

  • Sélectionnez l’une des options suivantes pour gérer les demandes de réunion.

    • Accepter ou refuser les demandes de réservation automatiquement   Si cette option est sélectionnée, la demande de réunion sera automatiquement refusée s’il y a un conflit de planification avec une réservation existante, ou si la demande de réservation viole les limites de planification de la salle, par exemple, si la durée de réunion est trop longue.

    • Sélectionner des délégués capables d’accepter ou de refuser des demandes de réservation   Si cette option est sélectionnée, l’une des personnes ajoutées à la liste Délégués sera chargée d’accepter ou de refuser les demandes de réunion envoyées à la boîte aux lettres de salle. Si vous attribuez plusieurs délégués de salle, un seul d’entre eux doit agir sur une demande de réunion spécifique.

Utilisez le champ Options de réservation pour afficher ou modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définissent le moment où la salle peut être occupée, la durée de réservation où le préavis nécessaire pour une réservation.

  • Autoriser les réunions périodiques   Ce paramètre autorise ou interdit les réunions périodiques dans la salle.

  • Autoriser la planification uniquement pendant les heures de travail   Ce paramètre accepte ou refuse les demandes de réunion en dehors des heures de travail définies pour la salle (par défaut, entre 8 h 00 et 17 h 00, du lundi au vendredi). Vous pouvez configurer les heures de travail de la boîte aux lettres de salle, soit en vous connectant à la boîte aux lettres avec Outlook sur le web et en accédant à la page Options > Calendrier > Apparence du calendrier, soit en utilisant la cmdlet Set-MailboxCalendarConfiguration.

  • Toujours refuser si la date de fin est au-delà de cette limite   Ce paramètre contrôle le comportement de réunions répétitives qui s'étendent au-delà de la date spécifiée par le réglage de l'heure de réservation maximale.

    • Si vous activez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement refusée si les réservations commencent le ou avant la date spécifiée par la valeur de Durée maximale de réservation, et s'étendent au-delà de la date spécifiée. Il s’agit du paramètre par défaut.

    • Si vous désactivez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement acceptée si les demandes de réservation commencent avant ou à la date spécifiée par la valeur de Délai maximal de réservation et se prolongent au-delà de la date spécifiée. Cependant, le nombre de réunions est réduit de sorte que celles-ci n'auront pas lieu après la date spécifiée.

  • Délai maximal de réservation (jours)   Ce paramètre spécifie le nombre maximal de jours de préavis pour effectuer une réservation. Une entrée valide est un entier compris entre 0 et 1080. La valeur par défaut est 180 jours.

  • Durée maximale (heures)   Ce paramètre spécifie la durée maximale de la réservation lors d'une demande. La valeur par défaut est 24 heures.

    Pour les réunions périodiques, la durée maximale de la réunion s'applique à la durée de chaque instance de la réunion.

Cette page contient également un champ utilisable pour rédiger un message qui sera envoyé aux utilisateurs qui envoient des demandes de réservation de la salle.

Après avoir créé une boîte aux lettres de salle, vous pouvez la modifier et définir des propriétés supplémentaires en utilisant le Centre d’administration Exchange (CAE) ou Exchange PowerShell.

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires > Ressources.

  2. Dans la liste des boîtes aux lettres de ressources, sélectionnez la boîte aux lettres de salle dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur ModifierIcône Modifier.

  3. Sur la page de propriétés de la boîte aux lettres de salle, cliquez sur l’une des sections suivantes pour afficher ou modifier les propriétés (pour les options de réservation, voir Modifier la façon dont une boîte aux lettres de salle gère les demandes de réunion).

Utilisez la section Général pour afficher ou modifier les informations de base sur la ressource.

  • * Nom de la salle   Ce nom est affiché dans la liste de boîtes aux lettres de ressources du Centre d’administration Exchange (CAE) et dans le carnet d’adresses de votre organisation. Elle ne peut pas dépasser 64 caractères si vous le changez.

  • * Adresse de messagerie   Ce champ en lecture seule affiche l'adresse de messagerie du la boîte aux lettres de salle. Vous pouvez le modifier dans la section Email Address.

  • Capacité   Entrez dans cette case le nombre maximal de personnes qui peuvent occuper la salle en sécurité.

Cliquez sur Plus d’options pour afficher ou modifier les propriétés supplémentaires suivantes :

  • Unité d'organisation   Ce champ en lecture seule affiche l’unité d’organisation (UO) qui contient le compte de la boîte aux lettres de la salle. Vous devez utiliser des Utilisateurs et ordinateurs Active Directory pour déplacer le compte vers un autre UO.

  • Base de données de boîtes aux lettres   Ce champ en lecture seule affiche le nom de la base de données de boîtes aux lettres qui héberge la boîte aux lettres de la salle. Utilisez la page Migration dans le CAE pour déplacer la boîte aux lettres vers une autre base de données.

  • * Alias   Ce champ permet de modifier l'alias de la boîte aux lettres de la salle.

  • Masquer dans les listes d’adresses Exchange   Activez cette case à cocher pour empêcher que la boîte aux lettres de la salle n’apparaisse dans le carnet d'adresses et les autres listes d’adresses définies dans votre organisation Exchange. Après avoir activé cette case à cocher, les utilisateurs peuvent encore envoyer des messages de réservation à la boîte aux lettres de la salle en utilisant son adresse de messagerie.

  • Service   Ce champ permet de spécifier le nom d'un service auquel la salle est associée. Vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

  • Société   Ce champ permet de spécifier le nom d'une société à laquelle la salle est associée. Comme la propriété de département, vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

  • Stratégie de carnet d’adresses   Activez cette case à cocher pour spécifier une stratégie de carnet d’adresses pour la boîte aux lettres. Les stratégies de carnet d’adresses contiennent une liste d’adresses globale, un carnet d’adresses en mode hors connexion, une liste de salles et un ensemble de listes d’adresses. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Stratégies de carnet d’adresses dans Exchange 2016.

    Dans la liste déroulante, sélectionnez la règle que vous souhaitez associer à cette boîte aux lettres.

  • Attributs personnalisés   Ce champ affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres de la salle. Pour spécifier des valeurs d’attribut personnalisées, cliquez sur ModifierIcône Modifier. Vous pouvez spécifier jusqu’à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.

L’onglet Coordonnées permet d’afficher ou de modifier les informations de contact de la salle. L'information sur cette page s'affiche dans le carnet d'adresses.

tipConseil :
Le champ État/Province permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie électronique ou des listes d'adresses.

Ce champ permet d’afficher ou de modifier les adresses de messagerie associées à la boîte aux lettres de la salle. Cela inclut l'adresse SMTP principale de la boîte aux lettres et toutes les adresses proxy associées. L’adresse SMTP principale (aussi appelée adresse de réponse) apparaît en gras dans la liste d’adresses, avec la valeur SMTP inscrite en majuscules dans la colonne Type.

  • Ajouter   Cliquez sur AjouterIcône Ajouter pour ajouter une nouvelle adresse de messagerie électronique pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :

    • SMTP   Il s’agit du type d’adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez la nouvelle adresse SMTP dans la zone * Adresse de messagerie.

    • EUM   Une adresse de messagerie unifiée Exchange est utilisée par le service de messagerie unifiée de Microsoft Exchange pour localiser des utilisateurs à extension messagerie unifiée dans une organisation Exchange. Les adresses de messagerie unifiée Exchange sont composées du numéro de poste et du plan de numérotation de messagerie unifiée de l’utilisateur à extension messagerie unifiée. Cliquez sur ce bouton puis tapez le numéro de poste dans le champ Adresse/Poste. Puis cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un plan de numérotation pour la boîte aux lettres.

    • Adresse personnalisée   Cliquez sur ce bouton et saisissez dans la zone * Adresse de messagerie l’un des types d’adresse de messagerie électronique non SMTP pris en charge.

      noteRemarque :
      À l’exception des adresses X.400, Exchange ne valide pas la mise en forme des adresses personnalisées. Vous devez veiller à ce que l’adresse personnalisée que vous spécifiez soit conforme aux exigences de mise en forme pour ce type d’adresse.
    noteRemarque :
    Lorsque vous ajoutez une adresse électronique, vous avez la possibilité d'en faire l'adresse SMTP principale.

  • Mettre à jour auto. les adresses selon la stratégie de destinataire   Cochez cette case pour que les adresses de messagerie du destinataire soient automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées aux stratégies d’adresses de messagerie dans votre organisation.

Dans le champ Info-courrier, vous pouvez ajouter une info-courrier pour alerter les utilisateurs d’éventuels problèmes avant qu’ils n’envoient une demande à la boîte aux lettres de la salle. Une info-courrier est un texte qui s’affiche dans la barre d’informations lorsque ce destinataire est ajouté aux champs À, Cc ou Cci d’un nouveau message électronique.

noteRemarque :
Les infos courrier peuvent comporter des balises HTML, mais les scripts ne sont pas autorisés. Une info courrier personnalisée ne doit pas comporter plus de 175 caractères affichés. Les balises HTML ne sont pas prises en compte dans cette limite.

Utilisez les ensembles suivants de cmdlets pour afficher ou modifier les propriétés d'une boîte aux lettres de salle :Get-Mailbox et Set-Mailbox pour afficher et modifier les propriétés générales et les adresses de messagerie des boîtes aux lettres de salles. Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et modifier les délégués et les options de réservation.

  • Get-User et Set-User   Utilisez ces cmdlets pour afficher et définir les propriétés générales (ex. emplacement, nom d'un service et nom d'une société).

  • Get-Mailbox et Set-Mailbox   Utilisez ces cmdlets pour afficher et définir les propriétés de boîtes aux lettres, telles que les adresses courriels et la base de données de boîtes aux lettres.

  • Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et définir les délégués et les options de réservation.

Pour plus d'informations à propos de ces cmdlets, consultez les rubriques suivantes :

Voici des exemples d’utilisation d’Exchange PowerShell pour modifier les propriétés des boîtes aux lettres de salle.

Cet exemple modifie le nom complet, l'adresse SMTP principale (appelée adresse de réponse par défaut) et la capacité de la salle. De plus, l'adresse de réponse précédente est conservée comme adresse proxy.

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

Cet exemple configure des boîtes aux lettres de salle pour pouvoir planifier les demandes de réservation uniquement pendant les heures ouvrables ; il définit également une durée maximale de 9 heures.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

Cet exemple utilise la cmdlet Get-User pour rechercher toutes les boîtes aux lettres de salle qui correspondent à des salles de conférence privées ; il utilise ensuite la cmdlet Set-CalendarProcessing pour envoyer des demandes de réservation à un délégué (Robin Wood) qui les accepte ou les refuse.

Get-User -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')} | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

Si vous prévoyez d’avoir plus d’une centaine de salles, ou si vous en avez déjà créé plus d’une centaine, utilisez une liste de salles pour vous aider à les organiser. Si votre société dispose de plusieurs bâtiments avec des salles qui peuvent être réservées pour des réunions, la création de listes de salles pour chaque bâtiment peut s’avérer utile. Les listes de salles sont des groupes de distribution spécifiquement marqués que vous pouvez utiliser de la même façon que les groupes de distribution. Cependant, vous ne pouvez créer des listes de salles qu’avec l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell.

Cet exemple crée une liste de salles pour le bâtiment 32.

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

Cet exemple ajoute confroom3223 à la liste de salles du bâtiment 32.

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

Vous avez peut-être déjà créé des groupes de distribution qui contiennent vos salles de conférence. Vous n’avez pas besoin de les recréer. Nous pouvons les convertir rapidement en liste de salles.

Cet exemple convertit le groupe de distribution, les salles de conférence du bâtiment 34, en liste de salles.

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

Pour vérifier que les modifications des propriétés d'une boîte aux lettres de salle sont réussies, procédez comme suit :

  • Dans le Centre d’administration Exchange, sélectionnez la boîte aux lettres puis cliquez sur ModifierIcône Modifier pour afficher la propriété ou la fonctionnalité modifiée. Selon la propriété modifiée, elle peut être affichée dans le volet Détails de la boîte aux lettres sélectionnée.

  • Dans Exchange PowerShell, utilisez la cmdlet Get-Mailbox pour vérifier les modifications. L’utilisation d’Exchange PowerShell permet d’afficher plusieurs propriétés pour plusieurs boîtes aux lettres. Dans l'exemple ci-dessus où les demandes de réservation peuvent être planifiées uniquement pendant les heures ouvrables et durer au maximum 9 heures, exécutez la commande suivante pour vérifier les nouvelles valeurs.

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Get-CalendarProcessing | fl Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes
    
 
Afficher: