Messagerie vocale dans Exchange Online : messagerie unifiée

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Sapplique à :Exchange Online

Dernière rubrique modifiée :2016-12-09

La messagerie unifiée permet aux utilisateurs d'utiliser les fonctionnalités de la messagerie vocale, telles qu'Outlook Voice Access et les règles de répondeur automatique. La messagerie unifiée combine la messagerie vocale et la messagerie électronique dans une boîte aux lettres accessible à partir de nombreux types d'appareils. Les utilisateurs peuvent lire ou écouter leurs messages à partir de leur boîte de réception de messagerie ou en utilisant Outlook Voice Access à partir d'un téléphone. Vous avez le contrôle sur la façon dont les utilisateurs passent des appels sortants et ce qu'ils entendent quand ils appellent votre organisation.

Actuellement, les administrateurs de messagerie des organisations gèrent fréquemment les systèmes de messagerie vocale et de téléphonie de leurs organisations comme des systèmes distincts. Les messageries vocale et électronique se trouvent dans des boîtes aux lettres distinctes hébergées sur des serveurs distincts. Les utilisateurs peuvent accéder aux messages via le bureau pour la messagerie et via le téléphone pour la messagerie vocale.

La messagerie unifiée d'Office 365 permet aux administrateurs en ligne de regrouper la messagerie vocale et la messagerie électronique dans une boîte aux lettres pour que les utilisateurs puissent lire ou écouter leurs messages vocaux dans leur boîte de réception ou via Outlook Voice Access à partir d'un téléphone. La messagerie unifiée utilise la boîte aux lettres d'un utilisateur pour stocker les messages électroniques et vocaux.

Contenu de la rubrique

Fonctionnalités de messagerie unifiée

Planification et déploiement de la messagerie unifiée

Gestion de la messagerie unifiée via le Centre d'administration Exchange (CAE) et l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell

Les fonctionnalités de messagerie vocale de la messagerie unifiée offrent des avantages aux utilisateurs et aux administrateurs de votre organisation ainsi que dans Exchange Online.

Quand vous configurez la messagerie unifiée pour votre organisation, les utilisateurs peuvent accéder aux messages vocaux et électroniques, aux contacts personnels ainsi qu'aux informations de calendrier qui se trouvent dans leur boîte aux lettres, à partir d'un client de messagerie, comme MicrosoftOutlook ou Outlook Web App, d'un téléphone mobile où Microsoft Exchange ActiveSync est configuré, tel qu'un Windows Phone, ou encore d'un téléphone fixe. En outre, les utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités suivantes :

  • Accès à leur boîte aux lettres Exchange   Les utilisateurs peuvent accéder à un ensemble complet de fonctionnalités de messagerie vocale à partir de téléphones mobiles compatibles Internet, d'Outlook 2007 ou versions ultérieures et d'Outlook Web App. Ces fonctionnalités incluent de nombreuses options de configuration de messagerie vocale, ainsi que la possibilité d'écouter un message vocal, soit à partir du volet de lecture à l'aide d'un lecteur Windows Media intégré, soit à partir de la liste des messages en utilisant les haut-parleurs de l'ordinateur.

  • Émettre au téléphone   La fonctionnalité Émettre au téléphone permet aux utilisateurs des messages vocaux sur un téléphone. Il peut cependant arriver que les utilisateurs ne souhaitent pas ou ne puissent pas écouter un message vocal dans les haut-parleurs de leur ordinateur, par exemple s'ils travaillent dans un environnement de travail organisé en box, s'ils utilisent un ordinateur public, si leur ordinateur ne permet pas de lire des fichiers multimédias ou si le message est confidentiel. Dans ce cas, ils peuvent écouter les messages vocaux en utilisant un téléphone fixe (privé ou professionnel) ou mobile.

  • Écran de messagerie vocale   L'écran de messagerie vocale ressemble au formulaire de courrier électronique par défaut. Il offre aux utilisateurs une interface permettant d'exécuter des actions telles que écouter, arrêter ou suspendre l'écoute des messages vocaux, écouter des messages vocaux au téléphone, ainsi que d'ajouter et de modifier des notes.

    L'écran de messagerie vocale comprend le lecteur Windows Media intégré et un champ Notes audio. Le lecteur Windows Media intégré et le champ Notes s'affichent soit dans le volet de lecture lorsque les utilisateurs visualisent un message vocal, soit dans une fenêtre indépendante quand ils l'ouvrent. Si la messagerie unifiée n'est pas activée ou si aucun client de messagerie pris en charge n'est installé sur l'ordinateur client, les messages vocaux sont présentés en tant que pièces jointes, et l'écran de messagerie vocale n'est pas disponible.

  • Configuration utilisateur   Les utilisateurs peuvent configurer plusieurs options de messagerie vocale pour la messagerie unifiée à l'aide d'Outlook Web App. Par exemple, l'utilisateur peut enregistrer des messages d'accueil personnels, configurer des notifications d'appels manqués et de SMS ainsi qu'un numéro de messagerie vocale « Émettre au téléphone », et réinitialiser un code confidentiel d'accès à la messagerie vocale

  • Répondeur automatique   Le répondeur automatique permet de répondre à des appels entrants à la place des utilisateurs, de diffuser leur message d'accueil personnel, d'enregistrer des messages et d'envoyer les messages vocaux à leur boîte de réception sous forme de message électronique.

  • Règles de répondeur automatique   Les règles de répondeur automatique permettent aux utilisateurs dont la messagerie vocale est activée de déterminer comment les appels entrants du répondeur automatique doivent être traités. Les règles de répondeur automatique et les règles de boîte de réception sont appliquées pratiquement de la même manière aux appels entrants et aux messages électroniques entrants, respectivement. Par défaut, aucune règle de répondeur automatique n'est configurée. En cas d'appel entrant, l'appelant est invité à laissé un message vocal à la personne appelée. Grâce aux règles de répondeur automatique, un appelant peut effectuer les opérations suivantes :

    • laisser un message vocal à l'utilisateur ;

    • transférer son appel à un autre contact de l'utilisateur  ;

    • procéder à un transfert vers la messagerie vocale de cet autre contact ;

    • transférer son appel vers d'autres numéros de téléphone configurés par l'utilisateur ;

    • utiliser la fonctionnalité de recherche ou localiser un utilisateur via un transfert d'un opérateur.

  • Aperçu de messagerie vocale   La messagerie unifiée applique la reconnaissance vocale automatique aux nouveaux messages vocaux créés. Lorsque les utilisateurs reçoivent des messages vocaux, ces messages contiennent à la fois des données enregistrées et un texte créé à partir de l'enregistrement vocal. Les utilisateurs voient le texte du message vocal s'afficher dans un courrier électronique depuis Outlook Web App ou tout autre client de messagerie pris en charge.

  • Indicateur de message en attente   L'indicateur de message en attente est une fonctionnalité présente dans la plupart des systèmes de messagerie vocale hérités et peut désigner un mécanisme dont la fonction est d'indiquer l'existence d'un nouveau message. L'activation ou la désactivation de l'indicateur de message en attente a lieu dans la boîte aux lettres de l'utilisateur ou dans une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée.

  • Notifications d'appels manqués et de messages vocaux par SMS   Dans le cadre d'un déploiement hybride ou Office 365, si les utilisateurs configurent le transfert d'appels ainsi que les paramètres de messagerie vocale avec leur numéro de téléphone mobile, ils peuvent recevoir des notifications d'appels manqués et de nouveaux messages vocaux sur leurs téléphones mobiles, sous la forme d'un message texte transmis par SMS (Short Messaging Service). Cependant, pour recevoir ce type de notifications, les utilisateurs doivent avant tout configurer la messagerie texte et activer les notifications sur leur compte.

  • Messagerie vocale protégée   La messagerie vocale protégée est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs d'envoyer des messages privés. Ces messages vocaux sont protégés et les utilisateurs ne peuvent pas transférer, copier ni récupérer les fichiers vocaux à partir de leur messagerie électronique. La messagerie vocale protégée accroît la confidentialité de la messagerie unifiée et permet aux utilisateurs d'adresser leurs messages vocaux à un public restreint.

  • Outlook Voice Access   Deux interfaces utilisateur de messagerie unifiée sont disponibles : l’interface utilisateur téléphonique et l’interface utilisateur vocale. La combinaison de ces deux interfaces constitue Outlook Voice Access. Les utilisateurs Outlook Voice Access peuvent utiliser Outlook Voice Access quand ils accèdent au système de messagerie vocale à partir d’un téléphone interne ou externe. Les utilisateurs qui accèdent à distance au système de messagerie vocale peuvent accéder à leur boîte aux lettres à l’aide d’Outlook Voice Access. Cependant, un utilisateur qui souhaite rechercher une personne dans l’annuaire de votre organisation doit utiliser le pavé numérique de son téléphone. La reconnaissance vocale n’est pas disponible pour rechercher dans l’annuaire. À partir d’un téléphone, un utilisateur à extension messagerie unifiée peut :

    • accéder à la messagerie vocale ;

    • écouter ses messages électroniques, les transférer ou y répondre ;

    • écouter les informations de calendrier ;

    • afficher ou appeler les contacts stockés dans l’annuaire de l’organisation ou bien un contact ou un groupe de contacts répertorié dans sa liste de contacts personnels.

    • accepter ou annuler des demandes de réunion ;

    • activer un message vocal d'absence ;

    • configurer des préférences utilisateur en termes de sécurité et des options personnelles ;

    • rechercher des utilisateurs dans l'annuaire de l'organisation.

  • Envoi de messages à un groupe à l'aide d'Outlook Voice Access   Les utilisateurs peuvent envoyer un message électronique à un seul contact de leur liste de contacts personnels ou à plusieurs destinataires de l'annuaire en ajoutant chacun individuellement ou en ajoutant le nom d'une liste de distribution à partir de l'annuaire de l'organisation. Dans la messagerie unifiée dans Office 365, quand un utilisateur se connecte à sa boîte aux lettres via Outlook Voice Access, il peut également envoyer des messages électroniques et vocaux aux utilisateurs d'un groupe stocké dans sa liste de contacts personnels.

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Actuellement, la plupart des utilisateurs et des services informatiques gèrent séparément les messages vocaux et les messages électroniques. Les messageries vocale et électronique sont des boîtes de réception séparées, hébergées sur des serveurs distincts accessibles via le bureau pour la messagerie électronique et via le téléphone pour la messagerie vocale. La messagerie unifiée comporte une banque intégrée pour tous les messages et un accès au contenu via l'ordinateur et le téléphone.

Les administrateurs Exchange peuvent gérer la messagerie unifiée avec la même interface qu’ils utilisent pour gérer les autres fonctionnalités d’Exchange, à l’aide du Centre d’administration Exchange (CAE) et de l’environnement de ligne de commande. Ils peuvent :

  • gérer les messageries vocale et électronique à partir d'une seule plateforme ;

  • gérer la messagerie unifiée à l'aide de commandes contenant des scripts ;

  • construire une infrastructure de messagerie unifiée hautement fiable et disponible.

La messagerie unifiée Office 365 offre aux administrateurs les fonctionnalités suivantes :

  • Regroupement des systèmes de messagerie vocale   Actuellement, la plupart des systèmes de messagerie vocale requièrent que tous les composants du système soient installés dans chaque bureau physique d'une organisation. Dans ce type de configuration, les systèmes de messagerie vocale des succursales sont situés à l'extérieur du site central et doivent être administrés sur site. Cela augmente en général les coûts d'administration et rend celle-ci plus complexe. La messagerie unifiée vous permet de gérer votre système de messagerie vocale à partir d'un emplacement central. Pour créer un système de gestion centralisé de la messagerie unifiée, vous intégrez vos passerelles VoIP, PBX IP ou PBX, ainsi que votre système de téléphonie, puis vous déployez des contrôleurs de limite de session (SBC) pour connecter votre système de téléphonie à votre déploiement Office 365. De cette manière, vous pourrez réduire considérablement les coûts d'administration et de matériel.

  • Rôles administratifs de messagerie unifiée intégrés   Parmi les rôles administratifs propres à la messagerie unifiée destinés à gérer les fonctionnalités de messagerie unifiée et de messagerie vocale, on compte les suivants :

    • Boîtes aux lettres de messagerie unifiée

    • Messages de messagerie unifiée

    • Messagerie unifiée

  • Prise en charge des télécopies entrantes   La messagerie unifiée permet aux utilisateurs disposant d'une boîte aux lettres à extension messagerie unifiée de recevoir des télécopies entrantes. Ils peuvent recevoir des messages de télécopie en cas d'appel de leur numéro de poste.

    Les clients à la recherche d'une solution de télécopie devront déployer une solution de télécopie partenaire. Des solutions de télécopie sont disponibles auprès de plusieurs partenaires. Les solutions partenaires sont conçues pour être étroitement intégrées à Exchange et permettent aux utilisateurs à extension messagerie unifiée de recevoir des messages de télécopie entrants. Vous pouvez rechercher une solution de télécopie partenaire en consultant le site Microsoft Pinpoint.

  • Prise en charge de plusieurs langues   Tous les modules linguistiques disponibles sont pourvus du moteur de synthèse vocale (TTS) et de messages d'assistance vocaux préenregistrés pour chaque langue. Ils prennent également en charge la reconnaissance vocale. En revanche, la fonctionnalité d'aperçu des messages vocaux n'est disponible que pour certaines langues.

  • Standard automatique   Un standard automatique est un ensemble de messages d'assistance vocaux qui permet aux utilisateurs externes et internes d'accéder au système de messagerie vocale. Les utilisateurs peuvent utiliser le clavier du téléphone ou la saisie vocale pour naviguer dans le menu du standard automatique, appeler un utilisateur ou localiser un utilisateur de l'organisation puis l'appeler. Un standard automatique permet à l'administrateur d'effectuer les actions suivantes :

    • créer un menu personnalisé pour des utilisateurs externes ;

    • définir les messages d'accueil ayant valeur d'informations, les messages d'accueil pendant les heures d'ouverture et les messages d'accueil en dehors des heures d'ouverture ;

    • définir les plannings de congés ;

    • décrire la procédure de recherche dans l'annuaire de l'organisation ;

    • décrire la procédure permettant aux appelants externes de contacter un utilisateur en indiquant son poste ;

    • décrire la procédure permettant aux appelants externes d'appeler un utilisateur en le recherchant dans l'annuaire ;

    • autoriser les utilisateurs externes à appeler l'opérateur.

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La messagerie unifiée nécessite que le système de téléphonie existant dans votre organisation soit intégré à Office 365 à l'aide de contrôleurs de limite de session. Un déploiement réussi nécessite une analyse attentive de votre infrastructure de téléphonie et l'exécution des étapes de planification appropriées pour déployer et gérer la messagerie vocale dans la messagerie unifiée.

Quand vous envisagez d'utiliser la messagerie instantanée dans Office 365, vous devez prendre en compte la conception et d'autres problèmes susceptibles d'affecter votre capacité à atteindre les objectifs de votre organisation lors de la configuration de la messagerie unifiée. D'une manière générale, plus l'installation de la messagerie unifiée est simple, plus son déploiement et sa maintenance sont faciles. En règle générale, vous ne devez créer que les composants de messagerie unifiée (comme les plans de numérotation, les standards automatiques et les stratégies de boîte aux lettres de messagerie unifiée) qui vous permettront d'atteindre les objectifs de l'organisation. Les grandes entreprises disposant d'environnements de réseau et de téléphonie complexes, de plusieurs divisions autonomes ou d'autres systèmes complexes nécessitent davantage de planification que les petites organisations avec des besoins de messagerie relativement simples.

Vous devez prendre en compte et évaluer de nombreux facteurs pour garantir un déploiement réussi de la messagerie unifiée. Vous devez connaître les différents aspects de la messagerie unifiée, ainsi que chaque composant et fonction, de façon à pouvoir planifier correctement l'infrastructure et le déploiement de la messagerie unifiée. Il est nécessaire de consacrer du temps à la planification et à la résolution de ces problèmes pour éviter d'en rencontrer d'autres lors du déploiement d'une messagerie unifiée au sein de vitre organisation. Voici certains des domaines à prendre en compte et à évaluer lors de la planification du déploiement de la messagerie unifiée au sein de votre organisation :

  • les besoins de votre organisation ;

  • les exigences de sécurité de votre organisation ;

  • vos infrastructures de téléphonie, réseau avec commutation de circuits et système de messagerie vocale actuels ;

  • la conception actuelle de votre réseau IP à commutations de paquets (y compris vos dispositifs et points de connectivité de réseau local et de réseau étendu) ;

  • le nombre d’utilisateurs à prendre en charge.

  • l’intégration ou non de la messagerie unifiée avec Lync Server pour activer Voix Entreprise dans Office 365 ;

  • l'installation de passerelles VoIP, d'équipements de téléphonie et de contrôleurs de limite de session ;

  • les besoins de stockage des utilisateurs de la messagerie vocale.

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Gestion via le CAE

Office 365 fournit à votre organisation une console de gestion unifiée qui inclut tous les composants et fonctionnalités de messagerie unifiée. Le CAE offre une interface optimisée et rationalisé pour la gestion des déploiements Exchange Online. Parmi les fonctionnalités du CAE, on compte les suivantes :

  • Affichage Liste   L'affichage Liste du CAE est conçu pour afficher les destinataires, les boîtes aux lettres et les paramètres des fonctionnalités que vous utilisez au sein de votre organisation. La pagination de l'affichage Liste vous permet d'afficher les résultats par page. Vous pouvez également configurer la taille de page ainsi que le nombre d'entrées, et exporter vers un fichier CSV

  • Ajout/suppression de colonnes dans la liste des destinataires   Vous pouvez choisir les colonnes à afficher et enregistrer des listes personnalisées.

  • Gestion des dossiers publics   Vous pouvez gérer des dossiers publics dans le CAE sans nécessiter aucun outil supplémentaire.

  • Notifications   Le CAE dispose désormais d’un afficheur de notifications qui permet de connaître l’état de processus de longue durée et, si vous le souhaitez, de recevoir une notification via un message électronique une fois le processus terminé.

  • Éditeur des utilisateurs RBAC (contrôle d'accès basé sur un rôle)   Dans Office 365, la fonctionnalité Éditeur des utilisateurs RBAC se trouve dans le CAE. Vous n'avez pas besoin d'un outil distinct pour gérer le contrôle d'accès basé sur un rôle

  • Outils de messagerie unifiée   Dans Office 365, vous pouvez utiliser les outils Statistiques d'appel et Journaux des appels des utilisateurs pour fournir des statistiques de messagerie unifiée et des informations sur des appels spécifiques correspondant à un utilisateur.

Gestion du Shell

L’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, basé sur la technologie Windows PowerShell, est une interface de ligne de commande puissante qui permet d’automatiser les tâches d’administration. Avec le Shell, vous pouvez gérer tous les aspects d’Exchange. Vous pouvez activer de nouveaux comptes de messagerie, créer des connecteurs d’envoi et de réception, configurer les propriétés de base de données, gérer tous les aspects de la messagerie unifiée, etc. L’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell peut effectuer toutes les tâches exécutables par le CAE, et bien d’autres encore. En fait, lorsque vous effectuez une action dans le Centre d’administration Exchange, c’est l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell qui travaille en arrière-plan.

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