Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Online

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Dernière rubrique modifiée :2016-12-09

Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs ont accès pour lire et envoyer des messages électroniques. Des boîtes aux lettres partagées peuvent également être utilisées pour disposer d’un calendrier commun, permettant à plusieurs utilisateurs de planifier et consulter les temps de travail ou de congés.

Les boîtes aux lettres partagées ne sont pas prises en charge sur les appareils mobiles.

Pourquoi configurer une boîte aux lettres partagée ?

  • Elle fournit une adresse de messagerie générale (par exemple : info@contoso.com ou ventes@contoso.com) que les clients peuvent utiliser pour obtenir des renseignements sur votre société.

  • Elle permet aux services qui fournissent des services centralisés aux employés, tels que le support technique, les ressources humaines ou le service d’impression, de répondre aux questions des employés.

  • Elle permet à plusieurs utilisateurs de lire et de répondre à des messages envoyés à une adresse électronique (par exemple : une adresse spécifiquement utilisée par le support technique).

Les boîtes aux lettres partagées permettent à un groupe d'utilisateurs spécifique de surveiller et d'envoyer en toute simplicité des messages électroniques à partir d'un compte commun, comme les adresses de messagerie publiques (par exemple, info@contoso.com ou contact@contoso.com). Quand un membre du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de cette dernière, et non de ce membre.

Les boîtes aux lettres partagées sont un bon moyen de gérer des demandes relatives à la messagerie d'un client, car de nombreuses personnes au sein de votre organisation peuvent ainsi partager la responsabilité de la surveillance de la boîte aux lettres et de la réponse aux demandes. Vous répondez ainsi plus rapidement aux demandes de vos clients et les messages électroniques associés sont stockés dans une seule boîte aux lettres.

Contrairement à une boîte aux lettres utilisateur, une boîte aux lettres partagée ne dispose pas de ses propres nom d’utilisateur et mot de passe. Vous ne pouvez pas vous connecter à une boîte aux lettres partagée directement à l’aide d’Outlook, Outlook Web App, Exchange ActiveSync, Exchange Web Services (EWS) ou de tout autre protocole Exchange. Vous devez d’abord recevoir les autorisations vous permettant d’accéder à la boîte aux lettres partagée (de l’ouvrir), puis vous pouvez y accéder à l’aide d’Outlook ou Outlook Web App.

ImportantImportant :
Un utilisateur doit disposer d’une licence Exchange Online pour pouvoir accéder à une boîte aux lettres partagée. Les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent pas de licence distincte. Toutefois, si vous souhaitez activer une boîte aux lettres d’archivage ou placer une conservation inaltérable ou une conservation pour litige sur une boîte aux lettres partagée, vous devez affecter une licence Exchange Online Plan1 avec Archivage Exchange Online ou Exchange Online Plan 2 à la boîte aux lettres partagée.

Vous pouvez utiliser les autorisations suivantes avec une boîte aux lettres partagée.

  • Accès total   L’autorisation Accès total permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres partagée et d’agir comme le propriétaire de cette boîte aux lettres. Une fois qu’il a accédé à la boîte aux lettres partagée, l’utilisateur peut créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des courriers électroniques, créer des tâches et contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur doté d’une autorisation Accès total ne peut pas envoyer de messages à partir de la boîte aux lettres partagée à moins de disposer de l’autorisation Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de.

  • Envoyer en tant que   L’autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur d’emprunter l’identité du propriétaire de la boîte aux lettres partagée pour envoyer des messages. Par exemple, si Kweku se connecte à la boîte aux lettres partagée du service Marketing et envoie un message, le service Marketing semblera en être l’expéditeur.

  • Envoyer de la part de   L’autorisation Envoyer de la part de permet à l’utilisateur d’envoyer des messages de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si John se connecte à la boîte aux lettres partagée Reception Building 32 et envoie un message, ce dernier semblera avoir été envoyé par « John de la part de Reception Building 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le CAE pour accorder des autorisations Envoyer de la part de ; vous devez utiliser la cmdlet Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf.

RemarqueRemarque :
L’utilisation d’un compte utilisateur disposant d’un accès total à une boîte aux lettres partagée pour configurer le profil Outlook d’une boîte aux lettres partagée est entièrement prise en charge.

Vous pouvez utiliser le Centre d’administration Exchange (CAE) pour créer une boîte aux lettres partagée en une seule étape. Il vous suffit d’accéder à Destinataires > Boîtes aux lettres partagées pour afficher toutes les tâches de gestion pour les boîtes aux lettres partagées. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Créer une boîte aux lettres partagée.

Une fois que vous avez créé une boîte aux lettres partagée et lui avez affecté des autorisations , les utilisateurs peuvent y accéder à l’aide d’Outlook ou Outlook Web App. Pour obtenir des informations détaillées, voir :

Dans les versions précédentes d’Exchange Online, vous pouviez utiliser une boîte aux lettres utilisateur normale en tant que boîte aux lettres déléguée. Si vous disposez de boîtes aux lettres déléguées, vous pouvez utiliser l’Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour convertir ces boîtes aux lettres déléguées en boîtes aux lettres partagées. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Convertir une boîte aux lettres.

 
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