Collaboration dans Exchange Online
Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online fournissent plusieurs fonctionnalités qui peuvent aider vos utilisateurs finaux à collaborer facilement par e-mail.
Chacune de ces fonctionnalités, décrites dans les sections suivantes, a une expérience utilisateur et un ensemble de fonctionnalités différents et doit être utilisée en fonction de ce que vos utilisateurs doivent accomplir et de ce que votre organisation peut fournir.
Cette rubrique compare ces fonctionnalités de collaboration et vous permet ainsi de déterminer quelles fonctionnalités vous allez offrir à vos utilisateurs.
Dossiers publics
Les dossiers publics sont conçus pour assurer un accès partagé et offrir une manière simple et efficace de collecter, d'organiser et de partager des informations avec d'autres personnes de votre groupe de travail ou de votre organisation.
Les dossiers publics organisent un contenu sous la forme d'une hiérarchique profonde, facile à parcourir. Les utilisateurs parcourent les branches de cette hiérarchie pour découvrir le contenu intéressant et pertinent pour eux-mêmes. Les utilisateurs voient toujours la hiérarchie complète dans l'affichage des dossiers Outlook. Les dossiers publics constituent une excellente technique d'archivage des groupes de distribution. Il est possible d'envoyer par messagerie électronique et d'ajouter un dossier public en tant que membre du groupe de distribution. Un message électronique envoyé au groupe de distribution est automatiquement ajouté au dossier public pour référence ultérieure. Les dossiers publics autorisent également un partage simple de documents et ne nécessitent pas l'installation de SharePoint dans votre organisation. Enfin, les utilisateurs finaux peuvent utiliser des dossiers publics avec les clients Outlook pris en charge suivants : Outlook 2010 ou version ultérieure et Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App), mais avec certaines limitations.
Pour plus d’informations, consultez Dossiers publics dans Microsoft 365 ou Office 365 et Exchange Online.
Boîtes aux lettres partagées
Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs désignés peuvent accéder pour lire et envoyer des messages électroniques et partager un calendrier commun. Les boîtes aux lettres partagées peuvent fournir une adresse e-mail générique (telle que info@contoso.com ou sales@contoso.com) que les clients peuvent utiliser pour se renseigner sur votre entreprise. Si l’autorisation Envoyer en tant que est attribuée à la boîte aux lettres partagée lorsqu’un utilisateur délégué répond à l’e-mail, il peut apparaître comme si la boîte aux lettres (par exemple, sales@contoso.com) répondait, et non l’utilisateur réel.
Pour plus d’informations, consultez Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Online.
Groupes
Les groupes (également appelés « groupe de distribution ») rassemblent deux ou davantage de destinataires qui apparaissent dans le carnet d’adresses partagé. Lorsqu'un message électronique est envoyé à un groupe, tous ses membres le reçoivent. Les groupes de distribution peuvent s'organiser autour d'un sujet de discussion particulier (comme les « amis des chiens ») ou autour d'utilisateurs qui partagent une structure de travail commune nécessitant de fréquentes communications.
Pour plus d'informations, consultez la rubrique Destinataires dans Exchange Online.
Laquelle utiliser ?
Le tableau suivant donne un aperçu de chaque fonctionnalité de collaboration afin de vous aider à décider laquelle utiliser.
| Dossiers publics | Boîtes aux lettres partagées | Groupes | |
|---|---|---|---|
| Type de groupe | Munie des autorisations appropriées, chaque personne de votre organisation peut accéder et consulter des dossiers publics. Les dossiers publics sont parfaits pour maintenir un historique ou des conversations de groupes de distribution. | Délègue le travail pour le compte d’une identité virtuelle et peuvent répondre aux messages électroniques partagés par l’identité de la boîte aux lettres partagée. Exemple : support@tailspintoys.com | Utilisateurs devant envoyer un message électronique à un groupe de destinataires partageant des intérêts ou des caractéristiques communs. |
| Taille idéale d'un groupe | Grande | Petit1 | Grande |
| Access | Accessible à tous dans votre organisation. | Les utilisateurs peuvent avoir les autorisations Accès total et/ou Envoyer en tant que. S'ils ont l'autorisation Accès total, les utilisateurs doivent également ajouter la boîte aux lettres partagée à leur profil Outlook pour y accéder. | Pour les groupes de distribution, vous devez ajouter les membres manuellement. Pour les groupes de distribution dynamiques, les membres sont ajoutés d'après des critères de filtrage. |
| Calendrier partagé ? | Oui | Oui | Non |
| Un message électronique arrive-t-il dans la boîte de réception personnelle de l'utilisateur ? | Non. Les messages électroniques arrivent dans le dossier public. | Non. Les messages électroniques arrivent dans la boîte de réception de la boîte aux lettres partagée. | Oui. Le message électronique arrive dans la boîte de réception d’un membre du groupe de distribution. |
| Clients pris en charge | Outlook 2010 ou version ultérieure Outlook sur le web |
Outlook 2010 ou version ultérieure Outlook sur le web |
Outlook 2010 ou version ultérieure Outlook sur le web |
Remarque
1 Selon la charge de travail, la taille de groupe idéale peut être très petite (pas plus de 25). Si plusieurs utilisateurs ont besoin d’accéder à une boîte aux lettres partagée en même temps, envisagez l’une des autres options.