Expéditeurs externes - Résoudre les problèmes liés aux e-mails envoyés à Microsoft 365

Cet article fournit des informations de dépannage pour les expéditeurs qui rencontrent des problèmes lors de la tentative d’envoi d’e-mails aux destinataires dans Microsoft 365, ainsi que les meilleures pratiques pour le publipostage en bloc aux clients.

Vous gérez la réputation de l’expéditeur de votre IP et domaine ?

Exchange Online Protection (EOP) fournit une protection anti-courrier indésirable pour Microsoft 365. Nous utilisons également des technologies d’authentification de messagerie comme SPF, DKIM et DMARC pour vérifier que le domaine qui envoie l’e-mail est autorisé à le faire. De nombreux facteurs influencent le filtrage EOP. Par exemple, l’adresse IP d’envoi, le domaine, l’authentification des e-mails, l’exactitude des listes, les taux de plaintes, le contenu, etc. L’un des principaux facteurs qui mettent à mal la réputation d’un expéditeur et sa capacité à remettre des e-mails est son taux de plaintes pour courrier indésirable.

Vous envoyez des e-mails depuis de nouvelles adresses IP ?

Les adresses IP qui n’ont jamais été utilisées pour envoyer des e-mails n’ont généralement aucune réputation dans nos systèmes. Par conséquent, les e-mails provenant de nouvelles sources sont plus susceptibles de rencontrer des problèmes de remise. Une fois que l’adresse IP a construit une réputation pour ne pas envoyer de courrier indésirable, EOP permet généralement une meilleure expérience de remise de courrier électronique.

Les nouvelles adresses IP pour les domaines avec des enregistrements SPF existants présentent généralement l’avantage supplémentaire d’hériter d’une partie de la réputation d’envoi du domaine. Si votre domaine a une bonne réputation d’envoi, les nouvelles adresses IP peuvent connaître un temps de montée en puissance plus rapide. Une nouvelle adresse IP peut s’attendre à être entièrement mise en service en quelques semaines ou moins en fonction du volume, de l’exactitude de la liste et des taux de plaintes pour courrier indésirable.

Confirmer que votre DNS est configuré correctement

Pour obtenir des instructions sur la création et la gestion des enregistrements DNS, notamment l’enregistrement MX requis pour le routage du courrier, vous devez contacter votre fournisseur d’hébergement DNS.

Assurez-vous que vous ne vous publiez pas comme une adresse IP non routable

Il se peut que nous n’acceptions pas les e-mails des expéditeurs qui échouent à une recherche DNS inversée. Dans certains cas, des expéditeurs légitimes s'annoncent de façon incorrecte sous la forme d'une adresse IP routable non Internet lorsqu'ils tentent d'ouvrir une connexion à EOP. Les adresses IP réservées aux réseaux privés (non routables) sont les suivantes :

• 192.168.0.0/16 (ou 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
• 10.0.0.0/8 (ou 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
• 172.16.0.0/11 (ou 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

Vous avez reçu une notification d'échec de remise lors de l'envoi de messages électroniques à un utilisateur dans Office 365

Certains problèmes de remise sont le résultat du blocage de l’adresse IP de l’expéditeur par Microsoft, ou le compte d’utilisateur est identifié comme expéditeur interdit en raison d’une activité de courrier indésirable précédente. Si vous pensez que vous avez reçu le rapport de non-remise (également appelé notification d’échec de remise ou message de rebond) dans une erreur, suivez les instructions du message d’échec de remise pour résoudre le problème.

Pour plus d’informations sur l’erreur que vous avez reçue, consultez la liste des codes d’erreur dans Email rapports de non-remise dans Exchange Online.

Par exemple, la remise suivante indique que Microsoft a bloqué l’adresse IP d’envoi :

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Pour demander la suppression de cette liste, consultez Utiliser le portail de suppression de la liste pour vous supprimer de la liste des expéditeurs bloqués.

Mon e-mail a atterri dans le dossier Email indésirable du destinataire

Si un message a été identifié de manière incorrecte comme courrier indésirable par EOP, vous pouvez travailler avec le destinataire pour envoyer ce message faux positif à Microsoft pour analyse. Pour plus d’informations, voir Signaler des messages et des fichiers à Microsoft.

Trafic limité EOP à partir de mon adresse IP

Vous recevez la notification d’échec de remise suivante, car une activité suspecte a été détectée à partir de l’adresse IP source. Le courrier provenant de la source a été temporairement limité pendant son évaluation.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Une fois que nous avons évalué les messages et déterminé que tout est ok, nous supprimons la restriction.

Je ne peux pas recevoir d’e-mail d’expéditeurs dans Microsoft 365

Pour recevoir des messages d’expéditeurs Microsoft 365, assurez-vous que votre réseau autorise les connexions à partir des adresses IP qu’EOP utilise dans nos centres de données. Pour plus d’informations, consultez adresses IP Exchange Online Protection.

Bonnes pratiques pour l’envoi de courrier électronique en bloc aux utilisateurs de Microsoft 365

Si vous effectuez souvent des campagnes d’e-mail en bloc pour les utilisateurs de Microsoft 365, suivez les conseils de cette section.

Vérifiez que le nom De indique qui envoie le message

La ligne Objet du message doit être un bref résumé de l’objet du message. Le corps du message doit indiquer clairement et succinctement à quoi porte l’offre, le service ou le produit. Par exemple :

Correct :

De : marketing@shoppershandbag.com
Objet : Catalogue mis à jour pour la saison de Noël !

Incorrect :

De : someone@outlook.com
Objet : Catalogues

Plus vous faites en sorte que les gens sachent qui vous êtes et ce que vous faites, moins vous avez de difficultés avec la plupart des filtres de courrier indésirable.

Toujours inclure une option de désinscription dans les e-mails de campagne

Les e-mails marketing, en particulier les bulletins d’informations, doivent toujours inclure un moyen de se désabonner. Par exemple :

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Demander aux destinataires d’envoyer un e-mail avec « Se désabonner » dans la ligne Objet est moins préférable que l’option en un clic. Si vous exigez que les destinataires envoient un message, assurez-vous que le lien les dirige vers un formulaire où tous les champs obligatoires sont remplis.

Utiliser l’option de contrôle de consentement double pour l’enregistrement à des e-mails de marketing ou à des bulletins d’informations

Cette meilleure pratique du secteur est recommandée si votre entreprise exige ou encourage les utilisateurs à inscrire leurs informations de contact pour accéder à votre produit ou à vos services. La pratique consistant à inscrire automatiquement des utilisateurs pour des e-mails marketing ou des bulletins électroniques pendant le processus d’inscription est douteuse dans l’environnement Internet actuel.

Si les options de réception de votre bulletin d’informations ou offres spéciales sont sélectionnées par défaut dans votre processus d’inscription, il est très probable que les utilisateurs non intéressés recevront votre e-mail.

Microsoft recommande l’option double opt-in, ce qui signifie que la zone case activée pour les e-mails marketing ou les bulletins d’informations n’est pas sélectionnée par défaut. En outre, une fois le formulaire d’inscription envoyé, un e-mail de vérification est envoyé à l’utilisateur. L’e-mail de vérification contient une URL qui permet à l’utilisateur de confirmer sa décision de recevoir un e-mail marketing.

La méthode d’adhésion double permet d’éliminer les pratiques de marketing par e-mail douteuses, car personne ne peut prétendre qu’il s’est inscrit involontairement à l’e-mail marketing.

Vérifier que le contenu des messages électroniques est transparent et qu’il est possible de le suivre

Email contenu est aussi important que la façon dont vous envoyez des e-mails. Utilisez les bonnes pratiques suivantes pour vous assurer que votre courrier électronique n’est pas marqué par les services de filtrage de courrier électronique :

• Les demandes pour que les destinataires ajoutent l’expéditeur à leur carnet d’adresses doivent indiquer clairement que cette action ne garantit pas la remise.

• Les redirections incluses dans le corps du message doivent être similaires et cohérentes et non multiples et variées. Une redirection dans ce contexte est tout élément qui pointe en dehors du message, comme des liens et des documents. Si vous avez de nombreux liens publicitaires, des liens de désabonnement ou de mise à jour des liens de profil, ils doivent tous pointer vers le même domaine. Par exemple :

  Correct (tous les domaines sont identiques) :

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.bulkmailer.com

  options.bulkmailer.com

  Incorrect (tous les domaines sont différents) :

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.excite.com

  options.yahoo.com

• Évitez le contenu avec des images et des pièces jointes volumineuses, ou des messages entièrement composés d’une image.

• Vos paramètres publics de confidentialité ou P3P doivent signaler clairement la présence des pixels de suivi (bogues ou balises web).

Supprimer les alias de messagerie incorrects de vos bases de données

Toutes les adresses e-mail incorrectes dans votre base de données qui entraînent des NDR sont inutiles et mettent votre courrier sortant en danger pour un examen plus approfondi par les services de filtrage de courrier. Assurez-vous que votre base de données de messagerie est à jour.