Configurer la recherche par pertinence pour l'organisation

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Date de publication : février 2017

S’applique à : Dynamics 365 (online)

La Recherche par pertinence fournit des résultats de recherche rapides et complets dans une seule liste, triés par pertinence. Elle utilise un service de recherche dédié externe à Microsoft Dynamics 365 (Online) fourni par la recherche Microsoft Azure pour améliorer votre expérience de recherche de Microsoft Dynamics 365 (Online). En tant qu'administrateur ou personnalisateur, vous pourrez activer et configurer la Recherche par pertinence dans l'interface utilisateur de Dynamics 365 sans écrire de code. Plusieurs étapes de la configuration vous sembleront familières, car elles utilisent la même interface utilisateur que la configuration Recherche rapide.

La Recherche par pertinence est disponible en plus des autres expériences de recherche Dynamics 365 que vous connaissez déjà. Vous pouvez toujours utiliser la recherche rapide d'une seule entité dans la grille d'entité. Vous pouvez également utiliser la recherche rapide sur plusieurs entités (désormais appelée Recherche par catégorie) dans la zone de recherche Rechercher des données Dynamics 365 de la barre de navigation.

Les améliorations et les avantages suivants sont rencontrés lorsque vous utilisez la recherche par pertinence :

  • Améliore les performances avec l'indexation externe et la technologie de Recherche Azure.

  • Trouve des correspondances pour n'importe quel mot du critère de recherche dans tous les champs dans l'entité. Les correspondances peuvent comprendre des mots de flexion, tels que « flux de données », « diffusion en continu », ou « transmis en continu ».

  • Retourne des résultats issus de toutes les entités de recherche dans une seule liste triée par pertinence, selon des facteurs comme le nombre de mots correspondants ou leur proximité mutuelle dans le texte.

  • Les correspondances dans la liste de résultats sont mises en surbrillance.

  • Inclut la capacité de rechercher les documents disponibles dans les notes et pièces jointes des messages électroniques et rendez-vous suivis dans Dynamics 365.

Contenu de la rubrique

Comparer les recherches de Dynamics 365

Fonctionnement de la Recherche par pertinence

Architecture de la recherche par pertinence

Activer la recherche par pertinence

Sélectionner des entités pour la recherche par pertinence

Configurer les champs de recherche de la recherche par pertinence

Configurer les propriétés gérées pour la recherche par pertinence

Déclaration de confidentialité

Comparer les recherches de Dynamics 365

Il existe trois types de recherche dans Dynamics 365 :

  • Recherche par pertinence

  • Recherche rapide en texte intégral (sur une seule ou plusieurs entités)

  • Recherche rapide (sur une seule ou plusieurs entités)

Le tableau suivant fournit une brève comparaison des trois recherches à votre disposition.

Fonctionnalité

Recherche par pertinence

Recherche rapide en texte intégral

Recherche rapide

Disponibilité

Disponible pour les organisations Microsoft Dynamics 365 (Online) qui ont installé la Mise à jour de Microsoft Dynamics CRM Online 2016. Non disponible pour les organisations Dynamics 365 (local).

Disponible pour les organisations Dynamics 365 (local), commençant par le correctif cumulatif 1 Microsoft Dynamics CRM 2015.

Disponible pour les organisations Microsoft Dynamics 365 (Online) et les organisations Dynamics 365 (local).

Activée par défaut ?

N° Un administrateur doit l'activer manuellement.

Non Un administrateur doit l'activer manuellement.

Oui

Étendue de recherche sur une seule entité

Non disponible dans une grille d'entité. Les résultats de recherche peuvent être filtrés par entité sur la page des résultats.

Disponible dans une grille d'entité.

Disponible dans une grille d'entité.

Étendue de recherche sur plusieurs entités

Il n'y a aucune limite maximale au nombre d'entités que vous pouvez rechercher.

Notes

Bien qu'il n'y ait pas de limite maximale au nombre d'entités que vous pouvez rechercher, le filtre Type d'enregistrement affiche les données de 10 entités seulement.

Recherches jusqu'à 10 entités, groupées par une entité.

Recherches jusqu'à 10 entités, groupées par une entité.

Comportement de la recherche

Trouve des correspondances pour n'importe quel mot du critère de recherche dans tous les champs dans l'entité.

Cherche des correspondances à tous les mots du critère de recherche dans le champ d'une entité. Toutefois, les mots peuvent être mis en correspondance dans n'importe quel ordre dans le champ.

Cherche des correspondances comme dans une requête SQL contenant des clauses « Comme ». Vous devez utiliser les caractères génériques dans le critère de recherche pour effectuer une recherche au sein d'une chaîne. Toutes les correspondances doivent correspondre exactement au critère de recherche.

Résultats de la recherche

Retourne les résultats de recherche selon leur ordre de pertinence, dans une seule liste.

Pour une entité unique, retourne les résultats de recherche dans une grille d'entité. Pour plusieurs entités, retourne les résultats de recherche regroupés par catégorie, par exemple, par compte, contact ou prospect.

Pour une entité unique, retourne les résultats de recherche dans une grille d'entité. Pour plusieurs entités, retourne les résultats de recherche regroupés par catégorie, par exemple, par compte, contact ou prospect.

Pour plus d’informations concernant la recherche rapide, consultez : TechNet : configurer les options de recherche rapide pour l’organisation.

Fonctionnement de la Recherche par pertinence

La recherche par pertinence utilise les mêmes concepts de notation par défaut que la recherche Azure. Cette notation fait référence au calcul d'un score de recherche pour chaque élément renvoyé dans les résultats de la recherche. Le score est un indicateur de la pertinence d'un élément dans le contexte de la recherche en cours. Plus le score est plus haut, plus l'élément est pertinent. Dans les résultats de recherche, les éléments sont toujours classés par ordre décroissant, selon les scores de recherche calculés pour chacun d'entre eux. Par défaut, un score de recherche est calculé selon les propriétés statistiques des données et de la requête. La recherche par pertinence trouve des documents qui contiennent les critères de recherche dans la chaîne de requête, privilégiant les documents dans lesquels apparaissent plusieurs instances des mots du critère de recherche, proches les unes des autres dans le document. Le score de recherche est encore plus élevé si le terme est rare dans l'index, mais fréquent dans le document. Les résultats sont alors classés selon le score de la recherche avant d'être retournés. Les valeurs de score de recherche peuvent être répétées dans un ensemble de résultats. Par exemple, vous pourriez avoir 10 éléments avec un score de 1,2 ; 20 éléments avec un score de 1,0 ; et 20 éléments avec un score de 0,5. Lorsque plusieurs des meilleurs résultats ont le même score de recherche, l'ordre des éléments ayant le même score n'est pas défini, et n'est pas stable. Si vous exécutez la requête une nouvelle fois et il se peut que l'ordre des éléments change. Dans le cas où deux éléments ont un score identique, nul ne sait lequel sera classé avant l'autre.Pour plus d'informations :MSDN : Ajoutez des profils de score à un index de recherche (API REST service de recherche Azure)

Les champs de recherche sont analysés dans l'index de recherche de Azure pour fournir une expérience plus naturelle et plus conviviale pour les utilisateurs, en décomposant les mots pour en isoler la racine, en normalisant texte, et en filtrant les mots parasites. Tous les champs de recherche de Recherche par pertinence sont analysés avec l'analyseur de langue naturel Microsoft qui utilise la lemmatisation pour décomposer les mots jusqu'à leur racine linguistique. Par exemple, « courais » sera mis en correspondance avec « courir » et « course », « courir » étant considéré comme forme de base du mot. Les générateurs de formes dérivées, tels que les index de texte intégral SQL, n'ont pas tout contexte linguistique et ne tiennent compte que des correspondances dans lesquelles la racine est identique à la forme de flexion. Avec cette méthode, « courir » serait mis en correspondance avec « course » et « coureur », mais pas « accouru » puisqu'il ne considère pas « accouru » comme linguistiquement associé à « courir ». Tous les champs de recherche de la recherche par pertinence utilisent un analyseur correspondant le plus possible à la langue de base de l'organisation. Pour le Kazakh, qui est la seule langue prise en charge par Dynamics 365, mais pas par la recherche Azure, tous les champs sont analysés à l'aide de l'analyseur par défaut. Pour plus d'informations sur l'analyse linguistique et la liste des langues prises en charge, consultez : MSDN : Prise en charge linguistique (API REST service de recherche Azure).

Architecture de la recherche par pertinence

La Recherche par pertinence est hébergée sur la plateforme et l'infrastructure informatique du cloud Microsoft Azure qui utilisent la recherche Azure, qui fournit les résultats de recherche. Les modifications apportées à Dynamics 365 peuvent nécessiter jusqu'à 15 minutes pour apparaître dans le service de recherche. Ce laps de temps peut aller jusqu'à une heure, ou plus, pour effectuer une synchronisation complète dans des organisations de taille moyenne à grande.

Le diagramme suivant illustre l'architecture globale d'une recherche par pertinence.

Relevance Search architecture

Activer la recherche par pertinence

Important

Les données de votre application commencent à se synchroniser avec l'index de recherche externe dès l'activation de la recherche par pertinence. Nous vous recommandons fortement de configurer les entités et les champs d'entités jouant un rôle dans la recherche par pertinence avant d'activer la recherche, pour éviter des données sensibles d'être indexée à un service externe vers Microsoft Dynamics 365 (Online). Pour plus d’informations sur la configuration de la recherche par pertinence, consultez : Sélectionner des entités pour la recherche par pertinence, Configurer les champs de recherche de la recherche par pertinence et Configurer les propriétés gérées pour la recherche par pertinence.

Comme vous partagerez vos données de Dynamics 365 avec le système externe, la recherche par pertinence est désactivée par défaut. Pour l'activer, vous devez accepter les conditions d'utilisation. Selon la taille de votre organisation, une heure, voire davantage, peut être nécessaire après l'activation de la recherche, avant que les données ne soient disponibles dans l'index externe de recherche.

Par défaut, la recherche par pertinence est désactivée. Pour activer la recherche par pertinence, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Administration.

  2. Cliquez sur l'onglet Paramètres système > Général.

  3. Dans le sous-domaine Configurer la recherche, cochez la case Activer la recherche par pertinence, comme indiqué ici.

    Activer la recherche par pertinence dans les paramètres système

  4. Dès l'activation de la recherche par pertinence, la boîte de dialogue de consentement Activer la recherche s'ouvre. Cliquez sur OK pour donner votre consentement.

    Activer la recherche par pertinence

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres système.

Sélectionner des entités pour la recherche par pertinence

Pour configurer la recherche par pertinence, utilisez la sélection Configurer la recherche par pertinence sur la barre des tâches, comme indiqué ici.

Configurer la recherche par pertinence

Le nombre d'entités vous pouvez inclure dans les résultats de la recherche par pertinence n'est pas limité. Toutefois, le nombre total de champs de l'index de recherche externe est limité. Actuellement, cette limite maximale est fixée à 1 000 champs de recherche par organisation. Lorsque vous sélectionnez une entité à inclure dans les résultats de recherche, vous remarquerez un nombre entre parenthèses en regard du nom de l'entité. Il indique le nombre de champs que chaque entité utilise dans l'index de recherche externe. Certains champs, comme Nom principal et ID, sont partagés par plusieurs entités et ne sont pas pris en compte dans le total. En outre, certains types de champs utilisent plusieurs champs dans l'index de recherche externe, comme indiqué dans ce tableau.

Type de champ

Nombre de champs utilisés dans l'index de recherche externe

Recherche (client, propriétaire ou attribut de type Recherche)

3

Groupe d'options (état ou attribut de type Statut)

2

Toutes les autres types de champs

1

La barre de progression Nombre total de champs indexés affiche le pourcentage des champs indexés par rapport au nombre maximal autorisé par les champs de recherche.

Lorsque la limite du nombre de champs indexés est atteinte, un message d'avertissement vous est envoyé. Si vous souhaitez ajouter d'autres champs à l'index, vous devez supprimer des champs existants dans l'index ou supprimer des entités entières de la recherche par pertinence, pour libérer de l'espace.

Pour sélectionner les entités des résultats de la recherche par pertinence, effectuez les opérations suivantes :

  1. Accédez à Paramètres > Personnalisations.

  2. Cliquez sur Personnaliser le système.

  3. Sous Composants, développez Entités, puis cliquez sur Configurer la recherche par pertinence.

  4. La boîte de dialogue Sélectionner des entités s'ouvre. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner les entités des résultats de la recherche. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.

    Sélection des entités pour la recherche par pertinence

  5. Cliquez sur Publier toutes les personnalisations pour appliquer les modifications.

Par défaut, certaines entités système prédéfinies sont incluses dans la recherche par pertinence. Toutefois, les entités personnalisées ne sont pas incluses. Vous devez les ajouter à la recherche par pertinence.

Configurer les champs de recherche de la recherche par pertinence

Les champs ajoutés dans la vue Recherche rapide deviennent partie intégrante de l'index externe de recherche. Le nombre de champs de recherche que vous pouvez ajouter à chaque entité n'est pas limité. Toutefois, le nombre total de champs indexés est limité, comme décrit dans la section précédente. Les Colonnes de recherche sur une vue Recherche rapide définissent les champs de recherche dans l'index de recherche externe. Seuls les champs de texte peuvent être utilisés dans une recherche, en particulier les types de données Une seule ligne de texte et Plusieurs lignes de texte. Les Colonnes de recherche avec d'autres types de données sont ignorés. Les Colonnes de vue sur une vue Recherche rapide définissent les champs qui figurent dans l'interface utilisateur par défaut, quand les résultats correspondants sont retournés. Les champs mis en surbrillance remplacent les champs qui n'ont pas été mis en surbrillance. Les quatre premiers champs correspondants sont affichés dans les résultats. Le filtre sur une Vue Recherche rapide est également appliqué aux résultats de la recherche par pertinence. Voir le tableau ci-dessous pour obtenir la liste des clauses de filtre non prises ne charge par la recherche par pertinence.

Vous pouvez utiliser la vue Recherche rapide pour définir les champs qui apparaissent comme facettes lorsque les utilisateurs effectuent une recherche à l'aide de la Recherche par pertinence. Toutes les Colonnes de vues avec des types de données autres que Une seule ligne de texte et Plusieurs lignes de texte sont marquées comme être utilisées comme facettes et filtres dans l'index. Par défaut, les quatre premiers champs pouvant être utilisés comme facettes dans la vue Recherche rapide pour l'entité sélectionnée s'affichent comme facettes lorsque les utilisateurs effectuent une recherche à l'aide de la Recherche par pertinence. À tout moment, seuls quatre champs peuvent être sélectionnés comme facettes.

  1. Accédez à Paramètres > Personnalisations.

  2. Cliquez sur Personnaliser le système.

  3. Sous Composants, développez Entités, puis développez l’entité voulue.

  4. Dans l'arborescence de navigation, cliquez sur Vue. Double-cliquez sur vue Recherche rapide. L'illustration suivante montre la vue Recherche rapide pour l'entité Account.

    Vue Recherche rapide

  5. Cliquez sur Ajouter des colonnes de recherche. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les champs que vous souhaitez ajouter à l'index de recherche. Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK. L'illustration suivante présente les champs d'entité de Account, ajoutés à l'index externe de recherche.

    Sélection de champs de recherche rapide

  6. Répétez les étapes pour les Colonnes de vues.

  7. Cliquez sur Publier toutes les personnalisations pour appliquer les modifications.

Notes

Les modifications apportées dans la vue Recherche rapide s'appliquent également aux configurations de recherche rapide sur une seule entité et sur plusieurs entités (Recherche par catégorie). C'est pourquoi nous ne vous empêchons pas d'inclure les champs qui ne sont pas pris en charge pour la recherche par pertinence lorsque vous configurez la vue Recherche rapide. Toutefois, les champs qui ne sont pas pris en charge ne sont pas synchronisés avec l'index externe et n'apparaissent pas dans les résultats de la recherche par pertinence.

Pour la Recherche par pertinence, les champs d'une entité associée ne sont pas pris en charge comme champs Rechercher, Afficher ou Filtrer.

Le tableau suivant indique les opérateurs Filtre de la recherche rapide qui ne sont pas pris en charge par la recherche par pertinence :

Opérateur Dynamics 365

J'aime

NotLike

BeginsWith

DoesNotBeginWith

EndWith

DoesNotEndWith

ChildOf

Masque

NotMask

MaskSelect

EqualUserLanguage

Under

NotUnder

UnderOrEqual

Above

AboveOrEqual

Configurer les propriétés gérées pour la recherche par pertinence

Pour inclure une entité à la recherche par pertinence, la propriété gérée Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe de cette entité doit être définie sur TRUE. Par défaut, la propriété est configurée sur TRUE pour certaines entités système prédéfinies et pour toutes les entités personnalisées. Certaines des entités système ne peuvent pas être activées pour la recherche par pertinence.

Pour définir la propriété gérée, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Personnalisations.

  2. Cliquez sur Personnaliser le système.

  3. Sous Composants, développez Entités, puis cliquez sur l’entité voulue.

  4. Dans la barre de menus, cliquez sur Propriétés gérées. Pour Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe, cliquez sur TRUE ou FALSE pour définir la propriété à l'état souhaité. Cliquez sur Configurer pour quitter, comme indiqué ici.

    Propriétés gérées d’une entité

  5. Cliquez sur Publier pour que les modifications soient prises en compte.

Pour modifier la configuration de la propriété Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe sur FALSE, désélectionner d'abord l'entité de recherche par pertinence. Si l'entité est incluse dans la recherche par pertinence, le message suivant s'affiche : « Cette entité est en cours de synchronisation avec un index de recherche externe. Vous devez supprimer l'entité de l'index de recherche externe avant de définir la propriété Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe sur FALSE. » Si Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe est configuré sur FALSE, le message suivant s'affichera lorsque vous tenterez d'inclure une entité dans la recherche par pertinence : « L'entité ne peut pas être activée pour la Recherche par pertinence en raison de la configuration de ses propriétés gérées ». Pour les entités personnalisées avec des données particulièrement sensibles, envisagez éventuellement de définir la propriété Peut activer la synchronisation vers l'index de recherche externe sur FALSE. Souvenez-vous, après avoir installé la solution gérée sur le système cible, la valeur de la propriété ne peut pas être modifiée car il s'agit d'une propriété gérée.

Déclaration de confidentialité

En activant la fonctionnalité Recherche par pertinence, les données dans les entités et les attributs participants dans votre instance Dynamics 365 (en ligne) commenceront à se synchroniser et seront ensuite stockées dans l'index de recherche Azure externe.

La recherche par pertinence est désactivée par défaut. L'administrateur système doit activer la fonctionnalité dans une instance Dynamics 365 (en ligne). Une fois la recherche par pertinence activée, les administrateurs et les personnalisateurs de système ont le contrôle total sur les données synchronisées dans l'index de recherche Azure.

Les personnalisateurs de système peuvent utiliser la boîte de dialogue Configurer la recherche par pertinence dans les outils de personnalisation pour activer des entités spécifiques pour la recherche, puis configurer les vues Recherche rapide sur ces entités activées afin de sélectionner les attributs pouvant être recherchés. Les modifications de données sont synchronisées en continu entre Dynamics 365 (en ligne) et la recherche Azure via une connexion sécurisée. Les données de configuration sont chiffrées et les secrets requis sont stockés dans Azure Key Vault.

Les composants et services Azure faisant partie de la fonctionnalité Recherche par pertinence sont décrits en détail dans les sections suivantes.

Remarque : Pour plus d'informations sur les offres de service supplémentaires Azure, consultez le Centre de gestion de la confidentialité Microsoft Azure.

Services de recherche Azure

Un index de recherche Azure est utilisé pour fournir des résultats de recherche de haute qualité avec des temps de réponse courts. La recherche Azure ajoute des fonctionnalités de recherche puissantes et sophistiquées de dernière génération à Dynamics 365 (en ligne). Il s'agit d'un service de recherche dédié externe à Dynamics 365 (en ligne) fourni par Microsoft Azure. Les données dans l'index de recherche Azure ne sont pas chiffrées au repos, mais sont uniquement accessibles par l'infrastructure Recherche par pertinence.

Base de données SQL Azure

La recherche par pertinence utilise la Base de données SQL Azure pour stocker :

  • Des données de configuration relatives à l'organisation et l'index correspondant

  • Des métadonnées relatives au service et aux index de recherche

  • Des pointeurs vers les métadonnées et les données du système lors de la synchronisation des modifications

  • Des données d'autorisation pour activer la sécurité avancée de niveau de ligne

Azure Event Hubs

Le composant Azure Event Hubs est utilisé pour échanger des messages entre Dynamics 365 (en ligne) et Azure et pour mettre à jour les éléments de travail qui sont gérés par le processus de synchronisation. Chaque message stocke des informations, telles que l'ID de l'organisation et le nom de l'entité utilisés pour synchroniser les données.

Cluster Service Fabric Azure

Le traitement et l'indexation des données sont traités via les micro-services déployés sur les machines virtuelles gérées via le runtime Service Fabric. Les API de recherche et le processus de synchronisation des données sont également hébergés sur le cluster Service Fabric.

Service Fabric est né des années d'expérience Microsoft en fourniture de services cloud critiques pour la mission et est maintenant certifié pour la production pour plus de cinq ans. C'est la technologie de base sur laquelle nous exécutons notre infrastructure centrale Azure alimentant des services comprenant Skype Entreprise, Intune, Azure Event Hubs, Azure Data Factory, Azure DocumentDB, Base de données SQL Azure, et Cortanaqui peut évoluer pour traiter plus de 500 millions d'évaluations à la seconde.

Groupes identiques d'ordinateurs virtuels Azure

Les groupes identiques d'ordinateurs virtuels Azure sont élastiques et conçus pour prendre en charge les charges de travail à très grande échelle. Le cluster Azure Service Fabric s'exécute sur des groupes identiques d'ordinateurs virtuels. Les micro-services pour le traitement et l'indexation des données sont hébergés sur les groupes identiques et gérés par le runtime Service Fabric.

Azure Key Vault

Azure Key Vault est utilisé pour la gestion sécurisée des certificats, des clés, et des autres secrets utilisés dans le processus de recherche.

Azure Storage (stockage d'objets blob)

Les modifications apportées aux données du client sont stockées jusqu'à 2 jours dans Stockage d'objets blob Azure. Ces blobs sont chiffrés en exploitant la toute dernière fonctionnalité du SDK de stockage Azure qui fournit une prise en charge du chiffrement symétrique et asymétrique et l'intégration au Azure Key Vault. Avec la Mise à jour de décembre 2016 pour Dynamics 365 (en ligne), les documents disponibles dans les notes et pièces jointes des messages électroniques et rendez-vous sont également synchronisés avec le stockage d'objets blob.

Service Azure Active Directory

Azure Active Directory est utilisé pour effectuer l'authentification entre les services Dynamics 365 (en ligne) et Microsoft Azure.

Équilibreur de charge Azure

L'équilibreur de charge Azure est utilisé pour distribuer le trafic entrant entre les instances de service saines dans des services cloud ou des machines virtuelles définies dans un ensemble d'équilibrage de charge. La recherche par pertinence l'utilise pour équilibrer la charge des points de terminaison dans un déploiement.

Réseaux virtuels Azure

Les machines virtuelles sur le cluster Service Fabric s'exécutant dans un ou plusieurs sous-réseaux sont connectées par le réseau virtuel Azure. Les stratégies de sécurité, les paramètres DNS, les tables d'acheminement et les adresses IP sont entièrement régis au sein de ce réseau virtuel. Les groupes de sécurité du réseau sont exploités pour appliquer des règles de sécurité sur ce réseau virtuel. Ces règles autorisent ou refusent le trafic réseau vers des machines virtuelles dans le réseau virtuel.

Voir aussi

Configurer les options de recherche rapide pour l’organisation
Aide et formation : Utilisez la recherche par pertinence pour des résultats plus rapides et plus complets

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