Utiliser des règles de flux de messagerie pour ajouter automatiquement des réunions aux calendriers dans Exchange Online

Avec la fonctionnalité Directement dans le calendrier dans Exchange Online, les administrateurs peuvent configurer des règles de flux de messagerie (également connues sous le nom de règles de transport) qui permettent aux utilisateurs désignés d'ajouter des réunions à des calendriers. Les avantages de Directement dans le calendrier sont :

• L'événement est ajouté automatiquement au calendrier du destinataire sans action de sa part. Si l'utilisateur a reçu l'invitation de réunion, elle se trouve sur son calendrier.
• L'expéditeur n'a pas à traiter les messages Absent(e) du bureau ou autres messages de réponse non souhaités résultant de l'envoi d'invitations à une réunion à un grand nombre de destinataires.
• Aucun message lié à la réunion n’est visible par les participants, sauf si la réunion est annulée.

Directement dans le calendrier nécessite deux règles de flux de messagerie avec des conditions et actions spécifiques. Ces règles sont décrites dans le tableau suivant :

Pour plus d’informations sur les règles de flux de messagerie, consultez la rubrique Mail flow rules (transport rules) in Exchange Online.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

• Durée d’exécution estimée : 10 minutes

• Vous devez disposer d’autorisations pour pouvoir effectuer cette ou ces procédures. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Flux de courrier » dans l’article Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online article.

• Les comptes désignés pour l'envoi des invitations à une réunion Directement dans le calendrier doivent exister.

• Pour plus d'informations sur l'ouverture et l'utilisation du Centre d'administration Exchange (CAE), voir Centre d'administration Exchange dans Exchange Online.

• Pour plus d’informations sur la connexion à Exchange Online PowerShell, consultez Se connecter à Exchange Online PowerShell.

• Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cet article, voir Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.

Utiliser l'Centre d'administration Exchange pour créer des règles de flux de messagerie Directement dans le calendrier

1. Dans le CENTRE d’administration Exchange, accédez àRègles de flux> de courrier.

2. Sélectionnez +Ajouter une règle, puis Créer une règle.

3. Dans la page Définir des conditions de règle qui s’ouvre, configurez ces paramètres supplémentaires dans la page Nouvelle règle :

   • Nom : direct vers la réponse calendrier (ou tout ce qui est descriptif).
   • Appliquez cette règle si>L’expéditeur>est cette personne : sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs pour envoyer des invitations de réunion direct au calendrier.
   • Procédez comme suit :>Modifier les propriétés> du messagedéfinir un en-tête de message : entrez les valeurs suivantes :
   • Définir l’en-tête du messageX-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response
   • à la valeurAccept

   

4. Sélectionnez Suivant. La page Définir les paramètres de règle s’affiche.

5. Sélectionnez Suivant, en laissant les valeurs par défaut telles qu’il est. La page Vérifier et terminer s’affiche.

6. Sélectionnez Terminer.

7. Revenez à la page d’accueil du CAE, puis choisissez Règles de flux>de courrier.

8. Sélectionnez +Ajouter une règle, puis Créer une règle.

9. Dans la page Définir des conditions de règle qui s’ouvre, configurez ces paramètres supplémentaires dans la page Nouvelle règle :

   • Nom : Action de triage direct vers le calendrier (ou tout ce qui est descriptif).
   • Appliquez cette règle si>L’expéditeur>est cette personne : sélectionnez les mêmes utilisateurs qu’à l’étape 3.
   • Procédez comme suit :>Modifier les propriétés> du messagedéfinir un en-tête de message : entrez les valeurs suivantes :
   • Définir l’en-tête du messageX-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction
   • à la valeurMoveToDeletedItems

10. Sélectionnez Suivant. La page Définir les paramètres de règle s’affiche.

11. Sélectionnez Suivant, en laissant les valeurs par défaut telles qu’il est. La page Vérifier et terminer s’affiche.

12. Sélectionnez Terminer.

    

Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer des règles de flux de messagerie Directement dans le calendrier

1. Pour créer la règle de flux de messagerie qui transforme les invitations à une réunion standard en invitations à une réunion Directement dans le calendrier, utilisez la syntaxe suivante :

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
   

   Cet exemple configure la règle à l’aide de la boîte aux lettres dédiée nommée Invitations directes au calendrier.

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
   

2. Pour créer la règle de flux de messagerie qui empêche les invitations à une réunion Directement dans le calendrier d'apparaître dans la boîte de réception des destinataires, utilisez la syntaxe suivante :

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
   

   L’exemple suivant configure la règle à l’aide de la boîte aux lettres dédiée nommée Invitations directes au calendrier.

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
   

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-TransportRule.

Comment savoir si cela a fonctionné ?

Pour vérifier que vous avez correctement configuré les invitations de réunion Direct to Calendar, utilisez la boîte aux lettres de l’expéditeur désigné pour envoyer une invitation de réunion de test à quelques destinataires. Vérifiez que la réunion s’affiche automatiquement dans les calendriers des destinataires et qu’il n’y a aucun message lié à la réunion dans la boîte de réception (la deuxième règle doit déplacer automatiquement ces messages vers le dossier Éléments supprimés).

Informations supplémentaires

• La boîte aux lettres de l'expéditeur désigné reçoit les réponses d'acceptation aux réunions Directement dans le calendrier. Pour réduire l'impact de ces messages sur l'expéditeur désigné, utilisez les stratégies suivantes :

  • Dans Outlook, activez les informations de suivi de mise à jour, puis supprimez les réponses qui ne contiennent pas de commentaires. Après la mise à jour des informations de suivi, déplacez la réception vers <les paramètres Éléments> supprimés dansSuivi du courrier> pour la boîte aux lettres de l’expéditeur désigné. Pour plus d'informations, consultez la rubrique relative à la modification du traitement des demandes de réunion, sondages et confirmations de lecture ou de remise.

  • Le fait de désactiver le paramètre Demander une réponse dans les invitations à une réunion Directement dans le calendrier n'empêche pas les réponses d'être renvoyées à la boîte aux lettres de l'expéditeur désigné.

• Si la boîte aux lettres désignée envoie une annulation de réunion pour une réunion Direct to Calendar, le titre de la réunion annulée est toujours remplacé par CANCELED : <titre> de la réunion précédente, et la réunion annulée reste dans les calendriers des participants jusqu’à ce qu’ils la suppriment manuellement.

• Les messages d'annulation pour les réunions Directement dans le calendrier apparaissent toujours dans la boîte de réception des destinataires.