Utiliser des règles de flux de messagerie pour ajouter automatiquement des réunions aux calendriers dans Exchange Online

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Sapplique à :Exchange Online

Dernière rubrique modifiée :2017-05-04

Avec la fonctionnalité Directement dans le calendrier dans Exchange Online, les administrateurs peuvent configurer des règles de flux de messagerie (également connues sous le nom de règles de transport) qui permettent aux utilisateurs désignés d’ajouter des réunions à des calendriers. Les avantages de Directement dans le calendrier sont :

  • L’événement est ajouté automatiquement au calendrier du destinataire sans action de sa part. Si l’utilisateur a reçu l’invitation de réunion, elle se trouve sur son calendrier.

  • L’expéditeur n’a pas à traiter les messages Absent(e) du bureau ou autres messages de réponse non souhaités résultant de l’envoi d’invitations à une réunion à un grand nombre de destinataires.

  • Les participants ne voient aucun message relatif à la réunion, sauf si la réunion est annulée.

Directement dans le calendrier nécessite deux règles de flux de messagerie avec des conditions et actions spécifiques. Ces règles sont décrites dans le tableau suivant :

 

Description de la règle Condition Action Commentaires

Cette règle de flux de messagerie transforme les invitations à une réunion standard en invitations à une réunion Directement dans le calendrier.

L’expéditeur est ou L’expéditeur > est cette personne (le paramètre From).

Cette condition identifie les utilisateurs autorisés à envoyer des invitations à une réunion Directement dans le calendrier. Même si vous pouvez utiliser d’autres conditions, le fait de limiter les invitations par expéditeur permet d’éviter toute utilisation non autorisée des invitations à une réunion Directement dans le calendrier.

Attribuer cette valeur à l’en-tête du message... ou Modifier les propriétés du message... > définir un en-tête de message (les paramètres SetHeaderName et SetHeaderValue).

Cette action attribue l’en-tête X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response à la valeur Accept. Les autres valeurs valides sont Tentative et Decline.

Nous vous recommandons d’utiliser des boîtes aux lettres dédiées (des boîtes aux lettres partagées, par exemple) pour l’envoi d’invitations à une réunion Directement dans le calendrier, car les invitations à une réunion provenant de ces expéditeurs sont ajoutées automatiquement aux calendriers des destinataires.

Les boîtes aux lettres dédiées ne requièrent aucune autorisation spéciale pour envoyer des invitations à une réunion Directement dans le calendrier.

Cette règle de flux de messagerie empêche les invitations à une réunion Directement dans le calendrier d’apparaître dans la boîte de réception des destinataires.

L’expéditeur est ou L’expéditeur > est cette personne (le paramètre From).

Attribuer cette valeur à l’en-tête du message... ou Modifier les propriétés du message... > définir un en-tête de message (les paramètres SetHeaderName et SetHeaderValue).

Cette action attribue l’en-tête X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction à la valeur MoveToDeletedItems. L’autre valeur valide est None.

Techniquement, cette règle est facultative (sans elle, les réunions continuent à être ajoutées automatiquement aux calendriers des destinataires).

Notez que cette règle n’empêche pas les messages d’annulation pour les réunions Directement dans le calendrier de s’afficher dans la boîte de réception des destinataires.

Pour plus d’informations sur les règles de flux de messagerie, consultez la rubrique Règles de flux de messagerie (règles de transport) dans Exchange Online.

ConseilConseil :
Vous rencontrez des difficultés ? Demandez de l’aide en participant aux forums Exchange. Visitez le forum à l’adresse : Exchange Server, Exchange Online ou Exchange Online Protection

  1. Ouvrez le CAE et accédez à Flux de messagerie > Règles.

  2. Cliquez sur Nouveau (Icône Ajouter), puis sélectionnez Créer une nouvelle règle.

  3. Dans la page Nouvelle règle qui s’ouvre, cliquez sur Autres options.

    Dans la fenêtre de nouvelle règle de flux de messagerie, cliquer sur Plus d’options
  4. Configurez ces paramètres supplémentaires sur la page Nouvelle règle :

    • Nom   Réponse Directement dans le calendrier (ou une description).

    • Appliquer cette règle si... > L’expéditeur > est cette personne   Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs pour l’envoi des invitations à une réunion Directement dans le calendrier.

    • Effectuer les opérations suivantes... > Modifier les propriétés du message... > définir un en-tête de message   Saisissez les valeurs suivantes :

      • Attribuer à l’en-tête de message   X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response

      • la valeur   Accept

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

    Paramètres pour la règle de flux de messagerie (capture) Directement dans le calendrier
  5. Revenez à Flux de messagerie > règles, cliquez sur Nouveau (Icône Ajouter), puis sélectionnez Créer une nouvelle règle.

  6. Dans la page Nouvelle règle qui s’ouvre, cliquez sur Autres options.

    Dans la fenêtre de nouvelle règle de flux de messagerie, cliquer sur Plus d’options
  7. Configurez ces paramètres supplémentaires sur la page Nouvelle règle :

    • Nom   Directement dans le calendrier action de tri (ou description).

    • Appliquer cette règle si... > L’expéditeur > est cette personne   Sélectionnez les mêmes utilisateurs qu’à l’étape 3.

    • Effectuer les opérations suivantes... > Modifier les propriétés du message... > définir un en-tête de message   Saisissez les valeurs suivantes :

      • Attribuer à l’en-tête de message   X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction

      • la valeur   MoveToDeletedItems

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

    Paramètres pour la règle de flux de messagerie (action de tri) Directement dans le calendrier

  1. Pour créer la règle de flux de messagerie qui transforme les invitations à une réunion standard en invitations à une réunion Directement dans le calendrier, utilisez la syntaxe suivante :

    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
    

    Cet exemple configure la règle à l’aide de la boîte aux lettres dédiée nommée « Direct to Calendar invites » (invitations directement dans le calendrier).

    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
    
  2. Pour créer la règle de flux de messagerie qui empêche les invitations à une réunion Directement dans le calendrier d’apparaître dans la boîte de réception des destinataires, utilisez la syntaxe suivante :

    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
    

    Cet exemple configure la règle à l’aide de la boîte aux lettres dédiée nommée « Direct to Calendar invites » (invitations directement dans le calendrier).

    New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
    

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-TransportRule.

Pour vérifier que vous avez configuré les invitations à une réunion Directement dans le calendrier correctement, utilisez la boîte aux lettres de l’expéditeur désigné pour envoyer une invitation test à un petit nombre de destinataires. Vérifiez que la réunion s’affiche automatiquement dans les calendriers des destinataires et qu’il n’existe aucun message relatif à la réunion dans la boîte de réception (la deuxième règle déplace automatiquement ces messages vers le dossier Éléments supprimés).

  • La boîte aux lettres de l’expéditeur désigné reçoit les réponses d’acceptation aux réunions Directement dans le calendrier. Pour réduire l’impact de ces messages sur l’expéditeur désigné, utilisez les stratégies suivantes :

    • Dans Outlook, activez les paramètres Mettre à jour les informations de suivi et supprimer ensuite les réponses ne contenant pas de commentaires et Après la mise à jour des informations de suivi, déplacer la confirmation vers : <Éléments supprimés> dans Courrier > Suivi pour la boîte aux lettres de l’expéditeur désigné. Pour plus d’informations, consultez la rubrique relative à la modification du traitement des demandes de réunion, sondages et confirmations de lecture ou de remise.

    • Le fait de désactiver le paramètre Demander une réponse dans les invitations à une réunion Directement dans le calendrier n’empêche pas les réponses d’être renvoyées à la boîte aux lettres de l’expéditeur désigné.

  • Si la boîte aux lettres désignée envoie une annulation pour une réunion Directement dans le calendrier, le titre de la réunion annulée devient toujours Annulé : <titre de la réunion précédente>, et la réunion annulée reste dans les calendriers des participants jusqu’à ce qu’ils la suppriment manuellement.

  • Les messages d’annulation pour les réunions Directement dans le calendrier apparaissent toujours dans la boîte de réception des destinataires.

 
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