SharePoint

Présentation de Microsoft Office SharePoint Server 2007

Thomas Rizzo

Vue d'ensemble:

• Intégration Web de SharePoint
• Gestion du contenu
• Analyse décisionnelle

Le mode de fonctionnement des entreprises au sein de ce que Microsoft appelle le « nouveau monde du travail » évolue en raison de deux phénomènes. Premièrement, les membres d'une équipe sont souvent dispersés à des endroits différents et

même dans des fuseaux horaires différents. Aussi, les logiciels collaboratifs ont pris toujours plus d'importance afin de s'adapter au caractère mondial du travail en mode connecté. Deuxièmement, l'utilisation d'informations numériques prend des proportions gigantesques tandis que les règles de conformité entourant ces données métier se compliquent. Les entreprises connaissent des difficultés pour mettre en œuvre la collaboration et le partage, ainsi que pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations. Une solution répondant à toutes ces exigences : communication à travers les continents et les fuseaux horaires, outils de collaboration efficaces et gestion sécurisée des données, est absolument nécessaire pour tirer pleinement profit des informations et des ressources humaines.

L'arrivée de Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 rassemble diverses technologies au sein d'une plate-forme et d'un ensemble de services d'entreprise uniques et intégrés. Ces technologies vont de la collaboration et des portails, aux recherches globales, workflows et processus métier. MOSS représente la nouvelle génération de SharePoint Portal Server (SPS) qui repose sur Windows® SharePoint Services (WSS). Pour mieux comprendre l'intégration de MOSS et de WSS, reportez-vous au graphique de la figure 1. Les secteurs ombrés verts composent WSS, et étant donné que MOSS s'appuie sur WSS, MOSS fournit la totalité des secteurs. Plus précisément, MOSS fournit le portail, la recherche, la gestion du contenu d'entreprise, les processus et les formulaires métier, ainsi que les éléments d'analyse décisionnelle.

Figure 1** Service reposant sur MOSS et WSS **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

La suite de cet article mettra en lumière la technologie offerte par MOSS et expliquera comment utiliser ces améliorations pour accroître la productivité de vos utilisateurs.

SharePoint et Web 2.0

Web 2.0, Enterprise 2.0, applications composites, contenu communautaire, quels que soient les termes utilisés, les technologies Internet, telles qu'AJAX, RSS, blogues et sites Wiki, permettent aux utilisateurs de mieux maîtriser leur contenu, leur collaboration et le flux des données qu'ils reçoivent. Ils souhaitent de plus voir allier l'interactivité de Windows à la facilité de déploiement et la convivialité que procure le Web. Mais l'introduction de concepts Internet dans un environnement d'entreprise pose de nouveaux problèmes. La source du service, par exemple, est-elle vérifiable et fiable ? Ce service s'intègre-t-il correctement à votre infrastructure ?

MOSS 2007 offre de nouvelles fonctionnalités tout en améliorant la plate-forme collaborative existante par l'intégration d'options de gestion et d'alerte des documents, l'ajout de capacités, telles que les blogues (voir figure 2), sites Wiki et WebPart pour la publication et la réception de flux RSS. Si vous utilisez Microsoft Office Outlook® 2007, vous pouvez exécuter une synchronisation bidirectionnelle de vos données de collaboration, comme le calendrier, les tâches et les contacts entre Outlook et Microsoft SharePoint. Pour modifier un contact ou déplacer un rendez-vous, vous pouvez effectuer le changement dans Outlook ou SharePoint et il apparaîtra dans l'autre programme.

Figure 2** MOSS 2007 prend en charge blogues et sites Wiki **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Outlook prend également en charge le traitement hors ligne des bibliothèques de documents. Vous pouvez apporter des modifications à vos documents hors ligne, puis synchroniser ces changements lorsque vous vous reconnectez au réseau.

En outre, MOSS est en mesure d'auditer et d'appliquer les règles de conformité entourant le contenu communautaire ; les clients n'ont ainsi pas à sacrifier la capacité de gestion ou la sécurité.

L'une des améliorations majeures de MOSS 2007 réside dans la personnalisation renforcée de l'utilisation du portail. Dans la nouvelle version de MOSS, Mon Site a été totalement repensé et utilise pleinement les fonctionnalités des sites SharePoint. Les utilisateurs peuvent créer des listes, des bibliothèques de documents ou des sous-sites sous Mon Site et personnaliser l'affichage de ces sites pour eux-mêmes et pour leurs groupes de travail. Mon Site offre également de nouveaux composants WebPart pour les organigrammes et le suivi des collègues, notamment des alertes en cas de modification des métadonnées de ces derniers : numéro de téléphone, titre, bureau, etc. La figure 3 présente un exemple de Mon Site personnalisé dans MOSS.

Figure 3** Prise en charge par Mon Site de fonctionnalités orientées SharePoint supplémentaires **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Recherche globale

Lorsque la taille des disques durs était limitée, l'emplacement de stockage des informations était facilement mémorisable. Toutefois, avec l'explosion du stockage et la capacité sans limite des utilisateurs à le remplir, la fonction de recherche est devenue un composant essentiel de toute architecture de l'information. MOSS propose des fonctionnalités améliorées de recherche dans les référentiels d'entreprise, reposant sur la plate-forme d'origine de SPS 2003. MOSS 2007 permet toujours l'analyse des partages de fichiers, des sites Web, d'Exchange Server et des référentiels Lotus Notes, tous considérés comme des dépôts non structurés de données.

En revanche, SPS n'offrait pas de méthode simple de recherche dans les référentiels structurés, tels que les applications métier ou les bases de données relationnelles. En outre, les référentiels structurés ou non sont complétés par les métadonnées et l'expertise que les employés apportent à l'entreprise. MOSS permet les recherches dans les référentiels structurés via une nouvelle technologie nommée Business Data Catalog (BDC), et l'analyse des employés et de leur expertise via le nouveau réseau des connaissances (Knowledge Network).

La technologie BDC permet de se connecter à des systèmes dont les données sont exposées via des fournisseurs ADO.NET et des services Web, afin d'y effectuer des analyses et des recherches. Vous créez un fichier de configuration XML contenant les informations nécessaires sur le système auquel vous souhaitez vous connecter. Celles-ci comportent notamment le nom du serveur ou du point de terminaison, la méthode d'énumération et d'extraction des objets du système, le type de filtrage pris en charge par le système dorsal de traitement (back-end), et le schéma de correspondance des données back-end aux données SharePoint. Vous pouvez ensuite utiliser les fonctionnalités de recherche globale de SharePoint pour trouver les données BDC comme vous explorez les autres référentiels d'entreprise.

Par défaut, SharePoint crée une page de profil pour chaque entité commerciale de votre système back-end. Vous pouvez personnaliser ces pages de profil comme les autres pages dans SharePoint. La figure 4 montre une page de profil personnalisée renvoyant des données métier et autres informations. En outre, SharePoint est doté de composants WebPart Business Data vous permettant d'afficher sur vos pages des données BDC et de les filtrer à l'aide des métadonnées disponibles. Ces données métier étant mises en correspondance avec SharePoint, vous pouvez y accéder depuis les listes SharePoint à l'aide du nouveau type de colonne Données métier. Les erreurs de saisie sont évitées et le nettoyage des données est inutile puisque les données de la liste proviennent du système back-end faisant autorité.

Figure 4** Insertion de données métier dans les pages SharePoint depuis les services back-end **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Knowledge Network présente une méthode efficace de recherche de personnes et d'expertise. Les réseaux sociaux au sein de l'entreprise permettent de mener à bien les activités. Dans de nombreux cas, les employés pourraient se montrer plus productifs s'ils parvenaient à localiser des experts pouvant les assister sur les problèmes métier qu'ils traitent. Toutefois, si votre cercle direct de collègues ne dispose pas des connaissances qu'il vous faut, vous abandonnez la recherche de cette expertise. Grâce à Knowledge Network, au lieu de vous en remettre au réseau social physique, le logiciel vous aide à constituer une carte sociale de votre entreprise et vous permet de sonder ce réseau social. Vous pouvez trier les résultats par distance sociale et les filtrer par propriétés de métadonnées, telles que titre ou service.

Comme toute solution impliquant des personnes et leurs informations identifiables, Knowledge Network offre un modèle de sécurité et de confidentialité strict ; les utilisateurs doivent ainsi s'inscrire pour intégrer le réseau et peuvent contrôler les informations affichées en fonction des destinataires sur le réseau. Knowledge Network analyse vos informations côté serveur, telles que Mon Site SharePoint. Il est également doté d'un composant côté client qui se connecte à Outlook et Instant Messaging pour analyser vos courriels et contacts. Côté client, vous pouvez vérifier la programmation de l'analyse et le contenu publié dans votre profil serveur. L'une des complications des systèmes d'expertise réside dans la tenue à jour des données personnelles. Avec Knowledge Network, le logiciel prend totalement en charge la mise à jour des informations tout en autorisant les utilisateurs à contrôler la visibilité et l'accessibilité de ces données.

Gestion du contenu d'entreprise

Au-delà de la simple administration des documents, MOSS 2007 offre une solution puissante de gestion du contenu par l'ajout de fonctionnalités de gestion des enregistrements, du contenu Web et des formulaires électroniques. Les capacités de gestion des enregistrements de SharePoint comprennent notamment la possibilité de créer un référentiel géré répondant à vos besoins en matière de conformité, notamment la rétention de contenu, l'audit, la codification à barres et l'étiquetage. Grâce à une intégration étroite avec Exchange Server, les messages électroniques peuvent figurer dans le référentiel des enregistrements admis, en plus des informations créées et stockées dans SharePoint. Les capacités de gestion des enregistrements permettent la communication de documents grâce à des rétentions légales et à des recherches dans vos enregistrements. Vous pouvez ainsi enfreindre les politiques de conservation (en cas de procédures légales vous obligeant à prolonger la conservation de contenu au-delà de la durée prescrite).

Dans le domaine de la gestion du contenu Web, MOSS 2007 remplace maintenant Microsoft Content Management Server 2002. SharePoint couvre ainsi vos besoins Web, de l'intranet à l'extranet en passant par les sites Internet. Grâce au regroupement de toutes ces fonctionnalités au sein de SharePoint, vous n'avez qu'une seule technologie à prendre en charge à travers toute votre infrastructure. SharePoint autorise le déploiement de contenu ; vous pouvez donc disposer de serveurs de tests et de serveurs de déploiement. En outre, SharePoint facilite la personnalisation de site grâce à la prise en charge des pages maître ASP.NET 2.0. De plus, pour les sites en plusieurs langues, SharePoint autorise la coexistence de plusieurs variations d'un même site et redirige automatiquement le navigateur en fonction des paramètres linguistiques du client.

Pour les formulaires électroniques, SharePoint introduit une nouvelle capacité appelée InfoPath® Forms Services, qui vous permet de convertir vos formulaires InfoPath en formulaires électroniques. L'opération consiste à créer vos formulaires InfoPath, à cocher une case dans le concepteur pour être averti si vous tentez d'utiliser des fonctions non adaptées au Web, et à enregistrer votre formulaire à un emplacement approuvé au sein d'une liste SharePoint. Vos utilisateurs peuvent ensuite afficher, modifier et soumettre vos formulaires dans un simple navigateur Web.

L'une des fonctions importantes demandées par les utilisateurs de SPS 2003 consistait à améliorer les capacités de workflow, car de nombreux clients souhaitaient intégrer des workflows au contenu stocké dans SharePoint. MOSS va bien au-delà de la simple amélioration du workflow, en ajoutant les nouvelles fonctions Windows Workflow Foundation de .NET Framework 3.0. Vous pouvez créer des workflows à l'aide de Windows Workflow Foundation et les faire fonctionner au sein de SharePoint. Outre l'intégration de Windows Workflow Foundation, SharePoint comprend également des workflows prêts à l'emploi, notamment pour l'approbation et la signature de documents. La figure 5 montre comment configurer un workflow prêt à l'emploi dans MOSS.

Figure 5** Paramétrage de workflows dans MOSS **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

MOSS vous permettant de surveiller vos workflows, vous disposez du statut de la tâche en cours et de l'historique. En outre, SharePoint s'intègre avec les clients Office, ce qui autorise les utilisateurs finaux à démarrer leurs workflows depuis leurs applications Office. Ils peuvent également voir rapidement si des tâches leur ont été affectées et les exécuter directement au sein des applications Office.

MOSS englobe maintenant les portails d'analyse décisionnelle. Ceux-ci contiennent normalement des rapports, des courbes et des tableaux de données que vous pouvez trier et filtrer, et offrant des graphiques représentant de manière visuelle le statut des données. Avec MOSS, l'élaboration de portails d'analyse décisionnelle consiste simplement à créer une page à l'aide du modèle de tableau de bord Analyse décisionnelle. Le tableau de bord par défaut inclut une liste d'indicateurs KPI (key performance indicator) et le composant WebPart Excel® Web Access.

La liste d'indicateurs KPI représente un nouveau type de listes dans MOSS qui permet la connexion à des sources d'informations, telles qu'Excel, SQL Server™ Analysis Services, listes SharePoint, ou à des informations saisies manuellement, et vous autorise à effectuer le suivi de vos indicateurs KPI à partir de ces sources de données. Avec la liste d'indicateurs KPI, vous pouvez visualiser les valeurs courantes, les valeurs cible, les tendances et le statut grâce à des indicateurs visuels.

Dans MOSS, Excel Web Access fait partie des services Excel, version côté serveur d'Excel vous permettant de calculer et d'afficher des informations Excel par l'intermédiaire d'un navigateur Web. Pour utiliser les services Excel, vous pouvez directement publier votre feuille de calcul personnelle à un emplacement autorisé de SharePoint. Les utilisateurs peuvent alors visualiser la feuille de calcul ou les graphiques Excel à l'aide d'un navigateur Web. Puis, les utilisateurs peuvent employer les capacités de paramétrage ou de filtrage éventuelles pour modifier le rendu des informations Excel par le navigateur Web.

Pour en savoir plus

Je n'ai ici fait qu'effleurer une partie infime des nouvelles capacités MOSS, mais il existe une abondance de ressources en ligne pour enrichir vos connaissances. Je vous recommande de commencer par le blogue SharePoint Team et par SharePoint Server TechCenter.

Thomas Rizzo dirige le groupe SharePoint chez Microsoft. Auparavant, Tom travaillait dans les groupes SQL Server et Exchange Server. Il est également l'auteur de quatre livres. Vous pouvez le joindre à l'adresse suivante : thomriz@microsoft.com.

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