SharePoint
Travailler en Wiki
Mauro Cardarelli
Vue d'ensemble:
- Qu'est-ce qu'un wiki ?
- Création d'un wiki dans SharePoint
- Modification et suivi des modifications
Le concept de wiki existe depuis plus de 10 ans. Dans sa forme la plus simple, un wiki (terme hawaïen signifiant « rapide ») est un site en ligne où les utilisateurs peuvent créer ou modifier librement le contenu des pages Web
en utilisant uniquement un navigateur. Il s'agit d'offrir un espace où les membres d'une communauté virtuelle peuvent modifier n'importe quelle page en toute liberté pour introduire, modifier ou supprimer des contenus, y compris ceux créés par d'autres auteurs. Contrairement aux blogs, qui sont conçus pour un échange de connaissances plus structuré et une communication unilatérale, les wikis favorisent la collaboration.
La nouvelle génération d'outils en ligne, surnommée le Web 2.0, a récemment fait l'objet d'une grande attention. Le principe consiste à abaisser les barrières entourant la création de contenus, ce qui permet aux utilisateurs d'être à la fois producteurs et consommateurs d'informations en ligne. Ce phénomène ne se produit pas uniquement dans l'univers d'Internet mais également derrière les pare-feu d'entreprise. Voyez ça comme l'Entreprise 2.0 : des outils qui facilitent la création de contenus pour tous les employés. Les technologies telles que les blogs et les wikis modifieront fortement la façon dont les entreprises considèrent, stockent et recyclent leurs connaissances.
Microsoft facilite cette capacité de nouvelle génération en introduisant Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007, la troisième version de la célèbre technologie SharePoint. MOSS 2007 propose des fonctionnalités de collaboration et de communication étendues, notamment la prise en charge de la création de blogs et de wikis. Cet article explique comment créer des wikis grâce à MOSS 2007.
Mise en route
Si vous avez déjà utilisé SharePoint Portal Server 2003, vous devriez savoir vous servir des modèles de sites. Les modèles de sites fournissent un environnement pour la présentation d'un type de page particulier (une équipe, une rencontre ou un événement social, par exemple) qui prédéfinit des emplacements réservés à des contenus spécifiques. MOSS 2007 étend l'utilisation des modèles de sites en introduisant un nouvel ensemble de types de modèles. L'un de ces types permet de créer un wiki.
La figure 1 illustre la page du nouveau site SharePoint utilisée pour créer un site SharePoint. Notez que la liste des modèles comporte un élément destiné au site wiki. En sélectionnant ce modèle, vous pouvez créer votre premier wiki rapidement et facilement. Examinez la Figure 2, qui reproduit l'affichage par défaut du wiki qui vient d'être créé. La structure d'un wiki est telle que cette page par défaut constitue la page d'accueil de votre wiki. Tous les éléments de cette page peuvent être modifiés. Les utilisateurs dûment autorisés (votre communauté virtuelle) peuvent modifier cette page ou créer de nouvelles pages.
Figure 1** Sélection du modèle de wiki pour un nouveau site **
Figure 2** Votre nouveau wiki SharePoint, en attente de modification **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Avant de poursuivre, revenons en arrière pour aborder l'introduction des wikis à vos utilisateurs. Comme indiqué précédemment, les wikis sont depuis longtemps présents sur Internet ou disponibles via des outils tiers. Toutefois, pour l'essentiel, l'usage des wikis est resté extrêmement spécialisé et s'est développé lentement, par le bouche à oreille. MOSS 2007 est sur le point de révolutionner cet usage en proposant la fonctionnalité wiki à tous les utilisateurs d'intranet. Voilà une proposition très puissante (et potentiellement effrayante) ! Comment expliquer la valeur d'un wiki à des collègues n'ayant aucune compétence technique et n'ayant qu'une connaissance limitée d'Internet ? Vous devez leur dire que les wikis servent à encourager des échanges d'opinions et d'idées créatifs dans un environnement suffisamment libre pour offrir une voix à tous les utilisateurs. Ils favorisent la rédaction collaborative des contenus, mais ils ne s'arrêtent pas là. Le résultat final d'un wiki n'est pas un document ou un chapitre, mais plutôt un livre, un livre qui peut ne jamais se terminer et que vous pouvez modifier en fonction des besoins.
OK, reprenons le travail. Si vous utilisez des wikis pour la première fois, une aide en ligne est disponible à partir de l'hyperlien Comment utiliser ce site wiki. Le modèle de wiki par défaut est fourni avec une documentation suffisante pour mettre les nouveaux utilisateurs à l'aise et leur permettre de contribuer rapidement.
Fonctionnement des wikis
Sur chaque page wiki, vous remarquerez des boutons d'action dans le coin supérieur droit. Si vous cliquez sur le bouton intitulé Modifier, vous serez redirigé vers la page associée à la modification de contenu. La figure 3 en offre un exemple. Toutes les modifications sont apportées via le navigateur ; aucun outil externe tel que Microsoft Word n'est nécessaire. Les modifications se font en ligne et en temps réel (une fois enregistrées). Par ailleurs, aucune compétence en matière de conception ou développement Web n'est requise. L'interface de modification permet la création de documents au format RTF intégral (gras, couleurs, puces ou images), le tout avec des boutons standard. Il suffit à l'utilisateur d'ouvrir une page existante dans le mode de modification et d'ajouter ou de modifier le contenu. C'est aussi simple que cela.
Figure 3** Modification intégrale de contenu wiki dans le navigateur **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Dans un environnement où les contenus ne cessent d'évoluer, comment gérez-vous les modifications ? Vous ne souhaitez pas forcément surveiller toutes les contributions, mais vous voulez probablement disposer de moyens de suivre les modifications et de gérer l'historique des versions. MOSS 2007 vous le permet. La figure 4 reproduit l'apparence d'une page standard lorsque vous cliquez sur le bouton Historique. Au centre, vous remarquerez que toutes les modifications apportées au texte ont été suivies. Sur la gauche, vous pouvez voir l'historique des modifications, avec un suivi de chaque modification. La communauté peut librement consulter, suivre, voire annuler les modifications. Il s'agit là d'un concept puissant. Lorsque vous créez et modifiez votre wiki, MOSS 2007 enregistre tous vos mouvements.
Figure 4** Suivi progressif des modifications d'une entrée wiki **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Comme indiqué, un wiki n'est pas une page Web. C'est un ensemble de pages illimité. En tant que membre d'une communauté wiki, vous pouvez décider d'introduire une nouvelle idée ou un nouveau sujet de discussion. Plutôt que d'ajouter du texte à une page existante, vous pouvez bifurquer sur une nouvelle page. MOSS 2007 prend cette option en charge en permettant un ajout aisé de pages wiki. Il vous suffit de cliquer sur Nouvelle pour tourner une nouvelle page wiki. Commencez à ajouter du contenu et c'est parti !
Conclusion
MOSS 2007 n'a pas introduit le concept de wiki mais, étant donné sa large disponibilité, il les rend beaucoup plus attrayants. Les wikis peuvent transformer la façon dont les employés collaborent : ils ne sont plus restreints par les limites d'un document. Les wikis favorisent une pensée déstructurée et une collaboration élargie, ce qui s'intègre bien dans les concepts plus vastes associés à la philosophie de l'Entreprise 2.0. Les wikis sont des outils ; ils permettent à tous les utilisateurs de participer, pas seulement pour suivre mais aussi pour orienter les débats vers de nouvelles directions.
Mauro Cardarelli est associé directeur chez Jornata, une société de services de conseils en informatique établie à Boston. Il est notamment responsable de la promotion des technologies, de la conception d'architecture et du développement de logiciel. Vous pouvez le contacter à l'adresse suivante : mauro.cardarelli@jornata.com.
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