Communications

Une alternative puissante aux dossiers publics

Alan Maddison

 

Vue d'ensemble:

  • Partage des calendriers et des contacts
  • Communications par le biais de blogs et de wikis
  • Partage et gestion de documents

Les dossiers publics existent depuis la première version de Microsoft Exchange ; à l’origine, leur objectif était de fournir une plate-forme fondamentale pour le partage de documents, l’archivage des listes de distribution et le développement personnalisé d’applications. Cependant, depuis le début

quasiment, les administrateurs ont du mal à gérer et utiliser ce qui est devenu une partie de plus en plus complexe dans les environnements Exchange. Bien qu’Exchange Server 2007 ait introduit des améliorations significatives dans la gestion des dossiers publics, le défi demeure. Les dossiers publics ne fournissent tout simplement pas la collaboration et la plate-forme de gestion des documents robustes dont les entreprises ont besoin de nos jours.

Microsoft a annoncé qu’Exchange Server 2007 était sans doute la dernière version du produit à prendre en charge les dossiers publics. Même s’ils sont entièrement pris en charge et qu’ils continueront à l’être pendant les 10 années suivant le lancement d’Exchange Server 2007, c’est l’occasion d’envisager une alternative.

Heureusement, Microsoft a fourni une option intéressante avec le lancement de Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007. MOSS 2007 offre la plate-forme dont les administrateurs informatiques et les entreprises ont besoin pour remplacer et dépasser les capacités offertes par les dossiers publics. Dans cet article, je démontre comment MOSS présente une infrastructure robuste et puissante qui peut offrir beaucoup plus de fonctionnalités que les dossiers publics Exchange. Je me concentrerai en particulier sur l’utilisation de SharePoint pour des tâches pour lesquels les dossiers publics sont habituellement utilisés, telles que le partage de calendriers, de contacts et de documents.

N’oubliez pas que vous continuerez à avoir besoin de dossiers publics au moins jusqu’à ce que vous mettiez vos clients à jour. Les clients Microsoft Outlook® d’Outlook 97 à Outlook 2003 nécessitent des dossiers publics pour plusieurs raisons, y compris des carnets d’adresses hors connexion, la Bibliothèque de formulaires de l’organisation et des recherches de disponibilité. Lorsque vous passez à Outlook 2007 et Exchange Server 2007, vous pouvez arrêter d’utiliser les dossiers publics pour de bon dès que vous êtes prêt.

Calendriers SharePoint

Les calendriers partagés sont une utilisation courante des dossiers publics et SharePoint simplifie énormément le remplacement d’un calendrier de dossier public par un calendrier SharePoint. Bien qu’une installation par défaut d’un site SharePoint comprenne un calendrier, vous devrez probablement créer plusieurs calendriers pour répondre aux besoins de votre organisation. Pour démontrer cela, je vous décrirai étape par étape la création d’un calendrier partagé pour une équipe des ressources humaines. La première étape consiste à sélectionner Afficher tout le contenu du site ; cette option figure généralement dans le coin supérieur gauche du site SharePoint (voir la figure 1).

Figure 1 Création d’un nouveau contenu de site

Figure 1** Création d’un nouveau contenu de site **

Après avoir sélectionné Afficher tout le contenu du site, cliquez sur le bouton Créer (qui apparaît également à la figure 1). Une fois la page Créer chargée, vous verrez les options de type de contenu par défaut (comme illustré à la figure 2). Pour créer un calendrier, vous devez sélectionner Calendrier dans la colonne Suivi. Vous devez ensuite remplir les champs de nom et description et choisir d’inclure ou non le calendrier dans la section Liens rapides.

Figure 2 La page Créer affiche de nombreuses options par défaut

Figure 2** La page Créer affiche de nombreuses options par défaut **

À ce stade, le calendrier est créé. L’utilisateur a la possibilité d’afficher le calendrier partagé via le site SharePoint ou directement dans Outlook. Pour la deuxième option, l’utilisateur doit juste se connecter au calendrier à l’aide du navigateur Web, puis ouvrir le menu Actions et sélectionner l’option Connexion à Outlook.

Lorsque la connexion est établie pour la première fois, Outlook affiche un avertissement de sécurité pour rappeler aux utilisateurs qu’ils doivent se connecter uniquement à des sources connues et fiables. Après sélection du Oui, le calendrier sera connecté à Outlook. La figure 3 montre l’affichage par défaut, qui affiche le calendrier SharePoint et le calendrier Outlook côte à côte.

Figure 3 Affichage du calendrier SharePoint et du calendrier Outlook côte à côte

Figure 3** Affichage du calendrier SharePoint et du calendrier Outlook côte à côte **

Une fois le calendrier connecté à Outlook, une synchronisation bidirectionnelle peut survenir. Tous les événements entrés via Outlook sont synchronisés avec SharePoint et tous les utilisateurs qui affichent le calendrier verront les entrées mises à jour. De plus, si vous avez activé la prise en charge SMTP dans SharePoint, les événements peuvent être envoyés directement au calendrier par courrier électronique et SharePoint ajoutera ces entrées.

Contacts SharePoint

Des contacts partagés, qui utilisent également des dossiers publics, sont utilisés par un grand nombre d’organisations. Ici aussi, SharePoint fournit une alternative plus robuste, en simplifiant la création et la gestion des listes de contacts. Pour rester avec le même exemple, je vais maintenant vous montrer comment créer une liste de contacts partagée pour le service des ressources humaines de notre exemple.

Comme plus haut, sélectionnez Afficher tout le contenu du site et cliquez sur le bouton Créer. À présent, sélectionnez le lien Contacts dans la colonne Communications. Vous verrez apparaître un écran dans lequel vous fournissez des informations concernant le Nom, la Description, et la configuration de lien rapide (voir la figure 4). Une fois ces informations complétées, il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer et la nouvelle liste de contacts est créée.

Figure 4 Remplissage des champs Nom, Description et Configuration de lien rapide

Figure 4** Remplissage des champs Nom, Description et Configuration de lien rapide **

Communication entre utilisateurs

Vous pouvez également utiliser SharePoint pour créer un forum de discussion (appelé également liste de discussion). Comme avec les Calendriers et les Contacts, le processus de création est très simple : sélectionnez Afficher tout le contenu du site, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez le lien Forum de discussion dans la colonne Communications. Comme précédemment, fournissez les informations appropriées pour le Nom, la Description et la Configuration de lien rapide, puis cliquez sur le bouton Créer. La figure 5 montre un forum de discussion avec des exemples de messages.

Figure 5 Exemple de forum de discussion avec quelques messages

Figure 5** Exemple de forum de discussion avec quelques messages **

En plus des forums de discussion, SharePoint Server prend maintenant en charge deux outils de communication très courants : les blogs et les wikis. Non disponibles avec les dossiers publics, les blogs et les wikis font leur première apparition dans SharePoint Server 2007 et ces outils fournissent des fonctions intéressantes et utiles à l’ensemble des fonctionnalités.

Les blogs fournissent un forum interactif où un blogueur peut facilement partager des réflexions et idées en les publiant sur un site Web. Généralement, ces messages sont classés pour que les lecteurs trouvent plus facilement les messages susceptibles de les intéresser. Les lecteurs peuvent apporter des réponses aux commentaires d’un blogueur. Des membres de la haute direction d’une entreprise, par exemple, peuvent avoir un blog. Il peut représenter un outil puissant pour communiquer avec les employés et il fournit un moyen pour les membres du personnel de partager des idées et de faire en sorte que la communication se maintienne à tous les niveaux.

Il est très facile de créer un blog dans SharePoint. La première étape consiste à sélectionner Afficher tout le contenu du site, cliquer sur le bouton Créer, puis cliquer sur Sites et espaces de travail sous la colonne Pages Web. Ceci vous amène à la page du nouveau site SharePoint, où vous devez fournir le Titre, le Nom et l’URL du site. Vous choisissez ensuite un modèle pour le site ; dans ce cas, choisissez le modèle Blog. Les trois dernières options de configuration concernent les autorisations, la navigation et la liste des répertoires du site. Après avoir complété toutes les options requises, appuyez sur le bouton Créer. Ceci crée en fait un sous-site dans votre site de niveau supérieur et le sous-site contient des bibliothèques et des listes qui fournissent les capacités de blog. Une fois le processus terminé, vous accédez au nouveau blog.

Un wiki est un autre outil intéressant conçu pour une création encore plus en collaboration. Les utilisateurs peuvent ajouter, supprimer et modifier le contenu du site ou encore relier de nombreuses pages. La méthode la plus simple pour créer un wiki consiste à sélectionner Afficher tout le contenu du site, cliquer sur le lien Créer, puis sélectionner Bibliothèque de pages Wiki, qui figure dans la colonne Bibliothèques. Après avoir complété les champs Nom, Description et Configuration de la navigation requis, appuyez sur le bouton Créer et le tour est joué. Pour plus d’informations sur l’utilisation des wikis dans SharePoint, voir l’article « Travailler en Wiki » dans le numéro de janvier 2007 de TechNet Magazine.

Bibliothèques SharePoint

Les dossiers publics sont en effet devenus des référentiels de documents, fournissant un emplacement central où les utilisateurs peuvent accéder à et partager facilement des documents. Comme les administrateurs Exchange l’ont remarqué au fil des années, il s’agit de l’une des principales utilisations à avoir rendu les dossiers publics si encombrants. Non seulement ceci entraîne une augmentation des E/S d’Exchange pour la base de données des dossiers publics, mais il y a également un impact sur la réplication à travers l’infrastructure Exchange. Les bibliothèques SharePoint fournissent une alternative excellente, en déchargeant Exchange et ses ressources.

Une bibliothèque SharePoint est un emplacement dans un site SharePoint qui vous permet de stocker et gérer des fichiers. On distingue plusieurs types de bibliothèques, notamment pour les images, les pages Wiki, les formulaires et les documents. Si vous recherchez une solution de remplacement pour les dossiers publics, la bibliothèque de documents est le choix le plus approprié. Une bibliothèque de documents prend en charge le stockage, la gestion et, dans certains cas, la création de documents dans le site SharePoint.

De nombreux types différents de fichiers peuvent être stockés dans une bibliothèque de documents, mais certains types de fichiers (notamment les fichiers exécutables et les scripts) sont restreints par défaut pour des raisons de sécurité. Cependant, ces restrictions peuvent être configurées à l’aide de la section Opérations du site d’administration centrale de SharePoint.

L’installation par défaut de MOSS comprend une bibliothèque de documents qui peut être personnalisée. La plupart des organisations souhaiteront créer plusieurs bibliothèques pour prendre en charge les différentes divisions de l’organisation. Il est facile d’y arriver en utilisant les outils fournis par SharePoint. Par exemple, pour déployer une bibliothèque de documents pour les Ressources Humaines, sélectionnez Afficher tout le contenu du site, cliquez sur le lien Créer, puis choisissez l’option Bibliothèque de documents, répertoriée dans la colonne Bibliothèques. Vous verrez ensuite un certain nombre de paramètres que vous devez configurer : fournissez un nom et une description pour la bibliothèque, spécifiez si vous souhaitez inclure la bibliothèque dans la section Liens rapides, choisissez l’activation ou non du contrôle de version et sélectionnez un format par défaut pour les nouveaux documents créés directement dans la bibliothèque.

Accordez une attention particulière à l’option Historique des versions du document. Par défaut, cette option est désactivée. Cependant, le contrôle de version peut être utile et adapté dans de nombreux environnements. En plus de stocker des copies historiques de documents, cette fonctionnalité effectue le suivi des modifications et de leurs auteurs et fournit également la capacité d’afficher et de restaurer des versions précédentes.

La figure 6 montre la bibliothèque de documents qui vient d’être créée avec certains documents téléchargés. Une fois que vous avez créé vos bibliothèques de documents, vous pouvez rendre ces référentiels accessibles via Microsoft Outlook et l’Explorateur Windows®. Outlook vous permet de prendre le contenu d’une bibliothèque de documents hors ligne et de fournir une copie en lecture seule aux utilisateurs qui n’ont pas accès au réseau. L’accès par l’Explorateur Windows utilise les Favoris réseau. En entrant l’URL de la bibliothèque de documents, vous pouvez fournir un accès à vos utilisateurs. Dans les plus grands environnements, vous pouvez utiliser la Stratégie de groupe pour déployer ces Favoris réseau.

Figure 6 Bibliothèque de documents, qui contient des documents téléchargés

Figure 6** Bibliothèque de documents, qui contient des documents téléchargés **

Au delà des principes fondamentaux

SharePoint offre un ensemble de fonctionnalités qui dépasse indéniablement les capacités fournies par les dossiers publics. En plus de vous apporter certaines des fonctionnalités courantes offertes par les dossiers publics, SharePoint Server fournit également des capacités plus puissantes qui peuvent étendre le pouvoir de ces utilisations courantes. Voici quelques-unes des capacités améliorées :

  • Historique des versions
  • Contrôle d’approbation
  • Procédures de validation
  • Contrôle du flux de travail
  • Stratégies de rétention des documents
  • Audit
  • RSS

Ces types de fonctionnalités sont essentiels à toute plate-forme de gestion de contenu d’entreprise et SharePoint fournit une infrastructure robuste que les administrateurs peuvent utiliser aisément. Ces fonctionnalités améliorées peuvent être activées pour un grand nombre des fonctions SharePoint, y compris les Calendriers, les Tâches, les Forums de discussion et les Bibliothèques de documents.

Pour configurer ces fonctionnalités, sélectionnez le menu Paramètres, puis choisissez l’option de paramètres ; par exemple, l’option Paramètres de la bibliothèque de documents, comme illustré à la figure 7. Vous accédez ainsi à la page Paramètres, où vous pouvez voir toutes les options de configuration et de personnalisation disponibles. Le lien Paramètres de contrôle de version sous la colonne Paramètres généraux, par exemple, vous permet de configurer l’historique des versions.

Figure 7 Sélection de l’option de paramètres pour configurer les fonctionnalités améliorées

Figure 7** Sélection de l’option de paramètres pour configurer les fonctionnalités améliorées **

Comme je l’ai déjà dit, ces fonctionnalités fournissent un enregistrement des modifications du document, y compris l’identité de l’auteur des modifications et leurs dates, et permet à l’utilisateur d’afficher et de restaurer des versions précédentes si nécessaire. Il est également possible de contrôler le nombre de versions stockées par SharePoint. Une fois cette limite atteinte, les éléments sont supprimés sans être envoyés dans la Corbeille SharePoint.

La section Contrôle de version vous permet également de configurer les conditions d’approbation et de validation de contenu dont vous avez besoin. Lorsque l’option Approbation de contenu est activée, les éléments soumis doivent être approuvés avant d’être mis à la disposition d’autres utilisateurs. Les éléments qui n’ont pas été approuvés restent en état d’attente. Le processus de validation fournit un contrôle de contenu en interdisant à plusieurs utilisateurs de travailler sur un fichier en même temps.

Les flux de travail sont une autre fonctionnalité utile offerte par SharePoint qui n’est pas disponible avec les dossiers publics. En gros, les flux de travail offrent une approche structurée aux processus métier qui peuvent aider à optimiser les activités de votre entreprise. Implémentés dans SharePoint, les flux de travail sont une série de tâches prédéfinies qui automatisent le mouvement d’un document dans le processus désigné. Le processus peut être itératif, ce qui nécessite que chaque étape soit complétée avant de passer à l’étape suivante, ou le processus peut être parallèle, ce qui permet à une tâche donnée d’être complétée à n’importe quel moment. Les flux de travail par défaut inclus avec SharePoint sont :

  • Approbation
  • Recueillir les commentaires
  • Recueillir les signatures
  • Approbation de destruction

Des stratégies de gestion des informations sont utilisées pour appliquer la conformité aux règlements et aux besoins de l’entreprise. Une stratégie consiste en une série de règles liées à la gestion et au contrôle de documents. SharePoint Server prend en charge des règles personnalisées, mais il inclut des règles par défaut pratiques, telles que :

  • Audit
  • Expiration
  • Étiquettes
  • Codes-barres

Les audits permettent de consigner les événements en fonction d’une série d’actions que vous définissez dans les paramètres du site. Vous pouvez effectuer le suivi d’actions telles que l’ouverture d’un document, le téléchargement ou l’affichage d’un élément ou de ses propriétés, la modification d’un document, la vérification d’un document, le déplacement ou la copie d’éléments et la suppression ou la restauration d’éléments.

L’expiration du contenu vous permet de supprimer des contenus pour maintenir la conformité avec les stratégies de rétention des données de votre organisation. Cette expiration des données peut survenir à une date précise ou sur une période fixe après un certain événement, tel que la création de documents.

Les étiquettes sont utilisées en conjonction avec l’impression, elles permettent d’ajouter du texte à l’élément imprimé. Dans la pratique, cette stratégie peut avoir plusieurs utilisations. Par exemple, vous pourriez avoir besoin que tous les documents de la bibliothèque de documents partagée par les ressources humaines contiennent un avertissement de confidentialité pour être en conformité avec les règlements de votre service juridique.

Les codes-barres fournissent une méthode de suivi formelle pour les documents en ligne et imprimés. SharePoint créera un identifiant unique pour chaque document, puis les utilisateurs ont la possibilité d’insérer une image du code-barres dans leur document.

Autre amélioration significative offerte par SharePoint : son intégration avec les flux RSS. Les calendriers, contacts, bibliothèques de documents et forums de discussion fournissent tous un flux RSS auquel un utilisateur peut s’abonner. Vos utilisateurs peuvent recevoir des mises à jour automatiques pour aider à effectuer le suivi de leurs responsabilités quotidiennes, et tout ce dont ils ont besoin est un lecteur RSS, tel qu’Outlook 2007.

Conclusion

Microsoft Office SharePoint Server 2007 fournit des fonctionnalités d’entreprise et offre une alternative plus puissante aux dossiers publics Exchange. Une infrastructure administrative robuste simplifie l’implémentation d’une solution pour le partage de calendriers, de contacts et de documents. Vous pouvez également créer une variété de méthodes de communication, notamment des forums de discussion, des blogs et des wikis.

Alan Maddison est consultant senior dans le département de technologie Microsoft chez MTI Technology Corporation. Ses domaines de spécialisation sont Active Directory, Exchange Server et la virtualisation.

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