SharePoint 2010 : Délivrer des informations grâce aux tableaux de bord SharePoint
Les tableaux de bord SharePoint peuvent intégrer des données provenant de sources disparates dans des cartes d’objectif avec une visualisation de données enrichie pour l’interactivité et l’automatisation des flux de travail.
Joshua Hoffman
Nous vivons dans une époque de prise de décision motivée par les données. Les infrastructures de données solides aident les entreprises à collecter un volume infini de données à partir de diverses sources. Ces dernières peuvent ensuite intégrer et analyser ces données en prenant des décisions commerciales intelligentes basées sur des informations concrètes.
Une application principale puissante telle que Microsoft SQL Server est essentielle, mais une couche de présentation riche l’est tout autant, pour analyser les informations et faciliter le processus de prise de décision. Cette veille stratégique (BI) doit être présentée le plus efficacement possible. Ceci afin de donner à vos utilisateurs le contrôle de leur expérience et d’exploiter les ressources existantes de présentation et de collaboration dans votre infrastructure informatique.
SharePoint 2010 peut vous aider à offrir des solutions de veille stratégique complètes directement aux spécialistes de l’information de votre entreprise. En exploitant des outils faciles à utiliser et un environnement familier, SharePoint 2010 vous aide à proposer une fonctionnalité de veille stratégique libre-service en responsabilisant vos utilisateurs et en réduisant les coûts du service informatique.
Les tableaux de bords et les services PerformancePoint de SharePoint 2010 sont des outils très puissants de prise de décision de cette infrastructure de veille stratégique. Les tableaux de bord SharePoint intègrent des données provenant de sources disparates, améliorent les cartes d’objectif avec une visualisation enrichie des données et facilitent une forte interactivité et l’automatisation des flux de travail.
Créer votre premier tableau de bord
La première étape dans la création d’un tableau de bord SharePoint est l’installation de PerformancePoint Dashboard Designer. Le Dashboard Designer est une riche application cliente qui vous permet de créer sources de données, tableaux de bord, cartes d’objectif, KPI, indicateurs personnalisés, filtres et rapports, que vous pouvez directement publier sur les sites Web SharePoint.
Une fois que vous avez configuré PerformancePoint Services pour votre entreprise, vous pouvez installer le Dashboard Designer en visitant le site Business Intelligence Center de votre infrastructure SharePoint. Une fois l’installation initiale terminée, vous pouvez accéder directement au Dashboard Designer à partir du menu Démarrer.
L’étape suivante consiste à sélectionner les sources de données que vous devez ajouter à votre tableau de bord. Ces sources de données peuvent inclure des listes SharePoint, des instances SQL Server, SQL Server Analysis Services, Excel Services ou même des classeurs Excel.
Une fois les connexions aux sources de données activées, vous pouvez commencer à créer des KPI. Lorsque vous créez des KPI, sélectionnez les points de données à mesurer ; par exemple, les données de ventes de SQL Server Analysis Services. Vous devez aussi choisir les cibles qui vous permettront de mesurer ces données, qui peuvent être les quotas de ventes tels que définis dans la liste SharePoint des responsables des ventes.
Les KPI acceptant différentes sources de données, PerformancePoint Services permet de connecter les données importantes de l’entreprise et à les rendre compréhensibles aux décideurs. Vous pouvez aussi baser les KPI SharePoint 2010 sur des valeurs calculées, telles que la somme de plusieurs chiffres de ventes représentant les revenus d’un secteur de vente défini. En définissant les KPI, vous pouvez aussi sélectionner les indicateurs visuels appropriés. Il s’agit le plus souvent d’indicateurs lumineux rouges/jaunes/verts qui indiquent à quel moment les valeurs se rejoignent, dépassent ou baissent en dessous de certaines limites.
Après avoir défini vos KPI, vous pouvez créer les cartes d’objectif de votre tableau de bord. Les cartes d’objectif affichent une collection de KPI qui vous donne une présentation détaillée des performances de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez créer une carte d’objectifs qui illustre les performances des ventes par rapport aux quotas dans chaque secteur de vente ou dans différentes gammes de produits. Une fois les KPI adéquats ajoutés à votre carte d’objectif dans le Dashboard Designer (voir Figure 1), vous pouvez publier votre carte d’objectif sur le tableau de bord SharePoint.
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Figure 1 Carte d’objectif reconstituée dans PerformancePoint Dashboard Designer
Visualisations des données
L’expression « un dessin vaut un long discours » est une réalité. Les images visuelles donnent un aperçu rapide et en profondeur des informations. Avec PerformancePoint Dashboard Designer, vous pouvez créer et publier des visualisations de données qui vous permettent de présenter des informations d’entreprise importantes de manière attrayante (voir Figure 2).
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Figure 2 Tableau de bord SharePoint reconstitué comprenant des visualisations
Dashboard Designer vous permet de créer des rapports qui utilisent des graphiques analytiques et des contrôles de graphiques familiers, mais fournit également un haut niveau de profondeur et d’interactivité. Vous pouvez, par exemple, créer un rapport avec un graphique en secteurs du revenu des ventes réparti par commercial. Vous pouvez aussi permettre à vos utilisateurs professionnels d’afficher le rapport sous forme de graphique à barres ou à lignes, de trier de nouveau les données, d’appliquer des filtres de valeur, de montrer ou cacher des informations particulières et plus encore.
En plus de l’utilisation des formes de visualisation traditionnelle comme les diagrammes et les graphiques, PerformancePoint vous propose de nouvelles approches innovantes. Les cartes stratégiques, par exemple, vous permettent de connecter des données d’entreprise aux modèles de diagrammes Visio, tels que les cartes géographiques ou les diagrammes de processus, comme le montre la Figure 3. Les cartes stratégiques aident à connecter les données d’entreprise aux représentations visuelles de processus métiers réels. Avec les cartes stratégiques, vous pouvez avoir un aperçu rapide des performances de vente par région, des progrès par rapport à votre plan stratégique, ou de la performance de la chaîne d’approvisionnement.
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Figure 3 Carte stratégique connectant les données d’entreprise aux représentations visuelles
Intelligence interactive
En proposant des tableaux de bord de données d’entreprise avec SharePoint 2010, vous pouvez donner à vos utilisateurs professionnels un haut niveau d’interactivité qu’ils ne pourront pas trouver avec d’autres solutions de veille économique. Grâce aux tableaux de bord SharePoint, les utilisateurs peuvent aller plus loin dans les données, en cherchant dans les KPI de quoi développer une meilleure compréhension des informations qui s’y trouvent et dans quelle mesure cela influe sur la performance de l’entreprise.
Dans un KPI affichant les ventes d’un secteur par exemple, un utilisateur peut souhaiter savoir quelles gammes de produit se vendent le mieux et comment redresser la situation des produits en difficulté. Il peut également analyser les données dans ces KPI en appliquant des filtres et en combinant les sources des données pour comprendre les causes profondes des résultats de celles-ci.
Pour cela, l’une des fonctionnalités d’analyse les plus utiles du tableau de bord PerformancePoint est l’arborescence de décomposition. L’arborescence de décomposition (voir Figure 4) est un outil analytique qui permet aux utilisateurs de faire des analyses des causes premières. En utilisant un contrôle de type Silverlight interactif, il est possible de décomposer les éléments des rapports pour voir chaque composant d’une figure composite. Cela permet de comprendre comment différents contributeurs influent sur les résultats finaux.
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Figure 4 Arborescence de décomposition montrant les facteurs contribuant à un KPI
Lorsque vous connectez les éléments d’un tableau de bord, vous obtenez un niveau supplémentaire d’interactivité. Vous pouvez, par exemple, configurer un tableau de bord de manière à ce que quand un utilisateur sélectionne un secteur sur une carte d’objectif des données de ventes régionales, une autre partie de la page Web, un rapport détaillé des KPI, soit actualisée pour afficher des informations supplémentaires. Cela peut être des données concernant le vendeur en charge de ce secteur, son quota, ses coordonnées et ainsi de suite. Vous pouvez récupérer ces données à partir de différentes sources, mais continuer de les connecter selon des attributs communs (tels que le secteur de vente) en passant par le tableau de bord.
Utilisation du flux de travail
Les tableaux de bord SharePoint utilisent aussi la puissante fonctionnalité de flux de travail qui est déjà intégrée à SharePoint. À partir d’un tableau de bord SharePoint, les utilisateurs peuvent effectuer des tâches d’entreprise qui sont ensuite exécutées par le moteur de flux de travail SharePoint. Par exemple, si un vendeur examine son tableau de bord et découvre qu’il ne va probablement pas atteindre son quota, il peut faire une demande d’ajustement à son responsable. Son responsable peut ensuite approuver ou rejeter la demande avant que toute modification n’apparaisse dans le tableau de bord.
Les tableaux de bord SharePoint fournissent une veille économique intégrée et adaptée. Ils permettent aux spécialistes de l’information de prendre des décisions basées sur les données. Avec une intelligence interactive riche et visuelle, les décideurs de votre entreprise ont accès rapidement et facilement aux informations sur des formats utiles et familiers. Grâce à cette approche orientée libre-service, la charge sur vous et votre équipe informatique est fortement réduite, et vous aide à économiser du temps et de l’argent.
Merci à Leif Brenne et Craig Boobar pour leur contribution à l’élaboration de cet article.
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Joshua Hoffmanest l'ancien rédacteur en chef de TechNet Magazine. À présent auteur et consultant indépendant, il conseille ses clients sur la technologie et le marketing orienté public. M. Hoffman est également rédacteur en chef de ResearchAccess.com, un site consacré à faire croître et enrichir la communauté de recherche du marché. Il habite à New York.