Guida introduttiva alla Gestione record di messaggistica

 

Ultima modifica dell'argomento: 2011-06-21

Gestione record di messaggistica è la tecnologia per la gestione dei record di Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition che consente alle organizzazioni di ridurre i rischi legali associati ai messaggi di posta elettronica e ad altri tipi di comunicazioni. Gestione record di messaggistica offre agli utenti la possibilità di conservare i messaggi necessari per garantire la conformità ai criteri aziendali, alle normative specifiche o ai requisiti legali, nonché la rimozione di contenuto che non abbia valore legale o aziendale. Ciò si ottiene utilizzando le cartelle gestite, ossia le cartelle della cassetta postale dell'utente alle quali sono stati applicati i criteri cassetta postale della cartella gestita. L'amministratore o l'utente inserisce tali cartelle gestite nella cassetta postale dell'utente, quindi gli utenti ordinano i messaggi all'interno delle cartelle gestite in base alle loro esigenze e ai criteri di memorizzazione dei messaggi della loro organizzazione. I messaggi inseriti in queste cartelle gestite vengono quindi elaborati periodicamente da Exchange in base ai criteri cassetta postale della cartella gestita. Quando un messaggio raggiunge il limite di mantenimento, viene archiviato, eliminato, contrassegnato per l'utente oppure l'evento viene semplicemente registrato.

Altre nuove funzionalità presenti in Exchange 2007 possono aiutare le organizzazioni a rispettare gli ordini di ricerca di natura legale e a monitorare la conformità degli utenti ai criteri di gestione dei record dell'organizzazione.

In questo articolo viene descritto come funziona la Gestione record di messaggistica, vengono elencati alcuni fattori da prendere in considerazione al momento di pianificare e implementare una soluzione di gestione dei record e viene fornita una procedura dettagliata relativa a come impostare una semplice implementazione della Gestione record di messaggistica.

Funzionamento della Gestione record di messaggistica

Al centro della Gestione record di messaggistica si trova l'Assistente cartelle gestite, che è un servizio Assistenti cassette postali di Microsoft Exchange che configura le cassette postali degli utenti ed elabora i contenuti delle cassette postali in base alla configurazione della Gestione record di messaggistica creata dall'utente.

Ad esempio, per creare una semplice impostazione di test relativa alla Gestione record di messaggistica, è possibile utilizzare Exchange Management Console o Exchange Management Shell per:

1. Creare una cartella gestita con impostazioni che impongano all'Assistente cartelle gestite di inserire nel journal (archiviare) qualsiasi nuovo elemento che è stato aggiunto alla cartella.

2. Creare una seconda cartella gestita con impostazioni che impongano all'Assistente cartelle gestite di eliminare qualsiasi elemento presente nella cartella con più di 30 giorni.

3. Creare un criterio cassetta postale della cartella gestita che imponga all'Assistente cartelle gestite di aggiungere le due nuove cartelle gestite alla cassetta postale di ogni utente la volta successiva in cui viene eseguito.

4. Pianificare l'esecuzione dell'Assistente cartelle gestite in modo che possa aggiungere le nuove cartelle gestite alle cassette postali degli utenti.

5. Imporre agli utenti di spostare singoli elementi o intere cartelle nelle nuove cartelle gestite in base alle loro esigenze e ai criteri di messaggistica dell'organizzazione.

6. Pianificare l'esecuzione dell'Assistente cartelle gestite in modo che possa inserire nel journal i contenuti della prima cartella gestita ed eliminare i contenuti della seconda cartella gestita, in base alle impostazioni delle cartelle.

Per ulteriori informazioni, vedere le seguenti risorse:

• Per una procedura dettagliata relativa al processo di installazione, vedere la sezione "Impostazione della Gestione record di messaggistica" più avanti in questo argomento.

• Per i dettagli relativi all'impostazione e alla configurazione della Gestione record di messaggistica, vedere Gestione dei record di messaggistica.

• Per una panoramica della Gestione record di messaggistica, vedere Informazioni su Gestione record di messaggistica.

Punto di partenza

Prima di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica è necessario prendere in considerazione diversi fattori, non tutti di natura tecnica. Di seguito sono riportati alcuni dei fattori da considerare.

Sandbox

La configurazione di un'installazione sandbox per acquisire informazioni su come installare, configurare e mantenere la Gestione record di messaggistica è il primo passaggio da eseguire. Gli amministratori di Exchange che sono particolarmente esperti per ciò che concerne i dettagli relativi all'impostazione e alla configurazione della Gestione record di messaggistica in un ambiente di test sono nella condizione ideale per essere consultati e per fornire consigli agli altri membri dell'organizzazione riguardo i requisiti tecnici per una buona soluzione di Gestione record di messaggistica.

Criteri e piani

La creazione di un team ad hoc per creare o aggiornare i criteri di gestione dei record dell'organizzazione rappresenta un altro passaggio importante da considerare al momento di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica. Tra i gruppi che devono essere presi in considerazione nella creazione dei criteri o nel processo di verifica è necessario includere:

• Professionisti dedicati alla gestione dei record

• Consulenti legali

• Risorse umane

• Formazione

• Alta dirigenza

• Gestione dell'IT

• Consulenti

Il compito del team consisterà nel creare un criterio di gestione dei record il cui ambito sia abbastanza ampio da soddisfare le esigenze attuali e future dell'organizzazione e che sia anche sufficientemente chiaro e dettagliato per essere implementato da un amministratore di Exchange come soluzione di Gestione record di messaggistica. Il processo di sviluppo di questo criterio potrebbe richiedere del tempo, perché ciascun membro del team deve valutare, dare dei consigli e rivedere il lavoro degli altri, valutando i requisiti legali, il budget, la complessità e le questioni amministrative e del personale al fine di trovare un criterio tramite il quale può essere creata una implementazione di Gestione record di messaggistica realizzabile.

Non ultime tra le questioni che il team dovrà prendere in considerazione, specialmente nelle organizzazioni con una consolidata cultura della posta elettronica, sono le preoccupazioni degli utenti e le loro possibili resistenze a una soluzione di Gestione record di messaggistica, nonché il monitoraggio e l'applicazione di criteri di messaggistica dell'organizzazione.

Conservare i messaggi laddove possono essere gestiti

Per la gestione dei messaggi è necessario che l'Assistente cartelle gestite possa accedere a questi ultimi. Ciò significa che i messaggi devono essere archiviati in un server di Exchange per la gestione effettiva dei record di messaggistica. Questo comporta due conseguenze:

• Spesso è necessario aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti in modo che possano contenere più elementi.

• È necessario limitare o impedire l'accesso ai file delle cartelle personali (.pst) sui computer degli utenti.

Aumentare le dimensioni delle cassette postali

Conservare i messaggi di tutti gli utenti nelle cassette postali sul server di solito significa aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti a un GB o più. Le prestazioni più elevate di Exchange 2007 rendono gestibili queste cassette postali di dimensioni più grandi.

Limitare l'accesso ai file .pst

È possibile fare in modo che gli utenti rinuncino a utilizzare i file .pst creando un criterio di gruppo che impedisca l'aggiunta di nuovi elementi ai file .pst esistenti. Creando file .pst di sola lettura è possibile consentire agli utenti di accedere ai file .pst di cui già disponevano incoraggiandoli nello stesso tempo a conservare i messaggi desiderati nelle rispettive cassette postali di Exchange. Alla fine, è possibile creare un criterio di gruppo per rimuovere l'accesso ai file .pst tutti insieme.

Limitare l'accesso ai file .pst può turbare le abitudini di lavoro di alcuni utenti ma offre anche una serie di vantaggi.

Mantenendo i messaggi degli utenti sul server e limitando l'accesso ai file .pst è possibile:

• Aumentare sensibilmente l'efficacia della gestione dei record di messaggistica mantenendo i messaggi laddove possono essere gestiti e monitorati.

• Ridurre il rischio di perdere dati importanti archiviati nei singoli dischi rigidi anziché sui server che vengono regolarmente sottoposti a backup.

• Aiutare a ridurre la perdita della proprietà intellettuale dell'organizzazione quando i fornitori, gli interni e i dipendenti lasciano l'organizzazione.

• Migliorare l'accesso degli utenti ai loro dati conservando qualsiasi informazione nelle loro cassette postali.

• Rendere Microsoft Outlook Web Access più efficace dal momento che tutti i messaggi degli utenti sono disponibili ovunque con una sola connessione Web.

• Ridurre il costo delle ricerche di natura legale durante una causa. Il processo di acquisizione e di ricerca delle informazioni archiviate nei file .pst è un processo costoso che richiede molto lavoro dal momento che i file.pst devono prima essere individuati sui computer degli utenti e in seguito i contenuti devono essere elaborati dall'ufficio legale.

Per configurare i sistemi degli utenti affinché possano funzionare senza i file .pst in Microsoft Office Outlook 2007

1. Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema su un valore pari a 1. Questa impostazione impedisce agli utenti di aggiungere qualsiasi nuova informazione ai file .pst. Gli utenti possono comunque creare nuovi file .pst ma non possono aggiungervi nessuna informazione. Questa impostazione blocca solo i file .pst di Microsoft Outlook. Consente ai file .pst di Microsoft SharePoint di essere connessi e aggiornati nel profilo Outlook di un utente. È possibile utilizzare una chiave simile del Registro di sistema per disabilitare la scrittura nei file .pst in Outlook 2003.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Creare un criterio di gruppo che imposti le seguenti sottochiavi del Registro di sistema su un valore pari a 0. Queste impostazioni disabilitano il menu Archiviazione automatica in Outlook e rimuovono l'opzione Archiviazione automatica, che viene mostrata quando l'utente fa clic su Strumenti, Opzioni e sceglie la scheda Altro.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema su un valore pari a 5575. Questa impostazione rimuove l'opzione File di dati di Outlook in Outlook, che viene mostrata quando l'utente fa clic su File e sceglie Nuovo.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Programma pilota

Iniziare con un'implementazione pilota può aiutare a ottimizzare la propria soluzione di Gestione record di messaggistica e a percepire la soddisfazione dell'utente finale prima dell'implementazione a livello di organizzazione. Ad esempio, si potrebbe scoprire che gli utenti ritengono che un periodo di mantenimento di sei mesi per la Posta in arrivo sia troppo breve e che preferiscano un limite di un anno. Oppure si potrebbe rilevare che l'ulteriore inserimento nel journal richiede l'aggiornamento della soluzione di archiviazione.

I membri di un team di pianificazione della Gestione record di messaggistica possono essere un'ottima scelta per i primi membri di un programma pilota di Gestione record di messaggistica. Ulteriori membri possono essere reclutati dal personale IT e dal personale di gestione interessato. Quando il programma pilota è in una fase stabile, è possibile reclutare altri membri dell'organizzazione affinché ne facciano parte. Talvolta è possibile ridurre il numero delle esitazioni mostrate dagli utenti nel provare la messaggistica gestita con la promessa di una cassetta postale di dimensioni più grandi, di una gestione automatica della posta elettronica (inclusa l'eliminazione automatica degli avvisi e dei messaggi di routine che possono essere inseriti in una cartella con breve periodo di mantenimento) e di una formazione specifica che possa risolvere qualsiasi domanda o preoccupazione.

Implemetazione della Gestione record di messaggistica

Quando giunge il momento di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica nell'intera organizzazione, è opportuno prendere in considerazione un'implementazione programmata in diverse fasi per consentire alle persone all'interno dell'organizzazione e al sistema Exchange di adattarsi ai cambiamenti necessari. 

Considerazioni relative alle persone durante l'implementazione della Gestione record di messaggistica

Presentando la Gestione record di messaggistica in modo graduale, si offre la possibilità agli utenti di adattarsi ai cambiamenti necessari nelle loro abitudini di lavoro. Un piano realizzabile deve:

1. Effettuare un programma pilota per appianare le difficoltà nella soluzione e perfezionare i dettagli.

2. Invitare altri utenti a far parte del programma pilota. Le cassette postali di dimensioni più grandi possono essere un incentivo a far parte del programma.

3. Quando si è pronti per implementare la Gestione record di messaggistica nell'intera organizzazione, è opportuno iniziare offrendo una formazione sulla Gestione record di messaggistica e sui criteri di messaggistica dell'organizzazione corrispondenti.

4. Aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti.

5. Aggiungere cartelle gestite alle cassette postali degli utenti disattivando la scadenza. Incoraggiare gli utenti a familiarizzarsi con la Gestione record di messaggistica e a ordinare i contenuti delle loro cassette postali nelle cartelle gestite appropriate in base alle loro esigenze e ai criteri di mantenimento dei messaggi della loro organizzazione.

6. Dopo tre settimane che gli utenti hanno ottenuto le cartelle gestite, abilitare la Gestione record di messaggistica e rendere i file .pst di sola lettura.

7. Siate pronti a fornire un elevato livello di supporto per gli utenti all'inizio dell'implementazione della Gestione record di messaggistica. Fornendo una formazione che precede l'implementazione si riducono le domande e le preoccupazioni degli utenti.

8. Monitorare le prestazioni del sistema.

9. Monitorare la conformità degli utenti.

Considerazioni relative al sistema durante l'implementazione della Gestione record di messaggistica

Anche il sistema Exchange avrà bisogno di adattarsi alla Gestione record di messaggistica. Alla prima esecuzione dell'Assistente cartelle gestite, in genere viene elaborato un numero elevato di elementi. Questo processo può utilizzare molte risorse sia a livello di server Cassette postali che di rete. Può inoltre determinare un elevato utilizzo di tempo e di risorse di rete da parte dei client di Outlook durante la sincronizzazione dei contenuti delle cassette postali con il server. È consigliabile eseguire un'attenta pianificazione per evitare il sovraccarico delle risorse. Eseguire l'Assistente cartelle gestite quando il carico sul server è leggero e aggiungere gradualmente gli utenti anziché tutti in una volta può aiutare a garantire una transizione agevole.

La formazione e l'elemento umano

Le persone considerano la posta elettronica come se fosse di loro proprietà, anche quando non si tratta di posta elettronica personale. Se vengono messi di fronte alle modifiche repentine apportate ai criteri di messaggistica dell'organizzazione, gli utenti potrebbero sentirsi annoiati o confusi, specialmente se i nuovi criteri comportano l'eliminazione automatica dei messaggi. I cambiamenti nei modi abituali di fare le cose, quali l'abitudine di non svuotare mai la cartella della Posta in arrivo o di salvare ogni cosa nei file .pst, possono disturbare alcuni utenti. Per assicurare che la soluzione di Gestione record di messaggistica proceda con il minor disturbo o risentimento possibile da parte degli utenti, è opportuno considerare quanto riportato di seguito.

Implementazione in diverse fasi

Introdurre gradualmente la soluzione di Gestione record di messaggistica anziché tutta in una volta.

Formazione

La formazione degli utenti aiuta a risolvere i problemi in anticipo e assicura un'implementazione più agevole. Alcuni argomenti da prendere in considerazione nella formazione includono:

• Un'introduzione ai criteri di messaggistica dell'organizzazione.

• La necessità di una gestione dei record di messaggistica nel luogo di lavoro moderno, inclusa una panoramica della potenziale responsabilità legale derivante dalla mancata gestione dei record e di come tale responsabilità possa comportare costi per l'organizzazione e mettere in pericolo i posti di lavoro.

• Come l'eliminazione automatica della posta elettronica può rappresentare un notevole risparmio di tempo, consentendo di sbarazzarsi di contenuto obsoleto che si accumula costantemente e che può diventare fastidioso.

• Come le cassette postali di dimensioni più grandi offriranno più spazio per l'archiviazione dei messaggi.

• Come l'archiviazione basata su server consente di aumentare l'accesso mobile ai dati.

• Come potrebbero esserci cambiamenti inevitabili nel modo in cui gli utenti fanno le cose, ad esempio il fatto di non poter aggiungere i messaggi ai file .pst e la necessità di prestare maggiore attenzione alla classificazione e alla gestione dei messaggi.

• Come la Gestione record di messaggistica aiuta a conservare le risorse IT dell'organizzazione.

Avviso preventivo

Occorre informare gli utenti con un certo anticipo circa i cambiamenti a venire, fornendo loro le date esatte in cui la Gestione record di messaggistica verrà implementata e ricordando loro i dettagli delle modifiche che verranno apportate.

Supporto agli utenti

Fornire un eccellente supporto agli utenti nelle prime fasi dell'implementazione può facilitare la transizione alla Gestione record di messaggistica. I problemi che sorgono in fase di distribuzione sono spesso di natura meno tecnica di quanto ci si aspetterebbe e riguardano più che altro domande relative a ciò che occorre fare. Disporre di un team di persone che possono rispondere a questo tipo di domande può fare una grande differenza.

Conformità, monitoraggio e applicazione dei criteri

Gestione record di messaggistica è uno strumento efficace ma non infallibile. Tra le operazioni che gli utenti devono evitare di eseguire in Gestione record di messaggistica sono inclusi:

• Il salvataggio dei messaggi nei file .pst (se i file .pst non vengono disabilitati da Criteri di gruppo).

• L'inoltro dei messaggi ad altre posizioni (ad esempio un account di Microsoft Hotmail®).

• Il salvataggio dei messaggi come file nei loro computer.

• L'invio dei messaggi a Microsoft OneNote (con Outlook 2007).

• La stampa dei messaggi.

• L'inserimento di tutte le cartelle relative alle cassette postali nella cartella gestita con l'impostazione di mantenimento specificata sul periodo più lungo.

Informare gli utenti sui criteri di messaggistica dell'organizzazione può aiutare a garantire la conformità, ma il monitoraggio può risultare necessario per assicurare che la soluzione di Gestione record di messaggistica sia efficace. L'applicazione dei criteri di messaggistica richiederà molto probabilmente i consigli e la partecipazione da parte dell'alta dirigenza.

Ottenere le informazioni sulla conformità degli utenti con il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics

È possibile utilizzare il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics in Exchange Management Shell per recuperare informazioni sulle cartelle nelle cassette postali specificate, incluso il numero e le dimensioni degli elementi nelle cartelle, i nomi e gli ID delle cartelle e altre informazioni. Ciò può rappresentare un mezzo efficace per monitorare se gli utenti non sono in conformità con i criteri di messaggistica, ad esempio in caso abbiano spostato tutti gli elementi relativi alle loro cassette postali in cartelle con criteri di mantenimento più permissivi.

In questo esempio, il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics viene utilizzato per monitorare la distribuzione dei contenuti delle cartelle gestite dell'utente John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• È possibile utilizzare il parametro -FolderScope per restringere la gamma di informazioni restituite dal comando. In questo esempio, sono richieste solo le statistiche relative ai contenuti delle cartelle gestite di John.

• In questo comando, i risultati vengono reindirizzati al comando Format-List per ottenere ulteriori informazioni in un formato più utile rispetto a quello del comando Get-MailboxFolderStatistics da solo.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, vedere get-MailboxFolderStatistics.

Rispettare gli ordini di ricerca di natura legale

Il cmdlet Export-Mailbox in Exchange Management Shell rende più facile rispettare gli ordini di ricerca di natura legale relativi ai contenuti delle cassette postali consentendo di copiare i contenuti delle cassette postali specificate in una cartella di un'altra cassetta postale. Ad esempio, è possibile utilizzare il seguente comando per copiare i contenuti della cassetta postale dell'utente John Peoples in una cartella di una cassetta postale appositamente creata denominata DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• Il Parametro -TargetMailbox consente di specificare la cassetta postale in cui devono essere copiati i contenuti della cassetta postale di John.

• Il parametro -TargetFolder consente di specificare la cartella nella cassetta postale di destinazione in cui devono essere copiati i contenuti della cassetta postale di John.

Per ulteriori informazioni, vedere export-Mailbox.

Impostazione della Gestione record di messaggistica

L'impostazione di una soluzione di Gestione record di messaggistica richiede molto lavoro di pianificazione, ma l'impostazione di base è fondamentalmente un processo che consiste in cinque passaggi.

Processo di Gestione record di messaggistica

Si prenda in esame la procedura che consente di implementare una semplice soluzione di Gestione record di messaggistica creando una cartella gestita e aggiungendola alla cassetta postale di un utente. L'intero processo può essere effettuato con un'interfaccia grafica utente in Exchange Management Console, iniziando nel nodo Cassetta postale in Configurazione organizzazione. In questo esempio, tuttavia, verrà utilizzata la nuova interfaccia Exchange Management Shell.

Esempio: La cartella Retain One Month

In questo esempio, verrà creata una nuova cartella gestita personalizzata denominata Retain One Month. Le cartelle gestite con periodi di mantenimento molto brevi sono apprezzate dagli utenti per ciò che concerne l'archiviazione di avvisi automatici di routine e di altri messaggi che catturano solo brevemente l'attenzione prima di creare disordine nella cassetta postale. Instradando messaggi di questo tipo a una cartella gestita con un periodo di mantenimento breve, la cassetta postale viene automaticamente riordinata.

È possibile trovare riferimenti dettagliati su come impostare una soluzione di Gestione record di messaggistica più avanzata nell'argomento Gestione dei record di messaggistica.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Exchange Management Shell, vedere Utilizzo di Exchange Management Shell.

Passaggio 1: Creazione di una cartella gestita

È possibile avviare una soluzione di Gestione record di messaggistica creando una nuova cartella gestita come in questo caso oppure è possibile configurare una cartella gestita esistente (come quella della Posta in arrivo). Se lo si desidera è possibile anche creare una nuova istanza della Posta in arrivo con impostazioni differenti. Per ulteriori dettagli, vedere Come creare una cartella gestita.

Includendo il limite di mantenimento (se presente) nel nome delle cartelle gestite (ad esempio Lungo termine (5 anni) o Uso personale (nessun periodo di validità)) risulta più facile utilizzare le cartelle gestite in quanto molti utenti ordinano i messaggi in base al periodo di mantenimento.

È possibile aggiungere anche un commento a una cartella gestita. Gli utenti potranno vedere il commento quando selezionano la cartella in Outlook o Outlook Web Access. Il seguente codice di esempio è un'illustrazione.

Di seguito viene riportato il comando che verrà eseguito in Exchange Management Shell per creare una nuova cartella gestita.

New-ManagedFolder -FolderName "Retain One Month" -Name "ShortRetentionFolder" -Comment "Items in this folder are deleted after one month."

• Il parametro -FolderName consente di specificare il nome della cartella che gli utenti possono vedere nella cassetta postale.

• Il parametro -Name consente di specificare un nome separato che può essere visto solo dall'amministratore in Exchange Management Shell e in Exchange Management Console.

• Il parametro -Comment viene utilizzato per assegnare un commento che l'utente può vedere in Microsoft Outlook o Outlook Web Access.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet New-ManagedFolder, vedere New-ManagedFolder.

Passaggio 2: Creazione delle impostazioni del contenuto gestito relative alla cartella gestita

Ora che è stata creata una cartella gestita, verrà utilizzato il seguente comando per creare impostazioni del contenuto gestito che impongano all'Assistente cartelle gestite di spostare nella cartella Posta eliminata qualsiasi elemento con più di 30 giorni incluso nella cartella.

Di seguito viene riportato il comando che verrà eseguito in Exchange Management Shell per creare le impostazioni del contenuto gestito.

New-ManagedContentSettings -FolderName "ShortRetentionFolder" -Name "Short Retention Setting" -MessageClass AllMailboxContent -AgeLimitForRetention "30" -RetentionAction MoveToDeletedItems -RetentionEnabled $true 

• Il parametro -FolderName consente di specificare la cartella alla quale si applicano le impostazioni del contenuto.

  Importante

     Nel comando New-ManagedContentSettings, il parametro -FolderName fa riferimento all'impostazione che è stata specificata con il parametro -Name nel cmdlet New-ManagedFolder nel Passaggio 1.

• Il parametro -Name consente di specificare il nome di questa impostazione del contenuto: Short Retention Setting.

• Il parametro -MessageClass consente di specificare il tipo di messaggio al quale si applicano le impostazioni.

• Il parametro -AgeLimitForRetention indica all'Assistente cartelle gestite il limite massimo di validità per gli elementi nella cartella, in questo caso 30 giorni.

• Il parametro -RetentionAction consente di specificare come si dovrà comportare l'Assistente cartelle gestite nei confronti degli elementi che hanno raggiunto il limite di mantenimento. In questo caso verranno spostati nella cartella Posta eliminata.

• Il parametro -RetentionEnabled attiva l'elaborazione del periodo di mantenimento. Se questo parametro è impostato su $false, l'Assistente cartelle gestite ignora le impostazioni del contenuto per il mantenimento. Se si specifica un valore con il parametro -RetentionAction, è necessario impostare -RetentionEnabled su $true.

Per informazioni dettagliate sulla creazione delle impostazioni del contenuto gestito, vedere Come creare le impostazioni del contenuto gestito.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet New-ManagedContentSettings, vedere New-ManagedContentSettings.

Passaggio 3: Creazione di un criterio cassetta postale della cartella gestita

A questo punto, la cartella gestita che è stata creata verrà collegata a un criterio cassetta postale della cartella gestita. I criteri cassetta postale della cartella gestita vengono utilizzati per creare raggruppamenti logici di cartelle gestite, che rendono facile l'aggiunta delle cartelle gestite alle cassette postali degli utenti.

Ad esempio, nell'illustrazione precedente, un criterio denominato Research Staff è stato creato e collegato a due cartelle gestite: una cartella Posta in arrivo con un periodo di mantenimento di 180 giorni e un'altra cartella gestita denominata cartella R&D. Il criterio Research Staff viene quindi applicato alle cassette postali di tutti i nuovi dipendenti che entrano a far parte del team di ricerca e le due cartelle gestite vengono aggiunte automaticamente alle loro cassette postali.

Quando si lavora con i criteri cassetta postale della cartella gestita, è necessario ricordare i seguenti punti:

• È possibile aggiungere a un criterio cassetta postale della cartella gestita tutte le cartelle gestite desiderate.

• È possibile creare tutti i criteri cassetta postale della cartella gestita desiderati.

• Ciascuna cassetta postale dell'utente, tuttavia, può avere solo un criterio cassetta postale della cartella gestita.

• Supportare più criteri cassetta postale della cartella gestita può essere difficile dal punto di vista del supporto e della manutenzione perché può richiedere delle modifiche alle impostazioni degli utenti quando il ruolo degli utenti all'interno dell'organizzazione cambia.

Di seguito viene riportato il comando che verrà eseguito in Exchange Management Shell per creare il criterio cassetta postale della cartella gestita.

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name ShortRetentionPolicy -ManagedFolderLinks ShortRetentionFolder

• Verrà utilizzato il parametro -Name per assegnare al nuovo criterio il nome ShortRetentionPolicy.

• Il parametro -ManagedFolderLinks viene utilizzato per collegare la cartella ShortRetentionFolder creata nel Passaggio 1 al criterio ShortRetentionPolicy.

Per informazioni dettagliate sulla creazione di criteri cassetta postale della cartella gestita, vedere Creazione di un criterio cassette postali della cartella gestita.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet New-ManagedFolderMailboxPolicy, vedere New-ManagedFolderMailboxPolicy.

Passaggio 4: Applicazione del criterio a una cassetta postale

Il passaggio successivo consiste nell'applicare alla cassetta postale di un utente il criterio cassetta postale della cartella gestita che è stato creato. Ciò fa sì che l'Assistente cartelle gestite aggiunga alla cassetta postale le cartelle collegate al criterio.

Di seguito viene riportato il comando che verrà eseguito in Exchange Management Shell per applicare il criterio cassetta postale della cartella gestita alla cassetta postale di un utente.

Set-Mailbox -Identity jpeoples -ManagedFolderMailboxPolicy ShortRetentionPolicy

• Il nuovo criterio verrà applicato alla cassetta postale di John Peoples, specificando la sua cassetta postale con il suo alias, jpeoples.

Per informazioni dettagliate su come applicare un criterio cassetta postale della cartella gestita alle cassette postali degli utenti, vedere Come applicare un criterio cassetta postale della cartella gestita alle cassette postali dell'utente.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet Set-Mailbox, vedere Set-Mailbox.

Passaggio 5: Esecuzione dell'Assistente cartelle gestite

La Gestione record di messaggistica viene implementata solo quando viene eseguito l'Assistente cartelle gestite. Tutti i criteri, le cartelle e le impostazioni creati rimangono inattivi finché l'Assistente cartelle gestite non comincia a elaborare le casette postali sul server Cassette postali.

Dal momento che l'esecuzione dell'Assistente cartelle gestite può essere un processo che richiede molte risorse specialmente la prima volta in cui viene eseguito, è opportuno programmare l'esecuzione quando il carico sul server è basso. È utile, inoltre, monitorare le sue prestazioni. Per ulteriori dettagli, vedere Monitoraggio della gestione dei record di messaggistica.

Pianificazione dell'Assistente cartelle gestite

Di seguito viene riportato il comando che verrà eseguito in Exchange Management Shell per pianificare l'Assistente cartelle gestite.

Set-MailboxServer -Identity MyMailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.02:00-Sun.06:00"

• Il parametro -Identity consente di specificare il server sul quale si desidera venga eseguito l'Assistente cartelle gestite.

• Il parametro -ManagedFolderAssistantSchedule consente di impostare il periodo di tempo durante il quale si desidera venga eseguito l'assistente. In questo caso l'esecuzione viene impostata per essere effettuata la domenica mattina dalle 02:00 alle 06:00.

Per informazioni dettagliate sulla pianificazione e sull'esecuzione dell'Assistente cartelle gestite, vedere Pianificazione dell'Assistente cartelle gestite.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet Set-MailboxServer, vedere Set-MailboxServer.

Avvio e arresto dell'Assistente cartelle gestite

Non è necessario pianificare l'Assistente cartelle gestite per fare in modo che venga eseguito. È possibile utilizzare anche Exchange Management Shell per l'avvio o l'arresto dell'assistente. In questo esempio è riportata una tra le molte operazioni utili che possono essere eseguite in Exchange Management Shell e non in Exchange Management Console.

I comandi sono:

• Start-ManagedFolderAssistant

• Stop-ManagedFolderAssistant

Per ulteriori informazioni sui cmdlet Start-ManagedFolderAssistant e Stop-ManagedFolderAssistant, vedere Start-ManagedFolderAssistant e Stop-ManagedFolderAssistant.

Disattivazione della Gestione record di messaggistica

È possibile disattivare temporaneamente la Gestione record di messaggistica a livello di cassetta postale (ad esempio quando gli utenti sono in ferie) oppure a livello di server. È possibile disattivare la Gestione record di messaggistica anche in modo permanente per un'intera organizzazione.

Per ulteriori informazioni, vedere Disattivazione della gestione dei record di messaggistica MRM e Come disattivare definitivamente la gestione dei record di messaggistica in un'organizzazione.

Gestione record di messaggistica dal punto di vista dell'utente

Nell'esempio precedente, quando l'Assistente cartelle gestite è stato eseguito, ha aggiunto la nuova cartella gestita Retain One Month alla cassetta postale dell'utente John Peoples. La prossima volta che John aprirà Microsoft Outlook o Outlook Web Access, nel suo albero della posta verranno visualizzate non una bensì due cartelle:

• Retain One Month, la nuova cartella gestita che è stata appena creata

• Cartelle gestite, la cartella radice della Gestione record di messaggistica che contiene tutte le cartelle gestite personalizzate presenti nella cassetta postale dell'utente

Quando vengono visualizzate in Outlook 2007, entrambe le cartelle presentano un doppio segno di spunta, che le contrassegna come cartelle gestite che non possono pertanto essere spostate, eliminate o rinominate. John può vedere il commento che è stato aggiunto alla cartella nel Passaggio 1 che indica che gli elementi presenti nella cartella verranno eliminati dopo un mese.

Cassetta postale con una cartella gestita personalizzata nella cartella radice di Gestione record di messaggistica

John ha già creato una regola in Microsoft Outlook che consente di spostare automaticamente tutti i messaggi relativi agli annunci di routine ricevuti in una cartella denominata Annunci. In passato, era necessario eliminare manualmente i messaggi che si accumulavano in questa cartella. Ora, trascinando la cartella Annunci nella cartella Retain One Month, gli annunci vengono eliminati automaticamente dopo un mese.

La cassetta postale dopo che l'utente ha trascinato una cartella nella nuova cartella gestita

In un'implementazione di Gestione record di messaggistica vera e propria, John avrebbe avuto probabilmente più cartelle tra le quali scegliere, comprese le cartelle gestite con periodi di mantenimento più lunghi e le cartelle gestite che inseriscono automaticamente nel journal i contenuti delle cartelle.

Sito Web per l'autoamministrazione delle cartelle da parte degli utenti

L'organizzazione di cui John fa parte potrebbe anche creare un sito Web in cui John potrebbe aggiungere altre cartelle gestite alla sua cassetta postale. Questa opzione di autogestione può aumentare la soddisfazione e il controllo da parte degli utenti riducendo il carico di lavoro dell'amministratore. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di un sito Web per l'amministrazione degli utenti delle cartelle gestite, vedere la pagina relativa all'applicazione di esempio Managed Folder Selector (informazioni in lingua inglese).

Dove trovare ulteriori informazioni

Nella Guida di Exchange sono disponibili moltissime informazioni sulla Gestione record di messaggistica:

• Per una panoramica della Gestione record di messaggistica, vedere Informazioni su Gestione record di messaggistica.

• Per una procedura dettagliata relativa a come impostare la Gestione record di messaggistica, vedere Gestione dei record di messaggistica.

• Per una guida sulla terminologia relativa alla Gestione record di messaggistica, vedere Terminologia relativa a Gestione record di messaggistica.

I seguenti articoli del blog del team di Exchange Server rappresentano un'ottima introduzione alla Gestione record di messaggistica e al suo funzionamento:

• Gestione dei record: perché è importante (informazioni in lingua inglese)

• Gestione dei record in Exchange Server 2007 e Outlook 2007 in 5 facili passaggi (informazioni in lingua inglese)