Vantaggi di Exchange Hosted Archive

  • Articolo

 

Data ultima modifica dell'argomento: 2011-05-12

Exchange Hosted Archive offre valore elevato in diverse aree principali:

  • Convenienza di un servizio ospitato: EHA fornisce archiviazione completa dei messaggi per l'organizzazione con costo totale di proprietà ridotto e nessun investimento di capitali in prodotti hardware o software.

  • Conservazione automatizzata con flusso di lavoro ai fini della conformità: EHA è progettato per supportare clienti soggetti a requisiti di conservazione elettronica dei messaggi sia per motivi di prassi aziendale che per normative di settore. EHA mette in evidenza strumenti del flusso di lavoro totalmente integrati per la supervisione, il controllo e la dichiarazione della conformità.

  • Funzionalità integrate di individuazione e recupero di messaggi: EHA fornisce l'accesso self-service basato sul ruolo a un repository dei dati centralizzato. Questo include strumenti che consentono agli utenti di cercare, organizzare e ripristinare i messaggi. Tutti i messaggi sono sottoposti a indicizzazione full-text in modo da consentirne il recupero, il ripristino o l'esportazione quando desiderato.

  • Interfaccia utente intuitiva basata sul Web: Tutti gli aspetti del sistema, dall'interazione dell'utente finale alle attività di amministrazione e supervisione, vengono gestite tramite un'interfaccia Web intuitiva e semplice da utilizzare che riduce al minimo la necessità di formazione estesa per amministratori e utenti finali.

Le funzionalità di ricerca semplici e avanzate in EHA possono consentire di rispondere rapidamente a esigenze aziendali, come ad esempio le richieste di e-discovery, i recuperi di messaggi per recuperare dati aziendali o controlli interni.

Le ricerche semplici possono includere date, intervalli di date e parole chiave nella riga dell'oggetto, nel corpo del messaggio e negli allegati, possono limitarsi a dimensioni specifiche del messaggio o ad allegati di tipo file, oltre a uno o più indirizzi di posta elettronica del mittente/destinatario, ai domini o ai nomi.

EHA contiene inoltre una funzionalità dell'operatore avanzata per condurre ricerche complesse. L'ambito dei risultati di ricerca mostrato dipende dai ruoli assegnati. Ad esempio, gli utenti assegnati al ruolo del lavoratore possono cercare solo nei propri archivi e vedere i messaggi inviati e ricevuti da loro.

È possibile salvare i risultati di ricerca o i messaggi specifici nelle cartelle create dall'utente all'interno dell'archivio per un'organizzazione semplice. Le ricerche possono essere assegnate a una particolare cartella per rifinire ulteriormente i risultati. È possibile inoltre condividere le cartelle con gli altri; ad esempio, i membri di un team che lavorano insieme a un'indagine possono condividere cartelle l'uno con l'altro per verificare i dati. È inoltre possibile creare un account all'interno dell'archivio per un utente esterno, ad esempio un avvocato o un revisore esterno e condividere solo i dati organizzati all'interno di una cartella con l'utente esterno per limitare l'ambito di accesso dell'utente e ridurre il volume di messaggi che potrebbe voler rivedere.

Con EHA, è possibile esaminare periodicamente le comunicazioni aziendali in corso in modo da poter applicare le politiche di conformità o di controllo della qualità. Molte società di servizi finanziari degli Stati Uniti rientrano nella sezione normativa della FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) e della SEC (Security and Exchange Commission). Uno dei mandati della FINRA (precedentemente nota come National Association of Securities Dealers [NASD]) regola 3010 è che le aziende rivedano le comunicazioni aziendali dei dipendenti per assicurare la conformità alle normative. Le risorse umane, gli uffici di conformità e altri gruppi aziendali potrebbero utilizzare anche la funzionalità di controllo di EHA per assicurare che i reparti e i dipendenti stanno aderendo ai criteri aziendali interni, come quelli relativi alle pratiche di assunzione e di condotta aziendale generale. Le organizzazioni potrebbero inoltre voler esaminare i messaggi di posta elettronica dei team del servizio clienti ai clienti da assistere con il controllo qualità.

Con la funzionalità di supervisione di EHA, è possibile stabilire relazioni di supervisore e di subordinato e configurare un flusso di lavoro per i messaggi, in modo che vengono monitorati e rivisti dai supervisori dopo essere stati inviati. EHA fornisce i seguenti meccanismi per acquisire messaggi da revisionare:

  • Corrispondenza di parole chiave/frasi in messaggi di posta elettronica, messaggi immediati e Bloomberg. Il sistema di messaggistica Bloomberg è uno strumento di comunicazione standard all'interno della comunità del mercato finanziario.

  • Campionamento casuale di messaggi basato su una percentuale specificata.

  • Sia parola chiave che campionamento casuale.

L'organizzazione può creare dizionari personalizzati per le diverse esigenze aziendali, includere elenchi aggiuntivi e aggiungere nuove parole chiave per acquisire messaggi corrispondenti. È inoltre possibile impostare diversi intervalli di percentuali di campionamento per i messaggi di posta elettronica in ingresso e in uscita e i messaggi Bloomberg per i singoli utenti. È possibile eseguire anche ricerche di conformità del test per determinare se i criteri di campionamento proposti forniscono i risultati previsti o per condurre una specifica ricerca di conformità.