Configurare le opzioni relative all'area di lavoro riunioni in Outlook 2007
Aggiornamento: aprile 2009
Si applica a: Office Resource Kit
Ultima modifica dell'argomento: 2015-03-09
Contenuto dell'articolo:
Utilizzo di criteri per definire gli elenchi dei server e altre opzioni utente
Configurazione dell'integrazione dell'area di lavoro riunioni quando di utilizza un server POP
Visualizzazione dei registri dei messaggi di errore
Un'area di lavoro riunioni è un sito Web che consente di centralizzare le informazioni e i materiali relativi a una riunione. Prima della riunione, è possibile utilizzare l'area di lavoro per pubblicare l'agenda, l'elenco dei partecipanti e i documenti che verranno trattati. Dopo la riunione, è possibile utilizzare l'area di lavoro per pubblicare i risultati della riunione e tenere traccia delle attività. Per invitare altre persone alla riunione si invia una convocazione di riunione di Microsoft Outlook. Nel messaggio è possibile includere un collegamento ipertestuale che rimanda all'area di lavoro in cui gli invitati possono acquisire ulteriori dettagli e visualizzare il materiale della riunione.
[!NOTA] Questo argomento è destinato agli amministratori di Outlook.
È possibile configurare numerose opzioni per impostare e gestire la distribuzione dell'area di lavoro riunioni con Microsoft Office Outlook 2007. È possibile gestire il modo in cui gli utenti scelgono i server per l'area di lavoro riunioni e altre opzioni durante la creazione di aree di lavoro da includere nelle convocazioni di riunione di Outlook. Le aree di lavoro riunioni possono essere configurate quando si utilizza un server POP come server di messaggistica. È inoltre possibile visualizzare i messaggi di errore dell'area di lavoro riunioni in un file di registro per la risoluzione dei problemi relativi alle configurazioni dell'area di lavoro riunioni.
[!NOTA] Per impostazione predefinita, un server Microsoft Exchange deve essere configurato come server di messaggistica quando si utilizzano le aree di lavoro riunioni con Outlook.
Un'area di lavoro riunioni è un particolare tipo di sito Web di Microsoft Windows SharePoint Services creato in un sito principale di SharePoint. Nell'area di lavoro sono disponibili informazioni della Guida sull'area di lavoro riunioni e di carattere generale su SharePoint.
[!NOTA] Se Windows SharePoint Services è installato nella rete, gli utenti della società possono invitare altri utenti che condividono lo stesso insieme di strutture di Microsoft Windows NT a un'area di lavoro. Per ulteriori informazioni su domini e insiemi di strutture, vedere gli argomenti relativi a Active Directory nella Guida di Windows.
Utilizzo di criteri per definire gli elenchi dei server e altre opzioni utente
Quando si utilizzano i criteri per applicare le impostazioni dell'area di lavoro riunioni per gruppi di utenti nell'organizzazione, è possibile configurare alcune opzioni, ad esempio l'elenco dei server dell'area di lavoro riunioni che gli utenti possono scegliere. È possibile disattivare l'accesso all'area di lavoro riunioni se non si desidera che gli utenti utilizzino questa funzionalità.
In un elenco di server è possibile specificare come prepopolare gli elenchi a discesa che gli utenti visualizzano quando utilizzano le aree di lavoro riunioni in Outlook. Per accedere alla funzionalità Area di lavoro riunioni, fare clic su Area di lavoro riunioni in una convocazione di riunione di Outlook. Nel riquadro attività Area di lavoro riunioni fare clic su Cambia impostazioni. Nel successivo riquadro attività Area di lavoro riunioni scegliere un server dall'elenco a discesa Selezionare una posizione.
Nello stesso riquadro è possibile creare una nuova area di lavoro scegliendo una lingua del modello e un tipo di modello dagli elenchi a discesa corrispondenti. È inoltre possibile creare un collegamento a un'area di lavoro esistente selezionando un'area di lavoro dall'elenco a discesa Selezionare un'area di lavoro.
Tramite Criteri di gruppo è possibile configurare gli elenchi e le impostazioni desiderate per l'area di lavoro riunioni. Quando si caricano i file adm di Microsoft Office System 2007 in Criteri di gruppo, i criteri relativi all'area di lavoro riunioni si trovano in Configurazione utente\Modelli amministrativi\Microsoft Office Outlook 2007\Area di lavoro riunioni. In questa stessa posizione è possibile creare un nuovo criterio per includere server dell'area di lavoro riunioni e altri elementi negli elenchi a discesa del riquadro attività Area di lavoro riunioni.
Configurazione del comportamento degli elenchi di server per gli organizzatori delle riunioni
È possibile configurare il modo in cui gli elenchi dei server dell'area di lavoro riunioni vengono presentati agli organizzatori della riunione in Outlook. Ad esempio, negli elenchi di server può essere presente un elenco di quelli usati di recente e l'elenco di server e modelli può essere ripopolato dall'elenco predefinito ogni volta che viene creata un'area di lavoro. Se si disattiva l'opzione Area di lavoro riunioni per le convocazioni di riunione di Outlook, inoltre, è possibile impedire l'accesso all'area di lavoro riunioni.
Quando si specifica l'elenco dei server, è possibile fare in modo che venga ripopolato con i server e i modelli predefiniti, nonché specificare se gli utenti possono accedere a server diversi da quelli specificati. Per rimuovere il pulsante Area di lavoro riunioni dalle convocazioni di riunione di Outlook, utilizzare il criterio Disattiva pulsante Area di lavoro riunioni. Fare doppio clic sul criterio per aprire la finestra di dialogo Proprietà e selezionare Attivato, quindi Selezionare per disattivare il pulsante Area di lavoro riunioni.
Configurare le opzioni per l'area di lavoro riunioni. Selezionare un elenco a discesa di percorsi con il criterio Impedisci agli utenti l'aggiunta di voci all'elenco dei server. Fare doppio clic sul criterio per aprire la finestra di dialogo Proprietà e selezionare Attivato. Nell'elenco a discesa Selezionare per impedire agli utenti l'aggiunta di voci all'elenco dei server selezionare una delle opzioni seguenti:
Utilizza valore predefinito, consenti altri valori: consente di specificare un elenco di server predefiniti che viene visualizzato nell'elenco a discesa. Gli utenti possono utilizzare la finestra di dialogo popout Altro server area di lavoro per specificare altri server. Inoltre, nell'elenco di server vengono visualizzati altri siti di Windows SharePoint Services e siti dell'area di lavoro documenti visitati dagli utenti. Questa impostazione non determina la creazione di elenchi di elementi usati di recente dall'utente.
Utilizza valore predefinito, non consentire altri valori: l'elenco di server predefiniti specificato è bloccato per gli utenti, i quali non possono accedere alla finestra di dialogo popout Altro server area di lavoro per specificare server non inclusi nell'elenco fornito. Questa impostazione non determina la creazione di elenchi di elementi usati di recente dall'utente.
Definizione di un elenco di server e di modelli predefiniti
È possibile configurare l'elenco dei server e i corrispondenti modelli di area di lavoro riunioni visualizzati in un elenco a discesa quando un utente fa clic su Area di lavoro riunioni in una convocazione di riunione. Tutte le voci dell'elenco di server dell'area di lavoro riunioni vengono memorizzate in un'unica chiave del Registro di sistema o in un unico criterio.
[!NOTA] È possibile utilizzare lo Strumento di personalizzazione di Office per distribuire la chiave del Registro di sistema che specifica l'elenco di server dell'area di lavoro riunioni agli utenti. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dello Strumento di personalizzazione di Office, vedere Configurare le impostazioni utente per Office System 2007. Per informazioni dettagliate sulla distribuzione delle chiavi del Registro di sistema mediante lo Strumento di personalizzazione di Office, vedere Strumento di personalizzazione di Office in Office System 2007.
Il criterio relativo all'elenco di server ha un formato specifico che deve essere rispettato. I nomi dei server sono separati da barre verticali (|) senza ritorni a capo o avanzamenti di riga. Esistono sei campi per record, come descritto di seguito. Nel criterio sono presenti da uno a cinque record. Si tratta di un elenco dei server usati di recente. Il primo record, ad esempio Server1, corrisponde all'ultimo server usato, mentre il quinto record, ad esempio Server5, corrisponde al riferimento server meno recente.
Il campo OrganizerName viene ignorato quando si utilizza un criterio per specificare l'elenco dei server. Gli altri campi devono sempre avere un contenuto valido.
[!NOTA] È possibile esaminare la chiave del Registro di sistema riportata di seguito per visualizzare le impostazioni correnti relative all'elenco dei server in qualsiasi computer che è stato utilizzato per creare aree di lavoro riunioni:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal
Per specificare l'elenco dei server per l'area di lavoro riunioni è possibile utilizzare il criterio Dati e server predefiniti per le aree di lavoro riunioni. Data la complessità della stringa del criterio, è consigliabile digitare prima le voci in un editor di testo, ad esempio il Blocco note, quindi incollare l'intera stringa nel criterio. Quando si crea la stringa dell'elenco dei server utilizzando la sintassi descritta di seguito, fare doppio clic sul criterio per aprire la finestra di dialogo Proprietà e selezionare Attivato. Nel campo Predefinito incollare la stringa dell'elenco dei server creata in precedenza.
Di seguito è indicata la sintassi per la stringa dell'elenco dei server:
http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|
L'elenco continua con la stessa struttura, con una voce per ogni server che si desidera includere.
Esistono sei campi in ciascun record:
Campo 1: URL server
Campo 2: Server friendly name
Campo 3: TemplateLCID
Campo 4: TemplateID
Campo 5: TemplateName
Campo 6: OrganizerName
Ogni campo è separato dal campo successivo mediante una barra verticale (|). Ogni record completo è separato dal record successivo mediante una barra verticale (|) dopo l'ultimo campo (OrganizerName). Ogni record incluso nell'impostazione comprende sei barre verticali.
Per il campo TemplateLCID specificare un valore decimale che identifica la lingua per il modello, ad esempio 1033 per l'inglese.
Per gli altri campi del modello è possibile scegliere un nome di modello e il TemplateID corrispondente nella tabella di modelli predefiniti riportata di seguito.
| TemplateName | TemplateID |
|---|---|
Area di lavoro riunioni standard |
Mps#0 |
Area di lavoro riunioni vuota |
Mps#1 |
Area di lavoro riunioni decisioni |
Mps#2 |
Area di lavoro riunioni eventi sociali |
Mps#3 |
Area di lavoro riunioni a più pagine |
Mps#4 |
[!NOTA] Non è possibile utilizzare un modello personalizzato per le aree di lavoro riunioni di Outlook con Windows SharePoint Services.
Di seguito è riportato un esempio di voce per l'elenco dei server (il campo OrganizerName è vuoto):
http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting
Configurazione dell'integrazione dell'area di lavoro riunioni quando di utilizza un server POP
L'integrazione dell'area di lavoro riunioni per Outlook può essere configurata quando si utilizza un server POP come server di messaggistica. La configurazione del server POP consente ad Outlook di trasportare e salvare in modo persistente le proprietà dell'area di lavoro riunioni per gli organizzatori della riunione e i partecipanti alla riunione che utilizzano un server POP.
[!NOTA] L'utilizzo dei delegati di Outlook con l'area di lavoro riunioni non è supportato nelle configurazioni server POP.
In questa sezione è riportato un puntatore a informazioni di riferimento che possono essere utili per configurare il server POP per l'utilizzo del formato TNEF. È inoltre specificata la procedura che gli organizzatori della riunione devono eseguire per garantire che le convocazioni di riunione vengano inviato tramite il trasporto RTF.
Per utilizzare le aree di lavoro riunioni con un server POP è necessario quanto segue:
Il server POP deve essere configurato per supportare il formato TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format).
Le convocazioni di riunione di Outlook devono essere inviate tramite trasporto RTF.
Nello scenario riportato di seguito viene descritta l'esperienza utente quando le convocazioni di riunione includono aree di lavoro riunioni e Outlook viene utilizzato con un server POP.
L'organizzatore della riunione avvia una convocazione di riunione in Outlook e crea o collega un'area di lavoro riunioni nella convocazione.
Il partecipante riceve la convocazione di riunione e visualizza una tabella Area di lavoro riunioni nel corpo del messaggio. Il formato corretto della tabella deve includere un collegamento all'area di lavoro riunioni.
Le proprietà dell'area di lavoro riunioni vengono salvate in modo persistente nel calendario del partecipante.
La risposta del partecipante viene inviata al server dell'area di lavoro riunioni.
Ulteriori informazioni sul supporto TNEF
TNEF è un formato per la conversione di un insieme di proprietà MAPI, ovvero un messaggio MAPI, in un flusso di dati seriali. Le funzioni TNEF vengono utilizzate principalmente dai provider di servizi di trasporto che devono codificare le proprietà dei messaggi MAPI per la trasmissione tramite un sistema di messaggistica che non supporta direttamente tali proprietà. Un trasporto basato su SMTP, ad esempio, utilizza il formato TNEF per codificare proprietà quali PR_SENT_REPRESENTING che non dispongono di rappresentazioni dirette nella struttura di un messaggio SMTP.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo TNEF, vedere l'appendice TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format) (informazioni in lingua inglese) nell'SDK relativo all'API di messaggistica su TechNet.
Affinché le aree di lavoro riunioni possano funzionare correttamente nelle convocazioni di riunione di Outlook quando viene utilizzato un server POP come server di messaggistica, è necessario che il formato TNEF sia abilitato. Le proprietà dell'area di lavoro riunioni sono memorizzate in una proprietà MAPI associata al modulo di convocazione di riunione. Il formato TNEF è necessario per il trasporto delle proprietà dall'organizzatore della riunione al partecipante alla riunione. Quando il partecipante alla riunione riceve le proprietà Area di lavoro riunioni, successivamente al trasporto delle proprietà mediante TNEF, Outlook memorizza le proprietà nella convocazione di riunione del client del partecipante.
Utilizzo del trasporto RTF
Gli organizzatori di riunioni che desiderano utilizzare l'area di lavoro riunioni con server di messaggistica POP devono assicurarsi che per l'invio della convocazione di riunione ai destinatari venga utilizzato il trasporto RTF anziché il trasporto di testo normale. Il trasporto RTF assicura che vengano inclusi gli attributi RTF e le informazioni iCalendar. In questo modo, le proprietà dell'area di lavoro riunioni allegate alla convocazione di riunione vengono mantenute in modo persistente nel trasporto di posta elettronica dall'organizzatore al partecipante. Di seguito è riportata la procedura che l'organizzatore della riunione deve eseguire per garantire che venga utilizzato il trasporto RTF per la convocazione di riunione:
Utilizzare il formato RTF (Rich Text Format) quando viene inviata la convocazione di riunione.
Non allegare un file iCalendar (iCal) alla convocazione di riunione. Il formato iCalendar è un formato comune per i calendari Internet.
Questi requisiti sono validi solo se viene utilizzato un server di messaggistica POP. Se l'organizzatore utilizza un server di Exchange, non è necessario configurare queste opzioni.
Impostare il formato RTF
Il formato RTF per le convocazioni di riunione in Outlook può essere impostato per singole convocazioni di riunione o come formato predefinito per tutti i messaggi di Outlook, incluse le convocazioni di riunione.
Per impostare il formato RTF per una convocazione
Nella casella A della convocazione di riunione fare doppio clic sul nome utente.
Nella finestra di dialogo Proprietà di posta elettronica in Formato Internet fare clic su Invia nel formato RTF di Outlook.
È inoltre possibile configurare Outlook per l'utilizzo del formato RTF per tutti i messaggi Internet, comprese le convocazioni di riunione.
Per impostare il formato RTF come predefinito per tutti i messaggi Internet
In Outlook scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Formato posta.
Fare clic su Formato Internet.
Nell'elenco a discesa nella sezione Opzioni RTF di Outlook selezionare Invia nel formato RTF di Outlook.
Non inviare un allegato iCalendar
Per specificare che un allegato iCalendar non deve essere inviato con una convocazione di riunione, deselezionare Invia come iCalendar nel menu Strumenti nella singola convocazione di riunione. In questo modo viene imposto il trasporto delle proprietà iCalendar nell'intestazione del messaggio MIME. Questa opzione non è disponibile se Outlook viene utilizzato con un server di Exchange.
Visualizzazione dei registri dei messaggi di errore
Alcuni errori dell'area di lavoro riunioni vengono eliminati per impostazione predefinita per evitare confusione per l'utente. Gli errori dell'area di lavoro riunioni, comunque, vengono scritti nel registro eventi di Windows, che può risultare utile per individuare i problemi durante le procedure di risoluzione dei problemi.
Gli utenti dell'area di lavoro riunioni vengono avvisati mediante un messaggio di errore se si verifica un problema durante la creazione di un'area di lavoro o se si verifica un problema relativo a un'area di lavoro successivamente alla sua creazione, ad esempio in caso di errore di un server dell'area di lavoro riunioni. Se il problema si verifica separatamente rispetto al processo di avvio di una riunione e creazione di un'area di lavoro, potrebbe risultare difficile per gli utenti comprendere quale sia l'origine del problema e la possibile soluzione. Dato che questi errori si verificano in modo asincrono, in alcuni casi potrebbe non essere immediatamente evidente che l'errore è stato causato da un'azione di aggiornamento di una riunione.
Quando per il problema è disponibile una procedura risolutiva che gli utenti possono effettuare, i messaggi di errore relativi al problema vengono sempre visualizzati. I messaggi che possono confondere gli utenti vengono eliminati per impostazione predefinita.
Per eseguire il debug dei problemi relativi all'area di lavoro riunioni, può essere utile esaminare il contenuto del registro eventi di Windows. È possibile visualizzare i file di registro utilizzando il Visualizzatore eventi di Windows. Per aprire il Visualizzatore eventi, fare doppio clic su Strumenti di amministrazione nel Pannello di controllo, quindi fare doppio clic su Visualizzatore eventi. Per visualizzare le informazioni relative a Outlook, fare clic su Registro applicazioni nel riquadro sinistro.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili, vedere la pagina di informazioni su Office Resource Kit (informazioni in lingua inglese).