Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni su record, documenti attivi e documenti archiviati

• Determinare cosa è un record

• Completare il piano di file

Il piano di file è il documento di pianificazione primario per la gestione dei record. Sebbene i piani di file possano differire tra le organizzazioni, in genere consentono di:

• Descrivere i tipi di elementi riconosciuti come record dall'organizzazione.

• Descrivere la categoria più ampia di record a cui gli elementi appartengono.

• Indicare dove vengono memorizzati i record.

• Descrivere i periodi di conservazione per i record.

• Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.

Informazioni su record, documenti attivi e documenti archiviati

Prima di determinare il piano di file, è innanzitutto necessario comprendere le differenze tra record, documenti attivi e documenti archiviati.

• Record Documenti o altre entità fisiche o elettroniche in un'organizzazione che fungono da dimostrazione di attività o transazioni eseguite dall'organizzazione. Devono essere conservati per qualche tempo, in modo da potere essere forniti in caso di necessità, ad esempio per verifiche normative o legali.

  Quando un documento viene identificato come record, viene spostato o copiato in una posizione protetta, ad esempio una cassaforte fisica o un archivio di record elettronici, e viene associato a un periodo di conservazione, che specifica per quanto tempo verrà conservato dall'organizzazione. Si noti che il periodo di conservazione potrebbe essere permanente, ovvero che il record potrebbe essere conservato in modo indefinito. Al termine del periodo di conservazione, il record viene eliminato da un responsabile della gestione dei record oppure spostato in un archivio per la conservazione come documento di interesse cronologico.

• Documenti attivi Documenti in uso, ad esempio i messaggi di posta elettronica nella cartella Posta in arrivo di un Information Worker, le specifiche del prodotto stampate sulla scrivania di un dipendente, i documenti in una raccolta documenti o le pagine di un sito Web aziendale. È previsto che i documenti attivi cambino nel corso del tempo, vengano copiati e condivisi e in genere vengano spostati all'interno dell'organizzazione.

  I documenti attivi possono essere identificati come record se fungono da dimostrazione di un'attività o una transazione eseguita dall'organizzazione. Ad esempio, se l'organizzazione offre un servizio che include la consegna di contenuto a un cliente, tale contenuto diventa un record della consegna del servizio ed è consigliabile conservare una copia di tale documento. Alcuni tipi di documenti attivi non diventeranno mai record. Ad esempio, un messaggio di posta elettronica scambiato tra colleghi per decidere dove incontrarsi per il pranzo non verrà classificato come record.

  A un determinato punto del ciclo di vita un documento non risulta più attivo. Ad esempio, quando un documento relativo ai prodotti finiti viene fornito al cliente, è possibile che non sia più necessario continuare a gestire tale contenuto come record attivo. Ma se il documento è un record, deve essere salvato e protetto per un certo periodo di conservazione.

• Documenti archiviati Documenti non più attivi ma non classificabili come record, poiché non è più necessario conservarli o perché non sono mai stati classificati come record. I documenti archiviati vengono mantenuti da un'organizzazione per fini non legali, ad esempio per la conservazione cronologica delle informazioni.

Determinare cosa è un record

La determinazione di quali documenti attivi dell'organizzazione possano essere classificabili come record richiede la collaborazione di responsabili della gestione dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili della gestione del contenuto. Si noti che, anche se la propria azienda non opera in un ambito altamente regolamentato, in base ad alcune normative generali, di cui il responsabile della gestione dei record deve essere a conoscenza, la conservazione dei record da parte dell'azienda potrebbe essere obbligatoria. Oltre alle normative aziendali generali, è necessario esaminare i requisiti legali specifici per la propria azienda.

Fornire informazioni più specifiche sulla determinazione di cosa sia un record in un'organizzazione esula dall'ambito di questo articolo. È probabile che l'azienda preveda già una qualche forma di gestione dei record, che la maggior parte dei ruoli relativi alla gestione dei record siano già assegnati e infine che sia già disponibile una tassonomia dei record.

Per determinare quali siano i record nella propria organizzazione, sono in genere necessari gli elementi seguenti:

1. Comprensione degli obblighi legali e delle esigenze aziendali della propria azienda.

2. Analisi dell'utilizzo dei documenti attivi, grazie a uno sforzo collaborativo in tutte le divisioni dell'organizzazione.

3. Sviluppo di un elenco di tipi di documenti attivi da identificare come record. È ad esempio possibile determinare che è necessario conservare come record i documenti seguenti:

   • Contratti di affitto di spazio aziendale.

   • Documenti relativi ai benefici ai dipendenti.

   • Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.

4. Classificazione dei record.

Di seguito viene riportato un foglio di lavoro di esempio:

Completare il piano di file

Dopo avere determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo avere creato un insieme di categorie di record, è necessario completare il piano di record definendo i periodi di conservazione per ogni categoria di record, indicando come eliminare i record al termine del periodo di conservazione e specificando altre informazioni, ad esempio il responsabile primario per la gestione di ogni tipo di record e il supporto utilizzato per la memorizzazione del record.

Di seguito viene riportato un piano di file completo di esempio:

Foglio di lavoro

Per agevolare la pianificazione della distribuzione, è possibile utilizzare il foglio di lavoro seguente insieme a questo articolo:

• Foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).