Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010
Si applica a: SharePoint Server 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30
Il piano di archiviazione è il documento di pianificazione primario per la gestione dei record in SharePoint Server 2010. Sebbene i piani di archiviazione possano differire nelle diverse organizzazioni, in genere consentono di:
Descrivere i tipi di elementi riconosciuti come record dall'organizzazione.
Descrivere la categoria più ampia di record a cui gli elementi appartengono.
Indicare dove vengono memorizzati i record.
Descrivere i periodi di conservazione per i record.
Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.
In questo articolo viene descritto il contenuto di un file di archiviazione e vengono riassunte le modalità di creazione di un piano di archiviazione per l'organizzazione. Da questo articolo è inoltre possibile accedere a un foglio di lavoro che può essere utilizzato per il piano di archiviazione.
Contenuto dell'articolo:
Identificare i tipi di record
Completare il piano di file
Foglio di lavoro
Identificare i tipi di record
Per determinare quali documenti attivi dell'organizzazione possono essere classificabili come record è necessaria la collaborazione di responsabili della gestione dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili della gestione del contenuto. Si noti che, anche se la propria azienda non opera in un ambito altamente regolamentato, in base ad alcune normative generali la conservazione dei record da parte dell'azienda potrebbe essere obbligatoria. Oltre alle normative aziendali generali, è necessario esaminare i requisiti legali specifici per la propria azienda.
Fornire informazioni più specifiche sulla determinazione di cosa sia un record in un'organizzazione esula dall'ambito di questo articolo. È probabile che l'azienda preveda già una qualche forma di gestione dei record, che la maggior parte dei ruoli relativi alla gestione dei record siano già assegnati e infine che sia già disponibile una tassonomia dei record.
Per determinare quali siano i record nella propria organizzazione, sono in genere necessari gli elementi seguenti:
Comprensione degli obblighi legali e delle esigenze aziendali della propria azienda.
Analisi dell'utilizzo dei documenti attivi, grazie a uno sforzo collaborativo in tutte le divisioni dell'organizzazione.
Sviluppo di un elenco di tipi di documenti da identificare come record. È ad esempio possibile determinare che è necessario conservare come record i documenti seguenti:
Contratti di affitto di spazio aziendale.
Documenti relativi ai benefici ai dipendenti.
Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.
Suddividere i record in categorie. Per i record appartenenti alla stessa categoria vengono spesso specificati gli stessi periodi di conservazione e tali record potrebbero necessitare di trattamento simile anche in altri modi.
Registrare le informazioni raccolte. A questo scopo è possibile utilizzare il foglio di lavoro menzionato nella sezione Foglio di lavoro. Registrare il tipo di record, una sua breve descrizione e la categoria a cui appartiene.
Di seguito viene riportato un foglio di lavoro di esempio:
| Tipo di record | Categoria record | Descrizione |
|---|---|---|
Piani per i benefici, piani assicurativi, piani pensionistici |
Descrizioni dei benefici ai dipendenti |
Descrizioni di tutti i piani per i benefici ai dipendenti. |
Schede attività per paghe e stipendi, informazioni supplementari su paghe e stipendi |
Record di paghe e stipendi |
Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate. |
Fatture dei fornitori |
Fatture |
Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori. |
Sondaggi relativi ai prodotti, questionari, manuali e video per la formazione |
Materiale didattico |
Offre corsi di formazione interni o esterni. |
Moduli di spedizione, rapporti sulla spedizione |
Record relativi alla spedizione |
Documenta la spedizione di materiale. |
Comunicati stampa, articoli di giornale |
Comunicati stampa |
Informazioni per pubbliche relazioni sui prodotti e servizi. |
Fogli di contatto per emergenze, moduli di iscrizione a piani medici, curricula, rapporti di stato sui benefici |
Record del personale |
Record della cronologia lavorativa dei singoli dipendenti e azioni personali correlate. |
Completare il piano di file
Dopo avere determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo avere creato un insieme di categorie di record, è necessario completare il piano di archiviazione fornendo informazioni aggiuntive per ogni tipo di record. Indicare quanto segue:
Periodo di conservazione di ogni tipo di record.
Modalità di eliminazione dei record alla scadenza del periodo di conservazione.
Responsabile della gestione dei record di questo tipo.
Tipo di supporto in cui sono archiviati i record di questo tipo.
Di seguito viene riportato un piano di archiviazione completo di esempio:
| Record | Descrizione | Supporti | Categoria record | Conservazione | Eliminazione | Contatto |
|---|---|---|---|---|---|---|
Piani previdenziali |
Descrizione del piano per i benefici ai dipendenti. |
Pagine Web |
Piani per i benefici ai dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Luisa Cazzaniga |
Piani assicurativi |
Descrizione del piano assicurativo per i dipendenti. |
Stampa |
Piani per i benefici ai dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Giorgio Cavaglieri |
Piani pensionistici |
Descrizione del piano pensionistico per i dipendenti. |
Stampa |
Piani per i benefici ai dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Giorgio Cavaglieri |
Schede attività per paghe e stipendi |
Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate. |
Documenti elettronici |
Record di paghe e stipendi |
X anni |
Distruzione |
Giorgio Cavaglieri |
Informazioni supplementari su paghe e stipendi |
Riepiloghi di periodi di malattia, periodi di ferie e altri elementi di retribuzione non relativi a paghe e stipendi. |
Documenti elettronici |
Record di paghe e stipendi |
X anni |
Distruzione |
Giorgio Cavaglieri |
Fatture dei fornitori |
Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori. |
Stampa |
Fatture |
X anni |
Distruzione |
Francesca Leonetti |
Sondaggi relativi ai prodotti |
Sondaggi relativi alla soddisfazione del cliente. |
Pagine Web |
Materiale sondaggi |
X anni |
Archivio |
Adriana Giorgi |
Questionari |
Questionario per determinare i dati demografici del cliente. |
Stampa |
Materiale sondaggi |
X anni |
Archivio |
Adriana Giorgi |
Manuali per la formazione |
Contenuto stampato per la formazione. |
Stampa |
Materiale didattico |
X anni |
Distruzione |
Adriana Giorgi |
Video per la formazione |
Contenuto video per la formazione. |
Video |
Materiale didattico |
X anni |
Distruzione |
Adriana Giorgi |
Moduli di spedizione |
Configurazione della spedizione di materiale |
Stampa |
Materiale per spedizioni |
X anni |
Distruzione |
Francesca Leonetti |
Rapporti sulla spedizione |
Documentazione della spedizione di materiale |
Fogli di calcolo elettronici |
Materiale per spedizioni |
X anni |
Distruzione |
Francesca Leonetti |
Comunicati stampa |
Comunicati su prodotti e servizi. |
Documenti elettronici |
Informazioni per pubbliche relazioni |
X anni |
Archivio |
Adriana Giorgi |
Articoli di giornale |
Notizie su prodotti e servizi. |
Stampa |
Informazioni per pubbliche relazioni |
X anni |
Archivio |
Adriana Giorgi |
Fogli di contatto per emergenze |
Informazioni sui dipendenti. |
Documenti elettronici |
Record del personale |
X anni |
Distruzione |
Giorgio Cavaglieri |
Moduli di iscrizione a piani medici |
Moduli di iscrizione ai piani sanitari per i dipendenti. |
Documenti elettronici |
Record del personale |
X anni |
Distruzione |
Giorgio Cavaglieri |
Curriculum |
Curriculum ricevuti. |
Combinati |
Record del personale |
X anni |
Distruzione |
Giorgio Cavaglieri |
Nota
L'esempio riportato in questa sezione è solo ipotetico e non rappresenta un suggerimento per le impostazioni di un piano di archiviazione specifico. Per sottolineare il fatto che si tratta di un esempio e non di un'indicazione di criteri per la gestione dei record, non è stato specificato alcun periodo di conservazione.
Foglio di lavoro
Per agevolare la pianificazione della distribuzione, è possibile utilizzare il foglio di lavoro seguente insieme a questo articolo: