Panoramica della gestione dei documenti (SharePoint Server 2010)
Si applica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30
In questo articolo viene fornita una descrizione di alto livello dei vari elementi di una soluzione di gestione di documenti basata su Microsoft SharePoint Server 2010.
Contenuto dell'articolo:
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Processo di pianificazione
La gestione dei documenti consente di controllare il ciclo di vita dei documenti dell'organizzazione, ovvero le fasi di creazione, revisione e pubblicazione, nonché l'eliminazione o conservazione degli stessi. Benché il termine "gestione" indichi un controllo delle informazioni dal vertice dell'organizzazione, un sistema di gestione dei documenti è veramente efficace solo se riflette i principi e i requisiti dell'organizzazione in cui è in uso. Gli strumenti utilizzati per gestire i documenti devono essere abbastanza flessibili da consentire uno stretto controllo sul ciclo di vita dei documenti, se richiesto dalle esigenze e dagli obiettivi dell'azienda, ma anche tale da consentire l'implementazione di un sistema con una struttura più libera nel caso sia più adatto per l'azienda.
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Una soluzione di gestione dei documenti efficace specifica quanto segue:
I tipi di documenti e di altro contenuto che è possibile creare all'interno di un'organizzazione.
Il modello da utilizzare per ogni tipo di documento.
I metadati da fornire per ogni tipo di documento.
La posizione in cui memorizzare un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Le modalità di controllo dell'accesso a un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Le modalità di spostamento dei documenti all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team partecipano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione dei documenti stessi.
I criteri da applicare ai documenti in modo che sia possibile controllare le azioni a essi correlate, mantenere o eliminare correttamente i documenti e proteggere il contenuto importante per l'organizzazione.
Se un documento deve essere convertito da un formato a un altro quando passa da una fase all'altra del ciclo di vita.
Le modalità di gestione dei documenti in quanto registrazioni ufficiali dell'organizzazione da mantenere in conformità ai requisiti legali e alle linee guida aziendali.
In SharePoint Server 2010 sono disponibili caratteristiche che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. Per consentire agli Information Worker di avvalersi facilmente di tali caratteristiche senza abbandonare le attività giornaliere e gli strumenti di consueto utilizzo, le applicazioni di Microsoft Office System, ad esempio Microsoft Outlook e Microsoft Word, includono anche caratteristiche per il supporto delle diverse fasi del ciclo di vita di un documento.
Processo di pianificazione
Il processo di pianificazione della gestione dei documenti prevede le attività principali seguenti:
Identificare i ruoli per la gestione dei documenti Verificare che per la definizione dei piani vengano presi in considerazione i giudizi e i suggerimenti delle principali parti interessate dell'organizzazione, che sia disponibile il team adatto per l'implementazione della soluzione e che siano note le persone che parteciperanno ai processi di gestione dei documenti. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un team per la pianificazione della gestione dei documenti, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti.
Analizzare l'utilizzo dei documenti Dopo aver identificato le persone che lavorano con i documenti, determinare i tipi di documenti su cui intervengono e le modalità con cui li utilizzeranno. Per ulteriori informazioni, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti.
Pianificare l'organizzazione dei documenti I documenti possono essere organizzati in raccolte siti, siti e raccolte. SharePoint Server 2010 offre infatti una vasta gamma di caratteristiche per l'organizzazione e la memorizzazione dei documenti, da siti specializzati come l'Archivio record a raccolte di struttura più libera, per creare e collaborare rapidamente sui documenti. All'interno di una raccolta è possibile organizzare ulteriormente il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Server 2010) e l'articolo relativo alla pianificazione dell'archiviazione del contenuto aziendale e il controllo delle versioni.
Pianificare le modalità di spostamento del contenuto da una posizione all'altra Nelle diverse fasi del ciclo di vita di un documento potrebbe essere necessario spostare o copiare il documento da un sito all'altro o da una raccolta all'altra. Il processo di pubblicazione potrebbe ad esempio prevedere lo spostamento di un documento da un sito di gestione temporanea a un sito Internet pubblico. Se per lo spostamento da un sito all'altro il contenuto deve essere convertito in un formato diverso, sarà inoltre necessario pianificare tali conversioni. Per ulteriori informazioni, vedere "Pianificare il flusso del contenuto" in Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Server 2010).
Pianificare i tipi di contenuto Utilizzare i tipi di contenuto per organizzare le informazioni relative ai tipi di documenti, ad esempio metadati, modelli di documento, criteri e processi del flusso di lavoro. Questa è un'attività essenziale per rendere più agevole l'organizzazione dei documenti e consentire una gestione coerente all'interno dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010).
Pianificare i flussi di lavoro Pianificando i flussi di lavoro per l'organizzazione è possibile controllare e tenere traccia delle modalità con cui un documento passa da un membro del team all'altro mentre i diversi partecipanti collaborano al ciclo di vita del documento. In SharePoint Server 2010 sono inclusi flussi di lavoro per le attività più comuni di un team, tra cui la revisione e l'approvazione dei documenti. SharePoint Server 2010 inoltre supporta la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010).
Pianificare il controllo del contenuto È possibile pianificare il livello appropriato di controllo per ogni tipo di contenuto e posizione di memorizzazione. Per una raccolta documenti ad esempio è possibile pianificare l'esecuzione obbligatoria dell'archiviazione e dell'estrazione, nonché la protezione dei documenti da una distribuzione non autorizzata mediante Information Rights Management. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Server 2010) e Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010).
Pianificare i criteri Per ogni tipo di contenuto, pianificare i criteri di gestione delle informazioni per garantire che i documenti vengano controllati, mantenuti, etichettati o altrimenti gestiti correttamente in base ai requisiti istituzionali e legali dell'organizzazione. In SharePoint Server 2010 sono inclusi criteri per implementare il controllo, il mantenimento dei documenti, l'etichettatura e i codici a barre, in modo che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni corrispondenti presenti nelle versioni elettroniche. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010).