Identificare utenti e analizzare l'utilizzo di documenti in SharePoint 2013

Articolo
03/21/2018

**Si applica a:**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

**Ultima modifica dell'argomento:**2018-03-01

Riepilogo: Informazioni su come raccogliere informazioni sugli utenti dei documenti per pianificare la soluzione di gestione di documenti SharePoint Server 2013.

Il primo passaggio per pianificare la soluzione di gestione di documenti consiste nell'identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo documenti. In questo articolo sono contenute istruzioni per identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti per la soluzione basata su SharePoint Server 2013.

Prima di leggere questo articolo, rivedere il processo di pianificazione della gestione dei documenti descritto in Panoramica della gestione dei documenti in SharePoint 2013.

Contenuto dell'articolo:

Identificazione degli utenti
Analisi dell'utilizzo dei documenti
Fogli di lavoro

Identificazione degli utenti

Per determinare i partecipanti e i cointeressati alla soluzione di gestione dei documenti, è possibile avvalersi di un sondaggio con cui raccogliere tali informazioni. Il sondaggio potrebbe ad esempio contenere le domande seguenti:

Chi si occupa della creazione di documenti nell'organizzazione?
Che tipi di documenti vengono creati?
Qual è il ruolo dell'utente del documento?
- Chi rivede i documenti?
- Chi modifica i documenti?
- Chi utilizza i documenti?
- Chi approva la pubblicazione dei documenti?
- Chi progetta i siti Web utilizzati per l'hosting dei documenti?
- Chi imposta le linee guida e i criteri per la gestione dei documenti?
- Chi gestisce i record nell'organizzazione?
- Chi distribuisce e gestisce i server in cui sono archiviati i documenti?

L'identificazione dei cointeressati al contenuto può contribuire a garantire la completezza della soluzione di gestione dei documenti e la progettazione di siti e raccolte documenti conformi alle esigenze e ai processi dell'azienda relativamente ai contenuti.

Analisi dell'utilizzo dei documenti

Dopo aver identificato i cointeressati al contenuto, raccogliere da essi informazioni che agevoleranno l'analisi delle modalità di utilizzo dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questa è una parte importante del processo di pianificazione perché l'analisi consente di determinare gli aspetti seguenti:

Modalità di strutturazione delle raccolte documenti
Modelli di sito da utilizzare
Numero di siti necessari
Topologia del server fisico necessaria per implementare la soluzione
Criteri di gestione delle informazioni da applicare ai siti

Nota

I criteri di gestione delle informazioni non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.

Le informazioni da raccogliere includono:

Tipo di documento, ad esempio nota su una ricerca azionaria, valutazione delle prestazioni dei dipendenti, memo interno o specifiche di prodotto.
Scopo di ogni tipo documento, ad esempio "include indicazioni sui titoli azionari e relativi dati di supporto per i clienti".
Autore di ogni tipo di documento. È utile indicare il ruolo dell'autore, ad esempio "analista finanziario" o "responsabile di prodotto", anziché il nome proprio.
Utenti di ogni tipo di documento, ad esempio "clienti" o "membri del team".
Formato del documento. Se il documento deve essere convertito da un formato a un altro in una fase qualsiasi del relativo ciclo di vita, registrare tali informazioni.
Altri ruoli che riguardano il ciclo di vita del documento, ad esempio "revisore tecnico" o "revisore testi".
Posizione del documento, ad esempio "computer client", "server Web" o "file server". Si noti che per questo aspetto sono possibili risposte multiple, ad esempio quando un documento viene creato e modificato in un computer client e quindi pubblicato in un server Web.

Di seguito sono riportati esempi di informazioni che potrebbero essere raccolte e registrate nel foglio di lavoro da due organizzazioni diverse di un'azienda.

Tabella: esempio con informazioni su una ricerca

Tipo	Scopo	Autore	Ruolo utente	Formato	Altri ruoli	Posizione
Nota su una ricerca azionaria	Consiglia ai clienti premium di un servizio di consulenza finanziaria se acquistare o vendere uno o più titoli	Analista finanziario	Cliente	DOCX (per la creazione e la modifica), PDF (per la pubblicazione)	Revisore (tecnico), revisore (legale), responsabile approvazione, revisore testi, amministratore del sito	Sito di creazione e modifica Sito di testing

Analisi I formati di creazione e modifica e di pubblicazione separati richiedono una conversione di formato. Un numero elevato di revisori richiede uno o più flussi di lavoro (processi aziendali implementati nel server). I due siti (di creazione e modifica e di testing) richiedono meccanismi per lo spostamento del contenuto da un sito all'altro.

Tabella: esempio con informazioni sui dipendenti

Tipo	Scopo	Autore	Ruolo utente	Formato	Altri ruoli	Posizione
Valutazione delle prestazioni dei dipendenti	Valuta le prestazioni di un dipendente, incluse l'autovalutazione e la valutazione del responsabile	Information Worker, responsabile	Responsabili, esperti delle risorse umane	DOCX	Revisore (risorse umane), revisore (legale), responsabile approvazione (responsabile superiore), responsabile della gestione dei record	Computer client Server di posta elettronica (come allegato) Server Web aziendale Centro record aziendale

Analisi Due autori e più revisori richiedono uno o più flussi di lavoro. Il documento viene gestito da molti utenti, quindi viene collocato in un server Web aziendale (presumibilmente protetto da misure estremamente sicure), gestito sul posto o spostato in un archivio record. Poiché questo contenuto è riservato, nei desktop e nei server è necessario Information Rights Management (IRM), oltre ai criteri aziendali e alle procedure consigliate (ad esempio il controllo) che proteggono la privacy del dipendente e la posizione legale dell'azienda.

Nota

Il Centro record non è disponibile in SharePoint Foundation 2013.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni trattate in questo articolo:

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