Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Server 2010)

Si applica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo articolo viene descritto come pianificare raccolte documenti e integrarle nella soluzione Microsoft SharePoint Server 2010 di gestione documenti.

Le raccolte documenti sono insiemi di file disponibili in SharePoint Server che vengono condivisi con altri utenti del sito. La maggior parte delle caratteristiche di gestione documenti viene fornita tramite queste raccolte documenti. Durante la pianificazione della gestione dei documenti, è necessario individuare il tipo di raccolte documenti più appropriate per le esigenze dell'organizzazione.

Pianificare le raccolte documenti

Contenuto dell'articolo:

• Individuare il tipo di raccolte

• Pianificare il flusso del contenuto

• Soluzioni per favorire l'utilizzo delle raccolte documenti dalle applicazioni client di Office

• Foglio di lavoro

Individuare il tipo di raccolte

Durante la fase di identificazione delle raccolte documenti più appropriate per le esigenze dell'organizzazione, è possibile che risulti anche necessario utilizzare più siti o raccolte siti. Quando ad esempio si crea e modifica contenuto da pubblicare per clienti esterni, potrebbero essere necessari un sito e una raccolta in cui creare ed esaminare il contenuto e un sito separato, eventualmente in un'installazione di SharePoint Server 2010 separata, in cui pubblicare il contenuto.

Quando si pianificano raccolte documenti per più siti, potrebbe anche essere necessario stabilire la modalità da utilizzare per il flusso del contenuto da un sito all'altro, ovvero tramite processi manuali, flussi di lavoro o soluzioni personalizzate.

Nella tabella seguente sono elencati gli utilizzi tipici delle raccolte documenti:

Nell'esempio seguente viene illustrato come utilizzare l'analisi completata in Analizzare l'utilizzo dei documenti per pianificare l'organizzazione delle raccolte documenti per la propria azienda. In questo esempio la società Contoso S.p.A. invia contenuto ai client in base alle ricerche di mercato. Il contenuto viene creato principalmente da consulenti che lavorano in remoto. A tale scopo, viene seguito il ciclo operativo seguente:

1. Un partner valuta le idee e le richieste di engagement per la formulazione di proposte.

2. Dopo la conclusione di un contratto, un manager di progetto assembla un team di consulenti e crea un sito di lavoro specifico per l'engagement in cui vengono registrati i risultati della ricerca e viene completato il progetto.

3. Al termine del progetto, i documenti relativi ai risultati finali vengono pubblicati in un sito Internet protetto, in cui i clienti possono accedervi.

4. Il team crea documenti contenenti le procedure consigliate e case study in base al progetto.

5. I responsabili della gestione delle informazioni raccolgono, organizzano e archiviano le procedure consigliate e altri documenti.

6. I risultati finali, i contratti e altri documenti vengono memorizzati come record aziendali.

7. Utilizzando il contenuto gestito dai responsabili della gestione delle informazioni, i partner valutano opportunità e formulano nuove proposte.

Nella tabella seguente viene illustrata un'analisi dei dati di utilizzo dei documenti per questo scenario:

Da questa analisi dei dati di utilizzo dei documenti emerge quanto segue:

• I coordinatori di progetto hanno necessità di utilizzare raccolte nei siti del team per archiviare idee di engagement, richieste di engagement e bozze di proposta.

• I legali hanno necessità di utilizzare raccolte in un portale o un sito centralizzato di gestione documenti per archiviare modelli di contratto e contratti attivi.

• I coordinatori e i collaboratori di progetto hanno necessità di utilizzare raccolte nei siti del team per creare e modificare risultati di ricerca, risultati finali e case study.

• I clienti hanno necessità di utilizzare raccolte in un sito Internet per visualizzare risultati finali.

• Tutti i membri dell'organizzazione hanno necessità di accedere a un sito Centro documenti per visualizzare documenti relativi a procedure consigliate e case study.

• I responsabili della gestione dei record aziendali e i legali hanno necessità di accedere a un Archivio record aziendale per gestire record aziendali.

Nella figura seguente viene illustrata una possibile distribuzione di queste raccolte. I siti sono ospitati in tre raccolte siti, ovvero una raccolta siti Internet per l'accesso da parte dei clienti, una raccolta siti Extranet per attività di creazione e modifica in remoto da parte dei membri del team e una raccolta siti Intranet per una gestione protetta del sito di amministrazione dei record.

Pianificare il flusso del contenuto

Il contenuto presente in una soluzione di gestione documenti è spesso di tipo dinamico e viene trasferito da un sito all'altro in base alle esigenze degli utenti dei documenti. Quando si pianificano raccolte documenti, è quindi necessario pianificare anche il flusso del contenuto da una raccolta o un sito all'altro. In SharePoint Server è possibile spostare contenuto in modo manuale o dinamico in base alle modalità seguenti:

• È possibile creare flussi di lavoro personalizzati che copiano o spostano contenuto da una raccolta o un sito all'altro. Un flusso di lavoro definisce il percorso seguito da un documento all'interno di un processo aziendale, assegnando attività ai partecipanti man mano che viene attivato il relativo ruolo nel ciclo di vita del documento. È possibile progettare un flusso di lavoro per spostare un documento da una raccolta o un sito all'altro. Per informazioni sulla pianificazione dei flussi di lavoro, vedere Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010).

• Gli autori possono copiare un documento in una raccolta in qualsiasi sito in cui dispongono delle autorizzazioni di creazione e modifica. La relazione tra il documento di origine e quello di destinazione può essere gestita in modo da aggiornare la copia in base alle esigenze.

• È possibile creare pagine Web e interi siti Web di gestione temporanea e pubblicarli da un sito all'altro in modo manuale o automatico in base a una pianificazione.

• È possibile inviare contenuto al sito di gestione dei record utilizzando l'interfaccia utente di SharePoint Server, un flusso di lavoro o una soluzione personalizzata basata sul modello a oggetti di Microsoft SharePoint Foundation.

• Un autore può copiare o spostare manualmente il contenuto di una raccolta documenti da una raccolta o un sito all'altro utilizzando le cartelle Web o Risorse di rete.

Nella figura seguente viene illustrato come applicare alcune di queste tecniche per il flusso del contenuto facendo riferimento all'esempio precedente. Si noti che il sito Internet di gestione temporanea è stato aggiunto al sito portale per le attività di creazione e modifica.

• Un autore può pubblicare pagine Web nel sito Internet mediante la apposite caratteristiche.

• Un autore può copiare documenti nel sito Centro documenti mediante l'apposito comando.

• Un autore può copiare documenti in raccolte documenti nel sito Internet mediante un flusso di lavoro personalizzato.

• Un autore può inviare contratti all'Archivio record aziendale mediante l'apposito comando.

Soluzioni per favorire l'utilizzo delle raccolte documenti dalle applicazioni client di Office

È possibile personalizzare le finestre di dialogo Apri e Salva di Microsoft Office Professional 2010 in modo da favorire l'utilizzo delle raccolte documenti come percorsi di archiviazione da parte dei membri dell'organizzazione. Aggiungendo alcuni siti sulla barra Risorse personali accanto alle finestre di dialogo Apri e Salva, è possibile consentire l'accesso con un semplice clic ai percorsi in cui gli utenti devono archiviare i propri documenti. In questo modo i membri del team possono interagire con le raccolte documenti durante l'operazione di salvataggio dalle applicazioni client di Office Professional 2010 anziché dover accedere direttamente al server per caricare i documenti.

Per favorire l'utilizzo dei siti nelle finestre di dialogo Apri e Salva, è possibile pubblicarli mediante un servizio Web. Questo servizio fornisce un elenco di siti destinati a utenti specifici in base ai relativi ruoli o ai siti di cui sono membri. Un'applicazione client di Office Professional 2010 può rilevare automaticamente questo servizio Web tramite i siti di SharePoint personali dell'utente. Altri prodotti server sono inoltre in grado di implementare questo servizio Web e comunicarne la posizione all'applicazione client di Office. Dopo questa configurazione, Office Professional 2010 aggiunge una voce sulla barra Risorse personali in cui inserisce le posizioni definite dal servizio Web.

In alternativa, gli amministratori possono impostare chiavi del Registro di sistema per aggiungere siti specifici sulla barra Risorse personali nelle finestre di dialogo Apri e Salva di Office. Le chiavi del Registro di sistema vengono distribuite mediante Criteri di gruppo e un modello del servizio directory Microsoft Active Directory disponibile in Office 2010 Resource Kit.

È possibile limitare i percorsi in cui i membri dell'organizzazione possono eseguire salvataggi tramite la finestra di dialogo Salva di Office. È ad esempio possibile impostare restrizioni per il salvataggio dei file in computer desktop e obbligare gli utenti a salvare il contenuto in una raccolta documenti. In Office Professional 2010 è possibile controllare i percorsi selezionabili dagli utenti per il salvataggio dei documenti in modo da indurli a eseguire i salvataggi in percorsi approvati. Si noti che questa soluzione non impedisce agli utenti di salvare i file nei computer locali o in altri percorsi non approvati. Esistono molti modi per archiviare i file in un computer e con un po' di ingegno è possibile superare la maggior parte delle restrizioni. La limitazione dell'accesso a questi percorsi tramite la finestra di dialogo Salva di Office consente tuttavia di ridurre drasticamente il numero di membri del team che utilizzano percorsi non approvati.

Per limitare i percorsi disponibili nella finestra di dialogo Salva di Office, utilizzare Criteri di gruppo per impostare le chiavi del Registro di sistema appropriate in modo da abilitare questa impostazione e definire i percorsi locali, di rete o sul server approvati. Quando è abilitata questa impostazione, qualsiasi percorso non definito in questo modo, inclusi i collegamenti standard alle cartelle sul desktop e in Risorse di rete, verrà rimosso dalla barra Risorse personali.

L'elenco dei percorsi approvati può essere limitato a una o più applicazioni di Office. Un amministratore può ad esempio limitare i percorsi di salvataggio in Microsoft Access e al tempo stesso consentire qualsiasi percorso di salvataggio in altre applicazioni di Office.

Foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro seguente per registrare le informazioni riportate in questo articolo:

• Document Libraries Worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x410)