Pianificare i criteri di gestione delle informazioni

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni sui criteri di gestione delle informazioni e sulle caratteristiche dei criteri

• Informazioni sui report sui criteri di gestione delle informazioni

• Informazioni sull'integrazione dei criteri di gestione delle informazioni con le applicazioni Office System 2007

• Caratteristiche dei criteri disponibili in Office SharePoint Server 2007

• Pianificare i criteri di gestione delle informazioni

Informazioni sui criteri di gestione delle informazioni e sulle caratteristiche dei criteri

Un criterio di gestione delle informazioni è un insieme di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola di un criterio è una caratteristica dei criteri. Una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni ad esempio potrebbe specificare per quanto tempo è necessario conservare un tipo di contenuto oppure garantire il controllo dei documenti. I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare quali utenti hanno l'accesso alle informazioni aziendali, quali operazioni possono eseguire su tale contenuto e il tempo per cui è necessario conservare le informazioni.

È possibile implementare criteri per rendere più facile il rispetto di requisiti legalmente vincolanti da parte di un'organizzazione, ad esempio relativamente alla conservazione di documentazione. Un criterio Risorse umane, ad esempio, utilizzato in un'organizzazione per garantire che i documenti dei dipendenti siano gestiti in conformità con le linee guida legali previste, potrebbe includere le caratteristiche dei criteri seguenti:

• Controllo, per registrare la cronologia delle visualizzazioni e delle modifiche di ogni documento relativo ai dipendenti.

• Conservazione, per assicurarsi che il contenuto di un lavoro non concluso non venga conservato per un tempo più lungo del necessario.

• Etichette, per assicurarsi che sia possibile identificare correttamente le copie fisiche di ogni documento.

• Limitazioni di stampa, per garantire che i documenti riservati relativi ai dipendenti vengano stampati solo su stampanti sicure. Si noti che si tratta di un esempio di un criterio personalizzato che deve essere implementato utilizzando il modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 oppure deve essere acquisito da un fornitore di software di terze parti.

Le caratteristiche dei criteri vengono implementate come programmi che vengono eseguiti su Microsoft Office SharePoint Server 2007. Possono essere attivate e configurate da un amministratore del server e, una volta attivate, possono essere utilizzate dagli amministratori del sito per definire i criteri. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili cinque caratteristiche dei criteri che semplificano la gestione del contenuto. Utilizzando il modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è possibile progettare e installare le caratteristiche dei criteri in modo da soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda.

Una caratteristica dei criteri può utilizzare una o più risorse criteri, ovvero programmi che forniscono alcune funzionalità a una caratteristica dei criteri. Una risorsa criteri per una caratteristica dei criteri Generazione codice a barre, ad esempio, potrebbe fornire un valore univoco per il codice a barre. È possibile sviluppare risorse criteri e installarle in modo da supportare le caratteristiche dei criteri.

Quando l'organizzazione utilizza applicazioni client di Microsoft Office System 2007 insieme a Microsoft Office SharePoint Server 2007, i criteri vengono applicati sia sul server sia nelle applicazioni client. Questa operazione viene eseguita in modo trasparente. Le caratteristiche dei criteri che si applicano a un documento sono descritte in un'informativa sui criteri associata al documento e le applicazioni che utilizzano i criteri impediscono agli utenti di eseguire operazioni in violazione di tali criteri.

Per implementare un criterio, associarlo a tipi di contenuto, a raccolte o a elenchi nei siti.

È possibile associare un criterio a una raccolta, un elenco o un tipo di contenuto nei modi seguenti:

• Associare le caratteristiche dei criteri a un criterio di raccolta siti e quindi associare quel criterio a un tipo di contenuto, a un elenco o a una raccolta.   Il sito di livello superiore di una raccolta siti include una raccolta di criteri raccolta siti in cui gli amministratori del sito di livello superiore possono creare nuovi criteri. Dopo aver creato un criterio di raccolta siti, è possibile esportarlo in modo che gli amministratori di altre raccolte siti possano importarlo nelle loro raccolte di criteri di raccolta siti. In questo modo è possibile standardizzare i criteri all'interno dell'organizzazione.

  Quando un criterio per la raccolta siti viene associato a un tipo di contenuto e questo tipo di contenuto è associato a un elenco o a una raccolta, il proprietario dell'elenco o della raccolta non potrà modificare il criterio nell'elenco o nella raccolta. In questo modo è possibile garantire che i criteri assegnati a un tipo di contenuto vengano sempre applicati a tutti i livelli della gerarchia dei siti.

• Associare un insieme di caratteristiche dei criteri direttamente a un tipo di contenuto e quindi aggiungere quel tipo di contenuto a uno o più elenchi o raccolte.   Per garantire che un criterio creato in questo modo venga utilizzato in un'intera raccolta siti, è necessario associarlo a un tipo di contenuto nella raccolta dei tipi di contenuto del sito della raccolta siti principale. Il criterio verrà quindi utilizzato da tutti gli elementi della raccolta siti di quel tipo di contenuto e da tutti gli elementi del tipo di contenuto che eredita dal tipo di contenuto originale. Quando si utilizza questo metodo per associare un criterio a un tipo di contenuto è più difficile riutilizzare il criterio in altre raccolte siti, in quanto i criteri creati in questo modo non possono essere esportati.

  Nota

  Per controllare in modo più preciso quali criteri vengono utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori delle raccolte siti possono disattivare la possibilità di impostare caratteristiche dei criteri direttamente in un tipo di contenuto. Quando vi sono restrizioni per l'impostazione delle caratteristiche dei criteri per un tipo di contenuto, gli sviluppatori del tipo di contenuto possono associare ai tipi di contenuto solo criteri della raccolta Criteri raccolta siti.

• Associare un insieme di caratteristiche dei criteri direttamente a un elenco o una raccolta.   È possibile utilizzare questo metodo solo se l'elenco o la raccolta non supporta più tipi di contenuto. Questo metodo per la creazione di un criterio è utile solo per un criterio definito in modo ristretto che si applica a un solo elenco o a una sola raccolta.

  Nota

  Per controllare in modo più preciso quali criteri vengono utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori delle raccolte siti possono disattivare la possibilità di impostare caratteristiche dei criteri direttamente per una raccolta. Quando vi sono restrizioni per l'impostazione delle caratteristiche dei criteri per una raccolta, gli sviluppatori del tipo di contenuto possono associare alle raccolte solo criteri della raccolta Criteri raccolta siti.

Informazioni sui report sui criteri di gestione delle informazioni

Per tenere traccia di come i criteri vengono utilizzati in ogni applicazione Web della soluzione, è possibile configurare la creazione di report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni mediante Amministrazione centrale Microsoft Office SharePoint Server 2007. I report sui criteri di gestione delle informazioni consentono di monitorare le modalità di utilizzo dei criteri nell'organizzazione. Poiché i criteri vengono spesso implementati per agevolare il rispetto di determinate normative da parte dell'organizzazione, un monitoraggio frequente dell'utilizzo dei criteri è utile per garantire la conformità da parte dell'organizzazione.

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 è disponibile un modello predefinito di report sui criteri in formato XML-SS ed è inoltre possibile creare un modello di report personalizzato basato sullo schema XML-SS. È possibile specificare una pianificazione per la creazione di report sui criteri ed è possibile generare i report manualmente.

Per ogni raccolta siti in un'applicazione Web viene generato un report dei criteri. Per ogni elenco e per ogni raccolta in un report vengono registrati i dati seguenti:

• Il numero di elementi che utilizzano ogni criterio.

• Un riepilogo di ogni criterio utilizzato, basato su un criterio della raccolta siti o configurato per un tipo di contenuto, la sua descrizione e la descrizione di tutte le caratteristiche dei criteri.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e sulla distribuzione di un report personalizzato sui criteri della raccolta siti, vedere la Guida Distribuzione di Office SharePoint Server 2007.

Informazioni sull'integrazione dei criteri di gestione delle informazioni con le applicazioni Office System 2007

I criteri di gestione delle informazioni di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono esposti nei client di Office System 2007. Quando si configura un criterio di gestione delle informazioni sul server, è possibile redigere un'informativa sui criteri che comunichi agli Information Worker i criteri applicati ai documenti. L'informativa sui criteri ad esempio potrebbe segnalare che un documento scadrà dopo un determinato periodo di tempo oppure che le informazioni in esso contenute sono riservate e non devono essere comunicate al di fuori della società. L'informativa potrebbe inoltre fornire il nome di un contatto a cui l'Information Worker può rivolgersi per avere informazioni aggiuntive sul criterio.

I criteri inclusi in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono esposti agli Information Worker tramite le funzionalità del client di Office System 2007. Se ad esempio un'etichetta viene definita all'interno di un criterio, gli utenti possono inserire etichette nei documenti tramite il menu Inserisci della maggior parte delle applicazioni client di Office System 2007. Se un'etichetta è necessaria, quando un utente salva un documento in cui non è presente nessuna etichetta verrà visualizzata una richiesta di inserimento. Analogamente gli utenti potranno inserire codici a barre da applicazioni client se questa caratteristica dei criteri fa parte del criterio del documento.

Nei client di Office System 2007 è possibile integrare anche caratteristiche dei criteri personalizzate. È tuttavia necessario implementare comportamenti specifici per i criteri che si desidera siano disponibili nei programmi client di Office System 2007 e consentire agli utenti di installare questi comportamenti sul computer client in uso, ad esempio tramite componenti aggiuntivi, per renderli disponibili nei programmi client di Office System 2007. Se ad esempio si implementa una caratteristica dei criteri personalizzata che limita le stampanti che è possibile utilizzare per stampare un tipo di contenuto, è necessario fornire un componente aggiuntivo personalizzato per i client di Microsoft Office per consentire di applicare i limiti nelle applicazioni client di Office.

Caratteristiche dei criteri disponibili in Office SharePoint Server 2007

In questa sezione vengono descritte le caratteristiche dei criteri disponibili in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Scadenza   La caratteristica dei criteri per gli elementi scaduti consente di eliminare contenuto in un modo uniforme che è possibile gestire e di cui è possibile tenere traccia. È possibile impostare la scadenza del contenuto di un tipo specifico come una data particolare oppure come un periodo di tempo a partire da una determinata attività relativa al documento, ad esempio la sua creazione.

• Controllo   La caratteristica dei criteri per il controllo registra operazioni ed eventi eseguiti su documenti ed elementi degli elenchi. È possibile configurare il controllo per registrare eventi, ad esempio:

  • Modifica di un documento o un elemento

  • Visualizzazione di un documento o un elemento

  • Controllo di un documento in ingresso o in uscita

  • Modifica delle autorizzazioni per un documento o un elemento

  • Eliminazione di un documento o un elemento

• Etichette   La caratteristica dei criteri per le etichette specifica un'etichetta da associare a un tipo di documento o a un elemento dell'elenco. Le etichette sono aree di testo che supportano la ricerca generate da Microsoft Office SharePoint Server 2007 sulla base delle proprietà e della formattazione specificate. In una società legale, ad esempio, un documento relativo a una questione legale potrebbe includere un'etichetta contenente i nomi dei clienti, il numero del caso, l'avvocato che lo segue e così via. Le etichette risultano particolarmente utili nelle versioni cartacee dei documenti, in quanto consentono di visualizzare le proprietà del documento nella versione stampata. Oltre a utilizzare le etichette per i documenti, è possibile associare un'etichetta con l'elemento di un elenco e includerla nelle visualizzazioni dell'elenco.

• Codice a barre   La caratteristica dei criteri per il codice a barre consente di tenere traccia di un documento nelle copie fisiche creando un valore univoco per l'identificatore di un documento e inserendo un'immagine del codice a barre di tale valore nel documento. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono compatibili con lo standard del codice 39 (ANSI/AIM BC1-1995, codice 39) ed è possibile collegare altri fornitori di codici a barre utilizzando il modello a oggetti per i criteri.

Pianificare i criteri di gestione delle informazioni

Quando si pianificano i criteri per la soluzione, è necessario definire innanzitutto le esigenze di criteri a livello dell'intera organizzazione e quindi progettare i criteri della raccolta siti in modo da soddisfare tali esigenze e distribuire i criteri in modo che siano inclusi in tutte le raccolte dei criteri di raccolta siti delle raccolte siti. A tale scopo potrebbe essere necessario pianificare caratteristiche dei criteri personalizzate. Si noti che se il criterio richiede risorse e caratteristiche dei criteri personalizzate, queste caratteristiche e risorse devono essere installate e attivate in tutte le server farm in cui viene utilizzata la soluzione. Per ulteriori informazioni sulla distribuzione e sull'attivazione delle risorse e delle caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere la Guida Distribuzione di Office SharePoint Server 2007.

Un esempio tipico di un criterio a livello di organizzazione è un criterio progettato per promuovere le procedure consigliate che interessano le specifiche di controllo e di scadenza del prodotto in tutte le divisioni di un'organizzazione. Un solo criterio di raccolta siti viene specificato per essere applicato a tutte le specifiche dei prodotti che verranno quindi controllate e conservate in modo uniforme. Dopo aver definito e verificato il criterio della raccolta siti, è necessario esportarlo e quindi importarlo nelle raccolte dei criteri di raccolta siti di altre raccolte siti in cui sono archiviate le specifiche dei prodotti. Il criterio viene quindi associato a tutti i tipi di contenuto delle specifiche dei prodotti nelle diverse raccolte siti in modo che venga applicato a tutti i documenti delle specifiche dei prodotti.

Foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro che segue con questo articolo per pianificare la distribuzione:

• Foglio di lavoro Policy worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) )

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).