Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010)

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Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo articolo viene descritta la procedura per la pianificazione e l'integrazione di criteri di gestione delle informazioni in una soluzione di gestione documenti basata su Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

  • Criteri di gestione delle informazioni e caratteristiche dei criteri

  • Report sui criteri di gestione delle informazioni

  • Integrazione dei criteri di gestione delle informazioni nelle applicazioni di Office System

  • Caratteristiche dei criteri disponibili in SharePoint Server 2010

  • Pianificare i criteri dei documenti

Criteri di gestione delle informazioni e caratteristiche dei criteri

I criteri di gestione delle informazioni sono un insieme di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola di un insieme è una caratteristica dei criteri. Una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni, ad esempio, può specificare per quanto tempo è necessario conservare un tipo di contenuto oppure garantire il controllo dei documenti. I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare quali utenti hanno accesso alle informazioni aziendali, quali operazioni possono essere eseguite su tali informazioni e quanto tempo è necessario conservarle.

Nota

In questo articolo il termine "criteri" fa riferimento ai criteri di gestione delle informazioni, ove non diversamente specificato.

È possibile implementare criteri per rendere più facile il rispetto di requisiti legalmente vincolanti da parte di un'organizzazione, ad esempio relativamente alla conservazione di record. Un'organizzazione può ad esempio utilizzare criteri Risorse umane per garantire che i record dei dipendenti siano gestiti in conformità alle linee guida legali previste. Tali criteri potrebbero includere le caratteristiche seguenti:

  • Controllo, per registrare la cronologia delle visualizzazioni e delle modifiche di ogni documento relativo ai dipendenti.

  • Conservazione, per assicurarsi che il contenuto di un lavoro non concluso non venga conservato per un tempo più lungo del necessario.

  • Etichette, per assicurarsi che sia possibile identificare correttamente le copie fisiche di ogni documento.

  • Limitazioni di stampa, per garantire che i documenti riservati relativi ai dipendenti vengano stampati solo su stampanti sicure. Si noti che questo è un esempio di caratteristica dei criteri personalizzata, che deve essere implementata tramite il modello a oggetti di Microsoft SharePoint Server 2010 oppure acquisita da un fornitore di software di terze parti.

Le caratteristiche dei criteri vengono implementate come programmi che vengono eseguiti in SharePoint Server 2010. Possono essere abilitate e configurate da un amministratore del server e, dopo che sono state abilitate, possono essere utilizzate dagli amministratori del sito per definire i criteri. In SharePoint Server 2010 sono disponibili caratteristiche dei criteri che semplificano la gestione del contenuto. Utilizzando il modello a oggetti di SharePoint Server 2010 è possibile progettare e installare caratteristiche dei criteri personalizzate che soddisfino le esigenze specifiche dell'azienda.

Una caratteristica dei criteri può utilizzare una o più risorse criteri, ovvero programmi che forniscono alcune funzionalità a una caratteristica dei criteri. Una risorsa criteri per una caratteristica dei criteri Generazione codice a barre, ad esempio, potrebbe fornire il valore univoco del codice a barre. È possibile sviluppare risorse criteri personalizzate e installarle in modo da supportare le caratteristiche dei criteri.

Quando l'organizzazione utilizza applicazioni client di Microsoft Office System insieme a SharePoint Server 2010, i criteri vengono applicati sia sul server sia nelle applicazioni client. Questa operazione viene eseguita in modo trasparente. Le caratteristiche dei criteri che si applicano a un documento sono descritte in un'informativa sui criteri associata al documento e le applicazioni che utilizzano i criteri impediscono agli utenti di eseguire operazioni in violazione di tali criteri.

Per implementare criteri, associarli a tipi di contenuto, raccolte o elenchi nei siti.

Nota

Nella raccolta dei tipi di contenuto del sito è possibile applicare criteri a qualsiasi tipo di contenuto personalizzato, ma non è possibile applicarli direttamente a un tipo di contenuto di base.

È possibile associare criteri a una raccolta, un elenco o un tipo di contenuto nei modi seguenti:

  • **Associare le caratteristiche dei criteri a criteri della raccolta siti e quindi associare tali criteri a un tipo di contenuto, un elenco o una raccolta.**Il sito principale di una raccolta siti include una raccolta di criteri della raccolta siti dove gli amministratori del sito principale possono creare nuovi criteri. Dopo aver creato criteri della raccolta siti, è possibile esportarli in modo che gli amministratori di altre raccolte siti possano importarli nelle loro raccolte di criteri della raccolta siti. In questo modo è possibile standardizzare i criteri all'interno dell'organizzazione.

    Quando i criteri della raccolta siti sono associati a un tipo di contenuto e questo tipo di contenuto è associato a un elenco o una raccolta, il proprietario dell'elenco o della raccolta non potrà modificare i criteri della raccolta siti nell'elenco o nella raccolta. In questo modo è possibile garantire che i criteri assegnati a un tipo di contenuto vengano sempre applicati a tutti i livelli della gerarchia dei siti.

  • **Associare un insieme di caratteristiche dei criteri direttamente a un tipo di contenuto e quindi aggiungere tale tipo di contenuto a uno o più elenchi o raccolte.**Per garantire che criteri creati in questo modo vengano utilizzati in un'intera raccolta siti, è necessario associarli a un tipo di contenuto nella raccolta dei tipi di contenuto del sito della raccolta siti principale. I criteri verranno quindi applicati a tutti gli elementi di tale tipo di contenuto nella raccolta siti e a tutti gli elementi dei tipi di contenuto che ereditano dal tipo di contenuto originale. Quando si utilizza questo metodo per associare criteri a un tipo di contenuto, è più difficile riutilizzare i criteri in altre raccolte siti, in quanto i criteri creati in questo modo non possono essere esportati.

    Nota

    Per controllare in modo più preciso quali criteri vengono utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori delle raccolte siti possono fare in modo che non sia possibile impostare caratteristiche dei criteri direttamente in un tipo di contenuto. Quando l'impostazione delle caratteristiche dei criteri in un tipo di contenuto è soggetta a limitazioni, gli sviluppatori del tipo di contenuto possono associare ai tipi di contenuto solo criteri della raccolta di criteri della raccolta siti. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di caratteristiche dei criteri per una raccolta siti, vedere Creare, eliminare e visualizzare raccolte siti.

  • **Associare un insieme di caratteristiche dei criteri direttamente a un elenco o una raccolta.**È possibile utilizzare questo metodo solo se l'elenco o la raccolta non supporta più tipi di contenuto. Questo metodo per la creazione di criteri è utile solo per criteri definiti in modo limitato che si applicano a un solo elenco o a una sola raccolta.

    Nota

    Per controllare in modo più preciso quali criteri vengono utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori delle raccolte siti possono fare in modo che non sia possibile impostare caratteristiche dei criteri direttamente in una raccolta. Quando l'impostazione delle caratteristiche dei criteri in una raccolta è soggetta a limitazioni, gli sviluppatori del tipo di contenuto possono associare alle raccolte solo criteri della raccolta di criteri della raccolta siti.

Report sui criteri di gestione delle informazioni

Per tenere traccia del modo in cui i criteri vengono utilizzati in ogni applicazione Web della soluzione, è possibile configurare la creazione di report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni mediante Amministrazione centrale SharePoint Server 2010. I report sui criteri di gestione delle informazioni consentono di monitorare l'utilizzo dei criteri nell'organizzazione. Poiché i criteri vengono spesso implementati per agevolare il rispetto di determinate normative da parte dell'organizzazione, un monitoraggio frequente dell'utilizzo dei criteri è utile per verificare che l'organizzazione sia conforme.

In SharePoint Server 2010 è disponibile un modello predefinito di report sui criteri in formato foglio di calcolo XML ed è inoltre possibile creare un modello di report personalizzato basato sullo stesso schema. È possibile specificare una pianificazione per la creazione di report sui criteri ed è possibile generare i report manualmente.

Per ogni raccolta siti in un'applicazione Web viene generato un report dei criteri. Per ogni elenco e per ogni raccolta in un report vengono registrati i dati seguenti:

  • Il numero di elementi che utilizzano ogni insieme di criteri.

  • Un riepilogo di ogni insieme di criteri utilizzato, basato su criteri della raccolta siti o configurato in un tipo di contenuto, con la relativa descrizione e la descrizione di tutte le caratteristiche dei criteri.

Integrazione dei criteri di gestione delle informazioni nelle applicazioni di Office System

I criteri di gestione delle informazioni di SharePoint Server 2010 sono esposti nelle applicazioni client di Office System. Quando si configurano criteri di gestione delle informazioni sul server, è possibile redigere un'informativa che comunichi agli Information Worker i criteri applicati ai documenti. L'informativa sui criteri potrebbe ad esempio segnalare che un documento scadrà dopo un determinato periodo di tempo oppure che le informazioni in esso contenute sono riservate e non devono essere comunicate esternamente alla società. L'informativa potrebbe inoltre fornire il nome di un contatto a cui l'Information Worker può rivolgersi per avere informazioni aggiuntive sui criteri.

I criteri inclusi in SharePoint Server 2010 sono esposti agli Information Worker tramite le caratteristiche delle applicazioni client di Office System. Se ad esempio all'interno dei criteri viene definita un'etichetta, gli utenti potranno inserire etichette nei documenti tramite il menu Inserisci della maggior parte delle applicazioni client di Office System. Se l'etichetta è obbligatoria e un utente salva un documento senza inserirla, verrà visualizzata una richiesta di inserimento. Analogamente gli utenti potranno inserire codici a barre da applicazioni client se questa caratteristica dei criteri fa parte dei criteri del documento.

Nelle applicazioni client di Office System è possibile integrare anche caratteristiche dei criteri personalizzate. È tuttavia necessario implementare comportamenti specifici per i criteri che si desidera siano disponibili nelle applicazioni client di Office System e consentire agli utenti di installare questi comportamenti nei computer client in uso, ad esempio tramite componenti aggiuntivi, per renderli disponibili nelle applicazioni client di Office System. Se ad esempio si implementa una caratteristica dei criteri personalizzata che limita le stampanti che è possibile utilizzare per stampare un tipo di contenuto, è necessario fornire un componente aggiuntivo personalizzato per le applicazioni client di Microsoft Office per consentire di applicare la limitazione in tali applicazioni.

Caratteristiche dei criteri disponibili in SharePoint Server 2010

In questa sezione vengono descritte le caratteristiche dei criteri disponibili in SharePoint Server 2010.

  • ScadenzaLa caratteristica dei criteri Scadenza consente di eliminare o elaborare contenuto in un modo uniforme, che è possibile gestire e monitorare. È possibile fare in modo che, quando un elemento di contenuto scade, tale elemento venga eliminato o venga eseguito un flusso di lavoro personalizzato. La scadenza di un contenuto di tipo specifico può essere impostata in una determinata data, in base alle colonne di data o di ora associate al tipo di contenuto, all'elenco o alla raccolta, oppure dopo un periodo di tempo a partire da un'attività relativa al documento, ad esempio la sua creazione.

  • ControlloLa caratteristica dei criteri Controllo registra eventi e operazioni eseguite su documenti ed elementi degli elenchi. È possibile configurare il controllo per registrare eventi, ad esempio:

    • Modifica di un documento o un elemento

    • Visualizzazione di un documento o un elemento

    • Controllo di un documento in ingresso o in uscita

    • Modifica delle autorizzazioni per un documento o un elemento

    • Eliminazione di un documento o un elemento

  • EtichetteLa caratteristica dei criteri Etichette consente di specificare un'etichetta da associare a un tipo di documento o a un elemento dell'elenco. Le etichette sono aree di testo che supportano la ricerca, generate da SharePoint Server 2010 sulla base delle proprietà e della formattazione specificate. In una società legale, ad esempio, un documento relativo a una questione legale potrebbe includere un'etichetta contenente i nomi dei clienti, il numero del caso e l'avvocato che lo segue. Le etichette risultano particolarmente utili nelle versioni cartacee dei documenti, in quanto consentono di visualizzare le proprietà del documento nella versione stampata. Oltre a utilizzare le etichette per i documenti, è possibile associare un'etichetta a un elemento di un elenco e includerla nelle visualizzazioni dell'elenco.

  • Codice a barreLa caratteristica dei criteri Codice a barre consente di tenere traccia delle copie fisiche di un documento, creando un valore di identificatore univoco per il documento e inserendo nel documento un'immagine del codice a barre con tale valore. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono conformi allo standard codice 39 (ANSI/AIM BC1-1995, codice 39) ed è possibile collegare altri fornitori di codici a barre utilizzando il modello a oggetti per i criteri.

Pianificare i criteri dei documenti

Quando si pianificano i criteri per la soluzione, è necessario definire innanzitutto le esigenze di criteri a livello dell'intera organizzazione e quindi progettare criteri della raccolta siti in modo da soddisfare tali esigenze e distribuire i criteri in modo che siano inclusi nelle raccolte dei criteri di tutte le raccolte siti pertinenti. A tale scopo potrebbe essere necessario pianificare caratteristiche dei criteri personalizzate. Si noti che, se i criteri richiedono risorse e caratteristiche dei criteri personalizzate, queste caratteristiche e risorse devono essere installate e abilitate in tutte le server farm in cui viene utilizzata la soluzione.

Un esempio tipico di criteri a livello di organizzazione sono i criteri progettati per promuovere le procedure consigliate per il controllo e la conservazione delle specifiche dei prodotti in tutti i reparti di un'organizzazione. In questo caso un singolo insieme di criteri della raccolta siti viene progettato per essere applicato a tutte le specifiche dei prodotti, che verranno quindi controllate e conservate in modo uniforme. Dopo aver definito i criteri della raccolta siti ed eseguito i test previsti, è necessario esportare i criteri e quindi importarli nelle raccolte dei criteri di altre raccolte siti in cui sono archiviate le specifiche dei prodotti. I criteri vengono quindi associati a tutti i tipi di contenuto relativi alle specifiche dei prodotti nelle diverse raccolte siti, in modo che vengano applicati a tutte le specifiche.

Azione nel foglio di lavoro

Per pianificare più facilmente i criteri dei documenti, utilizzare il foglio di lavoro Policy worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x410). Creare un foglio di lavoro distinto per ogni insieme di criteri che si sta pianificando. In ogni foglio di lavoro inserire i dati seguenti:

  • L'obiettivo dei criteri, ad esempio "Criteri da applicare a tutte le specifiche del prodotto".

  • La raccolta siti in cui i criteri vengono progettati.

  • L'ambito in cui vengono definiti i criteri. Se i criteri verranno utilizzati in più raccolte siti, definirli nella raccolta Modelli criteri. Definire criteri per un tipo di contenuto se i criteri vengono creati in modo più specifico per un solo tipo di contenuto in una raccolta siti.

  • Ogni caratteristica dei criteri, ad esempio "Scadenza" o "Controllo". Se lo si desidera, è possibile immettere note di configurazione per una caratteristica dei criteri. Per Controllo, ad esempio, si potrebbe specificare quali azioni controllare, come "Modifica di elementi". Se si tratta di una caratteristica dei criteri personalizzata, elencare tutte le risorse che devono essere installate per consentirne il funzionamento.

  • Tutti i tipi di contenuto a cui verranno applicati i criteri e un elenco di tutte le raccolte siti in cui sono utilizzati i tipi di contenuto.

Foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro che segue con questo articolo per pianificare la distribuzione: