Scegliere una strategia di gestione dei record di posta elettronica e di messaggistica (SharePoint Server 2010)

 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Utilizzare le informazioni presenti in questo articolo per pianificare una soluzione per gestire i messaggi come record nella propria organizzazione, soprattutto quando nell'organizzazione vengono utilizzati sia Microsoft SharePoint Server 2010 che Microsoft Exchange Server 2010.

I messaggi sono il contenuto che gli utenti inviano da applicazioni di messaggistica come Outlook e possono essere di diversi tipi, ad esempio messaggi di posta elettronica, riunioni, attività, note, diari, contatti, messaggi immediati, caselle vocali, fax, post ed elementi di feed. Come altri tipi di contenuto, i messaggi spesso includono informazioni importanti e devono essere considerati tra gli aspetti principali in un'implementazione di gestione globale dei record.

In questo articolo vengono presentati una panoramica e un confronto della funzionalità di gestione dei record disponibile in Exchange Server 2010 e SharePoint Server 2010 per facilitare la scelta di una soluzione di gestione per i messaggi nel caso in cui nella propria organizzazione vengano utilizzati entrambi i prodotti. Si si utilizza un prodotto diverso da Exchange Server 2010, è comunque possibile fare riferimento a questo articolo per comprendere i vantaggi derivanti dall'utilizzo di SharePoint Server 2010 per gestire i messaggi come record e confrontare tali funzionalità con il proprio prodotto allo scopo di fare una scelta adeguata. Non vengono invece fornite informazioni generali sulla gestione dei record o informazioni approfondite sugli approcci di gestione dell'uno o dell'altro prodotto, né vengono illustrate le procedure specifiche per implementare una soluzione.

Prima di scegliere una soluzione di gestione dei record per i messaggi, completare il proprio piano file e stabilire quale tipo di messaggi mantenere come record. Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica della gestione dei record (SharePoint Server 2010) e Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

Exchange Server 2010 e SharePoint Server 2010 offrono entrambi funzionalità di gestione dei record specifiche dei tipi di contenuto per cui ognuno di questi prodotti è ottimizzato. Utilizzare le informazioni incluse in questa sezione come panoramica della funzionalità in ogni prodotto e fare clic sui collegamenti per accedere a informazioni più dettagliate.

Gestione record di messaggistica è la tecnologia di gestione dei record disponibile in Exchange Server 2010. In Gestione record di messaggistica sono previsti i due approcci seguenti per la gestione dei messaggi come record:

  • Tag di conservazione. Un amministratore crea tag di conservazione e li collega a criteri di conservazione. L'amministratore inoltre configura criteri di conservazione predefiniti che si applicano ai messaggi non contrassegnati. Gli utenti possono contrassegnare messaggi e cartelle e utilizzare regole per applicare criteri di conservazione che definiscono le modalità con cui i messaggi vengono gestiti come record. Questo è un approccio incentrato sull'utente che consente agli utenti finali di contrassegnare e archiviare il contenuto in base alle proprie esigenze specifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195435&clcid=0x410).

  • Cartelle gestite. Un amministratore crea cartelle gestite e le collega a criteri cassetta postale per cartelle gestite. Gli utenti possono quindi organizzare i messaggi presenti in tali cartelle gestite per applicare i criteri desiderati. Questo è un approccio incentrato sull'amministratore che consente all'organizzazione di definire regole specifiche per la classificazione del contenuto che gli utenti finali devono seguire. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle cartelle gestite (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205098&clcid=0x410).

Per ulteriori informazioni su Gestione record di messaggistica di Exchange Server 2010, vedere Informazioni su Gestione record di messaggistica (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205099&clcid=0x410).

È possibile utilizzare SharePoint Server 2010 per gestire vasti tipi di contenuto, inclusi i messaggi, come record. In SharePoint Server 2010 sono previsti due approcci per la gestione dei record, ovvero in un archivio record oppure sul posto con altro contenuto. Il fatto che per i messaggi venga utilizzato l'archivio record, un approccio sul posto o un approccio ibrido dipende dalla strategia di gestione dei record generale e dalla relativa implementazione. Per ulteriori informazioni su come decidere quale approccio utilizzare, vedere Utilizzo di un archivio di record rispetto alla gestione di record in posizione (SharePoint Server 2010).

Per gestire i record dei messaggi in SharePoint Server, è necessario spostare o copiare i messaggi da Exchange Server a SharePoint Server. Vi sono soluzioni di terze parti che offrono tale funzionalità. I collegamenti per accedere ad alcune di queste soluzioni partner sono disponibili nel Centro Risorse Gestione dei record in SharePoint Server 2010 (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese).

NotaNote
Quando si crea un Centro record in SharePoint Server 2010, la funzionalità Integrazione via posta elettronica con Content Organizer viene inclusa solo per le distribuzioni legacy di Exchange Server 2007 che supportano l'inserimento della posta nel journal in SharePoint Server. Exchange Server 2010 non supporta più questa funzionalità. L'invio diretto della posta a Content Organizer non è quindi supportato.

Il vantaggio principale della gestione dei record offerta da SharePoint Server 2010 rispetto alla gestione dei record di messaggistica disponibile in Exchange Server 2010 è rappresentata dal fatto che SharePoint Server consente un'ampia gestione dei record per il contenuto mentre Exchange Server è specifico per la gestione dei record di messaggistica. Con SharePoint Server, è inoltre possibile utilizzare altre funzionalità avanzate di SharePoint Server quali la collaborazione e la gestione di documenti per i messaggi.

Se è necessario disporre di una soluzione con archiviazione dei messaggi che garantisca la gestione con conservazione per i messaggi all'interno della propria organizzazione, la funzionalità di Exchange può essere l'ideale. Se invece si hanno esigenze diverse, SharePoint Server può offrire funzionalità utili per i messaggi in aggiunta ad altro contenuto. Considerare la possibilità di utilizzare SharePoint Server nelle situazioni seguenti:

  • Si preferisce gestire i messaggi nel contesto di altro contenuto per motivi di completezza oppure per utilizzare funzionalità di collaborazione, di gestione dei metadati, di gestione dei flussi di lavoro e di ricerca.

  • È necessario gestire i record dei messaggi insieme ad altri record di contenuto come parte di un piano file gestito centralmente che definisce i requisiti per i metadati, i flussi di lavoro e la conservazione sofisticati.

Leggere le considerazioni riportate nella tabella seguente per stabilire se Gestione record di messaggistica di Exchange Server 2010 o la gestione dei record di SharePoint Server 2010 è più adatta per le esigenze della propria organizzazione. Se si utilizza un prodotto diverso da Exchange Server 2010, sarà comunque possibile servirsi delle informazioni su SharePoint Server 2010 per metterle a confronto con il proprio prodotto.

 

Considerazione Exchange Server 2010 SharePoint Server 2010

Esigenze di gestione del contenuto

Per i record dei messaggi non è necessaria la funzionalità di SharePoint Server 2010 nella propria organizzazione.

È importante che gli utenti dell'organizzazione siano in grado di utilizzare funzionalità di SharePoint Server 2010 come i tipi di contenuto, i criteri di conservazione in più fasi e i flussi di lavoro con contenuto che ha origine sotto forma di messaggi.

Scopo della gestione dei messaggi come record

Si desidera o si ha la necessità di gestire i record dei messaggi separatamente rispetto ad altro contenuto dell'organizzazione.

Si desidera o si ha la necessità di gestire i record dei messaggi insieme ad altri tipi di contenuto dell'organizzazione, specialmente quando il contesto dei messaggi è correlato ad altro contenuto conservato sotto forma di record.

Ambito dei criteri di conservazione

I criteri di conservazione dell'organizzazione si applicano a diversi tipi di messaggi.

Si dispone di criteri di conservazione sofisticati che sono basati su modelli di metadati avanzati definiti in SharePoint Server e che non possono essere replicati in Exchange Server 2010.

Isolamento

I messaggi non devono essere gestiti con altro contenuto dagli Information Worker.

I messaggi possono essere gestiti con altro contenuto dagli Information Worker in SharePoint Server.

Ambito dei requisiti di conformità legale

I requisiti di conformità legale per i messaggi possono essere gestiti separatamente da altri tipi di contenuto.

I vincoli legali si applicano a tutti i tipi di contenuto nello stesso modo.

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