Pianificare gli indicatori di prestazioni chiave

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni sugli indicatori KPI

• Pianificare le origini dati per gli indicatori KPI

• Pianificare gli indicatori KPI nei report

• Pianificare gli indicatori KPI nei dashboard

• Pianificare gli indicatori KPI nel sito personale

• Fogli di lavoro

Gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) sono scorecard grafiche semplici, utilizzabili per valutare i dati business a fronte degli obiettivi aziendali.

Per pianificare la distribuzione iniziale di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è importante comprendere le origini dati utilizzate per gli indicatori KPI, la modalità di configurazione di tali origini dati e di valutazione dello stato degli indicatori, nonché le operazioni necessarie per visualizzare gli indicatori KPI nei siti utilizzati dall'organizzazione. Questi piani potranno essere utilizzati durante la distribuzione iniziale.

Informazioni sugli indicatori KPI

Gli indicatori KPI garantiscono un metodo centrale per presentare le informazioni di business intelligence di un'organizzazione. Noti anche come indicatori di stato o scorecard, gli indicatori KPI consentono di valutare i dati business a fronte degli obiettivi aziendali e di visualizzare lo stato corrente mediante indicatori grafici di facile comprensione.

Un indicatore KPI può ad esempio utilizzare l'icona di un semaforo per indicare se la soddisfazione del cliente supera, raggiunge o non raggiunge gli obiettivi. Il calcolo relativo alla soddisfazione del cliente si basa sul conteggio della percentuale di valutazioni positive all'interno dell'organizzazione. Se la soddisfazione del cliente supera un obiettivo prestabilito, l'indicatore PKI della soddisfazione del cliente riporta l'icona di un semaforo verde. Se la soddisfazione del cliente non riesce a raggiungere gli obiettivi minimi, l'indicatore PKI della soddisfazione del cliente viene visualizzato con l'icona di un semaforo rosso. Negli altri casi, viene visualizzata l'icona di un semaforo giallo.

Grazie agli indicatori KPI la valutazione dello stato a fronte degli obiettivi aziendali risulta più rapida ed efficiente. Senza gli indicatori KPI i dipendenti e i responsabili aziendali dovrebbero estrarre personalmente i dati sulle prestazioni e valutarli a fronte degli obiettivi, quindi presentarli in un report distinto per i decisori aziendali. Ottenere lo stato in modo tempestivo risulta difficile se non è disponibile un metodo per valutare i dati in tempo reale in modo rapido e automatico. Con gli indicatori KPI gli utenti che desiderano consultare le prestazioni correnti possono esaminare rapidamente un report nel sito aziendale o addirittura gli indicatori rilevanti nei siti personali.

Gli indicatori KPI sono connessi ai dati aziendali tramite diverse origini e utilizzano web part per visualizzare le informazioni in un elenco di indicatori KPI o in una visualizzazione dettagliata nel caso di un solo indicatore KPI. Tali web part possono essere aggiunte a report nel sito Centro report o visualizzate in altri elenchi e siti.

Ogni indicatore KPI ottiene un valore singolo da un'origine dati, ovvero da una proprietà singola o calcolando le medie dei dati selezionati, e quindi confronta questo valore con un altro valore preselezionato. Dato che i valori vengono calcolati in base a un intervallo di dati e tali dati non vengono visualizzati in un elenco, gli indicatori KPI in genere sono più utili per misurare le prestazioni di gruppi o progetti. Mediante il calcolo di un intervallo di dati relativi a un utente specifico, ad esempio l'elenco delle vendite di un singolo impiegato, tuttavia, un indicatore PKI consente di valutare anche prestazioni individuali.

Per utilizzare gli indicatori KPI, è necessario in primo luogo creare un elenco KPI. Gli elenchi KPI vengono creati da un modello che consente di aggiungere indicatori KPI in base a una delle origini dei dati descritte nella tabella seguente.

Dopo aver creato un elenco KPI, creare una web part associata a tale elenco. I dati dell'indicatore KPI vengono visualizzati in una delle seguenti web part:

• Web part Elenco KPI

• Web part Dettagli KPI

La web part Elenco KPI visualizza un elenco di indicatori KPI che corrispondono all'elenco KPI associato. La web part Dettagli KPI mostra proprietà dettagliate per un singolo indicatore KPI.

Dopo aver creato una web part KPI, è possibile distribuirla in diversi modi:

• In un report di una pagina Elenco KPI nel sito Centro report o in un Centro report secondario, oppure in una raccolta di report in un sito diverso.

• In una pagina di riepilogo con più report, o dashboard.

• In un sito di personalizzazione.

La pagina Elenco KPI è un tipo di report creato in base a una web part Elenco KPI, al riepilogo correlato e a volte ad altre web part, in base allo scopo del report. Quando si crea un report di pagina Elenco KPI, per impostazione predefinita viene inclusa una web part Elenco KPI. È necessario tuttavia aggiungere tutti gli indicatori KPI dell'elenco. È inoltre possibile evidenziare un singolo indicatore KPI in un report mediante la web part Dettagli KPI.

Gli indicatori KPI vengono spesso utilizzati come parte di una pagina di riepilogo con più report, o dashboard. I dashboard utilizzano web part di filtro per filtrare i dati visualizzati nelle web part in base a determinati valori. Gli indicatori KPI di filtro possono essere applicati in modo dinamico per consentire a un decisore aziendale di confrontare rapidamente le prestazioni in diversi periodi di tempo. Con i dashboard è inoltre possibile eseguire filtri in base a proprietà diverse.

Gli indicatori KPI nei dashboard rappresentano più di una visualizzazione singola dei dati. Vengono calcolati su categorie ampie, ad esempio le vendite totali o medie dei dipendenti di un'organizzazione. Per pianificare gli indicatori KPI, nonché gli elenchi e le web part utilizzati per visualizzarli, è necessario essere a conoscenza di come ogni indicatore KPI verrà valutato durante la distribuzione iniziale e identificare l'origine dati e il metodo di calcolo per ogni indicatore KPI.

Pianificare le origini dati per gli indicatori KPI

Ogni indicatore KPI in un elenco KPI è basato su un'origine dati. Quando si pianificano gli indicatori KPI nei siti, si pianificano anche le origini dati.

Se un indicatore KPI si basa su un elenco SharePoint, è necessario pianificare l'elenco con le relative proprietà. Spesso gli elenchi KPI si basano su elenchi di dati business comprendenti colonne collegate ad applicazioni di dati business. I valori di tali colonne vengono aggiornati contemporaneamente ai dati sottostanti. È necessario pianificare la registrazione di queste applicazioni nel Catalogo dati business e l'importazione delle proprietà che verranno utilizzate per gli indicatori KPI.

Anche gli elenchi SharePoint utilizzati dagli indicatori KPI devono essere creati prima di poter creare gli indicatori KPI corrispondenti. Includere tutti gli elenchi necessari per la distribuzione degli indicatori KPI nella pianificazione di ogni sito di ogni raccolta siti.

Se un indicatore KPI è basato su una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel 2007, assicurarsi che siano disponibili le cartelle di lavoro corrette per visualizzare informazioni significative. Talvolta le cartelle di lavoro sono organizzate in modo inadeguato o non contengono tutte le informazioni che potrebbero essere utilizzate dagli indicatori KPI. In questo caso, sarà necessario migliorarle. Tali miglioramenti risulteranno utili sia per la visualizzazione degli stessi dati in una web part Excel Web Access, sia per il lavoro nella finestra dell'applicazione Microsoft Office Excel 2007.

Nel caso di dati di un cubo di SQL Server 2005 Analysis Services, pianificare l'inclusione dei dati in una raccolta connessioni dati.

Se come origini dati vengono utilizzati elenchi SharePoint, cartelle di lavoro di Excel e cubi di SQL Server 2005 Analysis Services, è consigliabile valutare la posizione in cui si trovano gli elenchi, le cartelle di lavoro e le raccolte connessioni dati. In genere è buona norma memorizzare questo tipo di contenuto nel sito di utilizzo. Se si inserisce un indicatore KPI nella home page del sito portale, è opportuno creare un elenco KPI nella home page. Se si inserisce un indicatore KPI in un report nel sito Centro report, è buona norma inserire gli elenchi, le cartelle di lavoro e le raccolte connessioni dati relativi agli indicatori KPI nell'elenco KPI e l'indicatore KPI nella raccolta report. Se si inserisce un indicatore KPI in un sito di personalizzazione, sarà utile inserire nello stesso punto anche le origini dati correlate. Nella figura seguente è illustrato un indicatore KPI in relazione ad altre origini dati.

È possibile utilizzare le origini dati memorizzate in raccolte documenti e raccolte connessioni dati di altri siti per favorire la collaborazione e il riutilizzo di elenchi KPI importanti. Durante la distribuzione iniziale, è tuttavia buona norma mantenere le informazioni organizzate in modo semplice e logico per semplificare la pianificazione della protezione, poiché è possibile presupporre che un sito e il relativo contenuto siano memorizzati nella stessa posizione e non distribuiti in tutta la raccolta siti.

I valori immessi manualmente vengono in genere utilizzati a scopo di testing o per scopi temporanei, pertanto verranno probabilmente utilizzati solo per la pianificazione e la distribuzione iniziali allo scopo di verificare la funzionalità degli indicatori KPI prima di avviare una distribuzione su vasta scala.

Indipendentemente dall'origine dati di ogni indicatore KPI, è necessario definire un insieme appropriato di valori da utilizzare per indicare le prestazioni, tenendo conto del modo con cui verrà calcolato un valore comparativo dall'origine dati, delle colonne di dati che verranno utilizzate e decidendo se il valore verrà calcolato da un valore totale, medio, massimo o minimo, oppure in altro modo.

Con una pianificazione tempestiva è possibile evitare ritardi se, ad esempio, ci si accorge che una cartella di lavoro di Excel non contiene il set di dati per cui si desidera visualizzare le prestazioni nell'indicatore KPI. È consigliabile pertanto pianificare in anticipo, selezionare origini dati diverse se ci si rende conto che le origini selezionate non garantiranno le informazioni necessarie per indicatori PKI utili e quindi registrare il piano per poter completare la distribuzione nel modo più rapido ed efficace possibile.

Pianificare gli indicatori KPI nei report

Gli indicatori KPI sono caratteristiche comuni dei report nel sito Centro report e in altri siti che contengono raccolte di report. Uno dei tre tipi principali di report è il report pagina Elenco KPI che comprende una web part Elenco KPI a cui è possibile aggiungere indicatori KPI per un determinato processo aziendale, assieme a un riepilogo dei processi correlati e a eventuale contenuto correlato e web part.

Per pianificare le pagine Elenco KPI, concentrarsi sui processi aziendali chiave per ogni raccolta siti e combinare il numero massimo di indicatori KPI possibile in ogni elenco per i processi correlati. Continuare fino a pianificare indicatori KPI per ogni processo aziendale relativo allo scopo centrale della raccolta siti. In questo modo verrà creato un numero gestibile di pagine Elenco KPI per cui sarà possibile pianificare elenchi KPI e indicatori KPI in aggiunta agli elenchi SharePoint, alle cartelle di lavoro di Excel e ai cubi di SQL Server 2005 Analysis Services utilizzati da ogni indicatore KPI.

È inoltre opportuno decidere quali pagine Elenco KPI sono abbastanza importanti da essere incluse nella home page del Centro report e quali invece dovranno essere collegate.

Può inoltre essere utile stabilire quali indicatori KPI interagiscono nei dashboard. Per raccolte siti di grandi dimensioni che vengono utilizzate con un numero elevato di applicazioni aziendali e processi aziendali, può essere opportuno pianificare più di una pagina Centro Report. Per ulteriori informazioni sui report, vedere Pianificare i report.

Pianificare gli indicatori KPI nei dashboard

I dashboard, noti anche come pagine di riepilogo con più report, consentono di filtrare web part a livello di pagina in modo che in ogni web part siano visualizzati solo i risultati filtrati. Questa condizione può essere utile per la creazione di pagine per risultati mensili o settimanali, per visualizzare i risultati di un team o risultati filtrati in base a diversi altri criteri.

Gli indicatori KPI sono spesso una parte chiave dei dashboard. Non possono essere connessi a ogni tipo di filtro, ma a molti di essi. Prima di decidere se includere un indicatore KPI in un dashboard, prendere in considerazione il tipo di relazione tra l'indicatore e le altre parti della pagina. Per ulteriori informazioni sui dashboard, vedere Pianificare dashboard e filtri.

Pianificare gli indicatori KPI nel sito personale

Gli indicatori KPI sono in genere più utili nei report e nei dashboard che nei siti di personalizzazione, nei siti personali e nella pagina del profilo pubblico che costituiscono ogni sito personale. È comunque possibile aggiungere web part KPI anche a questi siti.

Per i siti di personalizzazione, che vengono creati mediante una web part con filtro utente corrente che può essere connessa alle web part presenti nella pagina, gli indicatori KPI non sono connessi, ma mostrano informazioni per tutto il gruppo di utenti che utilizza il sito di personalizzazione come supplemento alle web part connesse e filtrate. In un sito di personalizzazione di un team del servizio clienti una web part Elenco KPI che mostra la soddisfazione del cliente, la durata media delle telefonate e il numero di problemi risolti per tutto il team è supplementare a una web part Excel Web Access personalizzata che consente di visualizzare i dati del rappresentante del servizio clienti specifico che visualizza la pagina.

Non è possibile filtrare una web part KPI direttamente mediante il filtro utente corrente in un sito di personalizzazione, perché i dati di un indicatore KPI spesso non sono significativi se calcolati su un sottoinsieme filtrato dei dati originali. Una web part che consente di tenere traccia del numero di vendite per il gruppo e del numero di vendite per un utente produrrà valori decisamente diversi. Dato che l'indicatore KPI può valutare i dati a fronte di uno solo dei set di valori, non sarà possibile filtrare l'indicatore KPI in questo modo.

È possibile assegnare indicatori KPI in modo che vengano visualizzati nei siti di personalizzazione solo se il visualizzatore corrente è membro del gruppo di destinatari corretto. In questo modo è possibile assegnare l'elenco completo di indicatori KPI o ogni singolo indicatore presente nell'elenco in base all'ambito dell'indicatore KPI, esattamente come si assegnano gli elementi di altri elenchi. Se l'indicatore KPI è rilevante solo per alcuni utenti, ad esempio quelli nello stesso gruppo di lavoro, potrà essere assegnato a un gruppo di destinatari definito per includere solo gli utenti del gruppo di lavoro. Sempre in base all'esempio del team di vendita, potrebbe essere utile visualizzare i risultati dell'ufficio vendite di Roma solo ai dipendenti di quell'ufficio.

È possibile utilizzare la web part Elenco KPI per visualizzare diversi indicatori di stato all'interno di una web part, ad esempio i record di vendita degli ultimi trimestri. È inoltre possibile utilizzare un indicatore KPI che mostri il volume delle vendite, il valore totale delle vendite e il miglioramento rispetto al trimestre precedente in una web part.

Durante la pianificazione si potrebbe decidere di modificare il modello del sito personale per includere una o più web part KPI, facoltativamente connesse a elenchi precompilati. Questa operazione potrebbe risultare utile per indicatori KPI a cui si desidera dare maggiore risalto. Gli utenti potranno tuttavia rimuovere l'indicatore KPI dai siti personali in un secondo momento.

Gli indicatori KPI risultano meno utili in pagine di profili pubblici in cui sono presenti informazioni su un utente, anziché su processi aziendali. La fase di pianificazione per la distribuzione iniziale non rappresenta probabilmente il momento ottimale per definire l'aggiunta di indicatori KPI al profilo pubblico.

Considerare gli indicatori KPI per ogni sito di personalizzazione per garantire che riflettano lo scopo del sito e della raccolta siti globale. Se la raccolta siti è un sito del team di un team vendite, è appropriato inserire indicatori KPI con dati sulle vendite in un sito di personalizzazione. Se si tratta di una raccolta siti progettata per la collaborazione in un'organizzazione di grandi dimensioni, l'indicatore KPI dovrà essere assegnato, nel caso in cui venga incluso. Nel caso di un sito con informazioni sulle risorse umane che non viene utilizzato da gruppi dell'organizzazione per raggiungere obiettivi, ma offre semplicemente criteri e applicazioni aziendali, l'utilizzo di un indicatore KPI non è appropriato.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per la pianificazione di indicatori KPI:

• Business data worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x410)

• Site creation worksheet (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x410)