Creare il piano di comunicazione
Contenuto dell'articolo:
Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto
Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto
Per distribuzioni di piccole dimensioni in cui i siti non sono stati personalizzati eccessivamente, il team di aggiornamento potrebbe essere costituito da un solo utente. In caso di distribuzioni più estese, invece, possono essere necessari più utenti con ruoli diversi, come illustrato nell'elenco seguente.
Amministratori del server L'amministratore del server esegue la maggior parte delle attività di aggiornamento. Il team di aggiornamento deve comprendere almeno un amministratore del server, perché l'Installazione guidata deve essere eseguita da un membro del gruppo Administrators locale di ogni server Web front-end.
Nota
Gli amministratori della farm potrebbero essere anche amministratori locali del server.
Amministratori dei servizi condivisi Per Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 è necessario comunicare con gli amministratori dei servizi condivisi, ad esempio la ricerca, per garantire che siano pronti per l'aggiornamento e che configurino le impostazioni appropriate nella nuova versione.
Proprietari della raccolta siti È necessario avvertire dell'aggiornamento i proprietari della raccolta siti e comunicare loro eventuali problemi riscontrati durante l'aggiornamento dei loro siti. Se si esegue un aggiornamento graduale, sarà inoltre necessario comunicare con i proprietari della raccolta siti per stabilire se i loro siti sono stati aggiornati completamente e se le personalizzazioni sono state riapplicate prima di eliminare o disattivare i siti precedenti.
Progettisti e sviluppatori dei siti Se ai siti sono associati modelli, web part, servizi Web o altri elementi personalizzati, sarà necessario collaborare con gli utenti responsabili dello sviluppo o della personalizzazione di questi elementi per garantire la possibilità di creare nuove versioni di questi elementi personalizzati o per verificare che gli elementi siano stati aggiornati correttamente. Per ulteriori informazioni sui potenziali problemi relativi agli elementi personalizzati, vedere Use a trial upgrade to find potential issues.
Utenti dei siti Sebbene gli utenti dei siti non debbano essere consultati per prendere decisioni relative al processo di aggiornamento, è necessario avvertirli dell'aggiornamento e comunicare loro i tempi e i risultati previsti.
Sponsor e altri cointeressati Altri utenti dell'organizzazione potrebbero essere coinvolti nel processo di pianificazione dell'aggiornamento. Ricordarsi di includerli nel piano di comunicazione nel modo appropriato.
Nota
Un team di aggiornamento può includere uno o più membri per ogni ruolo, in base all'organizzazione.
Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto
In generale, gli amministratori del server e dei servizi condivisi definiscono una tempistica per l'aggiornamento e i proprietari dei siti vengono avvertiti solo quando il processo sta per iniziare. I membri del team tuttavia devono eseguire attività specifiche in determinati momenti del processo di aggiornamento, pertanto è di fondamentale importanza disporre di un piano preciso per la comunicazione dello stato dell'aggiornamento a tutti i membri del team, affinché ciascuno sappia quando è il momento di eseguire una determinata attività.
Tutto il team di aggiornamento deve collaborare per determinare:
L'approccio da utilizzare per l'aggiornamento Nell'argomento Determine upgrade approach (2) sono presenti informazioni che aiutano a decidere quale tipo di aggiornamento eseguire. Per questa decisione è importante prendere in considerazione anche il report generato dallo strumento di analisi pre-aggiornamento.
Data e ora dell'aggiornamento In particolare nel caso di un aggiornamento sul posto, è consigliabile eseguire l'aggiornamento quando l'utilizzo del sito è ridotto. Nel caso di distribuzioni di piccole dimensioni a server singolo, l'aggiornamento potrebbe essere completato in meno di un giorno. In caso di distribuzioni più estese, ad esempio nel caso di server farm con grandi quantità di dati, è possibile optare per l'aggiornamento graduale che consente di distribuire il processo di aggiornamento in diverse fasi a cui corrispondono interruzioni dell'attività. Non è possibile determinare la quantità di tempo necessaria per aggiornare una determinata raccolta siti, di conseguenza è molto importante comunicare con gli altri membri del team coinvolti nel processo di aggiornamento e con gli utenti finali. Il giorno o giorni scelti per l'aggiornamento dovranno garantire al team di aggiornamento il tempo necessario per completare tutti i passaggi preliminari. Nel pianificare la tempistica, assicurarsi di prevedere il tempo necessario per convalidare i siti aggiornati e per implementare eventuali modifiche o eseguire eventuali operazioni di ripersonalizzazione dei siti con le informazioni distintive.
È importante comunicare con i proprietari, i progettisti e gli sviluppatori dei siti nel corso del processo di aggiornamento nei momenti seguenti:
Prima dell'inizio del processo, affinché siano a conoscenza della tempistica generale e dei relativi ruoli all'interno del processo.
Dopo l'esecuzione dello strumento di analisi pre-aggiornamento, affinché possano risolvere eventuali problemi identificati dallo strumento. Per ulteriori informazioni sullo strumento di analisi pre-aggiornamento, vedere Eseguire lo strumento di analisi pre-aggiornamento (Office SharePoint Server). Problemi quali, ad esempio, modelli di sito personalizzati o web part personalizzate dovranno essere segnalati al proprietario del sito o allo sviluppatore appropriato prima di pianificare l'aggiornamento, per consentire loro di analizzare i problemi nel tempo necessario ed eseguire i passaggi preliminari. Uno sviluppatore potrebbe decidere ad esempio che è opportuno ricreare una web part prima dell'aggiornamento. I proprietari dei siti potrebbero decidere di annotare tutte le personalizzazioni eseguite nei loro siti, tra cui modelli di sito e modifiche ai file ASPX (Active Server Page Extension) chiave.
Dopo l'aggiornamento dei siti, affinché possano esaminare i siti e apportare le modifiche necessarie. I proprietari dei siti devono sapere per quanto tempo le versioni precedenti dei siti verranno mantenute, per essere sicuri di poter recuperare eventuali elementi necessari dal sito precedente.
Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto
È altrettanto importante comunicare con gli utenti dei siti per informarli sugli aspetti seguenti:
Momento deciso per l'aggiornamento dei siti Nel caso di un aggiornamento sul posto, dovranno inoltre essere informati che i siti non saranno disponibili durante l'aggiornamento.
Momento in cui si prevede che i siti aggiornati saranno pronti Entro tale periodo di tempo il team di aggiornamento dovrà non solo aggiornare i siti, ma anche verificare le funzionalità dei siti aggiornati.
Impatto che l'aggiornamento potrebbe avere sul loro lavoro e informazioni necessarie relative al nuovo ambiente Il sito potrebbe ad esempio avere un aspetto diverso o funzionare in modo leggermente diverso. In seguito all'aggiornamento gli utenti potrebbero avere la necessità di riapplicare personalizzazioni. Potrebbe inoltre essere utile indicare agli utenti contenuto disponibile, ad esempio pagine Novità o materiale di formazione con informazioni relative alla nuova versione.
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Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).