Creare un piano di comunicazione (SharePoint Server 2010)

  • Articolo

 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

È importante comunicare con gli utenti durante il processo di aggiornamento da Microsoft Office SharePoint Server 2007 a Microsoft SharePoint Server 2010. Gli utenti dei siti dovranno essere informati dei risultati previsti quando visiteranno di nuovo i siti dopo l'aggiornamento e i proprietari dei siti dovranno essere informati su come fornire assistenza per la preparazione all'aggiornamento e su come procedere dopo l'aggiornamento. Sia gli utenti che i proprietari dei siti dovranno inoltre sapere quando verrà eseguito l'aggiornamento. Nell'ambito del processo di pianificazione determinare quanto segue:

  • Chi sono i membri del team di aggiornamento, quali altre parti interessate sono coinvolte e chi usufruirà dell'aggiornamento.

  • Quali informazioni devono essere fornite al team di aggiornamento e quando.

  • Quali informazioni devono essere fornite agli utenti dei siti e alle altre parti interessate e quando.

In questo articolo viene illustrato come creare il piano di comunicazione in modo che il team di aggiornamento, le parti interessate e gli utenti sappiano cosa aspettarsi prima, durante e dopo l'aggiornamento.

Contenuto dell'articolo:

  • Membri del team di aggiornamento

  • Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto

  • Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto

Membri del team di aggiornamento

Per distribuzioni di piccole dimensioni in cui i siti non sono stati personalizzati eccessivamente, il team di aggiornamento potrebbe essere costituito da un solo utente. In caso di distribuzioni più estese invece possono essere necessari più utenti con ruoli diversi, come descritto nell'elenco seguente:

  • Amministratori del server L'amministratore del server esegue la maggior parte delle attività di aggiornamento. Il team di aggiornamento deve comprendere almeno un amministratore del server, perché l'Installazione guidata deve essere eseguita da un membro del gruppo Administrators locale di ogni server Web front-end.

    Nota

    Gli amministratori di farm non possono essere anche amministratori locali del server.

  • Amministratori di database Se esiste un team di amministrazione dei database separato, sarà necessario coordinarsi con tale team per pianificare ed eseguire l'aggiornamento, soprattutto se si prevede di utilizzare il metodo basato sul collegamento di database.

  • Team per la sicurezza dei server È necessario coordinarsi con i team di sicurezza, ad esempio il team dei servizi directory Active Directory, per verificare gli account e le autorizzazioni o per usufruire dei nuovi criteri che possono essere applicati per SharePoint Server 2010.

  • Team di distribuzione client Comunicare con i team di distribuzione client per coordinare le distribuzioni di nuove applicazioni client e server. È possibile che la distribuzione client debba essere effettuata prima dell'aggiornamento oppure che venga offerta come opzione agli utenti dopo l'aggiornamento dei siti.

  • Amministratori dei servizi Per Office SharePoint Server 2007 è necessario comunicare con gli amministratori dei servizi condivisi, ad esempio il servizio di ricerca, per garantire che siano pronti per l'aggiornamento e che configurino le impostazioni appropriate nella nuova versione.

  • Proprietari delle raccolte siti È necessario avvertire dell'aggiornamento i proprietari delle raccolte siti e comunicare loro eventuali problemi riscontrati durante l'esecuzione dello strumento di verifica pre-aggiornamento oppure durante l'aggiornamento dei loro siti. Se si utilizza la Console di aggiornamento, sarà inoltre necessario comunicare con i proprietari delle raccolte siti a proposito della modifica dell'interfaccia utente e per informarsi se gli amministratori di farm o gli amministratori delle raccolte siti completeranno la modifica.

  • Progettisti e sviluppatori dei siti Se ai siti sono associati modelli, web part, servizi Web o altri elementi personalizzati, sarà necessario collaborare con gli utenti responsabili dello sviluppo o della personalizzazione di questi elementi per essere certi di poter creare nuove versioni di tali elementi personalizzati o per verificare che siano stati aggiornati correttamente. Per ulteriori informazioni sui potenziali problemi relativi agli elementi personalizzati, vedere Utilizzare un aggiornamento di prova per individuare possibili problemi (SharePoint Server 2010).

  • Utenti dei siti Sebbene gli utenti dei siti non debbano essere necessariamente consultati per prendere decisioni relative al processo di aggiornamento, è necessario avvertirli dell'aggiornamento e comunicare loro i risultati previsti.

  • Sponsor e altre parti interessate Altri utenti dell'organizzazione potrebbero essere coinvolti nel processo di pianificazione dell'aggiornamento. Ricordarsi di includerli nel piano di comunicazione.

    Nota

    Un team di aggiornamento può includere uno o più membri per ogni ruolo, in base all'organizzazione.

Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto

In generale, gli amministratori del server e dei servizi condivisi definiscono una tempistica per l'aggiornamento e i proprietari dei siti vengono avvertiti solo quando il processo sta per iniziare. I membri del team tuttavia devono eseguire attività specifiche in determinati momenti del processo di aggiornamento, pertanto è di fondamentale importanza disporre di un piano preciso per la comunicazione dello stato dell'aggiornamento a tutti i membri del team, affinché ciascuno sappia quando è il momento di eseguire una determinata attività.

Tutto il team di aggiornamento deve collaborare per determinare quanto segue:

  • Metodo di aggiornamento da utilizzare Nell'articolo Determinare il metodo di aggiornamento (SharePoint Server 2010) sono disponibili informazioni che consentono di scegliere il tipo di aggiornamento da eseguire. Per questa decisione è importante prendere in considerazione anche il report generato dallo strumento di analisi pre-aggiornamento.

  • Data e ora dell'aggiornamento Soprattutto nel caso di un aggiornamento sul posto, è consigliabile eseguire l'aggiornamento quando l'utilizzo del sito è ridotto. Nel caso di distribuzioni a server singolo poco estese, l'aggiornamento potrebbe essere completato in meno di un giorno. In caso di distribuzioni più estese, ad esempio per server farm con grandi quantità di dati, è possibile optare per l'aggiornamento basato sul collegamento di database o per l'aggiornamento sul posto con database scollegati, in modo da distribuire il processo di aggiornamento in diverse fasi a cui corrispondono interruzioni dell'attività. Poiché non è possibile determinare con esattezza il tempo necessario per aggiornare una determinata raccolta siti, è molto importante comunicare con gli altri membri del team coinvolti nel processo di aggiornamento e con gli utenti finali. Per la scelta del giorno o dei giorni per l'aggiornamento sarà necessario lasciare prima al team di aggiornamento tutto il tempo necessario per completare tutti i passaggi preliminari. Nel pianificare la tempistica, assicurarsi di prevedere il tempo necessario per convalidare i siti aggiornati e per implementare eventuali modifiche o eseguire eventuali operazioni di ripersonalizzazione dei siti con le informazioni distintive.

È importante comunicare con i proprietari, i progettisti e gli sviluppatori dei siti nel corso del processo di aggiornamento nei momenti seguenti:

  • Prima dell'inizio del processo, affinché siano a conoscenza della tempistica generale e dei relativi ruoli all'interno del processo.

  • Dopo l'esecuzione dello strumento di analisi pre-aggiornamento, affinché possano risolvere eventuali problemi identificati dallo strumento. Per ulteriori informazioni sullo strumento di analisi pre-aggiornamento, vedere Eseguire lo strumento di verifica pre-aggiornamento (SharePoint Server 2010). Problemi come ad esempio web part o modelli di sito personalizzati dovranno essere segnalati al proprietario, al progettista o allo sviluppatore di sito appropriato prima di pianificare l'aggiornamento, in modo da fornire il tempo necessario per analizzare i problemi ed eseguire i passaggi preliminari. Uno sviluppatore potrebbe decidere inoltre che sarebbe opportuno ricreare una web part prima dell'aggiornamento e i proprietari dei siti potrebbero decidere di annotare tutte le personalizzazioni eseguite nei propri siti, tra cui i modelli di sito utilizzati e le modifiche apportate ai file ASPX (Active Server Page Extension) chiave.

  • Dopo l'aggiornamento dei siti, affinché possano esaminare i siti e apportare le modifiche necessarie.

Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto

È altrettanto importante comunicare con gli utenti dei siti per informarli sugli aspetti seguenti:

  • Momento deciso per l'aggiornamento dei siti Nel caso di un aggiornamento sul posto, dovranno inoltre essere informati che i siti non saranno disponibili durante l'aggiornamento.

  • Momento in cui si prevede che i siti aggiornati saranno pronti Entro tale periodo di tempo il team di aggiornamento dovrà non solo aggiornare i siti, ma anche verificare le funzionalità dei siti aggiornati.

  • Probabile impatto dell'aggiornamento e informazioni necessarie sul nuovo ambiente Il sito potrebbe ad esempio avere un aspetto diverso o funzionare in modo leggermente diverso nella nuova interfaccia utente. Se si utilizza la Console di aggiornamento, segnalare agli utenti se visualizzeranno la nuova interfaccia utente o quella precedente e quali sono i risultati previsti. Potrebbe inoltre essere utile indicare agli utenti il contenuto disponibile, ad esempio pagine Novità o materiale di formazione con informazioni relative alla nuova versione. Per ulteriori informazioni sulle modifiche delle funzionalità e sulla Console di aggiornamento, vedere Pianificare la Console di aggiornamento (SharePoint Server 2010) e Modifiche delle funzionalità principali tra versioni nell'articolo "Novità nell'aggiornamento".

  • Come ottenere assistenza Indicare agli utenti come segnalare eventuali problemi rilevati nel sito dopo l'aggiornamento.