Pianificazione dei record fisici (SharePoint Server 2010)

 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In SharePoint Server 2010 è possibile gestire i record fisici ed elettronici nello stesso archivio, sebbene in modi diversi. I record elettronici possono essere archiviati direttamente in Microsoft SharePoint Server, mentre quelli fisici devono essere archiviati all'esterno di SharePoint Server, ad esempio nelle casse di un magazzino. Per gestire i record fisici in SharePoint Server, è necessario creare una voce di elenco per l'elemento fisico e quindi gestire tale voce.

In questo articolo viene descritto come pianificare l'utilizzo di SharePoint Server per gestire i record fisici. Non sono invece contenute le procedure specifiche per l'implementazione del piano. Prima di eseguire le attività descritte in questo argomento, è necessario aver già creato un piano di archiviazione. Per ulteriori informazioni sui piani di archiviazione, vedere Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

Nel piano di archiviazione è necessario identificare i tipi di elementi fisici considerati come record dall'organizzazione. In caso contrario, aggiornare il piano di archiviazione in modo da includere i record fisici. Per ogni tipo di record fisico incluso nel piano di archiviazione indicare il tipo di supporto corrispondente. Ad esempio, i contratti possono essere disponibili in formato cartaceo, mentre i modelli tecnici sono progetti di grande formato.

Per ulteriori informazioni sui piani di archiviazione, vedere Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010.

A tutti i record dello stesso tipo devono essere assegnate le stesse proprietà. Nella fase di pianificazione è opportuno tenere in considerazione le proprietà dei record fisici seguenti:

  • Attributi (che diventeranno colonne in SharePoint Server)

  • Processi (che diventeranno flussi di lavoro in SharePoint Server)

  • Criteri di gestione delle informazioni

  • Moduli

Per ogni tipo di record identificare gli attributi che si desidera acquisire. Tali attributi diventeranno le colonne del tipo di contenuto di SharePoint Server che rappresenta questo tipo di record. Un attributo può essere costituito anche dalle informazioni utilizzate per suddividere i record in categorie, nonché dai dati cercati dagli utenti. Altri attributi dei record fisici collegano il record in SharePoint Server, rappresentato da un elemento di un elenco, all'oggetto fisico conservato in un luogo fisico. È probabile che si desideri acquisire come attributi la posizione e altre caratteristiche che consentono di identificare l'oggetto fisico.

Come con i record elettronici, è probabile che si desideri applicare alcuni criteri ai record fisici. Per tutti i record vengono genere definiti criteri di scadenza e criteri di controllo. Per i record fisici in particolare potrebbero essere presenti criteri che richiedono un codice a barre. È quindi possibile associare un'immagine del codice a barre applicato sull'oggetto fisico all'elemento dell'elenco che rappresenta il record fisico. Con i criteri per le etichette potrebbe essere richiesto di etichettare ogni oggetto fisico con gli stessi attributi associati alla voce dell'elenco che rappresenta l'oggetto fisico. Per ogni tipo di record fisico, indicare se sono necessari criteri di scadenza, controllo, per codici a barre e per etichette. Prendere inoltre nota di eventuali altri criteri necessari.

In SharePoint Server un record fisico (un elemento di un elenco) è in realtà un segnaposto del record effettivo e non rappresenta l'oggetto fisico stesso. È pertanto probabile che verranno aggiunti processi per garantire la sincronizzazione tra elementi fisici e le azioni eseguite sugli elementi dell'elenco. Tali processi corrispondono ai flussi di lavoro di SharePoint Server. Identificare i processi da associare a ogni tipo di record. Di seguito sono elencati i processi più comuni per i record fisici:

  • Eliminazione del record fisico in seguito alla scadenza dell'elemento dell'elenco che rappresenta il record.

  • Spostamento dell'oggetto fisico in un percorso di archiviazione in seguito all'aggiunta di un nuovo elemento all'elenco.

  • Recupero dell'oggetto fisico.

Se sono presenti moduli da associare ai record di questo tipo, potrebbe essere necessario utilizzare un modulo per ogni processo identificato oppure di un modulo per offrire l'accesso all'inventario di record fisici.

Utilizzare la scheda Physical records del foglio di lavoro nella sezione Foglio di lavoro per registrare le informazioni identificate su ogni tipo di record fisico. Non inserire ancora il tipo di contenuto per il tipo di record.

Il modo più semplice per associare i tipi di contenuto ai record fisici consiste nel disporre di un tipo di contenuto per ogni tipo di record fisico. Se tuttavia più tipi di record fisici condividono le stesse colonne, gli stessi flussi di lavoro, gli stessi criteri di gestione delle informazioni e gli stessi moduli, è possibile utilizzare un unico tipo di contenuto per rappresentare tutti i tipi simili di record fisici.

Organizzare i tipi di contenuto. Provare a creare un unico tipo di contenuto da cui deriveranno tutti gli altri tipi di contenuto per i record fisici. Tale tipo di contenuto padre verrà derivato dal tipo di contenuto Elemento. Aggiungere al tipo di contenuto padre eventuali proprietà (colonne, criteri di gestione delle informazioni, flussi di lavoro e moduli) comuni ai tipi di contenuto per tutti i record fisici.

Dopo aver creato il tipo di contenuto padre è possibile organizzare i tipi di contenuto in due diversi modi.

  1. Creare una struttura non gerarchica in cui ogni tipo di contenuto che rappresenta un tipo di record fisici sia figlio del tipo di contenuto padre creato in precedenza.

  2. Creare una gerarchia che discende dal tipo di contenuto padre, basata sulle somiglianze tra le proprietà dei tipi di contenuto.

Nella scheda Content Types del foglio di lavoro identificare ogni tipo di contenuto che rappresenta un tipo di record fisico. Per ogni tipo di contenuto prendere nota del tipo di contenuto padre. Nella colonna Columns immettere il nome di ogni colonna definita al livello del tipo di contenuto. Non immettere i nomi di colonne ereditate da altri tipi di contenuto. Nella colonna Workflows immettere il nome di ogni flusso di lavoro definito al livello del tipo di contenuto. Nella colonna Information Management Policies immettere il nome dei singoli criteri di gestione delle informazioni definiti al livello del tipo di contenuto. Nella colonna Forms immettere il nome di ogni modulo definito al livello del tipo di contenuto.

In genere vengono utilizzati archivi diversi per i record fisici e per i record elettronici. È tuttavia possibile decidere di alternare uno o più elenchi di elementi che rappresentano record fisici con raccolte documenti contenenti record elettronici.

Dopo aver deciso in quale archivio memorizzare i record fisici, scegliere la modalità di organizzazione degli elenchi in tale archivio. È possibile creare cartelle all'interno degli elenchi e utilizzare tali cartelle per creare una struttura organizzativa più complessa per i record fisici. Quando si decide in merito agli elenchi da creare, tenere presente che è possibile applicare agli elenchi sia la funzione di spostamento basato su metadati che i flussi di lavoro.

Di seguito sono elencati alcuni suggerimenti per l'organizzazione di elenchi e cartelle:

  • In base al tipo di record

  • Organizzazione simile a quella degli oggetti fisici. Una cartella può ad esempio rappresentare una cassa e gli elementi nella cartella possono rappresentare gli oggetti contenuti nella cassa.

  • In base a uno schema organizzativo relativo alle attività aziendali, ad esempio per progetto o per reparto

  • In base all'anno

Poiché i record fisici non vengono spostati nell'archivio di record tramite l'opzione Invia a, non è possibile utilizzare Content Organizer con i record fisici. È invece compito del responsabile della gestione dei record che crea il record fisico inserire il record nella cartella corretta dell'elenco corretto.

Nella scheda Lists and folders del foglio di lavoro immettere l'URL di ogni elenco identificato. Per ogni elenco indicare nella colonna Content Types i tipi di contenuto consentiti. Utilizzare le colonne Folder Level 1, Folder Level 2, Folder Level 3 e Folder Level 4 per registrare la gerarchia di cartelle e sottocartelle dell'elenco. Aggiungere altre colonne se si utilizzare più di quattro livelli annidati di cartelle.

Per agevolare la pianificazione della gestione dei record fisici, è possibile utilizzare il foglio di lavoro seguente:

Foglio di lavoro Physical records planning worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese)http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x410

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