Pianificare la posta elettronica in arrivo (Windows SharePoint Services)

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni sulla posta elettronica in arrivo

• Decisioni importanti per la pianificazione della posta elettronica in arrivo

• Opzioni di configurazione e modalità di impostazione

• Operazioni preliminari alla configurazione della posta elettronica in arrivo

• Pianificare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint

• Foglio di lavoro

Informazioni sulla posta elettronica in arrivo

La nuova caratteristica di posta elettronica in arrivo di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 consente ai siti di SharePoint di ricevere e archiviare messaggi di posta elettronica e allegati in elenchi e raccolte siti. I team possono pertanto archiviare la posta elettronica inviata ad altri membri del team senza dover accedere al sito di SharePoint e caricare il contenuto inviato tramite posta elettronica. Ciò è possibile perché alla maggior parte dei tipi di elenchi e raccolte può essere assegnato un indirizzo di posta elettronica univoco.

Le informazioni incluse in questo articolo consentono agli amministratori di server e farm di capire le decisioni che è necessario prendere prima di distribuire la caratteristica di posta elettronica in arrivo nell'organizzazione.

Decisioni importanti per la pianificazione della posta elettronica in arrivo

Quando si pianifica la posta elettronica in arrivo, è necessario prendere alcune decisioni importanti per stabilire se:

• Accettare la posta elettronica da tutti i server di posta elettronica o solo dai server di posta elettronica sicuri.

• Utilizzare il servizio di gestione directory per la creazione di liste di distribuzione e contatti basati sui siti di SharePoint.

• Specificare la cartella in cui il sistema deve controllare la posta elettronica in arrivo.

• Specificare o meno l'indirizzo del server di posta elettronica che verrà visualizzato nelle pagine Web quando gli utenti creano un indirizzo di posta elettronica in arrivo per un sito, un elenco o un gruppo.

In alcuni casi, ad esempio quando si utilizza il servizio di gestione directory, l'implementazione della posta elettronica in arrivo richiede l'intervento di uno più professionisti IT. In assenza di personale tecnico è tuttavia possibile eseguire un'implementazione di base.

Scenario di base

Se in un'organizzazione non sono disponibili professionisti IT, è possibile eseguire un'implementazione di base della posta elettronica in arrivo installando il servizio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) nel server che esegue Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e utilizzando la modalità automatica con tutti i valori predefiniti. In questo caso la posta elettronica verrà inviata direttamente al server SMTP e in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 verrà eseguito un controllo periodico della posta elettronica nella cartella di ricezione della posta elettronica predefinita impostata automaticamente dal servizio SMTP.

La selezione della modalità automatica mantenendo tutti i valori predefiniti è il metodo di attivazione della posta elettronica in arrivo più semplice. Tutte le impostazioni necessarie infatti vengono eseguite automaticamente e di conseguenza non è necessario avere conoscenze tecniche specifiche. Questa configurazione soddisfa le esigenze della maggior parte delle organizzazioni.

La procedura per eseguire un'implementazione di base della posta elettronica in arrivo prevede i passaggi seguenti:

1. Tramite le creazioni guidate dei componenti di Windows l'amministratore del server installa il componente dei servizi di posta elettronica nel server in cui si desidera ricevere la posta elettronica in arrivo. Nel server verrà installato e avviato il servizio SMTP.

2. L'amministratore di farm attiva la posta elettronica in arrivo tramite la modalità automatica accettando tutti i valori predefiniti.

3. L'amministratore della raccolta siti attiva la caratteristica di posta elettronica in arrivo nelle raccolte e negli elenchi in cui deve essere archiviata la posta elettronica in arrivo e assegna a ogni raccolta ed elenco un indirizzo di posta elettronica univoco nel formato indirizzo@SMTPserveraddress, ad esempio filecondivisi@serverSMTP.contoso.com.

Quando gli utenti inviano posta elettronica all'indirizzo di un elenco o di una raccolta, Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 rileva l'arrivo di nuova posta elettronica e la invia alla raccolta o all'elenco appropriato in base all'indirizzo di posta elettronica.

Scenari avanzati

Per gli amministratori più esperti sono disponibili opzioni aggiuntive, alcune delle quali richiedono una maggiore competenza rispetto allo scenario di base descritto più indietro in questo articolo. In questa sezione vengono descritte le opzioni di configurazione seguenti:

• Server di posta elettronica sicuro

• Cartella di ricezione della posta elettronica

• Servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint

• Indirizzo visualizzato del server di posta elettronica in arrivo

Server di posta elettronica sicuro

È possibile configurare Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 in modo che venga accettata posta elettronica inviata da qualsiasi server di posta elettronica oppure solo quella inviata da un'applicazione server di posta elettronica sicuro, ad esempio Microsoft Exchange Server.

Questa opzione, disponibile solo in modalità automatica, richiede che un professionista IT configuri la distribuzione della posta elettronica tramite il server di posta elettronica sicuro.

La distribuzione di posta elettronica tramite un server di posta elettronica sicuro comporta i vantaggi seguenti:

• Autenticazione dell'utente. A differenza del servizio SMTP, Exchange Server esegue l'autenticazione degli utenti che inviano posta elettronica al sito. Tramite il sito Web di Amministrazione centrale SharePoint l'amministratore del server può specificare che la posta elettronica inviata da utenti autenticati venga accettata solo se è stata inviata tramite Exchange Server.

• Filtro per la posta indesiderata. Exchange Server offre la caratteristica di filtro per la posta indesiderata che consente di eliminare la posta elettronica commerciale indesiderata prima che venga inoltrata al destinatario, in questo caso il server che esegue Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Un'altra tecnica per ridurre la posta indesiderata consiste nel consentire ai membri del sito del team di archiviare i messaggi di posta elettronica solo in elenchi per i quali dispongono di autorizzazioni di scrittura.

• Protezione da virus. Exchange Server offre la protezione da virus per la posta elettronica da esso distribuita.

Cartella di ricezione della posta elettronica

È possibile specificare la posizione da cui Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 recupera la posta elettronica in arrivo. Grazie a questa opzione Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 può recuperare la posta elettronica in arrivo inviata da una condivisione di rete di un altro server. È tuttavia consigliabile non utilizzarla. In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 infatti le modifiche di configurazione apportate nel server di posta elettronica remoto che invia la posta elettronica alla cartella di ricezione non vengono rilevate. Se pertanto un amministratore modifica la configurazione del server di posta elettronica in modo che non venga più inviata posta elettronica alla cartella di ricezione, Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 non rileverà la modifica e non potrà recuperare file dalla nuova posizione.

È inoltre possibile utilizzare il servizio SMTP per la ricezione della posta elettronica specificando la cartella di ricezione desiderata anziché accettare la cartella predefinita del servizio SMTP. Ciò risulta utile quando la cartella predefinita è quasi o completamente piena.

Servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint

Il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint consente di connettere i siti di SharePoint alla directory degli utenti dell'organizzazione per offrire caratteristiche di posta elettronica avanzate. Grazie a questo servizio gli utenti possono creare e gestire gruppi di distribuzione della posta elettronica da siti di SharePoint. Il servizio crea inoltre un elenco Contatti nella directory degli utenti dell'organizzazione per consentire agli utenti di individuare gli elenchi di SharePoint abilitati per la posta elettronica nella Rubrica personale.

Uno scenario tipico di gestione directory prevede i passaggi seguenti:

1. Un amministratore della raccolta siti crea un nuovo gruppo di SharePoint.

2. L'amministratore sceglie di creare una lista di distribuzione da associare al gruppo di SharePoint e assegna un indirizzo di posta elettronica alla lista di distribuzione.

3. Quando in seguito l'amministratore aggiunge o rimuove utenti dal gruppo di SharePoint, il servizio di gestione directory di SharePoint aggiunge o rimuove automaticamente gli utenti dalla lista di distribuzione, archiviata nel servizio directory Active Directory. Poiché ogni lista di distribuzione è associata a un gruppo di SharePoint specifico, la lista di distribuzione sarà disponibile a tutti i membri del gruppo di SharePoint.

4. Se si utilizza il servizio di gestione directory di SharePoint, per impostazione predefinita gli indirizzi di posta elettronica per aree discussioni e calendari dei siti del team vengono generati automaticamente e aggiunti alla lista di distribuzione del team. Il formato predefinito degli indirizzi di posta elettronica nei due elenchi è IndirizzoGruppo.discussioni e IndirizzoGruppo.calendario.

5. Quando si includono gli indirizzi di posta elettronica delle aree discussioni e dei calendari nella lista di distribuzione, tutta la posta elettronica e le convocazioni di riunioni inviate alla lista di distribuzione verranno archiviate nel sito del team.

Per ulteriori informazioni sulla pianificazione del servizio di gestione directory di SharePoint, vedere la sezione "Pianificare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint" più avanti in questo articolo.

Indirizzo visualizzato del server di posta elettronica in arrivo

Gli amministratori possono specificare l'indirizzo del server di posta elettronica visualizzato nelle pagine Web quando gli utenti creano un indirizzo di posta elettronica in arrivo per un sito, un elenco o un gruppo. Questa impostazione viene spesso utilizzata insieme al servizio di gestione directory Microsoft SharePoint per creare un indirizzo del server di posta elettronica più semplice da digitare.

Opzioni di configurazione e modalità di impostazione

Per l'attivazione della posta elettronica in arrivo l'amministatore di farm può scegliere tra due modalità di impostazione, ovvero la modalità automatica e la modalità avanzata. Come descritto nella sezione "Scenario di base" più indietro in questo articolo, è possibile scegliere la modalità automatica accettando tutte le impostazioni predefinite. Con la modalità automatica sono disponibili opzioni aggiuntive.

Nella tabella seguente sono elencate le varie opzioni di configurazione. Per ogni opzione è indicato se la configurazione nella pagina Configura impostazioni posta elettronica in arrivo del sito Amministrazione centrale viene eseguita in modalità automatica o avanzata.

Entrambe le modalità automatica e avanzata consentono agli amministratori di farm di configurare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint e l'indirizzo del server di posta elettronica da visualizzare nelle pagine Web. In modalità automatica tuttavia non è disponibile l'opzione per specificare i server di posta elettronica di cui accettare la posta elettronica in arrivo, ma è possibile specificare la cartella in cui la posta elettronica deve essere ricevuta. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 controlla la presenza di nuovi messaggi di posta elettronica in questa cartella.

Operazioni preliminari alla configurazione della posta elettronica in arrivo

Prima di configurare la posta elettronica in arrivo, eseguire le operazioni seguenti:

• Installare il servizio SMTP in ogni server in cui si desidera ricevere ed elaborare posta elettronica in arrivo. In alternativa, impostare un altro metodo di recapito della posta elettronica nella cartella di ricezione della posta elettronica.

• Se si utilizza il servizio SMTP nel server che esegue Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, verificare che nel server sia in esecuzione il servizio applicazione Web di Windows SharePoint Services. Ciò consente l'elaborazione in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 della posta elettronica ricevuta nel server Web.

Per ulteriori informazioni sull'installazione del servizio SMTP, vedere la Guida in linea di Windows.

Pianificare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint

È possibile configurare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint utilizzando la modalità automatica o la modalità avanzata. È possibile attivare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint nel server o nella server farm che esegue Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 oppure utilizzare il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint di un'altra farm. Uno dei vantaggi associati all'utilizzo del servizio di un'altra farm è la gestione delle autorizzazioni Active Directory in una posizione centralizzata, ovvero l'altra farm.

Per attivare questo servizio nel proprio server o nella propria server farm che esegue Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, l'account del pool di applicazioni di Amministrazione centrale SharePoint utilizzato da Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 deve disporre dell'accesso in scrittura al contenitore specificato in Active Directory. Ciò richiede che un amministratore di Active Directory imposti l'unità organizzativa (OU) e le relative autorizzazioni. Grazie all'utilizzo del servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint in una farm remota è possibile creare e configurare l'unità organizzativa senza l'aiuto di un amministratore di Active Directory, a condizione che l'unità organizzativa esista già.

Opzioni di configurazione del servizio di gestione directory

Quando si configura il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint per la creazione di gruppi di distribuzione e contatti in Active Directory, è necessario specificare le informazioni seguenti:

• Nome del contenitore di Active Directory in cui verranno creati i nuovi gruppi di distribuzione e i contatti. Il nome deve avere il formato seguente:

  OU=NomeContenitore, DC=NomeDominio, DC=NomeDominioPrincipale

• Nome del server SMTP da utilizzare per la posta elettronica in arrivo. È possibile accettare il server SMTP predefinito, se presente. Il nome deve avere il formato seguente:

  Server.sottodominio.dominio.dominio_principale

  Ad esempio, SharePointServer.supporto.contoso.com

• Se accettare messaggi solo dagli utenti autenticati.

• È necessario specificare se consentire agli utenti di creare gruppi di distribuzione da siti di SharePoint. Se si consente agli utenti di eseguire questa operazione, è inoltre possibile stabilire se gli utenti possono eseguire le operazioni seguenti, in qualsiasi combinazione:

  • Creare un nuovo gruppo di distribuzione.

  • Modificare l'indirizzo di posta elettronica di un gruppo di distribuzione.

  • Modificare titolo e descrizione di un gruppo di distribuzione.

  • Eliminare un gruppo di distribuzione.

Quando si configura il servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint per la creazione di gruppi di distribuzione e contatti utilizzando un servizio di gestione directory di Microsoft SharePoint remoto, è necessario specificare le informazioni seguenti:

• URL del servizio di gestione directory remoto, ad esempio http://Server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• Nome del server SMTP da utilizzare per la posta elettronica in arrivo.

• Se accettare messaggi solo dagli utenti autenticati.

• Se consentire agli utenti di creare gruppi di distribuzione da siti di SharePoint.

Foglio di lavoro

Per prendere nota delle decisioni relative alla posta elettronica in arrivo, utilizzare il foglio di lavoro seguente:

• Plan incoming e-mail worksheet