Pianificare le raccolte documenti (Windows SharePoint Services)

Contenuto dell'articolo:

• Pianificare le raccolte documenti

• Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni

• Pianificare Information Rights Management

Pianificare le raccolte documenti

Le raccolte documenti sono insiemi di file disponibili in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 che vengono condivisi con altri utenti del sito. La maggior parte delle caratteristiche di gestione dei documenti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 viene fornita tramite queste raccolte documenti. Nell'ambito della pianificazione della gestione dei documenti è necessario individuare le raccolte documenti più appropriate per le esigenze dell'organizzazione.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sono inclusi i tipi di raccolte documenti seguenti:

• Raccolta documenti Utilizzare questo tipo di raccolta per la memorizzazione dei documenti per scopi generici, la collaborazione sui documenti e una facile condivisione del contenuto.

• Raccolta immagini Utilizzare questo tipo di raccolta per condividere, gestire e riutilizzare immagini digitali.

Utilizzare le raccolte documenti per memorizzare il contenuto a cui collabora il gruppo di lavoro e per creare knowledge base condivise. Un gruppo di lavoro che progetta prodotti ad esempio può utilizzare una raccolta documenti per memorizzare i file relativi alle diverse fasi del processo, tra cui proposte di progetto, specifiche e informazioni di supporto. L'utilizzo dei metadati, visualizzati come colonne di informazioni, consente di gestire e rendere pubblico lo stato di ogni documento di progetto, insieme al relativo autore, nome di progetto e così via. I documenti completati possono essere memorizzati separatamente in una raccolta documenti tipo knowledge base in cui ricercare le informazioni quando si lavora a nuovi progetti.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 le raccolte documenti possono contenere diversi tipi di documenti. A tale scopo, è necessario associare uno o più tipi di contenuto alla raccolta documenti. Quando a una raccolta sono associati più tipi di contenuto, il comando Nuovo relativo a tale raccolta consentirà di creare nuovi documenti di qualsiasi tipo di contenuto associato alla raccolta e i metadati di tutti i tipi di contenuto che la raccolta può contenere verranno mostrati nelle visualizzazioni della raccolta. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei tipi di contenuto, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Windows SharePoint Services).

Altre caratteristiche per raccolte documenti che supportano la collaborazione sono le seguenti:

• Modelli È possibile progettare un modello e associarlo a una raccolta documenti per standardizzare i documenti creati nella raccolta.

• Flussi di lavoro Utilizzando un flusso di lavoro personalizzato (vedere Pianificare i flussi di lavoro (Windows SharePoint Services)), è possibile eseguire i processi aziendali sui documenti. Un flusso di lavoro ad esempio potrebbe inviare un documento per la revisione.

• Archiviazione ed estrazione È possibile richiedere che gli utenti archivino ed estraggano i documenti da una raccolta documenti prima di modificarli.

• Controllo delle versioni È possibile scegliere fra tre opzioni per il controllo delle versioni.

Utilizzando il foglio di lavoro Plan document libraries, elencare ogni raccolta documenti da creare e il sito in cui verrà creata. Ad esempio, nel caso dell'esempio di progettazione di prodotti sopra illustrato, sarebbe necessario creare due voci: "raccolta per i documenti di progetto attivi" e "raccolta per i documenti di progetto in archivio". Per ogni raccolta elencare tutti i tipi di contenuto da memorizzarvi, ad esempio "specifiche di prodotto" e "documenti di progetto del prodotto".

Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni

Pianificare il controllo delle versioni

Il controllo delle versioni è il metodo in base al quale iterazioni successive di un documento vengono numerate e salvate.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sono disponibili tre opzioni per il controllo delle versioni:

• Nessuna Specifica che non venga salvata alcuna versione precedente dei documenti. Quando non viene utilizzato il controllo delle versioni, le versioni precedenti dei documenti non possono essere recuperate e la cronologia dei documenti va persa perché i commenti associati a ogni iterazione di un documento non vengono salvati. Utilizzare questa opzione per le raccolte documenti con contenuto non importante o che non verrà mai modificato.

• Versioni principali Specifica che le versioni numerate dei documenti vengano mantenute secondo un semplice schema di controllo delle versioni, ovvero 1, 2, 3 e così via. Per controllare l'effetto sullo spazio di memorizzazione, è possibile specificare quante versioni precedenti conservare, contando a ritroso dalla versione corrente. Quando si utilizzano le versioni principali, ogni volta che viene salvata una nuova versione di un documento, potranno visualizzarne il contenuto tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni per la raccolta documenti. Utilizzare questa opzione se non si desidera differenziare le versioni bozza dei documenti dalle corrispondenti versioni pubblicate. Ad esempio, nel caso di una raccolta documenti utilizzata da un gruppo di lavoro di un'organizzazione, la scelta delle versioni principali è una buona soluzione se tutti i membri del team hanno necessità di visualizzare tutte le iterazioni di ogni documento.

  Versione principale e secondaria (bozza) Specifica che le versioni numerate dei documenti vengano mantenute secondo uno schema di controllo delle versioni basato su versioni principali e secondarie, ovvero 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 e così via. Le versioni che terminano con .0 sono quelle principali, mentre quelle che terminano con estensioni diverse da zero sono quelle secondarie. Le versioni principali e secondarie precedenti dei documenti vengono salvate insieme alle versioni correnti. Per controllare l'effetto sullo spazio di memorizzazione, è possibile specificare quante versioni principali precedenti conservare, contando a ritroso dalla versione corrente. È inoltre possibile specificare per quante versioni principali devono essere mantenute le corrispondenti versioni secondarie. Se ad esempio si specifica che le versioni secondarie debbano essere mantenute per due versioni principali e la versione principale corrente è la 4.0, verranno conservate tutte le versioni secondarie a partire dalla 3.1. Quando si utilizzano sia le versioni principali che quelle secondarie, possono visualizzare le versioni principali dei documenti tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura. È invece possibile specificare quali utenti possono visualizzare le versioni secondarie. È consigliabile in genere concedere agli utenti in grado di modificare gli elementi le autorizzazioni per visualizzare e utilizzare le versioni secondarie e consentire agli utenti con autorizzazioni di lettura di visualizzare esclusivamente le versioni principali. Utilizzare questa opzione se si desidera differenziare il contenuto pubblicato visualizzabile da un gruppo di destinatari dal contenuto in formato bozza non ancora pronto per la pubblicazione. Nel caso ad esempio di un sito Web destinato alla gestione delle risorse umane e contenente le descrizioni dei benefici garantiti dall'azienda, utilizzare questo tipo di controllo delle versioni per limitare l'accesso dei dipendenti a tali descrizioni mentre sono in fase di modifica.

Nel foglio di lavoro Plan document libraries, per ogni raccolta documenti elencata, specificare lo schema di controllo delle versioni da utilizzare: Nessuna, Versioni principali oppure Versione principale e secondaria (bozza).

Pianificare l'approvazione del contenuto

L'approvazione del contenuto è il metodo in base al quale i membri del sito con autorizzazioni di responsabili dell'approvazione controllano la pubblicazione del contenuto. Una bozza di documento in attesa dell'approvazione del contenuto è in sospeso. Quando un responsabile dell'approvazione esamina il documento e ne approva il contenuto, questo diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti del sito con autorizzazioni di lettura. Il proprietario di una raccolta documenti può attivare l'approvazione del contenuto per la raccolta e facoltativamente associarvi un flusso di lavoro per l'esecuzione del processo di approvazione. Utilizzare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare il processo per rendere disponibile il contenuto per un gruppo di destinatari. Un'azienda che pubblica contenuto come uno dei prodotti o servizi che offre può ad esempio richiedere la verifica e l'approvazione al proprio ufficio legale prima di pubblicare il contenuto.

La modalità di invio dei documenti per l'approvazione varia a seconda delle impostazioni per il controllo delle versioni attivate nella raccolta documenti:

• Nessuna Se il controllo delle versioni non viene utilizzato e vengono salvate le modifiche relative a un documento, lo stato di quest'ultimo viene impostato su In sospeso. In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 viene mantenuta la versione precedente del documento in modo che gli utenti con autorizzazioni di lettura possano comunque visualizzarla. Dopo l'approvazione delle modifiche in sospeso, la nuova versione del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione precedente viene eliminata. Se il controllo delle versioni non viene utilizzato e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo viene aggiunto alla raccolta con stato In sospeso e non può essere visualizzato dagli utenti con autorizzazioni di lettura finché non viene approvato.

• Versioni principali Se vengono utilizzate le versioni principali e vengono salvate le modifiche relative a un documento, lo stato di quest'ultimo viene impostato su In sospeso e la versione principale precedente del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, una nuova versione principale viene creata e resa disponibile per gli utenti del sito con autorizzazioni di lettura e la versione precedente viene salvata nell'elenco della cronologia del documento. Se vengono utilizzate le versioni principali e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo viene aggiunto alla raccolta con stato In sospeso e non può essere visualizzato dagli utenti con autorizzazioni di lettura finché non viene approvato come versione 1.

• Versione principale e secondaria (bozza) Se vengono utilizzate le versioni principali e secondarie e vengono salvate le modifiche relative a un documento, l'autore può scegliere di salvare una nuova versione secondaria del documento come bozza oppure di creare una nuova versione principale, operazione a seguito della quale lo stato del documento viene impostato su In sospeso. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, una nuova versione principale viene creata e resa disponibile per gli utenti del sito con autorizzazioni di lettura. Con questo tipo di controllo delle versioni, nell'elenco della cronologia del documento vengono mantenute sia le versioni principali che quelle secondarie. Se vengono utilizzate le versioni principali e secondarie e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo può essere aggiunto alla raccolta in stato di bozza come versione 0.1 oppure l'autore può immediatamente richiederne l'approvazione, nel qual caso lo stato del documento viene impostato su In sospeso.

Nel foglio di lavoro Plan document libraries specificare se richiedere o meno l'approvazione del contenuto per ogni raccolta documenti elencata.

Pianificare l'archiviazione e l'estrazione

È possibile richiedere che gli utenti archivino ed estraggano i documenti da una raccolta documenti prima di modificarli. È sempre consigliabile effettuare tale richiesta, che comporta i vantaggi seguenti:

• Maggiore controllo sulla creazione delle versioni dei documenti. Quando un documento viene estratto, l'autore può salvarlo senza archiviarlo. In questo caso, gli altri utenti della raccolta documenti non saranno in grado di visualizzare le modifiche apportate e non verrà creata una nuova versione. Viene creata una nuova versione visibile agli altri utenti solo se l'autore archivia il documento. Tale operazione garantisce all'autore maggiore flessibilità e controllo.

• Raccolta dei metadati più efficace. Quando un documento viene archiviato, l'autore può scrivere commenti in cui vengono descritte le modifiche apportate al file. Viene così creata una cronologia costantemente aggiornata delle modifiche effettuate nel documento.

Nel foglio di lavoro Plan document libraries specificare se richiedere o meno l'archiviazione e l'estrazione per ogni raccolta documenti elencata.

Pianificare Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) consente agli autori di contenuti di controllare e proteggere i propri documenti. Il contenuto dei documenti protetti viene infatti crittografato e fornito con una licenza di pubblicazione che pone limitazioni agli utenti. Tali limitazioni variano a seconda del livello di autorizzazione degli utenti stessi, ma in genere consistono nell'impostare un documento per la sola lettura, nel disabilitare la copia del testo e nell'impedire agli utenti di salvare una copia del documento o di stampare il documento. Le applicazioni client che leggono i tipi di file supportati da IRM utilizzano la licenza di pubblicazione all'interno di un documento protetto per applicare le limitazioni agli utenti che accedono al documento.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 è supportato l'utilizzo di Information Rights Management per i documenti memorizzati nelle raccolte documenti. Per implementare Information Rights Management per un tipo di file, un amministratore deve installare per tale tipo di file un programma di protezione, ovvero un programma che controlla la crittografia e la decrittografia dei documenti protetti per un tipo di file.

Utilizzando Information Rights Management in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile decidere quali azioni gli utenti sono autorizzati a eseguire sui documenti quando li aprono dalle raccolte in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Se invece IRM viene applicato ai documenti memorizzati nei computer client, è il proprietario a scegliere i diritti da assegnare a ogni utente del documento. Utilizzare IRM per le raccolte documenti per controllare il contenuto riservato memorizzato nel server. Se ad esempio si rende disponibile una raccolta documenti per la visualizzazione di un'anteprima dei prodotti di prossima realizzazione ad altri team dell'azienda, sarà possibile utilizzare IRM per impedire che tali team pubblichino il contenuto a gruppi di destinatari esterni all'organizzazione.

Quando IRM è abilitato per una raccolta documenti e un documento di un tipo che può essere protetto viene scaricato dal server in un'applicazione client, Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 crittografa il documento e aggiunge una licenza di pubblicazione. Quando il documento viene di nuovo caricato nel server, Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 decrittografa il file e lo memorizza nella raccolta in forma non crittografata.

Le autorizzazioni di IRM applicate a un documento quando gli utenti lo caricano da una raccolta documenti dipendono dalle autorizzazioni per il contenuto di ogni utente specificate nelle impostazioni di protezione di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Nella tabella seguente viene illustrata la modalità di conversione delle autorizzazioni di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 in autorizzazioni di IRM.

Per utilizzare IRM in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è necessario installare Microsoft Windows Rights Management Services Client versione 1 in ogni server Web front-end della server farm e Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) per Windows Server 2003, Service Pack 1.0 o successivo deve essere disponibile in rete. Per installare Windows Rights Management Services Client e ottenere ulteriori informazioni su Microsoft Windows Rights Management Services, vedere Windows Rights Management Services Technology Center (https://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx) (informazioni in lingua inglese). Per una descrizione dei passaggi necessari per configurare Microsoft Windows Rights Management Services in modo da consentire a Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 di creare contenuto protetto, vedere la guida alla distribuzione di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Per ogni raccolta documenti elencata nel foglio di lavoro Plan document libraries, specificare se richiedere o meno Information Rights Management. Nel caso siano necessari programmi di protezione per ulteriori tipi di documenti, annotare tali informazioni nella colonna Require Information Rights Management?.