Pianificare il ciclo di vita di un progetto (Project Server 2010)

Creare progetti

Esistono diversi modi per realizzare un'idea di progetto. Il processo a volte è informale e può derivare da un incontro di brainstorming di meno di un'ora, altre volte il progetto viene creato dopo anni di studi e attente analisi. Se non viene pianificato e gestito, il processo di creazione può diventare caotico e questa confusione può risultare costosa sotto diversi aspetti: minore efficienza, risorse male allocate, priorità errate, operazioni duplicate, approcci in conflitto e opportunità non sfruttate, solo per nominarne alcuni. Ne deriva che è necessario considerare alcuni punti chiave quando si utilizza Microsoft Project 2010 per creare progetti per la propria organizzazione.

Pianificare proposte

La proposta di progetto offre un meccanismo per controllare l'inserimento di progetti in Project Server. Garantisce un valore aggiunto per i responsabili con incarichi decisionali in quanto consente di memorizzare i dati delle proposte insieme a quelli del progetto. Questa funzionalità include migliori strumenti per la creazione di relazioni e di modelli, nonché di analisi della pipeline, oltre a favorire l'automazione dei processi aziendali di gestione delle proposte.

Le proposte sono progetti limitati, in quanto per esse non sono disponibili tutte le funzionalità disponibili quando si utilizza Microsoft Project Professional 2010. Le proposte di progetto non sono progetti dell'organizzazione. Si tratta di un tipo di progetto più limitato e semplice utile per diversi utenti. In questo modo è possibile presentare proposte di progetto mediante funzionalità di facile utilizzo per la pianificazione dei progetti e delle risorse, avendo a garanzia un semplice meccanismo di controllo per i progetti da aggiungere a Project Server. Le proposte di progetto sono soggette a revisione prima di essere trasformate in progetti dell'organizzazione e contengono informazioni di base che consentono ai responsabili con incarichi decisionali in un'organizzazione di approvare o rifiutare la proposta. Le informazioni fornite possono essere le seguenti:

• Nome del progetto

• Descrizione del progetto

• Data iniziale e data finale proposte

• Costo proposto

• Requisiti in termini di risorse

Le proposte vengono create in Microsoft Project Web App (PWA) e possono essere visualizzate da chiunque abbia accesso a quest'ultimo. Per poter creare proposte di progetto, è necessario disporre dell'autorizzazione Crea nuovo progetto di manutenzione.

Le proposte possono essere configurate in modo da interagire con i flussi di lavoro disponibili in Microsoft SharePoint Server 2010.

Quando la funzionalità è configurata per un flusso di lavoro, quest'ultimo esegue automaticamente gran parte delle operazioni. Quando viene creata una proposta, il flusso di lavoro genera assegnazioni di attività per i revisori e per il creatore della proposta man mano che essa avanza nel processo di approvazione. Queste attività vengono visualizzate ai relativi proprietari tramite la web part per Attività flusso di lavoro proposte.

Pianificare risorse

Le risorse di un'organizzazione sono le persone, le attrezzature e i materiali che vengono utilizzati per completare le attività di un progetto dell'organizzazione. Le risorse fanno parte del pool di risorse dell'organizzazione e sono memorizzate centralmente nei database di Project Server 2010. È possibile creare il pool di risorse dell'organizzazione che verrà utilizzato dai project manager durante l'assegnazione delle risorse alle attività dei progetti aggiungendo risorse al pool o importando altre risorse. È necessario definire il contenuto del modello globale dell'organizzazione prima di aggiungere risorse al pool di risorse dell'organizzazione.

Prima di poter creare e gestire correttamente il pool di risorse dell'organizzazione, è necessario definire e documentare attentamente i campi personalizzati delle risorse dell'organizzazione e crearli. Inoltre, per le organizzazioni di grandi dimensioni, l'inserimento dei dati iniziale nel pool di risorse dell'organizzazione è importante quanto il processo di conservazione dell'accuratezza e di aggiornamento del pool di risorse dell'organizzazione. La registrazione delle modifiche significative relative alle informazioni sulle risorse memorizzate e gestite nel pool di risorse dell'organizzazione può rappresentare un'attività a tempo pieno.

Prima di creare il pool di risorse dell'organizzazione per Project Server 2010, è necessario determinare il punto di partenza. Il processo di aggiunta delle risorse al pool di risorse dell'organizzazione varia in base agli scenari seguenti:

• Si inizia con progetti nuovi. Questo scenario richiede una preparazione minima. Il processo risulta semplificato se è possibile raccogliere tutte le informazioni necessarie sulle risorse in un unico documento. È possibile creare un elenco cartaceo e quindi importare le risorse identificate da Active Directory o da un archivio di appartenenze se si utilizza l'autenticazione basata su moduli. In alternativa, è possibile raccogliere queste informazioni utilizzando Microsoft Excel e quindi importare il foglio di calcolo risultante in Project Professional 2010 e salvarlo nel database di Project Server.

• Si crea il pool di risorse dell'organizzazione. In questo scenario viene creato il pool di risorse dell'organizzazione in Project Professional 2010. È necessario connettersi a Project Server 2010 tramite Project Professional 2010 ed estrarre il pool di risorse dell'organizzazione, quindi immettere le risorse e salvare il pool.

Pianificare campi personalizzati

In Project Server 2010 sono inclusi campi e tabelle di ricerca personalizzabili. Un campo personalizzato può contenere informazioni relative a un'attività, una risorsa o un'assegnazione. In Project Server 2010 i campi che possono contenere dati personalizzati sono campi che includono testo, contrassegni, numeri, date, costi, date di inizio e fine e periodi di durata. È possibile personalizzare tali campi per ottenere le informazioni desiderate utilizzando formule, calcoli con valori specifici o indicatori grafici.

È possibile scrivere proprie formule, che includono riferimenti ad altri campi, da calcolare in un campo personalizzato. È possibile creare un elenco di valori per un campo personalizzato per garantire l'immissione rapida e precisa dei dati. Un campo personalizzato può includere un indicatore grafico anziché i dati effettivi. In questo modo, risulta più rapido controllare quando i dati in tale campo soddisfano determinati criteri, ad esempio quando i dati superano un intervallo specificato oppure quando le risorse sono sovrallocate. È inoltre possibile creare una struttura gerarchica di campi personalizzati per le informazioni del progetto. È ad esempio consigliabile associare i codici di costo dell'azienda ai dati del progetto. Dopo avere creato la struttura e applicato questi campi personalizzati ai dati, è possibile utilizzarli facilmente per filtrare, ordinare e raggruppare i dati del progetto.

In Project Server 2010 esistono due tipi di campi personalizzati: locali e dell'organizzazione. I campi personalizzati locali vengono utilizzati dal project manager nell'ambito di un particolare progetto. I campi personalizzati dell'organizzazione vengono utilizzati dal PMO (Project Management Office) per raccogliere i dati per la segnalazione delle attività riportate in tutta l'organizzazione. Per i campi personalizzati dei progetti e delle attività dell'organizzazione, Project Server 2010 supporta il concetto di ambito in un programma (insieme di progetti) specifico. In questo modo, è possibile definire un campo personalizzato dell'organizzazione valido per un sottoinsieme di progetti.

Ritirare progetti

Esistono determinate attività che è consigliabile prendere in considerazione quando si ritirano i progetti. Se si esegue una pulizia di base quando un progetto viene ritirato, è possibile migliorare le prestazioni di Project Server. È inoltre possibile proteggere i progetti per garantire che solo gli utenti che necessitano delle informazioni, ad esempio per scopi cronologici, possano visualizzarli. L'eliminazione di altri oggetti dell'organizzazione che non vengono utilizzati, ad esempio risorse e assegnazioni, aiuta a impedire una riduzione delle prestazioni del server.

Pianificare l'archiviazione

È possibile eseguire il backup di diversi oggetti dell'organizzazione in PWA:

• Progetti

• Pool di risorse dell'organizzazione e calendari

• Campi personalizzati dell'organizzazione

• Modello globale dell'organizzazione

• Definizioni di visualizzazioni

• Impostazioni di sistema

• Impostazioni di categoria e gruppo

Il backup di questi oggetti consente di ripristinare in modo selettivo elementi specifici, mantenendo anche più versioni di questi elementi.

I backup vengono eseguiti nella pagina Impostazioni server in Amministrazione database. Sono disponibili due metodi:

• Programmazione backup

• Backup amministrativo

Backup amministrativo consente di eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione in qualsiasi momento. Programmazione backup consente invece di eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione su base giornaliera in orari programmati. È consigliabile eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione regolarmente e, se il backup è programmato, negli orari di minore attività del server. È inoltre consigliabile disporre di un piano di backup dei database.

Quando viene eseguito il backup di un oggetto, questo viene salvato nel database Archive di Project Server 2010.

Quando un progetto viene completato, sono disponibili diverse opzioni per ritirare il progetto.

• Eliminare gli oggetti dell'organizzazione dai database Published e Draft di Project Server 2010 e conservarne una copia nel database Archive.

• Eliminare gli oggetti dell'organizzazione da tutti i database di Project Server 2010 e basarsi sui backup dei database per l'archiviazione.

• Inserire il progetto in una categoria speciale di Project Server che nega l'accesso a tutti tranne a pochi utenti.

Pianificare la pulizia

L'eliminazione degli oggetti dell'organizzazione non utilizzati quando un progetto viene completato può aiutare a evitare un calo nelle prestazioni del server. È particolarmente utile per le prestazioni a lungo termine del server eliminare le assegnazioni. È inoltre consigliabile eliminare le risorse che non vengono più utilizzate all'interno dell'organizzazione. L'eliminazione degli oggetti dell'organizzazione inutilizzati quando un progetto viene completato consente inoltre di risparmiare spazio su disco nel server di database.