Impostazioni predefinite per la gestione dei documenti (Office SharePoint Server)
Contenuto dell'articolo:
Funzionalità di gestione dei documenti
Tipi di contenuto del sito
Impostazioni di controllo delle versioni
Impostazioni per i flussi di lavoro predefiniti
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Approvazione
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Tre stati
La gestione dei documenti in Microsoft Office SharePoint Server 2007 è un processo incentrato sull'archiviazione e organizzazione dei documenti allo scopo di supportare le attività in corso, ad esempio la creazione di contenuto e la relativa condivisione all'interno di un'organizzazione.
Funzionalità di gestione dei documenti
Archiviare, organizzare e individuare documenti per il sito Centro documenti.
Garantire la coerenza dei documenti tramite l'utilizzo dei tipi di contenuto.
Gestire i metadati per i documenti.
Proteggere i documenti dall'accesso o dall'utilizzo non autorizzato.
Garantire processi aziendali coerenti (flussi di lavoro) per le modalità di gestione dei documenti.
Tipi di contenuto del sito
Un tipo di contenuto è un gruppo di impostazioni riutilizzabili che descrivono i comportamenti condivisi per un tipo di contenuto specifico. Nelle organizzazioni, i tipi di contenuto vengono utilizzati per organizzare e gestire il contenuto in una raccolta siti. L'utilizzo dei tipi di contenuto consente inoltre di ottenere coerenza per i documenti. È infatti possibile definire un tipo di contenuto per ogni tipo di documento o di elemento informativo creato dall'organizzazione in modo da garantire una gestione coerente dei vari tipi diversi di documenti.
I tipi di contenuto vengono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche di un altro tipo di contenuto. In questo modo, classi di documenti specifiche possono condividere caratteristiche in un'intera organizzazione e tali caratteristiche possono essere comunque personalizzate per raccolte o siti specifici.
I nuovi tipi di contenuto del sito si basano su un tipo di contenuto padre. Quando si crea un nuovo tipo di contenuto del sito, è necessario scegliere un tipo di contenuto del sito esistente (padre) in base al quale creare il nuovo tipo di contenuto del sito. Il nuovo tipo di contenuto del sito creato eredita gli attributi del tipo padre. Di seguito sono riportati gli attributi che possono essere ereditati da un tipo di contenuto padre:
Modello di documento
Impostazione di sola lettura
Flussi di lavoro
Colonne
Attributi estendibili aggiunti da altre applicazioni
Dopo aver creato un nuovo tipo di contenuto del sito, è possibile apportarvi modifiche, ad esempio aggiungere o rimuovere colonne. Si noti che le modifiche apportate direttamente a un tipo di contenuto figlio non hanno effetto sul tipo di contenuto padre su cui si basano. Quando si aggiorna un tipo di contenuto padre, tuttavia, è possibile scegliere se aggiornare tali modifiche nei tipi di contenuto per elenchi e del sito che ereditano dal tipo di contenuto padre.
In tutte le pagine delle impostazioni dei tipi di contenuto è possibile aggiornare i tipi di contenuto per elenchi e i tipi di contenuto del sito figlio. Quando si sceglie di aggiornare tutti i tipi di contenuto che ereditano dai rispettivi tipi di contenuto padre, vengono aggiornate anche tutte le impostazioni della pagina in tutti i tipi di contenuto per elenchi e tipi di contenuto del sito figlio del tipo di contenuto che si sta modificando. In questo modo vengono sovrascritte tutte le impostazioni precedenti nei tipi di contenuto per elenchi e del sito che ereditano dal tipo di contenuto padre. Si noti che tutti gli attributi di un tipo di contenuto presenti nel tipo di contenuto padre possono essere aggiornati nei tipi figlio, ad eccezione di Nome, Descrizione e Gruppo. Non è possibile invece aggiornare le colonne o le impostazioni che non sono presenti nel tipo padre. Per garantire che le modifiche apportate ai tipi di contenuto padre non sovrascrivano le impostazioni dei tipi di contenuto figlio, contrassegnare il tipo di contenuto figlio come di sola lettura. Sebbene sia consigliabile in alcune situazioni, questa impostazione riduce la possibilità di gestire la gerarchia dei tipi di contenuto in modo centralizzato.
I tipi di contenuto del sito vengono archiviati in gruppi. Quando si crea un nuovo tipo di contenuto del sito, è necessario scegliere se archiviarlo in un gruppo esistente o in un nuovo gruppo. Se non si desidera che la nuova colonna del sito venga utilizzata da altri, creare un gruppo con il suffisso _nascosto e quindi archiviare la colonna del sito in tale gruppo.
Impostazioni per la creazione di un tipo di contenuto del sito
Nome e descrizione
Digitare un nome e una descrizione per il tipo di contenuto. La descrizione verrà visualizzata sul pulsante Nuovo. Nell'elenco Seleziona tipo di contenuto padre da selezionare il gruppo su cui si desidera basare il nuovo tipo di contenuto.
Nota
Il gruppo Tipi di contenuto speciali include tipi di contenuto che, quando vengono aggiunti, modificano il comportamento dell'elenco o della raccolta.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Nome |
Specificare il nome del nuovo documento. |
Descrizione |
Specificare la descrizione del nuovo documento. |
Tipi di contenuto padre |
Selezionare il tipo di contenuto padre, ad esempio Tipo di contenuto per documenti o Tipo di contenuto per elenchi su cui si desidera basare il nuovo tipo di contenuto. Nota L'elenco dei tipi di contenuto padre varia in base all'opzione selezionata nel passaggio precedente. |
Gruppo
In questa sezione è possibile scegliere se archiviare il nuovo tipo di contenuto del sito in un gruppo esistente o in un nuovo gruppo.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Inserisci questo tipo di contenuto del sito in:
|
Specificare se si desidera archiviare il nuovo tipo di contenuto del sito in un gruppo esistente, ad esempio il gruppo per i tipi di contenuto personalizzati o per i documenti, oppure in un nuovo gruppo. |
Impostazioni avanzate per i tipi di contenuto del sito
Modello di documento
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Immettere l'URL di un modello di documento esistente |
Digitare l'URL di un modello di documento esistente oppure caricare un nuovo modello di documento. Nell'elenco seguente sono indicati i tipi i URL che è possibile utilizzare.
.gif "Attenzione") Attenzione:
Se non si contrassegna un tipo di contenuto come di sola lettura, le impostazioni del tipo padre possono comunque sovrascrivere le impostazioni del tipo figlio se il tipo padre viene esplicitamente impostato come non di sola lettura e quindi si aggiornano le modifiche per i tipi di contenuto figlio.
|
Carica nuovo modello di documento |
Fare clic su Sfoglia per selezionare il nuovo modello di documento. |
Sola lettura
Specificare se il tipo di contenuto deve essere modificabile. Questa impostazione può essere modificata in seguito in questa pagina da chiunque disponga delle autorizzazioni per la modifica di questo tipo di contenuto.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Imposta tipo di contenuto in sola lettura:
|
Selezionare Sì per impostare il tipo di contenuto in sola lettura. Selezionare No in caso contrario. |
Aggiornamento siti ed elenchi
Indicare se tutti i tipi di contenuto per siti ed elenchi che utilizzano questo tipo devono essere aggiornati con le impostazioni selezionate in questa pagina. L'operazione può richiedere tempi lunghi e andranno perdute le eventuali personalizzazioni eseguite per i tipi di contenuto figlio per siti ed elenchi.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Aggiorna tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo:
|
Selezionare Sì per aggiornare tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo. Selezionare No in caso contrario. |
Impostazioni di controllo delle versioni
Quando si attiva il controllo delle versioni per elenchi o raccolte, vengono archiviate le revisioni di elementi o file e le relative proprietà, consentendo in tal modo una migliore gestione del contenuto durante la revisione e persino il ripristino di una versione precedente. Il controllo delle versioni è particolarmente utile quando più utenti collaborano ai progetti o quando le informazioni vengono sottoposte a diverse fasi di elaborazione e revisione.
Il controllo delle versioni è disponibile per le voci di elenco di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati, nonché per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, incluse le pagine web part.
È possibile utilizzare il controllo delle versioni per eseguire le operazioni seguenti:
Registrare una cronologia delle versioni quando il controllo delle versioni è attivato. È possibile visualizzare la data e l'ora di modifica di un elemento o di un file e l'autore delle modifiche, nonché la data e l'ora di modifica delle proprietà o delle informazioni relative al file. Se un utente modifica la data di scadenza di una voce di elenco, ad esempio, tali informazioni vengono visualizzate nella cronologia delle versioni. Per i file vengono inoltre visualizzati i commenti inclusi dall'autore sulle modifiche apportate.
Ripristinare una versione precedente come versione corrente. Se è stato commesso un errore nella versione corrente o se è necessario ripristinare parte di un documento eliminato, è possibile sostituire la versione corrente con una versione precedente. In tal modo, la versione corrente verrà quindi inclusa nella cronologia delle versioni.
Visualizzare una versione precedente. È possibile visualizzare una versione precedente, ad esempio per fare riferimento a una linea guida precedente senza sovrascrivere la versione corrente. Per i file con estensione aspx, è possibile visualizzare solo i dettagli relativi alle modifiche apportate e non le pagine effettive create dai file.
Nelle tabelle seguenti sono descritte le impostazioni di controllo delle versioni per una raccolta documenti.
Approvazione contenuto
Dopo la disattivazione dell'approvazione del contenuto, gli elementi in sospeso e rifiutati potrebbero comparire nelle visualizzazioni pubbliche.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Approvazione del contenuto obbligatoria per gli elementi inviati
|
Specificare se i nuovi elementi o le modifiche a elementi esistenti devono rimanere in stato di bozza fino all'approvazione. |
Cronologia versioni dell'elenco di tipo Documento
Quando si tiene traccia delle versioni di file o elementi di elenchi, ogni versione viene numerata e salvata in una cronologia delle versioni. Gli utenti di un'organizzazione possono visualizzare la cronologia delle versioni e, se necessario, recuperare versioni precedenti. È possibile configurare diverse impostazioni che influiscono sul controllo delle versioni, ad esempio il tipo e il numero di versioni da mantenere, nonché impostazioni che interagiscono con il controllo delle versioni, ad esempio l'obbligatorietà dell'approvazione del contenuto o dell'estrazione dei file.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Crea una versione ogni volta che si modifica un file nell'elenco di tipo raccolta documenti
|
|
Limite facoltativo del numero di versioni da conservare
|
Selezionare questa casella di controllo per tenere traccia del numero di versioni principali indicato. Selezionare questa casella di controllo per conservare le bozze per il numero di versioni principali indicato. Nota Entrambe le opzioni sono disattivate se si seleziona l'opzione per non attivare il controllo delle versioni. |
Protezione elementi bozza
Le bozze sono versioni secondarie o elementi non ancora approvati.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Utenti autorizzati a visualizzare elementi bozza nell'elenco di tipo raccolta documenti
Nota Tutte queste opzioni sono disattivate se è stata selezionata l'opzione No nella sezione Approvazione contenuto. |
Specificare gli utenti che devono essere autorizzati a visualizzare le bozze nella raccolta documenti. |
Estrazione obbligatoria
Tramite la richiesta di estrazione si evita che più utenti apportino modifiche contemporaneamente ed è così possibile evitare possibili conflitti, nonché situazioni di confusione.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Estrazione obbligatoria dei documenti prima della modifica
|
Specificare se gli utenti devono estrarre i documenti prima di apportare modifiche nella raccolta documenti. |
Impostazioni per i flussi di lavoro predefiniti
I flussi di lavoro predefiniti inclusi in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono costituiti da alcune impostazioni comuni a tutti i flussi di lavoro e altre specifiche per i singoli flussi di lavoro. Per supportare i comuni processi aziendali correlati ai documenti, Microsoft Office SharePoint Server 2007 include alcuni flussi di lavoro incorporati utilizzabili dalle organizzazioni per gestire attività, come la revisione e approvazione di documenti, nonché la raccolta di firme. Un flusso di lavoro può essere definito come il passaggio automatico di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro risultano utili per una gestione più efficiente dei processi aziendali correlati ai documenti poiché consentono di tenere traccia in modo automatico delle attività degli utenti coinvolte in tali processi e di gestirle con efficacia.
Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere Introduzione ai flussi di lavoro (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x410).
Nelle tabelle seguenti sono descritte le impostazioni utilizzate per aggiungere un flusso di lavoro a una raccolta documenti.
Flusso di lavoro
Per un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili vari flussi di lavoro in grado di soddisfare esigenze aziendali comuni. Il modello di flusso di lavoro predefinito consente di distribuire un documento o un elemento a un gruppo di persone per ottenerne l'approvazione. Il flusso di lavoro Approvazione è associato per impostazione predefinita al tipo di contenuto per i documenti e pertanto è disponibile automaticamente nelle raccolte documenti. Una versione del flusso di lavoro Approvazione viene inoltra associata per impostazione predefinita alla raccolta Pagine in un sito di pubblicazione e in questo caso il flusso di lavoro può essere utilizzato per gestire il processo di approvazione per la pubblicazione di pagine Web.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Selezionare un modello di flusso di lavoro:
|
Selezionare uno dei modelli di flusso di lavoro tra i vari disponibili. |
Approvazione |
Questo flusso di lavoro consente di distribuire un documento per l'approvazione. I responsabili approvazione possono approvare o rifiutare il documento, riassegnare l'attività di approvazione o richiedere modifiche al documento. |
Raccolta commenti e suggerimenti |
Questo flusso di lavoro consente di distribuire un documento o un elemento a un gruppo di persone per raccogliere commenti e suggerimenti. I revisori possono aggiungere commenti e suggerimenti che vengono quindi compilati e inviati alla persona che ha avviato il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto per documenti ed è pertanto disponibile automaticamente nelle raccolte documenti. |
Raccolta firme |
Questo flusso di lavoro consente di distribuire un documento di Microsoft Office a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali. Questo flusso di lavoro deve essere avviato in un programma client che fa parte di Microsoft Office System 2007. Ai partecipanti è richiesto di aggiungere la loro firma digitale nel documento utilizzando l'applicazione di Microsoft Office appropriata. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto per documenti ed è pertanto disponibile automaticamente nelle raccolte documenti. Il flusso di lavoro Raccolta firme viene tuttavia visualizzato per un documento nella raccolta documenti solo se tale documento include una o più righe della firma di Microsoft Office. |
Approvazione dell'eliminazione |
Questo flusso di lavoro, che supporta processi per la gestione dei record, consente di gestire la scadenza e la conservazione dei documenti permettendo ai partecipanti di decidere se conservare o eliminare i documenti scaduti. Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione è progettato principalmente per l'utilizzo in un sito Centro record. |
Tre stati |
Questo flusso di lavoro consente di gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, quali segnalazioni dei clienti, clienti potenziali o attività di progetto. |
Approvazione gruppo |
Questo flusso di lavoro è simile al flusso di lavoro Approvazione, ma utilizza una raccolta documenti designata e offre una visualizzazione personalizzata dei processi di approvazione a cui partecipa un utente. Questo flusso di lavoro rende disponibile un organigramma gerarchico nel quale è possibile selezionare i responsabili approvazione e nel quale i responsabili approvazione possono utilizzare un controllo timbro anziché la firma. Questa soluzione è disponibile solo nelle versioni asiatiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007. |
Gestione traduzioni |
Questo flusso di lavoro consente di gestire il processo di traduzione manuale di documenti tramite la creazione di copie del documento da tradurre e l'assegnazione delle attività di traduzione ai traduttori designati. Questo flusso di lavoro è disponibile solo per le raccolte gestione traduzioni. |
Nome
Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro. Tale nome verrà utilizzato per l'identificazione del flusso di lavoro da parte degli utenti di questo tipo di contenuto.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Digitare un nome univoco per il flusso di lavoro |
Specificare un nome univoco per il flusso di lavoro. |
Elenco attività
È possibile utilizzare l'elenco Attività predefinito o crearne uno nuovo. Se si utilizza l'elenco Attività predefinito, i partecipanti al flusso di lavoro potranno individuare e visualizzare facilmente le rispettive attività del flusso di lavoro tramite la visualizzazione Attività personali dell'elenco Attività.
Se le attività del flusso di lavoro implicano la visualizzazione di informazioni sensibili o riservate che è necessario mantenere separate dall'elenco Attività generale, è consigliabile creare un nuovo elenco delle attività.
Se per l'organizzazione sono disponibili numerosi flussi di lavoro oppure se i flussi di lavoro implicano numerose attività, è consigliabile creare un nuovo elenco delle attività. In tal caso, è opportuno creare elenchi delle attività per ogni flusso di lavoro.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Immettere un nome di elenco delle attività |
Verrà utilizzato un elenco delle attività con tale nome quando si applica questo tipo di contenuto del sito a un elenco. |
Elenco cronologia
Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco della cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro. Nell'elenco della cronologia sono visualizzati tutti gli eventi che si verificano durante ogni istanza del flusso di lavoro. È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito oppure crearne uno nuovo. Se nell'organizzazione saranno disponibili numerosi flussi di lavoro, è consigliabile creare un elenco della cronologia separato per ogni flusso di lavoro.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Immettere un nome di elenco della cronologia |
Verrà utilizzato un elenco della cronologia con tale nome quando si applica questo tipo di contenuto del sito a un elenco. |
Opzioni di avvio
Specificare come, quando e da chi può essere avviato un flusso di lavoro.
Nota
L'opzione Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento è disponibile solo se per la raccolta è attivato il supporto per versioni principali e secondarie e se è possibile utilizzare il modello di flusso di lavoro selezionato per l'approvazione del contenuto.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Consenti l'avvio manuale del flusso di lavoro a un utente autenticato con autorizzazioni Modifica elementi. Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita. Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro. |
Selezionare questa opzione se il flusso di lavoro deve essere avviato manualmente da un utente autenticato. La casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro è deselezionata per impostazione predefinita. |
Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento. Nota Questa opzione non è disponibile per il modello di flusso di lavoro Raccolta firme. |
Selezionare questa opzione quando viene creato un nuovo elemento. |
Avvia il flusso di lavoro quando viene modificato un elemento. Nota Questa opzione non è disponibile per i modelli di flusso di lavoro Raccolta firme e Tre stati. |
Selezionare questa opzione quando viene modificato un elemento. |
Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti
Indicare se tutti i tipi di contenuto figlio per siti ed elenchi che utilizzano questo tipo devono essere aggiornati con le impostazioni selezionate in questa pagina. L'operazione può richiedere tempi lunghi e andranno perdute le eventuali personalizzazioni eseguite per questi valori nei tipi di contenuto figlio per siti ed elenchi.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Modifica il flusso di lavoro in tutti i tipi di contenuto basati su questo
|
Selezionare questa opzione per aggiornare tutti i tipi di contenuto figlio per siti ed elenchi che utilizzano questo tipo di flusso di lavoro. |
Se sono disponibili opzioni di personalizzazione aggiuntive per i flussi di lavoro predefiniti, specificare le opzioni desiderate nella pagina Personalizza relativa al flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei flussi di lavoro predefiniti, vedere gli articoli elencati nella sezione "Vedere anche" alla fine di questo articolo.
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Approvazione
Il flusso di lavoro Approvazione supporta i processi aziendali che implicano l'invio di un documento o un elemento a colleghi o responsabili per ottenerne l'approvazione. I responsabili approvazione possono approvare o rifiutare il documento, riassegnare l'attività di approvazione o richiedere modifiche al documento. Il flusso di lavoro Approvazione consente di ottenere processi di approvazione più efficienti grazie alla possibilità di gestire e controllare tutte le attività degli utenti correlate al processo e di disporre di un record di informazioni sul processo dopo il completamento.
Nelle tabelle seguenti sono descritte le impostazioni personalizzate per il flusso di lavoro Approvazione.
Attività flusso di lavoro
Specificare come devono essere distribuite le attività ai partecipanti e se è consentita la delega delle attività. Indicare inoltre se i partecipanti possono richiedere modifiche al documento prima di completare le rispettive attività.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Assegna attività a:
|
Assegna le attività a tutti i partecipanti contemporaneamente (flusso di lavoro in parallelo). Assegna le attività a un partecipante alla volta (flusso di lavoro in sequenza). Se si imposta un flusso di lavoro in sequenza, è necessario che un partecipante completi un'attività prima che il partecipante successivo riceva un'attività. Nota L'opzione Un partecipante alla volta è selezionata per impostazione predefinita. |
Consenti ai partecipanti al flusso di lavoro di:
|
Consente ai partecipanti al flusso di lavoro di riassegnare le loro attività ad altre persone. Consente ai partecipanti al flusso di lavoro di richiedere una modifica del documento o dell'elemento da approvare prima di completare un'attività. Nota Entrambe le caselle di controllo sono selezionate per impostazione predefinita. |
Valori predefiniti per l'avvio del flusso di lavoro
Se si includono gruppi come partecipanti al flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Assegna una sola attività a ogni gruppo immesso (non espandere i gruppi) se si desidera assegnare una sola notifica di attività al gruppo anziché singole notifiche per ogni membro del gruppo.
Per un flusso di lavoro in sequenza digitare un numero e quindi selezionare giorno/i o settimana/e come incremento temporale.
Per un flusso di lavoro parallelo digitare o selezionare una data nel campo Attività in scadenza il.
Se si desidera che altre persone ricevano messaggi di notifica (non assegnazioni di attività) all'avvio del flusso di lavoro, digitare i nomi di tali persone nel campo Cc oppure fare clic su Cc per selezionare utenti e gruppi dal servizio directory.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Digitare i nomi delle persone che parteciperanno quando il flusso di lavoro verrà avviato. Aggiungere i nomi nell'ordine in cui si desidera che vengano assegnate le attività (per i flussi di lavoro in sequenza).
|
Fare clic su Responsabili approvazione per selezionare utenti e gruppi dal servizio directory. Selezionare questa opzione se si prevede di specificare gruppi come partecipanti al flusso di lavoro e si desidera assegnare al gruppo una sola attività, anziché singole attività a ogni membro del gruppo. L'opzione Consenti di modificare l'elenco dei partecipanti dopo l'avvio del flusso di lavoro è selezionata per impostazione predefinita. Se si preferisce che gli utenti che avviano il flusso di lavoro non possano modificare i partecipanti o aggiungerne, deselezionare questa casella di controllo. |
Digitare un messaggio da associare alla richiesta |
Immettere un messaggio in questa casella di testo per includerlo nella richiesta. |
Scadenza |
Se si specifica una scadenza e la posta elettronica è attivata nel server, i partecipanti riceveranno un promemoria in tale data nel caso non abbiano ancora completato l'attività loro assegnata. |
Attività in scadenza il (in parallelo) |
Specifica la data di scadenza di ogni attività. |
Concedi a ogni persona la quantità di tempo seguente per finire l'attività (in sequenza) |
Specifica la durata prevista per ogni attività e l'unità di tempo per la durata. |
Messaggio di notifica ad altri utenti |
Per informare altre persone dell'avvio del flusso di lavoro senza assegnare attività. Per inviare notifica ad altri utenti, aggiungere i nomi nel campo Cc. |
Completamento del flusso di lavoro
Specificare quando il flusso di lavoro deve essere completato. Se non si seleziona alcuna opzione, il flusso di lavoro verrà completato alla fine di tutte le attività.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Completare il flusso di lavoro quando:
|
Selezionare la casella di controllo È stato finito il seguente numero di attività e digitare un numero per specificare la quantità di attività al termine delle quali verrà considerato completato il flusso di lavoro. Nota Questa opzione è disattivata per impostazione predefinita perché il flusso di lavoro è in sequenza. |
|
Selezionare la casella di controllo Il documento viene rifiutato per specificare che il flusso di lavoro deve essere considerato completato in seguito al rifiuto del documento o dell'elemento. Selezionare la casella di controllo Il documento viene modificato per specificare che il flusso di lavoro deve essere considerato completato in seguito alla modifica del documento o dell'elemento. |
Attività del flusso di lavoro dopo il completamento
Specificare quali azioni devono essere svolte dopo il completamento del flusso di lavoro.
Selezionare questa opzione se si desidera gestire l'approvazione del contenuto tramite il flusso di lavoro ed è stata selezionata la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento nella pagina Aggiungi flusso di lavoro.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Dopo il completamento del flusso di lavoro:
|
Selezionare questa opzione per aggiornare lo stato di approvazione dopo il completamento del flusso di lavoro. |
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti
Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti consente di distribuire un documento, oppure un elemento salvato in un elenco o una raccolta, a un gruppo di persone per raccogliere commenti e suggerimenti. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto per documenti ed è pertanto disponibile automaticamente nelle raccolte documenti.
Nelle tabelle seguenti sono descritte le impostazioni personalizzate per il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.
Attività flusso di lavoro
Specificare come devono essere distribuite le attività ai partecipanti e se è consentita la delega delle attività. Indicare inoltre se i partecipanti possono richiedere modifiche al documento prima di completare le rispettive attività.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Assegna attività a:
|
Assegna le attività a tutti i partecipanti contemporaneamente (flusso di lavoro in parallelo). Assegna le attività a un partecipante alla volta (flusso di lavoro in sequenza). Se si imposta un flusso di lavoro in sequenza, è necessario che un partecipante completi un'attività prima che il partecipante successivo riceva un'attività. Nota L'opzione Tutti i partecipanti contemporaneamente è selezionata per impostazione predefinita. |
Consenti ai partecipanti al flusso di lavoro di:
|
Consente ai partecipanti al flusso di lavoro di riassegnare le loro attività ad altre persone. Consente ai partecipanti al flusso di lavoro di richiedere una modifica del documento o dell'elemento da approvare prima di completare un'attività. Nota Entrambe le caselle di controllo sono selezionate per impostazione predefinita. |
Valori predefiniti per l'avvio del flusso di lavoro
Se si includono gruppi come partecipanti al flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Assegna una sola attività a ogni gruppo immesso (non espandere i gruppi) se si desidera assegnare una sola notifica di attività al gruppo anziché singole notifiche per ogni membro del gruppo.
Per un flusso di lavoro in sequenza digitare un numero e quindi selezionare giorno/i o settimana/e come incremento temporale.
Per un flusso di lavoro parallelo digitare o selezionare una data in Attività in scadenza il.
Se si desidera che altre persone ricevano messaggi di notifica (non assegnazioni di attività) all'avvio del flusso di lavoro, digitare i nomi di tali persone nel campo Cc oppure fare clic su Cc per selezionare utenti e gruppi dal servizio directory.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Digitare i nomi delle persone che parteciperanno quando il flusso di lavoro verrà avviato. Aggiungere i nomi nell'ordine in cui si desidera che vengano assegnate le attività (per i flussi di lavoro in sequenza).
|
Fare clic su Responsabili approvazione per selezionare utenti e gruppi dal servizio directory. Selezionare questa opzione se si desidera specificare gruppi come partecipanti al flusso di lavoro e si desidera assegnare al gruppo una sola attività, anziché singole attività a ogni membro del gruppo. L'opzione Consenti di modificare l'elenco dei partecipanti dopo l'avvio del flusso di lavoro è selezionata per impostazione predefinita. Se si preferisce che gli utenti che avviano il flusso di lavoro non possano modificare i partecipanti o aggiungerne, deselezionare questa casella di controllo. |
Digitare un messaggio da associare alla richiesta |
Immettere un messaggio in questa casella di testo per includerlo nella richiesta. |
Scadenza |
Se si specifica una scadenza e la posta elettronica è attivata nel server, i partecipanti riceveranno un promemoria in tale data nel caso non abbiano ancora completato l'attività loro assegnata. |
Attività in scadenza il (in parallelo) |
Specifica la data di scadenza di ogni attività. |
Concedi a ogni persona la quantità di tempo seguente per finire l'attività (in sequenza) |
Specifica la durata prevista per ogni attività e l'unità di tempo per la durata. |
Messaggio di notifica ad altri utenti |
Utilizzare questa opzione per informare altre persone dell'avvio del flusso di lavoro senza assegnare attività. Per inviare notifica ad altri utenti, aggiungere i nomi nel campo Cc. |
Completamento del flusso di lavoro
Specificare quando il flusso di lavoro deve essere completato. Se non si seleziona alcuna opzione, il flusso di lavoro verrà completato alla fine di tutte le attività.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Completare il flusso di lavoro quando:
|
Selezionare la casella di controllo È stato finito il seguente numero di attività e digitare un numero per specificare la quantità di attività al termine delle quali verrà considerato completato il flusso di lavoro. Nota Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita, ma non è disponibile per i flussi di lavoro in sequenza. |
|
La casella di controllo Il documento viene rifiutato è deselezionata per impostazione predefinita perché il flusso di lavoro è in sequenza. Selezionare la casella di controllo Il documento viene modificato per specificare che il flusso di lavoro deve essere considerato completato in seguito alla modifica del documento o dell'elemento. |
Attività del flusso di lavoro dopo il completamento
Specificare quali azioni devono essere svolte dopo il completamento del flusso di lavoro.
Selezionare questa opzione se si desidera gestire l'approvazione del contenuto tramite il flusso di lavoro ed è stata selezionata la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento nella pagina Aggiungi flusso di lavoro.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Dopo il completamento del flusso di lavoro:
|
Selezionare questa opzione per aggiornare lo stato di approvazione dopo il completamento del flusso di lavoro. |
Personalizzare le impostazioni del flusso di lavoro Tre stati
Il flusso di lavoro Tre stati è progettato per tenere traccia dello stato di una voce di elenco durante tre fasi ed è possibile utilizzarlo al fine di gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, ad esempio segnalazioni dei clienti, clienti potenziali o attività di progetto.
Nelle tabelle seguenti sono descritte le impostazioni personalizzate per il flusso di lavoro Tre stati.
Stati flusso di lavoro
Per un elenco di problemi, gli stati per un elemento vengono specificati nel campo Stato in cui:
Stato iniziale = Attivo
Stato intermedio = Risolto
Stato finale = Chiuso
L'elemento viene aggiornato automaticamente durante il passaggio attraverso le varie fasi del flusso di lavoro.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Selezionare un campo di tipo 'Scelta'
Per l'elenco o il tipo di contenuto sono necessari almeno un singolo valore e un campo di tipo 'Scelta' con tre o più scelte. |
Selezionare un campo di tipo 'Scelta', quindi selezionare un valore per gli stati iniziale, intermedio e finale. |
Specificare le azioni desiderate all'avvio di un flusso di lavoro
Quando si avvia un flusso di lavoro per un problema in un elenco Problemi, in Microsoft Office SharePoint Server 2007 viene creata un'attività per l'utente assegnato. Quando tale utente completa l'attività, il flusso di lavoro cambia lo stato dal valore iniziale (Attivo) a quello intermedio (Risolto). È inoltre possibile scegliere di inviare un messaggio di posta elettronica all'utente per avvisarlo dell'attività assegnata.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
Dettagli attività
|
Digitare le informazioni che si desidera includere nel titolo dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco verranno aggiunte al messaggio personalizzato. |
Descrizione attività
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Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco verranno aggiunte al messaggio personalizzato. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco, nella descrizione verrà incluso un collegamento alla voce di elenco. |
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Se è necessario specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna della data dall'elenco contenente le informazioni sulla scadenza da utilizzare. |
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Per assegnare l'attività a un partecipante specificato nell'elenco, fare clic su Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna dall'elenco contenente le informazioni sull'utente da utilizzare. All'avvio del flusso di lavoro, la prima attività viene assegnata all'utente il cui nome viene visualizzato in questa colonna per il flusso di lavoro. |
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Digitare il nome del partecipante a cui si desidera inviare un avviso tramite posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro. Per inviare l'avviso tramite posta elettronica al proprietario dell'attività, selezionare la casella di controllo Includi attività assegnata a. |
Digitare l'oggetto che si desidera utilizzare per l'avviso tramite posta elettronica. Per aggiungere il titolo dell'attività all'oggetto del messaggio di posta elettronica, selezionare la casella di controllo Usa titolo attività. |
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Digitare le informazioni da visualizzare nel corpo del messaggio dell'avviso tramite posta elettronica. Per includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio, selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco. |
Specificare le azioni desiderate al passaggio allo stato intermedio di un flusso di lavoro
Ad esempio, quando lo stato di un problema in un elenco Problemi diventa Risolto, il flusso di lavoro crea un'attività per l'utente assegnato. Quando tale utente completa l'attività, il flusso di lavoro cambia lo stato dal valore intermedio (Risolto) a quello finale (Chiuso). È inoltre possibile scegliere di inviare un messaggio di posta elettronica all'utente per avvisarlo dell'attività assegnata.
| Campo | Descrizione |
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Dettagli attività
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Digitare le informazioni che si desidera includere nel titolo dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco verranno aggiunte al messaggio personalizzato. |
Descrizione attività
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Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco verranno aggiunte al messaggio personalizzato. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco, nella descrizione verrà incluso un collegamento alla voce di elenco. |
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Se si desidera specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna della data dall'elenco contenente le informazioni sulla scadenza da utilizzare. |
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Per assegnare l'attività a un partecipante specificato nell'elenco, fare clic su Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna dall'elenco contenente le informazioni sull'utente che si desidera utilizzare. All'avvio del flusso di lavoro, la prima attività viene assegnata all'utente il cui nome viene visualizzato in questa colonna per l'elemento del flusso di lavoro. Per assegnare l'attività in tutte le istanze del flusso di lavoro all'utente o al gruppo specificato, fare clic su Utente assegnazione personalizzata e quindi digitare o selezionare il nome dell'utente o del gruppo a cui si desidera assegnare l'attività. |
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Digitare il nome del partecipante a cui si desidera inviare un avviso tramite posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro. Per inviare l'avviso tramite posta elettronica al proprietario dell'attività, selezionare la casella di controllo Includi attività assegnata a. Digitare l'oggetto che si desidera utilizzare per l'avviso tramite posta elettronica. Per aggiungere il titolo dell'attività all'oggetto del messaggio di posta elettronica, selezionare la casella di controllo Usa titolo attività. Digitare le informazioni da visualizzare nel corpo del messaggio dell'avviso tramite posta elettronica. Per includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio, selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco. |
Vedere anche
Altre risorse
Introduzione ai flussi di lavoro
Utilizzare un flusso di lavoro di approvazione
Utilizzare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti
Utilizzare un flusso di lavoro in tre stati