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Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni (Office SharePoint Server)

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Contenuto dell'articolo:

  • Impostazioni predefinite dei criteri di gestione delle informazioni

  • Definire o modificare l'impostazione di un criterio

Un criterio di gestione delle informazioni è un insieme di regole per un determinato tipo di contenuto importante. I criteri di gestione delle informazioni consentono agli amministratori di controllare e valutare chi può accedere alle informazioni, per quanto tempo le informazioni dovranno essere conservate e il grado di conformità degli utenti al criterio. In genere i criteri vengono creati e applicati dai responsabili della conformità, dai manager dei record, dal personale IT e da altri utenti con responsabilità analoghe.

Con Microsoft Office SharePoint Server 2007 è possibile applicare criteri che consentano di gestire contenuto in base ai processi aziendali. Microsoft Office SharePoint Server 2007 contiene numerose caratteristiche dei criteri che è possibile personalizzare in base alle esigenze, nonché un framework di estensibilità che consente di creare, personalizzare e distribuire criteri e caratteristiche dei criteri personalizzati.

Di seguito sono elencati alcuni vantaggi derivanti dall'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni:

  • Gli amministratori possono impostare e gestire le regole per un tipo di contenuto da un'unica posizione, per le caratteristiche dei criteri sia sul lato client che sul lato server.

  • I criteri vengono applicati al contenuto, sia all'interno di Microsoft Office SharePoint Server 2007 che in caso di contenuto di Microsoft Office System scaricato. Gli amministratori possono essere certi che i criteri verranno sempre applicati al contenuto in qualsiasi posizione all'interno della società.

  • I criteri aziendali vengono seguiti automaticamente e in modo trasparente, pertanto richiedono un intervento minimo da parte degli utenti finali.

Nelle sezioni seguenti è descritta l'impostazione personalizzata per un flusso di lavoro in tre stati.

Impostazioni predefinite dei criteri di gestione delle informazioni

Specificare il criterio

Specificare il criterio di gestione delle informazioni per il tipo di contenuto. Se si desidera utilizzare uno dei criteri predefiniti del sito, selezionare Usa criterio raccolta siti. In alternativa è possibile creare o modificare direttamente le impostazioni dei criteri.

Campo Descrizione

È possibile specificare il criterio utilizzando i metodi riportati di seguito:

  • Nessuno

  • Definire un criterio

  • Usa criterio raccolta siti

Consente di specificare le diverse opzioni per la creazione e la modifica delle impostazioni dei criteri.

Nota

Il criterio Usa criterio raccolta siti è disattivato per impostazione predefinita

Definire o modificare l'impostazione di un criterio

Nelle tabelle riportate di seguito sono descritte le impostazioni per la definizione e la modifica di un criterio.

Nome e descrizione amministrativa

Il nome e la descrizione amministrativa vengono visualizzati ai responsabili degli elenchi durante la configurazione dei criteri per un elenco o tipo di contenuto.

Campo Descrizione

Nome

Specificare il nome del documento.

Descrizione amministrativa

Specificare la descrizione amministrativa del documento.

Informativa criteri

L'informativa criteri viene visualizzata quando gli utenti finali aprono elementi soggetti a questo criterio. Può descrivere quali criteri sono applicati al contenuto oppure può offrire indicazioni speciali o informazioni utili sui criteri.

Campo Descrizione

Informativa criteri

Questa informativa viene visualizzata quando gli utenti aprono i documenti o gli elementi soggetti al criterio. Ha lo scopo di illustrare le caratteristiche dei criteri applicabili al contenuto o la gestione speciale necessaria per il contenuto. Un'informativa dei criteri può contenere fino a 512 caratteri.

Etichette

È possibile aggiungere un'etichetta a un documento per essere certi che informazioni importanti sul documento vengano incluse nella stampa. Per specificare l'etichetta, digitare il testo desiderato nella casella Formato etichette. È possibile utilizzare qualsiasi combinazione di testo fisso o proprietà del documento, eccetto proprietà calcolate o predefinite quali GUID o CreatedBy. Per iniziare una nuova riga, utilizzare la sequenza di caratteri \n.

Per richiedere agli utenti di aggiungere un'etichetta a un documento, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

Se si desidera che le etichette siano facoltative, non selezionare questa casella di controllo.

Per bloccare un'etichetta in modo che non possa essere modificata dopo essere stata inserita, selezionare la casella di controllo Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

Nota

Se si desidera che l'etichetta venga aggiornata in caso di aggiornamento delle proprietà del documento o dell'elemento, non selezionare questa casella di controllo.

Campo Descrizione

Attivare le etichette

  • Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa

  • Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte

Selezionare questa opzione per specificare un'etichetta per il documento.

Formato etichetta

  • Aspetto

    • Carattere

    • Dimensioni

    • Stile

    • Giustificazione

Nella sezione Aspetto selezionare la dimensione del tipo di carattere e lo stile desiderato e specificare se si desidera che l'etichetta venga posizionata a sinistra, al centro o destra del documento. Selezionare un tipo di carattere e uno stile disponibili nei computer degli utenti. Dalla dimensione del tipo di carattere dipende la quantità di testo visualizzabile sull'etichetta.

Dimensioni etichetta

  • Altezza

  • Larghezza

Nella sezione Dimensioni etichetta digitare l'altezza e la larghezza dell'etichetta. L'altezza e la larghezza dell'etichetta possono essere comprese tra 0,5 cm e 50 cm. Il testo dell'etichetta viene sempre centrato verticalmente all'interno dell'immagine dell'etichetta.

Anteprima

Fare clic sul pulsante Aggiorna per visualizzare in anteprima il contenuto specificato nella casella Formato etichetta.

Controllo

La caratteristica dei criteri di controllo consente alle organizzazioni di creare e analizzare audit trail per i documenti ed elencare elementi, ad esempio elenchi di attività, elenchi di problemi, gruppi di discussione e calendari. Questa caratteristica dei criteri garantisce un registro di controllo in cui vengono registrati gli eventi, ad esempio il momento di visualizzazione, modifica o eliminazione del contenuto. Quando il controllo è attivato come parte di un criterio di gestione delle informazioni, gli amministratori possono visualizzare i dati di controllo in report di utilizzo dei criteri che si basano su Microsoft Office Excel e in cui viene riepilogato l'utilizzo corrente. Gli amministratori possono utilizzare questi report per determinare come vengono utilizzate le informazioni all'interno dell'organizzazione. Questi report possono inoltre aiutare le organizzazioni a verificare e documentare la conformità alle normative e ad analizzare potenziali problemi.

Nel registro di controllo vengono registrate le informazioni seguenti: nome dell'evento, data e ora dell'evento e nome di sistema dell'utente che ha eseguito l'azione.

Campo Descrizione

Attivare il controllo

  • Specificare gli eventi da controllare

    • Apertura o download di documenti, visualizzazione di elementi di elenchi o visualizzazione di proprietà di elementi

    • Modifica di elementi

    • Estrazione o archiviazione di elementi

    • Spostamento o copia di elementi in un'altra posizione nel sito

    • Eliminazione o ripristino di elementi

Selezionare questa opzione per specificare gli eventi che devono essere controllati per i documenti e gli elementi soggetti a questi criteri.

Scadenza

La caratteristica della scadenza consente di impostare il periodo di conservazione e l'azione da eseguire quando viene raggiunta la data di scadenza.

Per impostare la data di scadenza in base a una proprietà di data, fare clic su Un periodo di tempo definito in base alle proprietà dell'elemento e quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Data/ora creazione o Data/ora modifica e l'incremento di tempo in seguito all'operazione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni per la scadenza dell'elemento.

Per utilizzare un flusso di lavoro o una formula di conservazione personalizzata per determinare la scadenza, fare clic su Impostato a livello di programmazione.

Per attivare un'azione specifica, ad esempio l'eliminazione, da applicare al documento o all'elemento alla scadenza, fare clic su Azione da eseguire e quindi selezionare un'azione dall'elenco.

Per avviare un flusso di lavoro sul documento o l'elemento, fare clic su Avvia flusso di lavoro e quindi selezionare il nome del flusso di lavoro.

Nota

Questa opzione è disponibile solo se si definisce un criterio per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro.

Campo Descrizione

Attivare la scadenza

  • Il periodo di conservazione è

    • Un periodo di tempo definito in base alle proprietà dell'elemento:

    • Impostato a livello di programmazione (ad esempio da un flusso di lavoro)

  • Scadenza dell'elemento

    • Azione da eseguire

    • Avvia flusso di lavoro

Selezionare questa opzione per specificare una data di scadenza per questo flusso di lavoro.

Codice a barre

Questa opzione assegna un codice a barre a ogni documento o elemento. Facoltativamente, le applicazioni di Microsoft Office possono richiedere agli utenti di inserire tali codici a barre nei documenti.

Campo Descrizione

Attivare i codici a barre

  • Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa

Selezionare questa opzione per chiedere agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa del flusso di lavoro