Informazioni sulla ricerca su più cassette postali

Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-28

Se l'organizzazione aderisce ai requisiti di presentazione del materiale probatorio (relativi alla politica dell'organizzazione, ai requisiti di conformità o ai processi), la funzionalità Ricerca in più cassette postali di Microsoft Exchange Server 2010 consente di eseguire ricerche per l'individuazione del contenuto all'interno delle cassette postali di Exchange.

Ricerca in più cassette postali utilizza gli indici del contenuto creati da Ricerca di Exchange. Il Pannello di controllo di Exchange offre un'interfaccia di ricerca semplice da utilizzare per gli utenti non tecnici, ad esempio i responsabili dei record e gli addetti al settore legale e delle risorse umane. Il controllo dell'accesso basato sui ruoli consente al gruppo del ruolo di gestione Gestione individuazione di delegare le attività di individuazione a utenti non tecnici, senza la necessità di fornire privilegi elevati che potrebbero consentire all'utente di apportare modifiche operative alla configurazione di Exchange.

Sommario

Utilizzi di Ricerca in più cassette postali

Servizio Ricerca di Exchange e Sintassi di ricerca avanzata

Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management

Cassette postali di individuazione

Esecuzione di una ricerca di individuazione

Visualizzazione dei risultati della ricerca

Registrazione delle ricerche di individuazione

Conservazione in caso di dispute e individuazione

Per informazioni sulle attività di gestione relative alla ricerca su più cassette postali, vedere Gestione di Multi-Mailbox Search.

Utilizzi di Ricerca in più cassette postali

Di seguito sono riportati alcuni degli utilizzi più comuni della funzionalità Ricerca in più cassette postali:

• Esibizione di documenti probatori La conformità alle richieste di esibizione di documenti probatori per i record di messaggistica sta diventando una delle attività più importanti per le organizzazioni coinvolte in cause legali. Senza uno strumento apposito, la ricerca dei record di messaggistica all'interno di diverse cassette postali, che potrebbero trovarsi in database delle cassette postali diversi, può richiedere molto tempo e numerose risorse. La funzionalità Ricerca in più cassette postali consente di cercare un gran numero di messaggi di posta elettronica archiviati in cassette postali su uno o più server Exchange 2010, spesso in percorsi diversi.

• Indagini interne   Ricerca in più cassette postali consente di semplificare le richieste da parte di responsabili o dell'ufficio legale nell'ambito di indagini interne.

• Monitoraggio delle risorse umane   La funzionalità Ricerca in più cassette postali consente di semplificare le richieste da parte dell'ufficio delle risorse umane, ad esempio i requisiti di monitoraggio di posta elettronica standard o una ricerca specifica.

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Servizio Ricerca di Exchange e Sintassi di ricerca avanzata

Ricerca in più cassette postali utilizza gli indici del contenuto creati da Ricerca di Exchange. Per fornire la funzionalità di ricerca avanzata richiesta da Ricerca in più cassette postali, sono state aggiunte nuove funzionalità in Ricerca di Exchange. Con un unico motore di indicizzazione del contenuto, nessuna risorsa aggiuntiva viene utilizzata per eseguire la ricerca per indicizzazione e per indicizzare i database delle cassette postali per Ricerca in più cassette postali quando le richieste di individuazione vengono ricevute dai reparti IT.

Per ulteriori informazioni sulla funzionalità Ricerca di Exchange, vedere Informazioni sulla ricerca di Exchange.

La funzionalità Ricerca in più cassette postali utilizza anche la sintassi di ricerca avanzata (AQS, Advanced Query Syntax), la sintassi di ricerca utilizzata da Windows Search e Ricerca immediata di Microsoft Office Outlook 2007 e Outlook 2010. Gli utenti che utilizzano la sintassi di ricerca avanzata possono creare facilmente query per la ricerca negli indici del contenuto.

Per ulteriori informazioni sulla sintassi di ricerca avanzata, vedere Sintassi si ricerca avanzata.

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Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management

Per fare in modo che gli utenti eseguano le ricerche di individuazione, è necessario aggiungerli al gruppo di ruoli RBAC Gestione individuazione. Questo gruppo contiene due ruoli di gestione: il ruolo Ricerca cassette postali che consente a un utente di eseguire una ricerca di individuazione e il ruolo Conservazione a fini giudiziari che consente a un utente di eseguire la conservazione di una cassetta postale in caso di dispute legali. Per ulteriori informazioni sul gruppo di ruoli RBAC Gestione individuazione, vedere Gestione individuazione. Per ulteriori informazioni su RBAC, vedere Informazioni sul controllo di accesso basato sui ruoli.

Per impostazione predefinita, il gruppo di ruoli Gestione individuazione è inizialmente vuoto. Le autorizzazioni necessarie per eseguire le attività di individuazione non vengono assegnate agli utenti. Inoltre, per impostazione predefinita, gli amministratori di Exchange non dispongono delle autorizzazioni necessarie per eseguire una ricerca di individuazione. Gli amministratori di Exchange che sono membri del gruppo di gestione Gestione organizzazione possono aggiungere utenti al gruppo Gestione individuazione e creare gruppi di ruoli personalizzati per limitare l'ambito di un responsabile dell'individuazione a un sottoinsieme di utenti. Il controllo delle modifiche al ruolo RBAC consente di mantenere i record adeguati per verificare l'assegnazione del gruppo di ruoli Gestione individuazione. Per i dettagli, vedere Panoramica sulla registrazione controlli dell'amministratore.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di utenti al gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere Aggiunta di un utente al gruppo di ruolo di gestione dell'individuazione (Discovery management).

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Cassette postali di individuazione

Quando si esegue una ricerca di individuazione, è necessario specificare una cassetta postale di destinazione in cui archiviare i risultati della ricerca. Una cassetta postale di individuazione è un tipo speciale di cassetta postale di Exchange 2010 che offre le seguenti funzionalità:

• Selezione sicura e più semplice della cassetta postale di destinazione   Quando si utilizza ECP per creare una ricerca di individuazione, solo le cassette postali di individuazione saranno disponibili per archiviare i risultati della ricerca. Non è necessario esaminare un elenco lungo di cassette postali disponibili nell'organizzazione. In questo modo un utente non selezionerà accidentalmente un altra cassetta postale o una cassetta postale non protetta in cui archiviare il contenuto riservato dei messaggi.

• Quota superiore di archiviazione della cassetta postale   La cassetta postale di destinazione deve essere in grado di archiviare grandi quantità di dati relativi ai messaggi che possono essere restituiti da una ricerca di individuazione. Per impostazione predefinita, le cassette postali di individuazione dispongono di una quota di archiviazione delle cassette postali di 50 gigabyte (GB). Anche se è possibile aumentare questa quota, le cassette postali di individuazione più grandi di 50 GB non sono supportate.

  Nota

  In Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), un responsabile dell'individuazione può ottenere una stima dei risultati della ricerca al fine di determinare il numero e le dimensioni totali degli elementi restituiti da una ricerca di individuazione.

• Sicurezza per impostazione predefinita   Come tutti i tipi di cassette postali, una cassetta postale di individuazione ha un account utente di Active Directory associato. Tuttavia, questo account è disabilitato per impostazione predefinita. Solo gli utenti autorizzati ad accedere alla cassetta postale di individuazione, potranno utilizzarlo. Ai membri del gruppo di ruoli Gestione individuazione vengono assegnate le autorizzazioni di accesso completo per la cassetta postale di individuazione predefinita. Le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale non verranno assegnate a qualsiasi utente di altre cassette postali di individuazione create.

  Importante

  In Exchange 2010 SP1, è possibile abilitare la registrazione di controllo delle cassette postali per controllare l'accesso alle cassette postali e ad azioni quali l'accesso alle cartelle o ai messaggi e le eliminazioni da parte dei proprietari delle cassette postali, dei delegati e degli amministratori. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni sulla registrazione di controllo delle cassette postali.

• Recapito messaggi di posta elettronica disabilitato   Anche se visibili negli elenchi indirizzi di Exchange, gli utenti non possono inviare messaggi di posta elettronica a una cassetta postale di individuazione. Il recapito di messaggi di posta elettronica alle cassette postali di individuazione è proibito utilizzando le restrizioni di recapito. In questo modo viene mantenuta l'integrità dei risultati della ricerca.

Il programma di installazione di Exchange 2010 crea una cassetta postale di individuazione con il nome Cassetta postale di individuazione. È possibile utilizzare Shell per creare altre cassette postali di individuazione. Per impostazione predefinita, le altre cassette postali di individuazione create non avranno assegnate le autorizzazioni di accesso alle cassette postali. Per informazioni su come creare una cassetta postale di individuazione, vedere Creazione di una cassetta postale di individuazione.

Ricerca in più cassette postali utilizza anche una cassetta postale di sistema con il nome SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} per conservare i metadati di Ricerca in più cassette postali. Le cassette postali di sistema non sono visibili in Exchange Management Console (EMC) o negli elenchi indirizzi di Exchange. Prima di rimuovere un database delle cassette postali in cui si trova la cassetta postale di sistema di Ricerca in più cassette postali, è necessario spostare la cassetta postale in un altro database delle cassette postali.

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Esecuzione di una ricerca di individuazione

Gli utenti che sono stati aggiunti al gruppo di ruoli Gestione individuazione possono eseguire ricerche di individuazione. Per ulteriori informazioni sul gruppo Gestione individuazione, vedere Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management in questo argomento.

È possibile eseguire una ricerca di individuazione utilizzando l'interfaccia basata sul WEb in ECP, come mostrato nella figura seguente. Ciò facilita l'utilizzo di Ricerca in più cassette postali da parte di utenti non tecnici, ad esempio responsabili di record, responsabili della conformità o addetti al settore legale e delle risorse umane. È possibile anche utilizzare Shell per eseguire ricerche di individuazione.

Interfaccia della ricerca di individuazione

Quando si esegue una ricerca, viene creato un oggetto di ricerca in Exchange 2010. È possibile manipolare questo oggetto per avviare, interrompere, modificare e rimuovere la ricerca. Gli elementi restituiti da una ricerca di individuazione vengono copiati nella cassetta postale di individuazione selezionata come cassetta postale di destinazione per la ricerca. Possono essere eseguite contemporaneamente più ricerche.

Gli elementi seguenti sono validi per una ricerca di individuazione:

• Parole chiave   È possibile specificare parole chiave e frasi per cercare contenuto dei messaggi. È possibile anche utilizzare gli operatori logici AND, OR e NOT. Per cercare la corrispondenza esatta di una frase, è necessario racchiudere la frase fra virgolette. Ad esempio, la ricerca della frase "piano e competizione" restituirà i messaggi contenenti la corrispondenza esatta della frase, mentre se si specifica piano E competizione verranno restituiti i messaggi contenenti le parole piano e competizione presenti in qualsiasi punto del messaggio. È inoltre possibile utilizzare la sintassi di ricerca avanzata. Per ulteriori informazioni, vedere Using Advanced Query Syntax Programmatically. Per ulteriori informazioni sulle ricerche avanzate per parola chiave, vedere Ricerca per parole chiave avanzata.

  Nota

  Ricerca in più cassette postali non supporta le espressioni regolari.

  È necessario scrivere in lettere maiuscole gli operatori logici quali AND e OR affinché siano considerati operatori e non parole chiave. Si consiglia di utilizzare le parentesi esplicite per tutte le query che combinano più operatori logici (AND, OR, NOT e così via) per evitare errori o interpretazioni non corrette. Ad esempio, per cercare i messaggi che contengono "ParolaA" o "ParolaB" AND "ParolaC" o "ParolaD", è necessario specificare (ParolaA OR ParolaB) AND (ParolaC OR ParolaD).

• Mittenti e destinatari   Per circoscrivere una ricerca, è possibile specificare i mittenti o i destinatari dei messaggi. È possibile utilizzare indirizzi di posta elettronica, nomi visualizzati o il nome di un dominio per cercare elementi inviati da o verso qualsiasi utente del dominio. Ad esempio, per trovare messaggi di posta elettronica inviati da utenti in Contoso, Ltd, specificare @contoso.com nel campo Da nel Pannello di controllo di Exchange. È anche possibile specificare @contoso.com nel parametro Senders in Shell.

• Intervallo date   Per impostazione predefinita, Ricerca in più cassette postali non limita le ricerche per un intervallo di date. Per cercare i messaggi inviati entro un intervallo di date specifico, è possibile restringere la ricerca specificando le date di inizio e di fine. Se non si specifica una data di fine, la ricerca restituirà i risultati più recenti ogni volta che viene riavviata.

• Cassette postali   Ricerca in più cassette postali è in grado di eseguire la ricerca in tutte le cassette postali che si trovano sui server Cassette postali di Exchange 2010 nell'organizzazione Exchange. Altrimenti è possibile specificare le cassette postali in cui cercare. È possibile anche specificare un gruppo di distribuzione per includere gli utenti della cassetta postale, membri del gruppo.

• Archivio personale   Per impostazione predefinita, se l'archivio personale è abilitato per un utente cassetta postale, Ricerca in più cassette postali esegue la ricerca anche nella cassetta postale di archiviazione. Non è disponibile alcuna opzione nel Pannello di controllo di Exchange per annullare l'operazione. Per escludere le cassette postali di archiviazione, è necessario utilizzare Shell per creare o modificare la ricerca.

• Tipi di messaggio   Per impostazione predefinita, vengono cercati solo i messaggi di posta elettronica. Tuttavia, è inoltre possibile includere nella ricerca i seguenti tipi di messaggio: contatti, documenti, conversazioni di messaggistica immediata, journal, riunioni e note.

• Allegati   Ricerca in più cassette postali esegue la ricerca negli allegati supportati da Ricerca di Exchange. Il supporto per ulteriori tipi di file può essere aggiunto installando i filtri di ricerca (conosciuti come iFilter) per il tipo di file sui server Cassette postali.

• Elementi non ricercabili   Gli elementi non ricercabili sono elementi della cassetta postale che non possono essere indicizzati da Ricerca di Exchange. Tra le possibile cause vi è la mancanza di un filtro di ricerca installato per un file allegato, un errore di filtro e la presenza di messaggi crittografati. Quando si crea una ricerca di individuazione, è possibile includere gli elementi non ricercabili nei risultati della ricerca.

• Elenco indirizzi attendibili   Alcuni tipi di file non contengono dati che è possibile indicizzare, di conseguenza non vengono indicizzati da Ricerca di Exchange. Questi tipi di file non sono considerati elementi non ricercabili. Gli elementi delle cassette postali che contengono questi tipi di file non vengono restituiti nell'elenco degli elementi non ricercabili. Per ulteriori dettagli, vedere Filtri predefiniti per la ricerca di Exchange.

• Elementi crittografati   Dal momento che i messaggi crittografati con S/MIME non vengono indicizzati da Ricerca di Exchange, Ricerca in più cassette postali non ricerca questi messaggi. Se si decide di includere nei risultati della ricerca gli elementi con errore, i messaggi crittografati con S/MIME vengono restituiti come elementi con errore.

• Elementi protetti con IRM   I messaggi protetti con Information Rights Management (IRM) vengono indicizzati da Ricerca di Exchange e inclusi nei risultati della ricerca di individuazione. I messaggi devono essere protetti utilizzando un server Active Directory Rights Management Services (AD RMS) nella stessa foresta di Active Directory del server Cassette postali Exchange 2010. Per ulteriori informazioni su IRM, vedere Protezione dei diritti.

  Importante

  Quando Ricerca di Exchange non riesce ad eseguire l'indicizzazione di un messaggio protetto con IRM, a causa di un errore di decrittografia o perché IRM è disabilitato, il messaggio protetto non viene aggiunto all'elenco degli elementi con errore. Se si decide di includere nei risultati della ricerca gli elementi con errore, i risultati potrebbero non includere i messaggi protetti che non è stato possibile decrittografare.
  Per includere i messaggi protetti con IRM in una ricerca, è possibile creare un'altra ricerca di individuazione per restituire i messaggi con gli allegati .rpmsg. È possibile utilizzare la stringa di ricerca attachment:rpmsg per cercare tutti i messaggi protetti. Verranno restituiti tutti i messaggi protetti con IRM dalle cassette postali ricercate, indipendentemente dal fatto che siano o meno indicizzati. Ciò potrebbe causare la copia dei risultati della ricerca in scenari in cui una ricerca restituisce i messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca, compresi i messaggi protetti non indicizzati correttamente. La ricerca non restituisce i messaggi protetti che non è stato possibile indicizzare. Durante l'esecuzione di una seconda ricerca per tutti i messaggi protetti vengono inclusi anche i messaggi protetti correttamente indicizzati e restituiti dalla prima ricerca. Inoltre, è possibile che i messaggi protetti restituiti dalla seconda ricerca non corrispondano ai criteri di ricerca, ad esempio parole chiave utilizzate per la prima ricerca.

• Deduplicazione   In Exchange 2010 SP1, è possibile abilitare la deduplicazione dei risultati della ricerca di individuazione, al fine di copiare solo un'istanza di un messaggio univoco nella cassetta postale di individuazione. La deduplicazione presenta i seguenti vantaggi:

  • Requisiti di archiviazione inferiori e dimensioni minori della cassetta postale di individuazione a causa del numero ridotto di messaggi copiati.

  • Riduzione del carico di lavoro per i responsabili delle individuazioni, i consulenti legali o altre persone coinvolte nell'analisi dei risultati delle ricerche di individuazione.

  • Riduzione dei costi di individuazione, in base al numero di elementi duplicati nei risultati della ricerca.

  Se si seleziona una cassetta postale di individuazione che si trova in un server Exchange 2010 non aggiornato a Exchange 2010 SP1, la deduplicazioni dei risultati della ricerca non viene eseguita. Per utilizzare la deduplicazione, è necessario selezionare una cassetta postale di individuazione che si trova in un server Cassette postali di Exchange 2010 SP1.

• Stile dei risultati della ricerca   Quando si crea una ricerca di individuazione in Exchange 2010 SP1, il responsabile dell'individuazione può scegliere di eseguire una stima dei risultati della ricerca prima di decidere se copiare o meno i messaggi restituiti dalla ricerca nella cassetta postale di individuazione. La stima dei risultati della ricerca include il numero totale di elementi restituiti dalla ricerca, la dimensione totale e la scomposizione degli elementi restituiti per ogni parola specificata. I vantaggi offerti dalla stima della ricerca sono i seguenti:

  • Il responsabile dell'individuazione può determinare l'efficacia della query di ricerca. Utilizzando le stime della ricerca, un responsabile dell'individuazione è in grado di eseguire un'analisi what-if delle query di ricerca e delle parole chiave e quindi creare query più efficaci.

  • Il responsabile dell'individuazione può evitare di copiare un numero elevato di elementi che possono non soddisfare i requisiti o lo scopo della ricerca, ma che devono ancora essere esaminati.

  • In scenari in cui una query di ricerca genera una quantità elevata di elementi che è necessario copiare, il responsabile dell'individuazione può collaborare con l'amministratore di Exchange per determinare l'eventuale disponibilità di spazio di archiviazione adeguato per memorizzare i risultati nella cassetta postale di individuazione.

  Nota

  Durante il calcolo delle stime dei risultati della ricerca, la deduplicazione non viene presa in considerazione. Quando si esegue nuovamente la ricerca con l'opzione che prevede la copia dei messaggi in una cassetta postale di individuazione, il numero effettivo di messaggi copiati può essere inferiore alla stima fornita quando si utilizza l'opzione di sola stima.

Per informazioni relative all'esecuzione di una ricerca di individuazione, vedere Creazione di una ricerca di individuazione.

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Visualizzazione dei risultati della ricerca

I risultati della ricerca vengono copiati nella cassetta postale di individuazione selezionata come cassetta postale di destinazione per la ricerca. Se si utilizza una cassetta postale di destinazione invece di una cassetta postale di individuazione, è necessario assegnare le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale agli utenti autorizzati. In questo modo, potranno accedere alla cassetta postale di individuazione. Gli utenti autorizzati possono accedere alla cassetta postale mediante Microsoft Office Outlook Web App o Outlook.

Per informazioni sull'assegnazione a un utente delle autorizzazioni di accesso completo alla cassetta postale, vedere Gestisci autorizzazioni accesso completo.

Se un responsabile dell'individuazione sceglie di copiare i risultati della ricerca in una cassetta postale di individuazione, viene creata una cartella con lo stesso nome della ricerca nella cassetta postale di destinazione. Per archiviare i messaggi restituiti dalla cassetta postale, viene creata una sottocartella per ogni cassetta postale in cui viene eseguita la ricerca. Il nome della cartella comprende il nome visualizzato dell'utente della cassetta postale e la data e l'ora in cui è stata creata la ricerca. I messaggi vengono copiati in una cartella con lo stesso nome del percorso nella cassetta postale in cui è stata eseguita la ricerca. Ad esempio, se il nome della ricerca è Discovery-ProjectContoso e viene restituito un messaggio che si trova nella cartella Posta in arrivo della cassetta postale principale di Paul Shen, la gerarchia della cartella creata nella cassetta postale di individuazione sarà Discovery-ProjectContoso -> Paul Shen-9/9/2009 3:57:10 -> Cassetta postale principale > Posta in arrivo. Viene mantenuto qualsiasi flag dei messaggi, compresi i flag di completamento e i flag relativi allo stato Letto/Da leggere.

Annotazioni

In Exchange 2010 SP1, quando un responsabile dell'individuazione esamina i messaggi copiati in una cassetta postale di individuazione, può aggiungere delle annotazioni al messaggio. Il responsabile dell'individuazione può quindi cercare nella cassetta postale di individuazione i messaggi con annotazioni contenenti parole o frasi specifiche.

I responsabili dell'individuazione possono utilizzare le annotazioni per associare un numero di caso o un altro identificatore univoco a un messaggio, facilitando la ricerca di tutti gli elementi con quel determinato numero.

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Registrazione delle ricerche di individuazione

Esistono due tipi di registrazione per le ricerche di individuazione:

• Registrazione di base   La registrazione di base viene abilitata per impostazione predefinita per tutte le ricerche nelle cassette postali. Include informazioni sulla ricerca e sull'utente che l'ha eseguita. Tali informazioni vengono visualizzate nel corpo del messaggio di posta elettronica inviato alla cassetta postale in cui vengono archiviati i risultati della ricerca. Questo messaggio si trova nella cartella creata per archiviare i risultati della ricerca.

• Registrazione completa   La registrazione completa include informazioni relative a tutti i messaggi restituiti dalla ricerca. Tali informazioni sono contenute in un file con valori delimitati da virgole (.csv) allegato al messaggio di posta elettronica che contiene le informazioni sulla registrazione di base. Il nome della ricerca viene utilizzato per denominare il file .csv. Queste informazioni potrebbero essere necessarie per la conformità o per il mantenimento dei record. Per abilitare la registrazione completa, è necessario selezionare Abilita registrazione completa nel Pannello di controllo di Exchange o specificare il livello di registrazione utilizzando il parametro LogLevel nella Shell. In Exchange 2010 SP1, il file di registro. csv è incluso in un file compresso (ZIP).

Per i dettagli, vedere Registrazione della ricerca in più cassette postali.

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Conservazione in caso di dispute e individuazione

Come parte delle richieste di esibizione di documenti probatori, all'utente potrebbe essere richiesto di conservare il contenuto della cassetta postale fino al termine di una causa legale. Per conservare il contenuto della cassetta postale, devono essere conservati anche i messaggi eliminati o modificati dall'utente cassetta postale. In Exchange 2010, tale operazione viene eseguita utilizzando la conservazione in caso di dispute.

Quando viene eseguita la conservazione di una cassetta postale a causa di una controversia legale, vengono conservati nella cartella Elementi ripristinabili i messaggi e altri elementi della cassetta postale eliminati dall'utente e tutte le istanze delle modifiche apportate a determinate proprietà degli elementi della cassetta postale. Per ulteriori informazioni sulla conservazione in caso di dispute, vedere Informazioni sulla conservazione in caso di dispute. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione della conservazione di una cassetta postale in caso di dispute, vedere Conservazione di una cassetta postale a fini giudiziari.

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Conservazione delle cassette postali per l'individuazione

Quando un dipendente lascia un'organizzazione, la relativa cassetta postale viene in genere disabilitata o rimossa. Le cassette postali disabilitate vengono disconnesse dall'account utente ma rimangono nel database delle cassette postali per un determinato periodo di tempo, che per impostazione predefinita è di 30 giorni. Durante tale periodo di tempo le cassette postali disconnesse non vengono elaborate dall'Assistente cartelle gestite e non sono soggette né ai criteri di conservazione, né ai criteri delle cassette postali per le cartella gestite. Non è possibile eseguire ricerche nel contenuto di una cassetta postale disconnessa. Al termine del periodo di mantenimento, la cassetta postale eliminata viene rimossa dal database delle cassette postali.

Se è necessario applicare le impostazioni di mantenimento ai messaggi dei dipendenti che non fanno più parte dell'organizzazione, o mantenere la cassetta postale di un ex-dipendente per eseguire ricerche di individuazione, al momento o in futuro, evitare di disabilitare o rimuovere la cassetta postale. Per impedire l'accesso alla cassetta postale ed evitare che vi vengano recapitati messaggi, attenersi alla seguente procedura.

1. Disabilitare l'account utente di Active Directory tramite Utenti e computer di Active Directory oppure utilizzando un altro strumento o script di Active Directory per il provisioning degli account per impedire l'accesso alla cassetta postale tramite l'account utente associato.

   Importante

   La cassetta postale rimarrà accessibile agli utenti con autorizzazioni di accesso completo alla cassetta postale. Per impedire l'accesso da parte di altri utenti, è necessario rimuoverne l'autorizzazione di accesso completo dalla cassetta postale. Per ulteriori informazioni su come rimuovere le autorizzazioni di accesso completo a una cassetta postale, vedere Gestisci autorizzazioni accesso completo.

2. Impostare su un valore molto basso, ad esempio 1 KB, le dimensioni massime dei messaggi che possono essere inviati o ricevuti dall'utente della cassetta postale. Questo impedisce il recapito di nuovi messaggio in entrata e in uscita dalla cassetta postale. Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle dimensioni massime dei messaggi per una cassetta postale, vedere Configurazione dei limiti per le dimensioni dei messaggi di una cassetta postale o di una cartella pubblica abilitata all'utilizzo della posta.

3. Configurare restrizioni di recapito per la cassetta postale, affinché nessuno possa inviarvi messaggi. Per i dettagli, vedere Configurazione delle restrizioni di recapito dei messaggi.

Quando si pianifica l'implementazione del mantenimento delle cassette postali per l'individuazione o la gestione della conservazione dei messaggi, è necessario tenere conto dell'avvicendamento dei dipendenti. La conservazione a lungo termine delle cassette postali degli ex-dipendenti richiede spazio di archiviazione aggiuntivo nei server Cassette postali e comporta un aumento delle dimensioni del database di Active Directory, perché è necessario mantenere l'account utente associato per lo stesso periodo di tempo. Potrebbe essere inoltre necessario modificare i processi di gestione e provisioning degli account dell'organizzazione.

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