Informazioni sugli archivi personali

Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-28

Gli archivi personali (chiamati anche archivi locali) consentono di controllare i dati di messaggistica dell'organizzazione eliminando la necessità di utilizzare file di archivio personale (.pst) e permettendo agli utenti di archiviare i messaggi in una cassetta postale di archiviazione accessibile in MicrosoftExchange Server 2010 o versioni successive e in Microsoft OfficeOutlook Web App.

Per informazioni sulle attività di gestione relative all'archiviazione personale, vedere Gestione dell'archivio personale.

Per informazioni sugli archivi basati su cloud, vedere Informazioni sul servizio di archiviazione di Exchange Online.

Sommario

Dati di messaggistica e file .pst

Archivi personali

Accesso client alle cassette postali di archiviazione

Spostamento dei messaggi nella cassetta postale di archiviazione

Quote di archiviazione

Archivi personali e altre funzionalità di Exchange

Gestione delle cassette postali di archiviazione

Dati di messaggistica e file .pst

Outlook utilizza i file .pst per archiviare localmente i dati sui computer o sulle condivisioni di rete degli utenti. A differenza dei file di archivio offline (.ost) utilizzati da Outlook nella modalità cache per archiviare una copia della cassetta postale per l'accesso offline, i file .pst non vengono sincronizzati con la cassetta postale Exchange dell'utente. Se un utente sposta i messaggi in un file .pst, quei messaggi vengono rimossi dalla cassetta postale.

L'utilizzo dei file .pst per la gestione dei dati di messaggistica può portare ai seguenti problemi:

• File non gestiti   In genere, i file.pst vengono creati dagli utenti e risiedono nei computer o nelle condivisioni di rete. Non vengono gestiti dall'organizzazione. Di conseguenza, gli utenti possono creare una serie di file .pst contenenti gli stessi o diversi messaggi e archiviarli in diversi percorsi, senza alcun controllo da parte dell'organizzazione.

• Maggiori costi di individuazione   A volte le azioni legali o altri requisiti normativi o aziendali possono portare a richieste di individuazione. L'individuazione dei dati di messaggistica nei file .pst sui computer degli utenti può costituire uno lavoro manuale piuttosto costoso. Siccome la verifica dei file .pst non gestiti non è facile, in molti casi i dati .pst potrebbero non essere individuabili. Ciò potrebbe esporre l'organizzazione a rischi legali e finanziari.

• Impossibilità di applicare i criteri di conservazione di messaggistica   I criteri di conservazione di messaggistica non possono essere applicati ai messaggi che si trovano nei file .pst. Di conseguenza, in base ai regolamenti aziendali o applicabili, l'organizzazione potrebbe non essere conforme.

• Rischio di furto dei dati   I dati di messaggistica archiviati nei file .pst possono venire rubati. Ad esempio, i file .pst vengono spesso archiviati in dispositivi portatili quali computer portatili, dischi rigidi rimovibili e dispositivi multimediali portatili, come unità USB, CD e DVD.

• Visualizzazione frammentata dei dati di messaggistica   Agli utenti che archiviano le informazioni nei file .pst non viene restituita una visualizzazione uniforme dei dati. In genere, i messaggi archiviati nei file .pst sono disponibili esclusivamente sul computer in cui si trova il file .pst. Di conseguenza, se gli utenti accedono alle loro cassette postali utilizzando Outlook Web App o Outlook su un altro computer, i messaggi archiviati nei loro file .pst non sono accessibili.

Dati di messaggistica e file .pst

Archivi personali

In Microsoft Exchange Server 2010, gli archivi personali offrono agli utenti un percorso di archiviazione alternativo in cui salvare i dati cronologici della messaggistica. Un archivio personale è un'ulteriore cassetta postale (chiamata 'cassetta postale di archiviazione') disponibile per l'utente della cassetta postale. Gli utenti di Outlook 2010, Outlook 2007 e Outlook Web App possono accedere facilmente alle loro cassette postali di archiviazione. Utilizzando una di queste applicazioni client, gli utenti possono visualizzare una cassetta postale di archiviazione e spostare o copiare i messaggi tra la cassetta postale principale e l'archivio. Gli archivi personali offrono agli utenti una visualizzazione coerente dei dati di messaggistica ed evitano loro i problemi legati alla gestione dei file .pst. Eliminando l'uso dei file .pst, è possibile ridurre in modo significativo l'esposizione dell'organizzazione ai rischi descritti nella sezione precedente.

In Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), è possibile predisporre l'archivio personale di un utente nello stesso database di cassette postale in cui si trova la cassetta principale, in un altro database di cassette postali sullo stesso server Cassette postali o in un database di cassette postali su un altro server Cassette postali nello stesso o in un altro sito Active Directory. Nel caso di distribuzioni ibride di Exchange 2010, è anche possibile eseguire il provisioning di un archivio basato su cloud per le cassette postali che si trovano sui server Cassette postali locali.

Provisioning delle cassette postali di archiviazione

Dati di messaggistica e file .pst

Accesso client alle cassette postali di archiviazione

Nella seguente tabella vengono elencate le applicazioni client che è possibile utilizzare per accedere alle cassette postali di archiviazione.

Accesso client alle cassette postali di archiviazione

Outlook non crea una copia in locale della cassetta postale di archiviazione sul computer di un utente, anche se è configurato per l'uso della modalità cache di Exchange. Gli utenti possono accedere alla cassetta postale di archiviazione solo in modalità online.

Accesso delegato

L'accesso delegato si verifica quando a un utente o a un gruppo di utenti viene concesso di accedere alla cassetta postale di un altro utente. Esistono numerosi sistemi per fornire l'accesso delegato, tra cui:

• Fornire a uno o più utenti l'accesso alla cassetta postale di un utente che non è più un dipendente dell'organizzazione (in questo caso, tra gli utenti a cui è concesso l'accesso delegato possono esserci il responsabile o il supervisore del reparto in cui operava l'utente o un altro utente che prenderà il suo posto).

• Consentire a uno o più utenti di accedere a una cassetta postale condivisa

• Consentire agli assistenti di direzione di accedere alle cassette postali dei dirigenti con cui lavorano

In Exchange 2010 SP1, quando si assegnano le autorizzazioni per l'accesso completo a una cassetta postale, il delegato a cui vengono assegnate le autorizzazioni può accedere anche all'archivio personale dell'utente. I delegati devono utilizzare Outlook per accedere alla cassetta postale ed essere connessi a un server Accesso client Exchange 2010 SP1 per le operazioni di individuazione automatica. L'individuazione automatica è un servizio di Exchange 2010 che fornisce le informazioni per configurare automaticamente i client Outlook. Quando i delegati utilizzano Outlook per accedere a una cassetta postale Exchange 2010 SP1, sia la cassetta principale che l'archivio personale a cui possono accedere sono visibili in Outlook. Per i dettagli sull'assegnazione delle autorizzazioni per l'accesso completo, vedere Gestisci autorizzazioni accesso completo.

Dati di messaggistica e file .pst

Spostamento dei messaggi nella cassetta postale di archiviazione

Esistono diversi modi per spostare i messaggi nelle cassette postali di archiviazione:

• Spostamento o copia manuale dei messaggi   Gli utenti delle cassette postali possono spostare o copiare manualmente i messaggi dalla cassetta principale o un file .pst nella cassetta di archiviazione. La cassetta postale di archiviazione viene visualizzata come un'altra cassetta o un file .pst in Outlook e Outlook Web App.

• Spostamento o copia dei messaggi tramite le regole di posta in arrivo   Gli utenti delle cassette postali possono creare regole di posta in arrivo in Outlook o Outlook Web App per spostare automaticamente i messaggi in una cartella nella cassetta postale di archiviazione. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo relativo alle informazioni sulle regole della posta in arrivo.

• Spostamento dei messaggi tramite i criteri di conservazione   È possibile utilizzare i criteri di conservazione per spostare automaticamente i messaggi nell'archivio. Gli utenti possono anche applicare un tag personale per spostare i messaggi nell'archivio. Per i dettagli su criteri di conservazione e archiviazione, vedere Criteri di conservazione e archiviazione più avanti in questo argomento.

  Nota

  I tag personali sono disponibili solo in Outlook 2010 e Outlook Web App.

• Importazione dei messaggi da file .pst   In Exchange 2010 SP1, è possibile utilizzare la richiesta di importazione di una cassetta postale per importare i messaggi da un file .pst nella cassetta postale principale o di archiviazione. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sull'importazione ed esportazione dei dati delle cassette postali. Gli strumenti utilizzati per trovare i file .pst nell'organizzazione sono disponibili dai partner Microsoft. Per un elenco dei partner Microsoft per l'archiviazione, vedere la sezione sui partner per l'archiviazione e la conformità nell'articolo relativo ai fornitori software indipendenti.

Criteri di conservazione e archiviazione

In Exchange 2010, è possibile applicare i criteri di archiviazione a una cassetta postale per spostare automaticamente i messaggi dalla cassetta postale principale di un utente alla cassetta postale di archiviazione dopo un determinato periodo di tempo. I criteri di archiviazione vengono implementati creando dei tag di conservazione che utilizzano l'azione di conservazione Sposta nell'archivio.

I messaggi vengono spostati in una cartella nella cassetta postale di archiviazione che ha lo stesso nome della cartella di origine nella cassetta postale principale. Se nella cassetta postale di archiviazione non è presente una cartella con lo stesso nome, viene creata quando l'Assistente cartelle gestite sposta un messaggio. Se nella cassetta postale di archiviazione si ricrea la stessa gerarchia di cartelle, gli utenti potranno trovare più facilmente i messaggi.

Per ulteriori informazioni su criteri, tag e azione di conservazione Sposta nell'archivio, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione.

Criterio di conservazione e di archiviazione predefinito

Il programma di installazione di Exchange crea il criterio di conservazione e archiviazione predefinito. Questo criterio contiene i tag di conservazione a cui è associata l'azione Sposta nell'archivio, come mostrato nella seguente tabella.

Criterio di conservazione e archiviazione predefinito

Se si abilita un archivio personale per un utente della cassetta postale e a questa non è già assegnato un criterio di conservazione, le viene automaticamente assegnato il criterio di conservazione e archiviazione predefinito. Dopo che l'Assistente cassette postali ha elaborato la cassetta postale, questi tag diventano disponibili e l'utente può quindi contrassegnare le cartelle o i messaggi da spostare nella cassetta postale di archiviazione. Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica dall'intera cassetta postale vengono spostati dopo due anni.

Criteri di archiviazione in Outlook 2010 e Outlook Web App

Prima di fornire le cassette postali di archiviazione agli utenti, è opportuno illustrare loro i criteri di archiviazione che verranno applicati alle cassette postali e fornire loro le istruzioni o la documentazione necessaria per soddisfare le loro esigenze. Le informazioni fornite dovrebbe includere dettagli sui seguenti elementi:

• Funzionalità disponibile nell'archivio, criteri di conservazione e archiviazione predefiniti.

• Informazioni sulla tempistica dello spostamento automatico dei messaggi nell'archivio.

• Informazioni sulla gerarchia di cartelle creata nella cassetta postale di archiviazione.

• Come applicare i tag personali (visualizzati nel menu Criteri di archiviazione in Outlook e Outlook Web App).

In Exchange 2010 SP1, il criterio di conservazione e archiviazione predefinito contiene ulteriori tag di conservazione con l'azione Elimina e consenti ripristino. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione.

Per informazioni su conformità e archiviazione in Outlook 2010, vedere l'articolo su come pianificare la conformità e l'archiviazione in Outlook 2010.

Dati di messaggistica e file .pst

Quote di archiviazione

Le cassette postali di archiviazione consentono agli utenti di archiviare i dati cronologici di messaggistica esternamente alla cassetta postale principale. Spesso gli utenti utilizzano i file .pst a causa delle basse quote di archiviazione della cassetta postale e delle restrizioni imposte quando queste quote vengono superate. Ad esempio, è possibile impedire agli utenti di inviare messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio. Analogamente, è possibile impedire agli utenti di inviare e ricevere messaggi quando la dimensione della cassetta postale supera la quota Impedisci l'invio e la ricezione.

Per eliminare la necessità di utilizzare i file .pst, è possibile fornire a una cassetta postale di archiviazione i limiti di archiviazione che soddisfano le esigenze dell'utente. È comunque possibile mantenere un certo controllo sulle quote di archiviazione e le dimensioni delle cassette postali di archiviazione per consentire il monitoraggio dei costi e dell'espansione.

Per consentire questo controllo, è possibile configurare una quota di avviso per l'archiviazione e una quota di archiviazione per le cassette postali di archiviazione. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di avviso specificata per l'archiviazione, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di archiviazione specificata, i messaggi non vengono più spostati nell'archivio, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento di avviso e all'utente della cassetta postale viene inviato un messaggio di quota. Per impostazione predefinita, in Exchange 2010 SP1, la quota di avviso per l'archiviazione è impostata su 45 GB e la quota di archiviazione è impostata su 50 GB. In Exchange 2010 RTM, entrambe le quote sono impostate su Illimitata.

Nella tabella seguente vengono elencati gli eventi registrati e i messaggi di avviso inviati quando vengono raggiunte le quota di avviso per l'archiviazione e la quota di archiviazione.

Avvisi per quota di archiviazione

Per informazioni dettagliate sulla configurazione delle quote di archiviazione, vedere Configurare le quote di archiviazione per un archivio personale (locale).

Dati di messaggistica e file .pst

Archivi personali e altre funzionalità di Exchange

In questa sezione viene illustrata l'interazione funzionale tra gli archivi personali e diverse funzionalità di Exchange:

• Ricerca Exchange La possibilità di eseguire velocemente delle ricerche nei messaggi è ancora più importante nelle cassette postali di archiviazione. Per la funzionalità di ricerca di Exchange, non ci sono differenze tra la cassetta postale principale e quella di archiviazione. Il contenuto di entrambe viene indicizzato. Dal momento che la cassetta postale di archiviazione non è salvata nella cache sul computer dell'utente (anche quando lavora nella modalità cache di Exchange in Outlook), i risultati della ricerca per l'archivio vengono sempre forniti dal servizio di ricerca di Exchange. Quando la ricerca viene eseguita nell'intera cassetta postale in Outlook 2010, i risultati della ricerca includono le cassette postali principale e di archiviazione dell'utente.

  Le seguenti versioni di Office Outlook non supportano la cassetta postale per l'archiviazione:

  • Outlook 2010 in Microsoft Office Home and business 2010

  • Outlook 2010 in Microsoft Office Home and Student 2010

  • Outlook 2010 in Microsoft Office professional 2010

  • Outlook 2010 in Microsoft Office Professional Academic 2010

  Non è possibile effettuare ricerche nella cassetta postale principale e per l'archiviazione nei seguenti client:

  • Outlook Web Access (OWA) 2007 e Outlook Web App (OWA) 2010

  • Office Outlook 2007 Service Pack 2 (SP2) o versioni precedenti

    Nota

    Office Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) (consente di accedere alla cassetta postale per l'archiviazione)

  • Client di terze parti (non supportano la funzionalità ActiveSync)

  I seguenti client supportano la ricerca Uniform all'interno della cassetta postale principale e per l'archiviazione:

  • Outlook 2010 in Microsoft Office 2010 Professional Plus

  Per informazioni sui requisiti di licenza, vedere l'articolo Requisiti relativi alle licenze per l'archivio personale e i criteri di conservazione.

  Per ulteriori informazioni sulla funzionalità Ricerca di Exchange, vedere Informazioni sulla ricerca di Exchange.

• Ricerca in più cassette postali Quando un responsabile dell'individuazione utilizza Ricerca in più cassette postali per eseguire una ricerca di individuazione, la ricerca viene eseguita anche nelle cassette postali di archiviazione degli utenti. Non sono disponibili opzioni per escludere le cassette postali di archiviazione quando si crea una ricerca di individuazione dal Pannello di controllo di Exchange. Quando si utilizza Exchange Management Shell per creare una ricerca di individuazione, è possibile escludere l'archivio utilizzando l'opzione DoNotIncludeArchive. Per ulteriori informazioni, vedere New-MailboxSearch.

  Nota

  Non è possibile utilizzare la funzionalità Ricerca in più cassette postali per eseguire una ricerca in una cassetta postale scollegata.

  Per ulteriori informazioni sulla ricerca in più cassette postali, vedere Informazioni sulla ricerca su più cassette postali.

• Conservazione per controversia legale   Quando si specifica che per una cassetta postale deve essere attivata la conservazione per controversia legale, la conservazione interessa sia la cassetta postale primaria che quella di archiviazione. Per ulteriori informazioni sulla conservazione in caso di dispute, vedere Informazioni sulla conservazione in caso di dispute.

• Cartella Elementi ripristinabili   La cassetta postale di archiviazione contiene una sua cartella Elementi ripristinabili che è soggetta alle stesse quote specificate per la cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria. Per ulteriori informazioni sugli elementi ripristinabili, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.

Dati di messaggistica e file .pst

Gestione delle cassette postali di archiviazione

In Exchange 2010, la creazione e la gestione delle cassette postali di archiviazione è integrata con le attività standard di gestione delle cassette postali, tra cui:

• Creazione di una cassetta postale di archiviazione   È possibile creare una cassetta postale di archiviazione quando si crea una cassetta postale così come abilitare una cassetta di archiviazione per una cassetta postale esistente. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un archivio personale (locale) o basato su cloud per una nuova cassetta postale e Abilitare un archivio personale (locale) o basato su cloud per una cassetta postale esistente.

• Spostamento di una cassetta postale di archiviazione   È possibile spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente in un altro database di cassette postali sullo stesso server Cassette postali o su un altro server. In Exchange 2010 SP1, è possibile spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente indipendentemente dalla cassetta postale principale. In Exchange 2010 RTM, la cassetta postale di archiviazione di un utente si trova sullo stesso server Cassette postali della cassetta postale principale. Per spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente, è necessario innanzitutto creare una richiesta di spostamento. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una richiesta di spostamento locale.

• Disabilitazione di una cassetta postale di archiviazione   Può essere necessario disabilitare la cassetta postale di archiviazione di un utente per risolvere eventuali problemi o se si sta spostando la cassetta postale principale su una versione di Exchange che non supporta gli archivi personali. La disabilitazione di un archivio è simile alla disabilitazione della cassetta postale principale. Per ulteriori informazioni, vedere Disabilitare un archivio personale (locale) o basato su cloud per una cassetta postale. Una cassetta postale di archiviazione disabilitata viene conservata nel database di cassette postali fino al termine del periodo di conservazione delle cassette eliminate specificato per il database. Durante questo periodo di tempo, è possibile ricollegare l'archivio a un utente della cassetta postale. Quando viene raggiunto il termine del periodo di conservazione delle cassette postali eliminate, la cassetta postale scollegata viene eliminata dal database di cassette postali.

• Recupero delle statistiche per cassette postali e cartelle   È possibile recuperare le statistiche per la cassetta postale di archiviazione di un utente utilizzando l'opzione Archive con i cmdlet Get-MailboxStatistics e Get-MailboxFolderStatistics.

Dati di messaggistica e file .pst

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