SharePoint 2010: Distribuzione efficiente delle informazioni

Articolo
08/24/2016

Garantendo che il corretto contenuto si trova di fronte il destro utenti richiede controllo di processo così come pagina progettazione e tecnologia efficiente.

Steve Wright e Corey Erkes

Adattato da "Pro SharePoint 2010 Governance" (Apress)

Uno spostamento significativo nell'uso della tecnologia negli ultimi anni è come strettamente le caratteristiche degli utenti e le attività online sono monitorate e quindi utilizzate per visualizzare le informazioni pertinenti, come la pubblicità online. A causa di questo spostamento, gli utenti si aspettano in genere informazioni pertinenti saranno spinto a loro piuttosto che dover cercarlo per conto proprio.

È importante pensare in questi termini, come si determina come distribuire contenuti agli utenti che visitano i siti di SharePoint, sia interni che esterni. Hai bisogno di sapere il modo migliore per consegnare i vari tipi di informazioni che SharePoint in grado di gestire in un modo che è significativo per l'utente corrente.

Capire il pubblico

Per identificare l'approccio migliore per la distribuzione di contenuti, è fondamentale per capire il vostro pubblico e le loro esigenze. Su una scala più ampia, è anche importante capire i tipi di utenti che sosterrà il portale.

In quali lingue è necessario supportare? È necessario installare i language pack e configurare l'interfaccia utente multilingue (MUI)? Will il portale hanno una componente di forte collaborazione con contenuto di Office, come Word ed Excel? Ha senso per distribuire Office Web Apps per consentire agli utenti di navigare e di apportare modifiche minime al contenuto direttamente nel browser senza aprire l'applicazione client? Gli utenti hanno bisogno di condividere e modificare il contenuto con gli altri all'interno dell'organizzazione? Chiedendo a questi tipi di domande vi aiuterà a guidare il modo più efficace per distribuire contenuti.

Su una scala più grande, è importante capire che ogni singolo utente o gruppo di utenti avranno priorità e prospettive diverse. Mentre tutti possono essere interessati a grandi temi quali benefici di notizie o dipendente di società, singoli utenti spesso sono più interessati a elementi direttamente correlati ai loro progetti e la posizione all'interno della società o squadra.

Invece di costringere un utente a navigare attraverso migliaia di relazioni, ad esempio, avere il report specifico che potrebbe interessarlo spinto direttamente a lui, o averlo visualizzato nella parte superiore di qualsiasi elenco di ricerca. La chiave qui è di capire ciò che ogni unità di gruppo o aziendale interagisce con spesso contro il contenuto che potrebbe essere fatto riferimento occasionalmente.

Un altro modo per considerare questo è chiedere quali contenuti sono necessaria per prendere decisioni aziendali rispetto a quello contenuto supporta come un utente fa affari. Questo richiederà il lavoro con ogni squadra per identificare quale contenuto è usato più spesso e come migliore dovrebbe essere strutturato. Questo include spingendo contenuto agli utenti invece che richiedono ampia ricerca o navigazione.

Strumenti per definire la consegna di informazioni

Il vecchio adagio, "una foto vale mille parole," è particolarmente vero quando si cerca di definire il layout e la struttura di una pagina di SharePoint per supportare la consegna di informazioni. È particolarmente vero quando si lavora con gli utenti che non hanno familiari con SharePoint e il generale struttura e layout che supporta il prodotto. Beffardo su un sito di SharePoint — compresa la navigazione, Web part e di branding — può aiutare l'utente finale a concettualizzare i suoi pensieri e visualizzare il layout.

Un approccio comune per definire il layout e la struttura è quello di creare un wireframe di ogni sito o pagina all'interno del portale. Il wireframe dovrebbe imitare il layout di pagina di SharePoint, compreso qualsiasi spostamento, i controlli casella di ricerca e zone Web Part disponibili. Perché questa è pratica comune, Microsoft ha fornito le forme di Visio per aiutare in questo processo. Questi componenti possono essere trovati su Microsoft download pagina. Se non si dispone di Microsoft Visio, è possibile utilizzare Microsoft PowerPoint per creare wireframe per la definizione di consegna di informazioni. PowerPoint fornisce un sacco di forme e grafica che è necessari per creare un design ricco. In caso contrario, ci sono numerosi prodotti di terze parti che sono progettati specificamente per la creazione di wireframe.

Wireframes sono parte integrante della definizione di consegna di informazioni all'interno di qualsiasi ambiente SharePoint. Tutti i principali siti all'interno di SharePoint in primo luogo dovrebbero avere un reticolo creato per definire le aree di contenuto e modalità di visualizzazione di questo contenuto. Questo approccio vi permetterà di lavorare con l'azienda e cambiare la struttura più facilmente invece di cercare di deridere i siti direttamente in SharePoint. Indipendentemente gli strumenti disponibili, questo è un processo che non deve essere trascurato.

Contenuti mirati pubblico

Come discusso in precedenza, è importante capire quali contenuti sono importante a quale squadra o gruppo di utenti e il modo migliore per ottenere le informazioni a loro in modo logico. La maggior parte delle volte questo è fatto con la creazione di un sito di SharePoint che ha tutti i contenuti correlati in un unico luogo per quel particolare gruppo di consumare come necessario. Mentre questo è un approccio perfettamente buono, a volte paga a pensare a come si può guidare questo contenuto per l'utente, piuttosto che guidare l'utente al contenuto. SharePoint audience targeting offre la possibilità di assegnare il contenuto in base alle caratteristiche dell'utente corrente.

Ricordate che l'audience targeting non dovrebbe essere un sostituto per la sicurezza. Audience targeting utilizza le appartenenze per limitare ciò che un utente può vedere inizialmente. Pubblico di SharePoint può essere basato sulle seguenti informazioni:

Appartenenza in Active Directory
Lista di distribuzione
Gruppo di sicurezza
Appartenenza al gruppo di SharePoint
Posizione nella struttura organizzativa di reporting
Proprietà pubbliche in profilo utente

Pubblico di destinazione utilizzando l'appartenenza all'interno di Active Directory o a un gruppo di SharePoint non richiede alcuna configurazione diverso da quello di costituire un gruppo di SharePoint, se necessario. Si consiglia di utilizzare liste di distribuzione di Active Directory o gruppi di protezione di quanto più possibili, come queste sono spesso controllate a un livello superiore all'interno dell'organizzazione e può ridurre l'onere di aggiornare continuamente un gruppo di SharePoint. È importante comprendere lo stato di liste di distribuzione e gruppi di protezione all'interno dell'organizzazione e se sei essere mantenuti in modo efficace. Questo determinerà se si devono utilizzare i gruppi forniti all'interno di Active Directory o utilizzare gruppi di SharePoint. Inoltre potrebbe essere necessario tornare a utilizzare gruppi di SharePoint se Active Directory è rigida ed è difficile creare ulteriori gruppi.

Utilizzando il profilo utente per il targeting

Pubblico di destinazione può essere effettuata anche utilizzando le proprietà del profilo utente di SharePoint 2010. SharePoint fornisce 58 proprietà del profilo utente, alcuni dei quali sono mappati direttamente dalla proprietà all'interno di Active Directory. Queste proprietà sono situate all'interno del servizio di profilo utente all'interno dell'amministrazione centrale. Per accedere a queste proprietà, passare all'amministrazione centrale di SharePoint 2010 e selezionare "Gestisci applicazioni di servizio" sotto la voce gestione applicazioni. Dalla schermata di applicazioni di servizio, selezionare l'applicazione di servizio profili utente. Le proprietà del profilo possono essere trovate sotto il link Gestisci proprietà utente sotto il popolo voce.

Il numero effettivo di proprietà di Active Directory che possono essere mappati in proprietà del profilo utente dipende da quanto organizzato e popolato le proprietà sono all'interno di Active Directory. Per definire un pubblico che utilizza le proprietà del profilo utente, deve essere creata una regola. Le regole sono costituite da tre componenti:

Operando: Utente o la proprietà
Operatore:

Utente operando
Rapporti sotto
Membro di
Proprietà operando
=, >, >=, <, <=, <>
Contiene, non contiene

Valore: utente o la stringa di ricerca

Camminiamo attraverso alcuni esempi così si può capire meglio come creare un pubblico possono beneficiare la consegna di informazioni. Nel primo esempio, forse volete mostrare informazioni nuovo noleggio, quali forme e liste di controllo, solo quelli dipendenti nuova per l'azienda. Una regola come la seguente potrebbe essere creata e applicata al contenuto per limitare l'accesso ai dipendenti che è iniziato all'interno di quell'anno calendario:

Operando: Proprietà: Data di noleggio
Operatore: “<”
Valore: 01/01/2011

Un altro esempio potrebbe essere quello di creare una regola per la distribuzione di contenuti per soli dipendenti tale relazione per il direttore delle risorse umane:

Operando: Utente
Operatore: Rapporti sotto
Valore: Sally Gold (nome del direttore delle risorse umane)

Questa stessa regola potrebbe essere creata in un modo leggermente diverso:

Operando: Proprietà: Dipartimento
Operatore: “=”
Valore: Risorse umane

Infine, un bisogno molto comune è quello di informazioni specifiche di destinazione basati sulla posizione, ad esempio una pranzo menu o sito di notizie:

Operando: Proprietà: Luogo
Operatore: “=”
Valore: Omaha

Pubblico deve essere compilate inizialmente per creare l'elenco di utenti che soddisfano la regola specificata, ma hanno anche bisogno di essere frequentemente compilati — come proprietà del cambiamento all'interno di Active Directory, il pubblico all'interno di SharePoint pure cambia. Può essere compilati su base giornaliera, settimana o mensile; il programma di compilazione dipenderà notevolmente la quantità di cambiamenti che avvengono all'interno dell'organizzazione.

Contenuti per un pubblico di targeting

Si consiglia in primo luogo esaminare l'ambiente e determinare dove audience targeting sta per essere usati per fornire contenuti prima di andare attraverso il processo di creazione di un pubblico. Non sempre è necessario saltare in amministrazione centrale e creare un pubblico per assegnare il contenuto. Tieni presente che è possibile utilizzare anche le appartenenze di Active Directory direttamente nel contenuto pure. Questi potrebbero includere una lista di distribuzione per un dipartimento o una posizione dell'ufficio. Trascorrere del tempo studiando gruppi di Active Directory e che cosa è disponibile prima di immersioni e creare il proprio. Le sezioni seguenti descrivono i metodi di targeting per pubblico utilizzati all'interno di SharePoint.

Elencare gli elementi visualizzati nella Web Part Query contenuto The Content Query Web Part (CQWP) offre la possibilità di estrarre il contenuto da molti differenti liste e arrotolare in un contenitore. All'interno del riquadro strumento CQWP in Query, la Web Part fornisce la possibilità di applicare il filtro agli elenchi che sta consumando la parte Web pubblico. Questo è l'opzione a target di pubblico l'intera parte del Web, che può essere trovato nella sezione avanzate all'interno del riquadro strumento indipendente.

Web part qualsiasi Web Part di SharePoint possono essere mirati a un pubblico. Questo può essere ottenuto selezionando il pubblico appropriato, lista di distribuzione o gruppo di SharePoint e che entrano nel campo destinatari all'interno della sezione avanzata del riquadro strumenti Web Part.

Parte pagine Web quando la SharePoint publishing funzionalità è attivata, viene creata una libreria chiamata pagine. Questa libreria contiene tutte le pagine di supporto del sito. Come Web part, queste pagine possono essere mirate utilizzando un pubblico, liste di distribuzione o gruppi di SharePoint. Tuttavia, invece di inserire le informazioni di pubblico all'interno del riquadro strumenti Web Part, è necessario modificare le proprietà dell'elemento di pagina all'interno dell'elenco e aggiungere il pubblico necessario.

Collegamenti collegamenti di navigazione globale sia avvio rapido spostamento, spostamento, possono essere mirati a un pubblico. Link possono essere aggiunti alle aree di navigazione all'interno di SharePoint 2010 facendo clic su azioni sito | Impostazioni e selezionando navigazione nella sezione Look and Feel del sito. Alcuni link possono non essere in grado di essere pubblico mirati, come sono parte del sito incorporato. Questo approccio fornisce un metodo semplice di navigazione basato sul pubblico di targeting. Utilizzando questa funzionalità potrebbe rivelarsi molto utile nel definire la gerarchia complessiva del sito.

Rating una nuova componente sociale di SharePoint 2010 è voti. Probabilmente avete visto questo su siti popolari rivenditore come Amazon.com, che dimostra la popolarità di un elemento basato sul feedback degli utenti sotto forma di un punteggio di uno a cinque stelle. SharePoint 2010 ha adottato questo approccio stesso; si può votare qualsiasi elenco o documento libreria elementi con un punteggio di uno a cinque stelle. Mentre librandosi sopra le stelle, basta cliccare il rating appropriato e il tuo punteggio sarà salvato.

Mentre un singolo gruppo o pubblico questo non bersaglio, questa funzione fornisce la grande intuizione di ciò che gli altri utenti sentono è contenuto potenzialmente buono o cattivo. Queste valutazioni anche entrano in gioco durante la ricerca, dove il contenuto che ha un rating più elevato viene restituito maggiore nei risultati di ricerca di contenuti che ha un rating inferiore di stella. Valutazioni non sono abilitate per impostazione predefinita su un elenco o raccolta. Per abilitare questa funzione, passare alla scheda Impostazioni biblioteca dell'elenco o una raccolta documenti, selezionare libreria impostazioni e selezionare Impostazioni punteggio nella sezione Impostazioni generali. Questo dovrà essere eseguita su ogni elenco o una raccolta che richiede la funzione di rating.

Utilizzando queste funzionalità di SharePoint, così come il pubblico e content targeting tattiche, è possibile garantire che il contenuto corretto sia facilmente accessibile a coloro che ne hanno più bisogno. Rendendo più facile per le persone a trovare il contenuto che stai cercando, migliorare la loro esperienza e aumentare la produttività.

Steve Wright

Steve Wright è un senior manager nella gestione di business intelligence (BIM) per Sogeti USA LLC in Omaha, Neb Nel corso degli anni ultimi coltivano, Wright ha lavorato sul controllo del traffico aereo, finanziaria, assicurazioni e una moltitudine di altri tipi di sistemi. Ha creato ed eseguite valutazioni tecniche per molti titoli precedenti riguardanti prodotti Microsoft, tra cui Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes è un consulente di gestione per Sogeti USA LLC in Omaha, Neb Erkes ha lavorato con una vasta gamma di aziende in diversi punti del ciclo di vita delle loro implementazioni di SharePoint. Egli è anche uno dei membri fondatori del gruppo di utenti SharePoint Omaha.

© 2012 Apress Inc. Tutti i diritti riservati. Stampato con il permesso da Apress. Copyright 2012. "Pro 2012 Governance di SharePoint" da Steve Wright e Corey Erkes. Per ulteriori informazioni su questo titolo e altri libri simili, si prega di visitare apress.com.