Pianificare l'importazione di metadati gestiti (SharePoint Server 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Se nella propria organizzazione è già disponibile una tassonomia aziendale o altri dati gerarchici che si desidera utilizzare come metadati gestiti all'interno di Microsoft SharePoint Server 2010, è possibile importare i dati anziché reimmetterli. Alcuni esempi di dati gerarchici che può essere opportuno importare sono un elenco di nomi di prodotto, un elenco di centri di costo validi e la gerarchia di divisioni, reparti e gruppi all'interno dell'organizzazione.

Se nell'organizzazione non sono disponibili dati da importare, potrebbe comunque essere opportuno creare la tassonomia all'esterno dello Strumento di gestione archivio termini e successivamente importarla. Lo Strumento di gestione archivio termini consente di creare in modo semplice e pratico set di termini e di gestire termini, ma la creazione di numerosi set di termini potrebbe richiedere più tempo della relativa importazione. Lo Strumento di gestione archivio termini è appropriato per la gestione quotidiana dei set di termini dopo che sono stati creati.

Contenuto dell'articolo:

Prima di leggere questo articolo, è consigliabile familiarizzare con i concetti descritti nell'articolo Panoramica dei metadati gestiti.

L'importazione di metadati gestiti prevede le attività seguenti:

  1. Individuare i dati esistenti.

  2. Organizzare i dati all'interno di metadati gestiti di SharePoint Server.

  3. Pulire i dati esistenti.

  4. Formattare i dati esistenti all'interno di file da importare.

  5. Importare i metadati gestiti.

  6. Unire termini e aggiungere sinonimi e traduzioni.

In questo articolo vengono illustrate le procedure di individuazione e pulizia dei dati esistenti. Le altre attività di organizzazione, formattazione, importazione e unione non sono trattate in questo articolo in quanto sono le stesse sia per la creazione di nuovi metadati gestiti che per l'importazione di dati esistenti.

Indipendentemente dal fatto che nell'organizzazione sia disponibile una tassonomia ufficiale, è probabile che esistano dati utilizzabili come metadati gestiti in SharePoint Server. Tutti i set di valori validi per un dato aspetto rappresentano potenziali metadati gestiti. Per l'importazione come metadati gestiti, naturalmente, è consigliabile prendere in considerazione solo i dati rilevanti per l'attività o gli scenari da implementare.

È possibile cercare e raccogliere informazioni dalle origini seguenti:

  • Elenchi di riferimento. Si tratta degli elenchi a cui viene fatto riferimento al fine di ottenere informazioni per il lavoro quotidiano, ad esempio un elenco di reparti in un servizio BBS, un foglio di calcolo contenente i numeri di tutti i progetti attivi o un sito Web interno contenente il catalogo di prodotti di una società.

  • Moduli. Esaminare i moduli utilizzati nell'organizzazione. Se è presente un campo che accetta solo determinati valori, le relative informazioni potrebbero essere rappresentate come metadati gestiti. Un modulo relativo a una nota spese potrebbe ad esempio contenere un campo per un centro di costo. Questo campo, probabilmente, viene convalidato rispetto a un elenco di centri di costo validi. Il "centro di costo" potrebbe pertanto essere un candidato per un set di termini di SharePoint Server.

  • Tassonomie. Molte società di grandi dimensioni definiscono una tassonomia aziendale. Alcuni enti pubblici, ad esempio le scuole pubbliche, potrebbero far parte di un sistema più ampio che ha sviluppato una propria tassonomia. Alcuni gruppi di settore hanno sviluppato tassonomie per la condivisione di informazioni. Le tassonomie esistenti rappresentano un'eccellente origine per i metadati gestiti.

  • Campi di scelta di SharePoint Server esistenti. Se nella propria organizzazione è già implementata una soluzione SharePoint Server, esaminare la soluzione SharePoint Server per individuare colonne del sito il cui tipo è Scelta. Per immettere un valore in una colonna del sito di tipo Scelta, un utente deve scegliere un elemento da un elenco di valori validi. L'elenco di valori validi può essere un set di termini in SharePoint Server 2010.

  • Gerarchie note. Gli utenti dell'organizzazione probabilmente hanno familiarità con alcune gerarchie comuni, ad esempio la struttura di cartelle in una condivisione di file o la struttura del portale Intranet. Queste gerarchie possono essere utilizzate come riferimento per la definizione della gerarchia dei metadati gestiti.

Il processo di organizzazione dei metadati gestiti è lo stesso sia che si utilizzino dati esistenti o che si creino nuovi dati. Per ulteriori informazioni sull'organizzazione di metadati gestiti, vedere Pianificare termini e set di termini (SharePoint Server 2010).

Dopo aver identificato i dati esistenti e stabilito come organizzare i metadati gestiti, probabilmente sarà necessario esaminare e mettere a punto i dati raccolti. Eliminare innanzitutto tutti i dati che non si desidera utilizzare come metadati gestiti.

Per ogni set di termini nel piano dei metadati gestiti per cui esistono già i dati, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Unire gli elenchi. Se i dati sono stati raccolti da più origini che contribuiscono tutte a determinare i termini del set, creare un singolo elenco di termini combinati. È ad esempio possibile che si sia stato raccolto un elenco di nomi di prodotto dal reparto marketing e un altro elenco di nomi di prodotto dalla divisione addetta alla produzione. Combinare questi due elenchi in un singolo set di termini.

  2. Rimuovere i duplicati. Se in un elenco è presente più volte uno stesso termine, rimuovere i duplicati. L'elenco di nomi di prodotto raccolto dal reparto marketing dovrebbe idealmente essere identico a quello raccolto dalla divisione addetta alla produzione, pertanto tutti i termini dovrebbero essere duplicati.

  3. Identificare i sinonimi. Se i termini dell'elenco provengono da diverse organizzazioni, è molto probabile che in qualche caso siano state utilizzate parole diverse per esprimere lo stesso concetto. In alcuni casi potrebbe essere necessario continuare a utilizzare parole (termini) diverse anche se rappresentano lo stesso concetto. In una situazione di questo tipo, mantenere tutte le varianti del termine nell'elenco. Identificare la parola utilizzata più comunemente per esprimere il concetto e aggiungere una nota per indicare che si tratta del termine principale. Aggiungere una nota a ognuna delle altre parole per indicare che devono essere unite al termine principale.

  4. Correggere gli errori di ortografia e di altro tipo. Se nell'elenco sono presenti più parole per lo stesso concetto e non è necessario utilizzarle tutte, sceglierne una e rimuovere le altre dall'elenco. Ad esempio, come separatore per un nome di prodotto composto da più parole in un elenco dell'organizzazione potrebbe essere utilizzato il trattino e in un altro elenco potrebbe essere utilizzato lo spazio oppure ancora in un elenco dell'organizzazione la parola "versione" potrebbe essere riportata nella forma estesa e in un altro elenco potrebbe essere utilizzata la forma abbreviata "ver". Scegliere una parola e rimuovere le altre.

Per ulteriori informazioni sul formato del file di importazione, vedere Managed metadata input file format (SharePoint Server 2010).

Per istruzioni sull'importazione di metadati gestiti, vedere Office.com (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x410) (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese). Per informazioni su uno strumento per l'importazione di set di termini sviluppato da un membro della community di SharePoint, visitare il blog di Wictor Wilén (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x410) (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese).

Quando si importano metadati gestiti, è possibile aggiungere solo termini e set di termini. Per unire i termini, è necessario utilizzare lo Strumento di gestione archivio termini. Se il piano dei termini contiene note che indicano che alcuni termini devono essere uniti ad altri, eseguire l'unione dopo averne completato l'importazione. Per istruzioni sull'importazione di metadati gestiti, l'unione di termini e la definizione di sinonimi, vedere Office.com.

Non è possibile rappresentare sinonimi o traduzioni di termini utilizzando un file di importazione dei metadati gestito. Per creare sinonimi o traduzioni, utilizzare lo Strumento di gestione archivio termini o scrivere un programma personalizzato per l'importazione e l'aggiunta dei sinonimi o delle traduzioni.

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