Pianificare i processi di approvazione e revisione nei flussi di lavoro (SharePoint Server 2010)

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Come parte della pianificazione dei flussi di lavoro per la distribuzione di Microsoft SharePoint Server 2010, sarà inoltre opportuno pianificare l'utilizzo dei flussi di lavoro per i processi di approvazione e revisione.

Contenuto dell'articolo:

• Panoramica dell'approvazione nel flusso di lavoro

• Funzionamento del flusso di lavoro Approvazione

  • Esempio - Gestire il processo di approvazione dei documenti utilizzando un flusso di lavoro

• Modello di revisione ibrido

Panoramica dell'approvazione nel flusso di lavoro

Il processo di approvazione nel flusso di lavoro in Microsoft SharePoint Designer 2010 consente agli utenti di Microsoft SharePoint Server 2010 di personalizzare le singole attività, all'interno di un flusso di lavoro, che richiedono l'approvazione.

Può ad esempio sorgere, in alcuni casi, l'esigenza di ridurre il tempo normalmente previsto per un progetto, come il completamento di uno specifico documento. È possibile impostare il processo di approvazione nel flusso di lavoro in modo che, se l'attività non viene completata entro un tempo specificato, il documento venga rifiutato automaticamente.

Il processo di approvazione distribuisce l'elemento a uno o più utenti, a ognuno dei quali è assegnata un'attività di revisione dell'elemento per decidere che cosa farne. Se ad esempio un documento è caricato in una raccolta documenti, i responsabili approvazione possono approvare o rifiutare il documento, riassegnare l'attività di approvazione a un'altra persona o richiedere modifiche al documento.

Funzionamento del flusso di lavoro Approvazione

Il flusso di lavoro Approvazione distribuisce un documento o un elemento salvato in un elenco o una raccolta a un gruppo di utenti per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto Documento ed è pertanto disponibile automaticamente nelle raccolte documenti.

Il flusso di lavoro Approvazione supporta i processi aziendali che comportano l'invio di un documento o di un elemento a colleghi o responsabili per l'approvazione. Il flusso di lavoro Approvazione migliora l'efficienza dei processi aziendali di approvazione attraverso la gestione e la verifica di tutte le attività delle risorse umane coinvolte nel processo e la creazione di una registrazione del processo dopo il completamento.

È possibile avviare un flusso di lavoro Approvazione direttamente da un documento o un elemento in un elenco o una raccolta. Per avviare un flusso di lavoro, selezionare il flusso di lavoro che si desidera utilizzare e quindi compilare un modulo di avvio del flusso di lavoro, con l'indicazione dei partecipanti (responsabili approvazione), della scadenza e di eventuali istruzioni relative alle attività. Dopo l'avvio di un flusso di lavoro, il server assegna le attività a tutti i partecipanti. Se per il server sono abilitati gli avvisi tramite posta elettronica, il server invia inoltre tali avvisi a tutti i partecipanti. I partecipanti possono fare clic su un collegamento nell'avviso sull'attività ricevuto tramite posta elettronica per aprire il documento o l'elemento da approvare. I partecipanti possono approvare, rifiutare o riassegnare le proprie attività di approvazione. Possono inoltre richiedere una modifica al documento o all'elemento da approvare. I partecipanti hanno la possibilità di completare le attività del flusso di lavoro direttamente, da determinati programmi che fanno parte delle famiglie di prodotti Microsoft Office System 2007 e Microsoft Office 2010, oppure dal sito Web di SharePoint Server 2010. Mentre è in corso il flusso di lavoro, il proprietario o i partecipanti possono visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare quali partecipanti hanno completato le attività del flusso di lavoro loro assegnate. Quando i partecipanti del flusso di lavoro completano le loro attività, il flusso di lavoro termina e al proprietario viene inviata automaticamente una notifica.

Mentre è in corso il flusso di lavoro, il proprietario o i partecipanti possono visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare quali partecipanti hanno completato le attività del flusso di lavoro loro assegnate. Quando i partecipanti del flusso di lavoro completano le loro attività, il flusso di lavoro termina e al proprietario viene inviata automaticamente una notifica.

Il flusso di lavoro Approvazione predefinito per le raccolte documenti è un flusso di lavoro seriale, nel quale le attività sono assegnate ai partecipanti una alla volta. Per impostazione predefinita, una versione del flusso di lavoro Approvazione è inoltre associata a raccolte pagine in un sito di pubblicazione e il flusso di lavoro può essere utilizzato per gestire il processo di approvazione per la pubblicazione di Pagine Web. A seconda di ciò che si desidera personalizzare, è possibile utilizzare Office SharePoint Designer o SharePoint Server 2010 stesso per personalizzare queste versioni preassociate del flusso di lavoro Approvazione per rispondere alle esigenze dell'organizzazione, oppure aggiungere una nuova versione del flusso di lavoro Approvazione a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto.

Esempio - Gestire il processo di approvazione dei documenti utilizzando un flusso di lavoro

Se ci si è trovati nella situazione di dover ottenere l'approvazione di più persone per un piano di progetto, una proposta o un altro documento importante, si sa probabilmente che può trattarsi di un'esperienza frustrante. In primo luogo, come gestire logisticamente la consegna del documento alle persone designate? Si invia il documento per posta elettronica e si richiedono risposte con lo stesso mezzo? Si pianifica una riunione? In secondo luogo, come si tiene traccia delle persone che hanno approvato il documento e come si registra formalmente la loro approvazione? Si salvano i vari messaggi di posta elettronica? Si registrano le note della riunione?

Si considerino i problemi che possono sorgere settimane o mesi dopo, se non si ricorda chi ha approvato qualcosa o chi ha inviato un determinato commento o suggerimento. Se l'organizzazione non ha sviluppato processi di approvazione formali, ci si potrebbe trovare nella situazione di non riuscire a individuare queste informazioni quando occorrono.

È possibile evitare problemi di questo genere utilizzando il flusso di lavoro Approvazione disponibile in un sito di SharePoint Server 2010 per distribuire i documenti ai colleghi per l'approvazione. I flussi di lavoro riducono i tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione dei documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività delle risorse umane coinvolte in tali processi. Il flusso di lavoro Approvazione provvede all'assegnazione delle attività, all'invio di promemoria, alla verifica della partecipazione e alla creazione di una registrazione dell'intero processo, consentendo all'utente di concentrarsi sul proprio lavoro, invece di star dietro alle persone e di gestire gli aspetti logistici del processo di approvazione dei documenti. Nel caso in cui sorga l'esigenza di documentare di aver ricevuto un'approvazione, è possibile fornire agli interessati il collegamento alla cronologia flusso di lavoro del documento, che mostra chi ha approvato o rifiutato un documento o chi non ha terminato un'attività del flusso di lavoro. In tal modo il flusso di lavoro Approvazione rende il processo di approvazione più trasparente.

Modello di revisione ibrido

Il modello di flusso di lavoro Approvazione ibrido è un modello di approvazione per fasi. È possibile creare approvazioni in set o fasi, ovvero il processo di revisione e approvazione può essere completato prima dal primo set di responsabili approvazione, poi dal successivo e così via. Ogni fase o set di approvazione può inoltre avere il proprio ordine di eventi, ovvero i membri del primo gruppo di responsabili approvazione possono eseguire la propria revisione in ordine di approvazione seriale, i membri del secondo gruppo possono eseguirla in parallelo e così via.