Pianificare termini e set di termini (SharePoint Server 2010)

Articolo
02/17/2017

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Per metadati gestiti si intende un insieme gerarchico di termini gestiti in modo centralizzato che possono essere definiti e quindi utilizzati come attributi per gli elementi in Microsoft SharePoint Server 2010. Prima di leggere questo articolo, è consigliabile acquisire familiarità con i concetti descritti nell'articolo Panoramica dei metadati gestiti.

I metadati gestiti e il modo in cui vengono strutturati possono influire su molti aspetti di una soluzione di SharePoint Server, ad esempio:

I valori validi per le colonne e il modo in cui vengono immessi dagli utenti.
Le parole chiave dell'organizzazione che gli utenti possono applicare agli elementi di SharePoint Server 2010.
Il modo in cui è possibile restringere l'ambito dei risultati di una ricerca.
Il modo in cui vengono distribuiti i documenti.
I flussi di lavoro che vengono applicati agli elementi di SharePoint Server.
Le modalità di ordinamento e filtro degli elementi di SharePoint Server da parte degli utenti.
Se si utilizza il social tagging, i tag che possono essere applicati dagli utenti a elementi che non rientrano nella categoria degli elementi di SharePoint Server.

Contenuto dell'articolo:

Scegliere quando eseguire la pianificazione: immediatamente o in un secondo momento
Informazioni sulla pianificazione dei metadati gestiti
Identificare i set di termini
Identificare i proprietari dei set di termini
Determinare i gruppi di set di termini
Definire i set di termini
Fogli di lavoro per la pianificazione dei metadati gestiti

Scegliere quando eseguire la pianificazione: immediatamente o in un secondo momento

SharePoint Server 2010 consente l'utilizzo di metadati gestiti anche se prima non si definiscono tutti i termini e i set di termini. È possibile iniziare senza alcun set di termini e lasciare semplicemente che gli utenti aggiungano parole chiave dell'organizzazione agli elementi. Man mano che il set di parole chiave dell'organizzazione aumenta, probabilmente sarà necessario organizzarlo in qualche modo per semplificare la ricerca e la distinzione tra le parole chiave. A questo punto è possibile creare set di termini in cui spostare alcune parole chiave. È inoltre possibile pulire i termini nel nuovo set di termini eliminando le parole con errori di ortografia o indicando che alcune parole sono sinonimi di altre.

Anche se si decide di utilizzare il metodo meno formale iniziando con le parole chiave dell'organizzazione e creando i set di termini in un secondo momento, è consigliabile conoscere le modalità di pianificazione e organizzazione dei metadati gestiti.

Informazioni sulla pianificazione dei metadati gestiti

Per la pianificazione e l'organizzazione dei metadati gestiti sono previsti i passaggi seguenti:

Identificare i set di termini.
Identificare il proprietario di ogni set di termini.
Determinare i gruppi di set di termini.
Definire i set di termini.

Le prime tre attività in genere vengono eseguite da un gruppo, un architetto della soluzione o un tassonomista. La quarta attività, ovvero la definizione dei set di termini, può essere assegnata ai proprietari dei set di termini.

Nella sezione Fogli di lavoro per la pianificazione dei metadati gestiti sono contenuti collegamenti che possono essere utilizzati per scaricare fogli di lavoro in cui prendere nota dei termini e dei set di termini.

Nota

Se si ridispongono diverse colonne nel foglio di lavoro per la pianificazione dei metadati gestiti dettagliato, sarà inoltre possibile utilizzarlo per importare un set di termini in SharePoint Server 2010.

In questo articolo sono contenute informazioni aggiuntive su come stabilire i metadati gestiti che verranno utilizzati dall'organizzazione. Non verrà illustrato come suddividere i metadati tra gli archivi termini né dove distribuire i servizi che ospitano gli archivi termini. Per informazioni su come pianificare i servizi metadati gestiti, ad esempio la pianificazione della posizione in cui archiviare le parole chiave dell'organizzazione, vedere Pianificare la condivisione di terminologia e tipi di contenuto.

Identificare i set di termini

Quando si progetta una soluzione, vengono individuati attributi, ovvero metadati, che devono essere associati ad alcuni elementi in SharePoint Server. È inoltre possibile implementare alcuni dei criteri di governance dell'organizzazione utilizzando i metadati. In questa sezione vengono fornite linee guida per l'identificazione dei metadati e viene indicato quali devono essere metadati gestiti. Ogni elemento di metadati gestiti verrà rappresentato da un set di termini.

Esaminare innanzitutto la soluzione per individuare informazioni che possono essere rappresentate da metadati. Nella tabella seguente vengono forniti suggerimenti sui casi in cui è possibile individuare metadati.

Potenziali metadati	Esempio
Colonne personalizzate associate a documenti ed elenchi.	La riservatezza di un documento: pubblico, proprietario, confidenziale, segreto commerciale e così via.
In casi in cui il sistema o un utente può intraprendere azioni diverse a seconda delle caratteristiche di un elemento, le caratteristiche stesse costituiscono probabilmente metadati.	Se una richiesta inviata da un individuo specifico viene approvata automaticamente, i metadati possono essere rappresentati da "inviata da".
Aspetti comuni in base ai quali gli utenti potranno ordinare o filtrare gli elementi.	Se è probabile che gli utenti filtrino gli elementi in base all'attività cardine a cui è associato l'elemento, i metadati possono essere rappresentati dall'"attività cardine".
Parole o frasi che è probabile che gli utenti utilizzino per contrassegnare gli elementi.	L'oggetto di un'immagine, ad esempio "logo aziendale" o "icona XYZ di prodotto".
Colonne "Scelta" o "Ricerca" in un sito di SharePoint Server esistente.

Non tutti i metadati sono metadati gestiti, ovvero set di termini. Nella tabella seguente vengono forniti suggerimenti sulle situazioni in cui è probabile che i metadati identificati siano metadati gestiti. Qualora non sia chiaro se creare un set di termini per un elemento di metadati, è preferibile non crearlo. Monitorare piuttosto le parole chiave che gli utenti aggiungono agli elementi e creare un set di termini quando vengono create diverse parole chiave che possono appartenervi.

Se i potenziali metadati…	… è possibile che siano metadati gestiti?
Sono informazioni per le quali un utente selezionerà un valore valido	Sì
Rappresentano informazioni che probabilmente verranno utilizzate più volte	Sì
Prevedono valori validi che possono essere organizzati gerarchicamente	Sì
Includono sinonimi o abbreviazioni che devono essere aggregate	Sì
Possono essere applicati in una lingua, ma è possibile che vengano visualizzati in altre lingue	Sì
Sono rappresentati da una colonna incorporata, ad esempio "data ultima modifica"	No
Prevedono un numero infinito di valori validi	No
Prevedono valori validi diversi in ogni punto in cui vengono utilizzati, ad esempio valori diversi per l'attributo "version" a seconda del sito del team di prodotto in cui viene visualizzato l'elemento	No (oppure se sono rappresentati da metadati gestiti, possono essere pianificati e gestiti a livello di sito)
Prevedono solo "sì" e "no" come valori validi	No

Prendere nota dei set di termini nel foglio di lavoro per la pianificazione dei set di termini e aggiungere una breve descrizione di ognuno.

Identificare i proprietari dei set di termini

Per ogni set di termini, sarà necessario determinare un proprietario. Il proprietario può quindi definire i termini contenuti nel set di termini.

Se il set di termini verrà utilizzato nell'organizzazione o se i termini in esso contenuti verranno rigidamente controllati, è probabile che esista già un gruppo che gestisce le informazioni e che gestirà il set di termini. Se invece le informazioni non sono rigidamente controllate, potrebbe essere necessario nominare un proprietario del set di termini che pulisca periodicamente i termini.

Prendere nota del proprietario di ogni set di termini nel foglio di lavoro per la pianificazione dei set di termini.

Determinare i gruppi di set di termini

Un gruppo di set di termini è un limite di sicurezza. Solo un utente designato come collaboratore del gruppo può gestire i set di termini del gruppo e crearne dei nuovi. Tutti gli utenti tuttavia possono in genere visualizzare tutti i set di termini. Per informazioni su come impedire ad alcuni utenti di visualizzare un set di termini, vedere Pianificare la condivisione di terminologia e tipi di contenuto.

Organizzare i set di termini in gruppi in base agli utenti che dovranno gestire i set di termini. Se è stato identificato un utente come proprietario di 25 set di termini, è probabile che i 25 set di termini appartengano a un singolo gruppo. Se diverse persone sono proprietarie ognuna di un singolo set di termini e fanno parte tutte dello stesso reparto, anche questa potrebbe essere una buona ragione per inserire i set di termini in un singolo gruppo. È procedura comune creare gruppi in base alla struttura dell'organizzazione e fare in modo che ogni organizzazione designi un responsabile di ogni gruppo di set di termini. Il responsabile di un gruppo di set di termini può quindi aggiungere persone al ruolo Collaboratore e tali persone potranno gestire i set di termini di cui sono proprietarie.

Se esistono set di termini che alcuni utenti non devono essere in grado di visualizzare, assegnare tali set di termini a gruppi separati. Se ad esempio cinque set di termini possono essere visualizzati solo dai membri dell'ufficio legale, creare un nuovo gruppo di set di termini e includervi esclusivamente questi cinque set di termini. Successivamente sarà possibile creare istanze diverse del servizio metadati gestiti per i gruppi pubblici e privati, come descritto nell'articolo Pianificare la condivisione di terminologia e tipi di contenuto.

Definire i set di termini

A questo punto è stato identificato un proprietario per ogni set di termini. I proprietari possono eseguire il resto del processo per definire i set di termini.

Per definire un set di termini, è necessario prendere in considerazione gli aspetti seguenti:

Quali sono i termini inclusi nel set di termini
Come devono essere organizzati i termini
Chi deve essere autorizzato ad aggiungere termini al set di termini

Utilizzare le istruzioni fornite nelle sezioni seguenti per definire e organizzare i termini e per determinare se il set di termini è aperto o chiuso. Prendere nota dei set di termini e delle descrizioni nel foglio di lavoro per la pianificazione dei set di termini dettagliato.

Identificare i termini

Identificare i termini inclusi nel set di termini. Se si desidera accettare più termini che rappresentano lo stesso concetto (ad esempio "XYZ versione 2" e "XYZ v2" possono essere nomi alternativi dello stesso prodotto), includerli entrambi. Identificarne uno come termine principale e il secondo come sinonimo del primo.

Organizzare i termini

Il principio fondamentale su cui basare l'organizzazione di un set di termini deve essere la facilità di esplorazione. Gli utenti finali interagiranno spesso con un set di termini selezionando uno dei termini in esso contenuti. È consigliabile pertanto organizzare il set di termini in modo da facilitare l'individuazione del termine corretto senza dover scorrere eccessivamente il testo. Questo requisito suggerisce l'utilizzo di una struttura gerarchica.

Nota

Dal momento che è possibile specificare un ordinamento personalizzato per un set di termini (ad esempio "mercoledì" dovrebbe essere presentato prima di "giovedì", anche se questo non è l'ordine alfabetico), non è necessario preoccuparsi dell'ordine in cui vengono elencati i termini.

È possibile specificare un massimo di sette livelli di annidamento. Poiché è possibile dichiarare un termine in modo che non sia disponibile per il tagging, ovvero non selezionabile dall'utente, la modalità di organizzazione della gerarchia è flessibile, come illustrato negli esempi disponibili nei fogli di lavoro.

I suggerimenti seguenti possono rivelarsi utili per decidere come strutturare un set di termini.

In un dominio ben definito è probabile che sia presente un'organizzazione standard. È possibile ad esempio che i termini di un set di termini che rappresentano gli uffici vendite vengano organizzati utilizzando una gerarchia geografica. I termini del primo livello possono essere considerati come continenti, quelli del secondo livello come nazioni, quelli del terzo livello come le regioni di ogni nazione e infine quelli del quarto livello come le città in cui sono ubicati gli uffici. Poiché il set di termini rappresenta gli uffici vendite, solo il quarto livello di termini sarà disponibile per il tagging.
Valutare se nell'organizzazione esistono già modalità note in base alle quali vengono organizzati i dati. Considerare ad esempio se la struttura di cartelle in una condivisione di file rappresenta il modo più comune in cui le persone organizzerebbero le informazioni. Esaminare se la struttura del sito del portale Intranet è utile per trovare informazioni. È possibile fare riferimento a questi esempi del modo in cui sono attualmente strutturate le informazioni man mano che si organizza un set di termini.

Nota

Prendere in esame attentamente tutti gli aspetti prima di utilizzare la struttura interna della società per organizzare un set di termini. Se la società venisse riorganizzata dopo una settimana, valutare se sarebbe necessario riorganizzare anche il set di termini e se i vantaggi derivanti da queste attività sarebbero tali da giustificare lo sforzo.
Se i termini inclusi nel set di termini costituiscono un semplice elenco per il quale non esiste un metodo di organizzazione ben definito, prendere in considerazione la possibilità di organizzarli in ordine alfabetico. Definire le lettere dell'alfabeto come elementi di primo livello e i termini stessi come elementi di secondo livello. Se il set di termini è troppo esteso per una struttura di questo tipo, è possibile creare un secondo livello di organizzazione alfabetica, ad esempio "AA - AF", "AG - AI", "AJ - AR" e "AS - AZ", e includere i termini nel terzo livello. I termini dei livelli utilizzati semplicemente per l'ordine alfabetico verranno contrassegnati come non disponibili per il tagging.

Identificare le persone autorizzate per l'aggiunta di termini

Chiunque può aggiungere un nuovo termine in un set di termini aperto, mentre nel caso di un set di termini chiuso di un gruppo possono aggiungere termini solo le persone identificate come collaboratori del gruppo di set di termini. Un set di termini che rappresenta i centri di costo ad esempio sarà probabilmente un set di termini chiuso, mentre un set di termini che rappresenta i collaboratori di un ente di beneficenza sarà un set di termini aperto.

Prendere nota dei dettagli di ogni set di termini in una copia separata del foglio di lavoro per la pianificazione dei set di termini dettagliato.

Fogli di lavoro per la pianificazione dei metadati gestiti

Scaricare una versione Excel del foglio di lavoro Term sets planning worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x410).

Scaricare una versione Excel del foglio di lavoro Detailed term set planning worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x410).