Panoramica dei flussi di lavoro (SharePoint Foundation 2010)

Si applica a: SharePoint Foundation 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

La caratteristica per flussi di lavoro in Microsoft SharePoint Foundation 2010 consente agli architetti di soluzioni, ai progettisti e agli amministratori di migliorare i processi aziendali. Un flusso di lavoro fondamentalmente è costituito da due elementi, ovvero dai moduli utilizzati per interagire con gli utenti e dalla logica che definisce il comportamento del flusso di lavoro stesso. Per comprendere come vengono creati i flussi di lavoro è necessario conoscere entrambi questi elementi.

Contenuto dell'articolo:

• Panoramica dei flussi di lavoro

• Vantaggi derivanti dall'utilizzo dei flussi di lavoro

• Flussi di lavoro predefiniti

• Scenario di flusso di lavoro di esempio

• Tipi di flusso di lavoro: dichiarativi e compilati

• Modelli di flussi di lavoro

• Associazioni dei flussi di lavoro

Panoramica dei flussi di lavoro

I flussi di lavoro in SharePoint Foundation 2010 consentono alle società di ridurre la quantità di interazioni non necessarie tra gli utenti mentre eseguono processi aziendali. Ad esempio, per prendere una decisione, i gruppi in genere seguono un iter costituito da una serie di passaggi, i quali possono corrispondere a una procedura operativa standard formale oppure a un metodo operativo informale adottato implicitamente. L'insieme di questi passaggi rappresenta un processo aziendale. Il numero di interazioni tra risorse umane che hanno luogo nei processi aziendali può incidere sulla rapidità e la qualità delle decisioni. Un software in grado di semplificare e gestire tale "flusso di lavoro per le risorse umane" consente l'automazione delle interazioni tra i gruppi che partecipano al processo e tale automazione garantisce una velocità superiore, una maggiore efficacia globale delle interazioni e spesso una riduzione degli errori.

È possibile modellare i processi aziendali utilizzando diagrammi di flusso, come quelli creati tramite Microsoft Visio 2010, che possono rappresentare i processi aziendali mediante la terminologia dei flussi di lavoro. È possibile automatizzare i processi aziendali, ad esempio l'approvazione dei documenti, associando un flusso di lavoro ai dati in SharePoint Foundation 2010. È ad esempio possibile creare un flusso di lavoro per distribuire un documento per la verifica, tenere traccia di un problema nelle diverse fasi del processo di risoluzione o instradare un contratto attraverso un processo di approvazione.

Uno dei problemi a cui molti reparti IT devono far fronte durante l'implementazione di processi aziendali che richiedono la partecipazione di Information Worker è che tali processi non si integrano con le effettive modalità di lavoro dei dipendenti. Affinché un processo aziendale possa essere efficace, deve essere integrato nelle applicazioni e negli strumenti già noti e utilizzati giornalmente nel luogo di lavoro, in modo da diventare parte delle attività quotidiane degli Information Worker. Nel caso di un ambiente di lavoro informatizzato, ciò include l'integrazione con la posta elettronica, i calendari, gli elenchi delle attività e i siti Web di collaborazione.

Vantaggi derivanti dall'utilizzo dei flussi di lavoro

I vantaggi principali derivanti dall'utilizzo dei flussi di lavoro sono l'agevolazione dei processi aziendali e il miglioramento della collaborazione.

I processi aziendali utilizzati dalle società dipendono dal flusso delle informazioni o dei documenti. In tali processi aziendali è richiesta la partecipazione attiva degli Information Worker per completare le attività che contribuiscono alle decisioni o ai risultati finali del relativo gruppo di lavoro. In SharePoint Foundation 2010 questi tipi di processi aziendali vengono implementati e gestiti tramite i flussi di lavoro.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di processi aziendali che potrebbero essere facilitati dall'utilizzo dei flussi di lavoro:

• Approvazione dei contratti   Instradamento di un contratto proposto fra i membri di un'organizzazione che devono approvarlo o rifiutarlo.

• Nota spese   Gestione dell'inoltro di una nota spese e delle ricevute associate, esame e approvazione della nota spese e rimborso della persona che ha eseguito l'invio.

• Supporto tecnico   Controllo dell'intero processo relativo a un intervento di assistenza tecnica, dalla richiesta da parte di un cliente all'analisi di un responsabile, all'inoltro agli addetti al supporto tecnico, alla risoluzione e all'inserimento in una knowledge base.

• Colloqui di lavoro Gestione del processo relativo allo svolgimento di colloqui con i candidati per un lavoro, dalla pianificazione e registrazione degli appuntamenti alla raccolta del feedback man mano che si accumula, rendendolo disponibile per i selezionatori successivi allo scopo di facilitare la decisione per l'assunzione o il rifiuto.

Automazione dei processi aziendali

Le attività delle aziende si basano su processi aziendali. Benché tali processi spesso interessino il software, in molte organizzazioni quelli più importanti dipendono dalle persone. I flussi di lavoro consentono di automatizzare le interazioni tra gli utenti che partecipano a un processo allo scopo di migliorare il funzionamento del processo stesso, con un conseguente aumento dell'efficienza e una riduzione della frequenza di errori.

Molti processi possono trarre vantaggio dal supporto automatizzato delle interazioni tra risorse umane. Di seguito sono riportati alcuni esempi:

• Approvazione Un aspetto comune dei processi aziendali orientati alle risorse umane è l'esigenza di ottenere l'approvazione di più partecipanti. L'oggetto dell'approvazione può variare in modo significativo ed essere rappresentato ad esempio da un documento di Microsoft Word contenente il piano di marketing per l'anno successivo o da una nota spese per un viaggio effettuato per partecipare a una conferenza. In tutti i casi le informazioni dovranno essere riviste da diversi utenti che potranno aggiungere commenti e che quindi indicheranno l'approvazione o il rifiuto.

• Coordinamento del lavoro di gruppo Sia che riguardino la preparazione di una risposta a una richiesta di proposta (RDP), la gestione della traduzione di un documento in una o più lingue o un'altra attività, molti processi richiedono la collaborazione organizzata di più utenti. Definendo i passaggi del processo mediante un flusso di lavoro automatizzato, sarà possibile migliorare l'efficienza del lavoro di gruppo e la prevedibilità del processo stesso.

• Gestione problemi Molti processi aziendali generano un elenco di problemi in sospeso. È possibile utilizzare un flusso di lavoro automatizzato per gestire tale elenco, assegnare i problemi agli utenti in grado di risolverli e tenere traccia dello stato della risoluzione.

Per supportare questi tipi di processi aziendali automatizzati, SharePoint Foundation 2010 può eseguire applicazioni per la gestione del flusso di lavoro. Tali applicazioni, basate su Windows Workflow Foundation 3.5, interagiscono con gli utenti tramite un Web browser. Per ulteriori informazioni su Windows Workflow Foundation 3.5, vedere Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x410).

Miglioramento della collaborazione

I flussi di lavoro consentono agli utenti di collaborare ai documenti e di gestire attività di progetto implementando processi aziendali per i documenti e gli elementi di un sito o di una raccolta siti di SharePoint. Consentono alle organizzazioni di applicare processi aziendali coerenti e ottimizzano l'efficienza e la produttività dell'organizzazione mediante la gestione delle attività e dei passaggi previsti in tali processi aziendali. I flussi di lavoro consentono di velocizzare il processo decisionale garantendo la disponibilità delle informazioni appropriate al momento opportuno per le persone che le richiedono. Garantiscono inoltre che le singole attività vengano completate dalle persone appropriate nella sequenza corretta. In questo modo gli utenti addetti a tali attività possono concentrarsi sull'esecuzione dell'attività effettiva anziché sui processi di lavoro.

In un sito di SharePoint Foundation 2010 è ad esempio possibile creare un flusso di lavoro da utilizzare con una raccolta documenti per distribuire un documento a un gruppo di persone per l'approvazione. Quando viene avviato dall'autore, il flusso di lavoro crea attività di approvazione del documento, le assegna ai partecipanti al flusso di lavoro e quindi invia avvisi tramite posta elettronica ai partecipanti.

Quando il flusso di lavoro è in corso, il proprietario o i partecipanti possono controllarne lo stato nella pagina Stato flusso di lavoro. Quando i partecipanti completano le attività di propria competenza, il flusso di lavoro termina e il proprietario riceve automaticamente una notifica in cui viene indicato che il flusso di lavoro si è concluso.

Flussi di lavoro predefiniti

Per impostazione predefinita, per i siti e le raccolte siti creati in Microsoft SharePoint Foundation 2010 è incluso un flusso di lavoro in tre stati predefinito, l'unico disponibile in SharePoint Foundation 2010. Questo flusso di lavoro può essere utilizzato per gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, ad esempio segnalazioni dei clienti, lead di vendita o attività di progetto.

Il flusso di lavoro in tre stati è così denominato perché tiene traccia dello stato di un problema o di un elemento durante tre fasi diverse e due transizioni di stato. Se ad esempio viene avviato un flusso di lavoro in tre stati per un problema incluso in un elenco Problemi, SharePoint Foundation 2010 crea un'attività per l'utente assegnato. Quando l'utente completa l'attività, dallo stato iniziale (Attivo) il flusso di lavoro passa allo stato intermedio (Risolto) e crea un'attività per l'utente assegnato. Quando l'utente completa l'attività, dallo stato intermedio (Risolto) il flusso di lavoro passa allo stato finale (Chiuso) e crea un'altra attività per l'utente a cui è assegnato il flusso di lavoro in quel momento. Quando si associa il flusso di lavoro in tre stati a un elenco, è possibile scegliere di specificare per gli stati nomi diversi sa Attivo, Risolto e Chiuso. Il flusso di lavoro in tre stati non è supportato per le raccolte.

È inoltre possibile creare una copia del flusso di lavoro predefinito da utilizzare come punto di partenza per la creazione di un flusso di lavoro personalizzato.

Scenario di flusso di lavoro di esempio

Si supponga di lavorare per Adventure Works, una società che detiene l'esclusiva di articoli sportivi e che vende biciclette in tutto il mondo. Questa società dispone di venditori che visitano diversi paesi per consentire a nuove affiliate di aprire nuovi punti vendita di articoli sportivi.

Nello scenario descritto in questa sezione viene inviata una nota spese per l'approvazione. Se l'importo della nota spese è inferiore a € 5.000,00, l'approvazione, il rifiuto o l'inoltro è di competenza di un responsabile. Se invece l'importo è uguale o superiore a € 5.000,00, un responsabile dovrà esaminarla, commentarla e, nel caso ne consigli l'approvazione, inoltrarla a un vicepresidente, che dovrà approvarla o rifiutarla.

In questo scenario per la nota spese viene utilizzato un modulo ASPX visualizzato per l'utente in una pagina Web di SharePoint. Il flusso di lavoro è un tipo di approvazione sequenziale di progetto flusso di lavoro creato in Microsoft SharePoint Designer 2010 ed è costituito sia da attività automatizzate che da attività che richiedono l'intervento di risorse umane. Viene eseguito in SharePoint Foundation 2010.

1. Il venditore, ovvero il primo partecipante al flusso di lavoro, accede a un portale self-service Intranet e seleziona il modulo per la nota spese. Verrà visualizzata una pagina di immissione dati. Il venditore innanzitutto completa un semplice modulo di nota spese contenente voci relative al proprio nome, alla finalità delle spese, al totale delle spese e al nome e all'indirizzo di posta elettronica del responsabile diretto. Il venditore quindi fa clic sul pulsante Invia per inviare il modulo.

   Con l'invio del modulo, vengono salvati i dati in una posizione centralizzata, viene avviato il flusso di lavoro e viene assegnata l'attività di verifica al responsabile approvazione, in questo caso il responsabile del venditore.

2. Il flusso di lavoro invia una notifica al responsabile del venditore. La notifica è un messaggio di posta elettronica contenente istruzioni per l'esecuzione dell'attività e un collegamento a un sito Web in cui viene visualizzato il modulo della nota spese.

3. Il responsabile, ovvero il secondo partecipante al flusso di lavoro, accede al sito Web ed esamina la nota spese. L'attività del flusso di lavoro consente al responsabile di eseguire tre azioni, ovvero Approva, Rifiuta o Inoltra:

   • Se l'importo della nota spese è inferiore a € 5.000,00, il responsabile visualizzerà le opzioni Approva o Rifiuta per la nota spese.

   • Se invece l'importo della nota spese è superiore a € 5.000,00, il responsabile visualizzerà l'opzione Inoltra per inviare la nota spese a un vicepresidente della società oppure l'opzione Rifiuta per rifiutare la nota spese a livello di responsabile.

4. Il responsabile pertanto approva, rifiuta o inoltra la nota spese e il flusso di lavoro prosegue:

   • Se le spese vengono approvate dal responsabile, il completamento attività invia un messaggio al flusso di lavoro per indicare che l'attività si è conclusa, il flusso di lavoro invia una notifica al venditore tramite un messaggio di posta elettronica e quindi aggiunge i dati relativi alle spese nel sistema contabile line-of-business.

   • Se invece le spese non vengono approvate dal responsabile, quest'ultimo scrive una spiegazione per la decisione. Il completamento attività invia un messaggio al flusso di lavoro per indicare che l'attività si è conclusa e quindi il flusso di lavoro invia una notifica al venditore tramite un messaggio di posta elettronica.

   • Se sceglie di inoltrare la nota spese a un vicepresidente della società, il responsabile inserisce commenti pertinenti nel modulo e quindi fa clic su Inoltra. Il flusso di lavoro quindi invia una notifica al vicepresidente tramite un messaggio di posta elettronica contenente istruzioni per il completamento dell'attività e un collegamento a un sito Web in cui viene visualizzato il modulo della nota spese.

5. Il vicepresidente, ovvero il terzo partecipante al flusso di lavoro, dispone delle opzioni Approva o Rifiuta per la nota spese. Dopo che ha scelto se approvare o rifiutare la nota spese, il flusso di lavoro continua.

   • Se il vicepresidente approva le spese, i relativi dati vengono aggiunti al sistema contabile, il flusso di lavoro invia una notifica al venditore e al responsabile tramite posta elettronica e quindi notifica a SharePoint che l'attività è stata completata.

   • Se invece non approva le spese, il vicepresidente scrive una spiegazione per la decisione nel modulo. Il flusso di lavoro invia una notifica al venditore e al responsabile tramite posta elettronica e quindi notifica a SharePoint che l'attività è stata completata.

Come è facilmente immaginabile, esistono molti modi per espandere la funzionalità di questo flusso di lavoro nel contesto di questo scenario. È ad esempio possibile configurare il flusso di lavoro in modo che in caso di rifiuto della nota spese da parte del vicepresidente, la nota spese venga restituita al responsabile del venditore. Il responsabile può così giustificare ulteriormente la spesa e inoltrarla di nuovo per l'approvazione al vicepresidente, può trasmettere il rifiuto al venditore oppure può eseguire qualche altra azione.

In questo scenario di nota spese di esempio le regole business sono sempre le stesse. Questa soluzione di flusso di lavoro definisce come responsabili approvazione il responsabile del venditore e il vicepresidente, definisce la regola business per l'instradamento del flusso di lavoro e specifica un contenuto predefinito per le notifiche. Molte applicazioni reali tuttavia prevedono regole business complesse. L'invio per l'approvazione può dipendere da molte variabili aziendali. Anche le notifiche possono variare, a seconda di altre variabili.

Si supponga ad esempio che nella stessa soluzione per note spese sia necessario inviare la nota spese ad almeno dieci responsabili, a seconda della finalità delle spese, dell'importo totale e della data di invio. A seconda della finalità delle spese inoltre il contenuto delle notifiche inviate dal flusso di lavoro conterrà alcune piccole differenze. Possono esistere pertanto più soluzioni di flussi di lavoro con diversi livelli di invio e diverse notifiche.

Microsoft SharePoint Foundation 2010 consente di creare e implementare soluzioni per flussi di lavoro allo scopo di soddisfare le esigenze aziendali di un'organizzazione. A tale scopo vengono utilizzati la struttura dei flussi di lavoro e le caratteristiche di personalizzazione di SharePoint Designer 2010 e Microsoft Visual Studio.

Tipi di flusso di lavoro: dichiarativi e compilati

Un'importante distinzione da comprendere è quella tra flussi di lavoro dichiarativi, come quelli creati con Microsoft SharePoint Designer 2010, e flussi di lavoro compilati, come quelli creati con Visual Studio 2010. Un flusso di lavoro dichiarativo è un flusso di lavoro basato su condizioni e azioni assemblate in regole e passaggi che imposta i parametri per la propria esecuzione senza che sia necessario scrivere codice.

Analogamente ai flussi di lavoro dichiarativi, i flussi di lavoro compilati possono basarsi su condizioni e azioni senza che l'autore debba effettivamente scrivere codice. Essi consentono inoltre all'autore di aggiungere codice personalizzato. Indipendentemente dal fatto che l'autore aggiunga o meno codice personalizzato a un flusso di lavoro incentrato sul codice, l'aspetto più significativo da considerare è la diversa modalità di esecuzione dei flussi di lavoro dichiarativi e compilati nel server. I flussi di lavoro compilati vengono archiviati in un server che esegue SharePoint Foundation 2010 come file DLL precompilati, mentre i flussi di lavoro dichiarativi vengono distribuiti in un server che esegue SharePoint Foundation 2010 come file XOML (Extensible Object Markup Language) e compilati nel database del contenuto ogni volta che viene avviata un'istanza del flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sugli strumenti supportati Microsoft per la creazione dei flussi di lavoro, vedere Scegliere uno strumento per la creazione di flussi di lavoro (SharePoint Foundation).

Modelli di flussi di lavoro

Quando si crea un flusso di lavoro personalizzato tramite SharePoint Designer 2010, è possibile scegliere di creare un flusso di lavoro che venga utilizzato solo con un elenco, una raccolta, un tipo di contenuto o un sito specifico. In alternativa, è possibile scegliere di creare un modello di flusso di lavoro riutilizzabile che possa essere associato a più elenchi, raccolte, tipi di contenuto o siti.

Quando si crea un flusso di lavoro, è inoltre possibile scegliere di renderlo globale in modo che, dopo essere stato attivato in un sito, risulti attivo anche per tutti i siti secondari al di sotto di tale sito. Non è tuttavia possibile utilizzare SharePoint Designer 2010 per creare un flusso di lavoro globale e quindi salvarlo come file WSP.

Associazioni dei flussi di lavoro

SharePoint Foundation 2010 si avvale del runtime di Workflow Foundation. In un server è possibile installare uno o più modelli di flusso di lavoro, contenenti ognuno il codice che definisce un flusso di lavoro specifico. Dopo aver eseguito questa installazione, è possibile creare un'associazione tra un modello specifico e una raccolta documenti, un elenco, un tipo di contenuto o un sito. Il modello può essere quindi caricato ed eseguito dal runtime di Workflow Foundation ospitato in SharePoint Foundation 2010, creando in tal modo un'istanza di flusso di lavoro.

Come tutti i flussi di lavoro di Workflow Foundation, i flussi di lavoro basati su SharePoint Foundation 2010 dipendono dai servizi di runtime di Workflow Foundation. Il servizio di persistenza standard di Workflow Foundation consente di collegare lo stato di un flusso di lavoro salvato in modo permanente al documento o all'elemento, supportando in tal modo processi aziendali a lungo termine della durata di giorni, mesi o anni.

I flussi di lavoro di SharePoint possono essere associati a elenchi, raccolte e tipi di contenuto. I flussi di lavoro riutilizzabili creati tramite Visual Studio 2010 possono anche essere associati a siti. Nella tabella seguente sono riportate le autorizzazioni minime necessarie per associare un flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sulle associazioni dei flussi di lavoro, vedere Add a workflow association (SharePoint Foundation 2010).