Progettazione della gestione dei record sul posto

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In Microsoft SharePoint Server 2010 è possibile gestire i record in un apposito archivio oppure utilizzare la gestione dei record sul posto, in modo da gestire i record nello stesso archivio documenti come i documenti attivi. Con l'utilizzo della gestione dei record sul posto, quando viene dichiarato come record, un documento viene mantenuto nello stesso percorso, ma viene gestito da SharePoint Server 2010 come record.

Utilizzando la gestione dei record sul posto in SharePoint Server 2010, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  1. Decidere in base a quali azioni un documento attivo diventa un record. Ad esempio, un utente può selezionare un'opzione per dichiarare un documento come record, può essere eseguito dopo un evento specifico un flusso di lavoro che trasforma un documento attivo in record oppure è possibile definire criteri di conservazione per la trasformazione di un documento attivo in record dopo un determinato periodo.

  2. Definire gli utenti autorizzati a eseguire operazioni correlate ai record. È ad esempio possibile specificare che un utente può dichiarare un documento come record, ma solo i responsabili della gestione dei record possono modificare o eliminare un record.

  3. Limitare le azioni che possono essere eseguite dagli utenti sui record. È ad esempio possibile impedire agli utenti di eliminare i record oppure di modificarli ed eliminarli.

  4. Specificare criteri di conservazione diversi per i documenti attivi e per i record.

Per ulteriori informazioni sulla scelta tra l'utilizzo della gestione dei record sul posto o di un archivio di record, vedere Utilizzo di un archivio di record rispetto alla gestione di record in posizione (SharePoint Server 2010).

In questo articolo viene descritto come prendere le decisioni relative alla pianificazione necessarie prima dell'implementazione della gestione dei record sul posto. Non viene illustrato come implementare le decisioni prese. Prima di effettuare i passaggi illustrati in questo articolo, è necessario aver creato già un piano di archiviazione.

Se si utilizza la gestione dei record sul posto, si presuppone che SharePoint Server venga utilizzato inoltre per un altro scopo, ad esempio per siti di collaborazione in team. In caso contrario, valutare la possibilità di utilizzare un archivio di record. È consigliabile pertanto conoscere già i tipi di contenuto e la gerarchia di cartelle utilizzati dalla soluzione esistente oppure definirli in parallelo alla progettazione della soluzione di gestione dei record qualora l'altra soluzione di SharePoint Server sia in fase di sviluppo.

Contenuto dell'articolo:

  1. Panoramica della pianificazione della gestione dei record sul posto

  2. Scelta tra cartelle o tipi di contenuto

  3. Definizione dei tipi di contenuto

  4. Organizzazione delle cartelle per la gestione dei record sul posto

  5. Attività generali di pianificazione della gestione dei record

  6. Fogli di lavoro

È possibile configurare criteri di conservazione per i record basati sui tipi di contenuto o sulla cartella in cui è archiviato un documento. La scelta se organizzare i record per tipo di contenuto o per percorso è la decisione principale da prendere quando viene pianificata la gestione dei record sul posto. Dopo aver determinato come organizzare i record, progettare i tipi di contenuto o la gerarchia di cartelle. Definire quindi altri aspetti della gestione dei record, ad esempio i criteri di controllo. Decidere infine come utilizzare un documento dichiarato come record.

Se per la soluzione verranno utilizzati sia la gestione dei record sul posto che un archivio di record, non sarà necessario pianificare entrambi gli aspetti contemporaneamente. Se ad esempio si basa il piano di gestione dei record sul posto sui tipi di contenuto, non sarà necessario organizzare i record dell'archivio in base ai tipi di contenuto.

È possibile definire criteri di conservazione basati sul tipo di contenuto di un elemento o sulla cartella in cui è contenuto un elemento. Per ogni raccolta specifica, è necessario selezionare l'uno o l'altro. Non è possibile basare i criteri di conservazione su una combinazione di tipi di contenuto e cartelle nella stessa raccolta. La scelta avrà un impatto significativo sul modo in cui verrà configurato il sito e su come il sito verrà utilizzato dagli utenti. È più semplice in genere basare i criteri di conservazione sui tipi di contenuto, se questa scelta si adatta alla propria situazione.

Considerare i tipi di record identificati nel piano di archiviazione. Utilizzare le euristiche seguenti per determinare se basare l'organizzazione sui tipi di contenuto o sul percorso. Seguire la prima euristica che si applica alla propria situazione.

  1. Se tutti i record dello stesso tipo di record condividono gli stessi criteri di conservazione, basare l'organizzazione sui tipi di contenuto.

  2. Se la maggior parte dei tipi di record è costituita da record che condividono gli stessi criteri di conservazione, è raro che in un tipo di record siano contenuti record con criteri di conservazione diversi ed è possibile creare facilmente e in modo logico sottotipi in modo che gli stessi criteri di conservazione si applichino a ogni record del sottotipo, basare l'organizzazione sui tipi di contenuto.

    Se ad esempio gli accordi di riservatezza vengono conservati per cinque anni, i contratti di locazione vengono conservati per dieci anni e i contratti di società vengono conservati per quindici anni, ma sono stati tutti classificati come contratti, non tutti i contratti sono soggetti allo stesso periodo di conservazione. Se tuttavia i contratti sono stati suddivisi in tre tipi distinti di record di contratti, ovvero accordi di riservatezza, locazioni e contratti di società, tutti i record dello stesso tipo saranno soggetti allo stesso periodo di conservazione.

  3. Se tutti i record condivideranno attributi comuni, o metadati, che determinano i criteri di conservazione, basare l'organizzazione sul percorso.

    Se ad esempio ogni record avrà un attributo "cliente" e i record relativi ai clienti governativi sono soggetti a criteri di conservazione diversi rispetto ai record relativi ai clienti aziendali, basare l'organizzazione sul percorso.

  4. Se l'organizzazione dispone già di una struttura di cartelle con cui gli utenti hanno familiarità, a tutti i record di una cartella si applicano gli stessi criteri di conservazione ed è possibile fare affidamento sugli utenti per l'archiviazione dei documenti nel percorso corretto nella struttura di cartelle, basare l'organizzazione sul percorso.

Se non è applicabile alcuna delle euristiche precedenti, è probabile che un'implementazione della gestione dei record sul posto non sia adatta alla situazione corrente. Rivalutare se non sia il caso di utilizzare un archivio di record. Se si utilizza un metodo sul posto, è possibile scegliere tra due opzioni. La prima consiste nel creare tipi di contenuto aggiuntivi con l'unico scopo di differenziare gli elementi con periodi di conservazione diversi. La seconda opzione consiste nell'organizzare il più possibile gli elementi nelle cartelle e quindi utilizzare sottocartelle per gli elementi con periodi di conservazione diversi. Entrambe queste opzioni possono generare confusione negli utenti.

Se nell'organizzazione viene già utilizzato SharePoint per gestire i documenti e ora si sta iniziando a utilizzare la funzionalità Gestione record, esistono già tipi di contenuto e una struttura di cartelle. Se né i tipi né la struttura si adattano correttamente ai criteri di conservazione, sarà necessario convertire alcuni elementi in nuovi tipi di contenuto o spostarli in nuove cartelle.

Determinare il tipo o i tipi di contenuto di ogni tipo di record del piano di archiviazione. È possibile immettere queste informazioni nella scheda Records and content types del foglio di lavoro In-place records planning worksheet.

Considerare ora ogni tipo di contenuto. Se i documenti del tipo di contenuto possono diventare record, prendere nota dei criteri di conservazione che si applicano ai record del tipo di contenuto. È possibile utilizzare la scheda Content types and retention del foglio di lavoro a tale scopo. Se per la soluzione verrà utilizzato un archivio di record oltre alla gestione dei record sul posto, prendere nota solo della parte dei criteri di conservazione che si applica al record prima dello spostamento nell'archivio di record. Quando un elemento viene trasferito in un archivio di record, i criteri dell'elemento vengono cancellati e all'elemento vengono associati i criteri specificati nell'archivio dei record.

Se l'attività precedente ha dato origine a un tipo di contenuto con più criteri di conservazione, sarà necessario dividere il tipo di contenuto. Individuare una divisione logica del tipo di contenuto in più sottotipi, in modo che a ogni sottotipo si applichino singoli criteri di conservazione. Aggiornare il mapping tra i record e i tipi di contenuto in base ai nuovi tipi di contenuto.

Le cartelle verranno organizzate probabilmente in modo diverso a seconda che siano gli utenti a determinare dove archiviare i documenti oppure che venga utilizzato Content Organizer per distribuire i documenti nei percorsi corretti. Queste opzioni vengono descritte nelle sezioni seguenti.

Se saranno gli utenti a decidere in quale cartella archiviare i documenti, la struttura di cartelle deve agevolare l'inserimento dei documenti nel percorso corretto. Iniziare dalla struttura di cartelle utilizzata dalla soluzione di SharePoint Server corrente o dalla struttura di cartelle progettata per le altre parti della soluzione di SharePoint Server. Per ogni cartella che può contenere record, determinare i tipi di record consentiti. Utilizzare i tipi di record e il piano di archiviazione per determinare i criteri di conservazione che possono applicarsi agli elementi contenuti nella cartella. Queste informazioni possono essere immesse nella scheda Folders and retention del foglio di lavoro.

Se l'attività precedente ha dato origine a una cartella con più criteri di conservazione, sarà necessario creare sottocartelle. Per ogni cartella che può contenere elementi con criteri di conservazione diversi, creare una sottocartella per singoli criteri di conservazione. Poiché saranno gli utenti a determinare dove archiviare i documenti, deve essere possibile indicare facilmente quali elementi inserire in ogni sottocartella. In caso contrario, prendere in considerazione la possibilità di non consentire agli utenti di scegliere dove archiviare i documenti e utilizzare invece Content Organizer. Aggiornare il mapping dei tipi di record alle cartelle in base alle nuove sottocartelle.

Se si dispone di una soluzione di SharePoint Server esistente, sarà necessario probabilmente spostare alcuni documenti esistenti in cartelle con i criteri di conservazione appropriati.

Determinare come istruire gli utenti affinché inseriscano i documenti nel percorso corretto e se controllare dove dove vengono inseriti i documenti. I criteri di conservazione potranno essere applicati correttamente solo se i record verranno archiviati nella cartella appropriata.

Se verrà utilizzato Content Organizer per distribuire i documenti nella cartella corretta, la facilità di utilizzo della gerarchia di cartelle per gli utenti riveste meno importanza. È possibile nascondere la struttura di cartelle agli utenti e creare visualizzazioni da utilizzare per gli spostamenti. Poiché Content Organizer distribuisce i documenti in base ai metadati, a ogni cartella in cui saranno contenuti i documenti deve applicarsi una combinazione univoca di metadati.

Esaminare il piano di archiviazione e determinare la combinazione di attributi che corrisponde a singoli criteri di conservazione. Combinazioni diverse di metadati possono essere associate agli stessi criteri di conservazione. Ogni combinazione univoca di metadati tuttavia può corrispondere a singoli criteri di conservazione. In caso contrario, determinare ulteriori metadati per la differenziazione tra criteri di conservazione. È possibile immettere queste informazioni nelle prime due colonne della scheda Metadata and folders del foglio di lavoro In-place records planning worksheet.

Identificare quindi una cartella che deve corrispondere a ogni insieme di metadati. Immettere il nome della cartella nella terza colonna della scheda Metadata and folders del foglio di lavoro. Queste informazioni verranno utilizzate quando sarà il momento di creare le regole utilizzate da Content Organizer per distribuire i documenti nel percorso corretto. Sarà inoltre necessario abilitare Content Organizer in modo da forzare il passaggio di tutti i documenti caricati e dei nuovi documenti attraverso la Raccolta documenti da organizzare.

Se si dispone di una soluzione di SharePoint Server esistente, sarà necessario probabilmente spostare alcuni documenti esistenti in cartelle con i criteri di conservazione appropriati.

Determinare come istruire gli utenti per l'applicazione dei metadati appropriati ai documenti. I criteri di conservazione potranno essere applicati correttamente solo se a tutti i documenti saranno associati i metadati appropriati.

Dopo aver pianificato la struttura del contenuto per la gestione dei record sul posto, la maggior parte delle attività di pianificazione restanti è simile alle attività da eseguire per un archivio di record. Sarà necessario prendere le decisioni seguenti per la gestione dei record.

Modalità di trasformazione di un documento in record Un documento può trasformarsi in record in diversi modi:

  1. È possibile definire criteri di conservazione per documenti attivi che comportano la trasformazione automatica di un documento attivo in record dopo un determinato periodo.

  2. È possibile creare un flusso di lavoro per la trasformazione di un documento attivo in record e fare in modo che tale flusso di lavoro venga attivato da eventi specifici.

  3. Un utente può dichiarare manualmente un documento come record.

  4. È possibile configurare una raccolta in modo che ogni documento che viene inserito venga trasformato in record.

Definire il modo in cui i documenti attivi si trasformano in record nella propria soluzione. Se un documento deve trasformarsi in record dopo che è trascorso un periodo di tempo predeterminato dalla creazione o dalla modifica, l'utilizzo di criteri di conservazione è una buona soluzione. È ad esempio possibile specificare che sei mesi dopo l'ultima modifica di un documento, questo deve diventare un record. Gli utenti non dovranno intraprendere alcuna azione per trasformare i documenti in record, poiché questa azione verrà eseguita automaticamente.

Se nell'organizzazione non è definito un intervallo di tempo standard trascorso il quale i documenti si trasformano in record, esistono due possibilità. Se è possibile specificare le regole in base alle quali un documento diventa un record, creare un flusso di lavoro per il confronto di un dato documento con le regole e la conseguente dichiarazione del documento come record quando vengono soddisfatte tali regole. È quindi possibile creare criteri di conservazione per l'avvio del flusso di lavoro a intervalli regolari. Se tuttavia solo gli utenti di un documento sanno quando un documento deve trasformarsi in record, è consigliabile fornire un metodo manuale per la dichiarazione di un documento come record.

Definizione degli utenti autorizzati a dichiarare e ad annullare la dichiarazione di record È possibile specificare che i documenti possono essere dichiarati come record da chiunque, solo dagli amministratori o solo da azioni di criteri. Se si seleziona "Solo azioni dei criteri", gli utenti non potranno dichiarare manualmente un documento come record. I documenti potranno essere convertiti in record solo da una regola di criteri di conservazione.

Le stesse opzioni sono disponibili per definire gli utenti autorizzati ad annullare la dichiarazione di un record.

Azioni che possono essere eseguite dagli utenti sui record È possibile limitare le azioni che possono essere eseguite dagli utenti sui record senza limitare le azioni che possono essere eseguite dagli utenti sui documenti attivi della stessa raccolta. I tre livelli di restrizione che possono essere impostati sono i seguenti:

  • Nessuna restrizione aggiuntiva. Gli utenti possono eseguire per i record le stesse azioni che possono eseguire per i documenti attivi.

  • Blocca eliminazione. I record possono essere modificati, ma non eliminati.

  • Blocca modifica ed eliminazione. I record non possono essere modificati o eliminati.

Criteri di conservazione I criteri di conservazione devono essere stati già definiti nel piano di archiviazione.

Controllo Ai record e ai documenti attivi vengono applicati gli stessi criteri di controllo. Determinare le azioni di cui si desidera tenere traccia tra quelle che possono essere eseguite dagli utenti su un documento. I criteri di controllo possono essere definiti a livello di cartella o per tipi di contenuto. Se si definiscono criteri di controllo in base ai tipi di contenuto, vengono registrati in genere meno eventi superflui.

NotaNote
Quando un record viene trasferito nell'archivio dei record, vengono rimossi tutti i criteri. Se pertanto si utilizzano criteri di conservazione a più fasi che includono l'invio di un record in un archivio dopo un determinato periodo, con il trasferimento del record nell'archivio si applicheranno i criteri di conservazione dell'archivio.

Flussi di lavoro Se verranno utilizzati flussi di lavoro per tenere traccia delle azioni specifiche della gestione dei record, determinare quali saranno i flussi di lavoro e a quale tipo di elementi verranno applicati. È possibile ad esempio definire un flusso di lavoro in modo che richieda l'approvazione a un responsabile della gestione dei record quando un utente tenta di dichiarare un elemento come record.

Per agevolare la pianificazione della gestione dei record sul posto, è possibile utilizzare il foglio di lavoro seguente insieme a questo articolo:

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