Pianificazione di eDiscovery (SharePoint Server 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Per eDiscovery (abbreviazione di "electronic discovery") si intende l'individuazione e la creazione di informazioni in formato elettronico a supporto di eventi quali controversie, controlli o indagini. Se si utilizza Microsoft SharePoint Server 2010 per gestire informazioni in formato elettronico,è consigliabile prendere in considerazione eDiscovery quando si pianifica la soluzione SharePoint Server. Controllo, criteri di scadenza e ricerca sono in ogni caso fattori che è opportuno valutare. È quindi importante definire la strategia da adottare in queste aree prima di valutare la possibilità di utilizzare eDiscovery.

Contenuto della sezione:

Sono due gli aspetti di eDiscovery da considerare in SharePoint Server, ovvero la ricerca di documenti pertinenti e la limitazione delle operazioni eseguibili dagli utenti sui documenti identificati.

Per esenzione si intende un insieme di documenti che è possibile creare nell'ambito di una richiesta di eDiscovery. All'interno di SharePoint Server è possibile attivare o disattivare la caratteristica Esenzione ed eDiscovery a livello di singolo sito. Per impostazione predefinita, questa caratteristica è attivata in un sito Centro record e disattivata in tutti gli altri tipi di siti. Consente di creare e gestire esenzioni, aggiungere elementi a un'esenzione e utilizzare la ricerca per individuare contenuto e copiarlo in un'altra posizione oppure bloccare il contenuto per impedire che venga modificato o eliminato.

Quando si esegue una ricerca, è possibile scegliere di copiare tutti i documenti recuperati in un Content Organizer, per instradare i documenti nella posizione corretta in base ai relativi metadati, oppure di lasciare i documenti sul posto, ma bloccarli per impedire agli utenti di modificare o eliminare il documento.

Per supportare eDiscovery in SharePoint Server, è necessario attivare la caratteristica Esenzione ed eDiscovery in ogni raccolta siti in cui potrebbero esistere informazioni pertinenti. È quindi necessario configurare il servizio di ricerca in modo da eseguire la ricerca per indicizzazione dei siti per i quali è attivato eDiscovery.

Quando l'organizzazione deve poter creare documenti pertinenti, è possibile avviare un processo eDiscovery. Per creare i documenti desiderati, un responsabile della gestione dei record, un avvocato o un altro utente possono eseguire le azioni seguenti.

  1. Creare un'esenzione che contenga i documenti pertinenti.

  2. Avviare una ricerca eDiscovery dei documenti pertinenti.

    La ricerca eDiscovery viene eseguita in un orario controllato dal processo timer di ricerca ed elaborazione. Per impostazione predefinita, tale orario corrisponde alle 22.30 di ogni giorno. I risultati della ricerca vengono aggiunti automaticamente all'esenzione.

  3. Esaminare gli elementi inclusi nell'esenzione e creare ulteriori ricerche eDiscovery.

  4. Individuare manualmente i documenti e aggiungerli all'esenzione.

  5. Eseguire report in base all'esenzione.

    I report esenzione vengono eseguiti in un orario controllato dal processo timer di esenzione elaborazione e creazione report. Per impostazione predefinita, tale orario corrisponde alle 23:30 di ogni giorno.

  6. Esaminare i documenti inclusi nell'esenzione e rimuovere i documenti non pertinenti.

  7. Identificare documenti specifici inclusi nell'esenzione per i quali sono necessarie ulteriori informazioni ed esaminare il registro di controllo per tali documenti.

  8. Recapitare tutti i documenti associati all'esenzione.

Quando si invia un documento a un Content Organizer, la cronologia delle versioni del documento viene cancellata. Per mantenere una cronologia in cui sono indicati gli utenti che hanno modificato un documento, nonché la data e l'ora in cui è stata apportata la modifica, è necessario un registro di controllo. È consigliabile attivare i criteri di controllo in tutte le raccolte siti contenenti raccolte documenti attive. Per ulteriori informazioni sui criteri di controllo, vedere Panoramica della governance (SharePoint Server 2010).

Tutte le informazioni archiviate da un'organizzazione sono soggette a individuazione. I documenti in formato elettronico occupano inoltre spazio su disco. Valutare l'opportunità di implementare criteri di scadenza in modo da eliminare automaticamente i documenti quando non sono più necessari. Per ulteriori informazioni sui criteri di scadenza, vedere Panoramica della governance (SharePoint Server 2010).

Quando un'organizzazione deve creare i documenti per una controversia legale, nella maggior parte dei casi è soggetta al pagamento di una multa se non li produce con tempestività. Assicurarsi che la caratteristica di ricerca sia configurata correttamente prima della prima volta in cui è necessario utilizzare eDiscovery. In particolare, assicurarsi che la caratteristica di ricerca sia configurata in modo da eseguire la ricerca per indicizzazione di tutti i siti in cui potrebbe essere necessario individuare contenuto.

I motori di ricerca sono in genere ottimizzati e restituiscono solo alcuni risultati particolarmente pertinenti. In eDiscovery l'obiettivo della ricerca è restituire tutti i risultati corrispondenti a una query e non solo i pochi maggiormente pertinenti. La caratteristica di ricerca inclusa in SharePoint Server 2010 è stata migliorata in modo da soddisfare le esigenze di eDiscovery.

Per evitare attacchi comuni da parte di utenti malintenzionati, le ricerche di SharePoint Server 2010 la cui durata supera un intervallo specifico vengono interrotte. Se la ricerca eDiscovery viene eseguita per molto tempo, è possibile scegliere tra una delle opzioni seguenti:

  • Creare una ricerca restringendo ulteriormente l'ambito. Se ad esempio si esegue la ricerca di documenti correlati a una potenziale collaborazione con la società Contoso S.p.A, provare a cercare i documenti che contengono la parola "Contoso" e che sono stati creati entro un intervallo di date specifico, anziché limitare la ricerca alla sola parola "Contoso".

  • Eseguire più ricerche restringendone l'ambito. Si supponga ad esempio di cercare i documenti relativi all'assunzione di un nuovo direttore generale di Fabrikam S.p.A. Anziché eseguire una sola ricerca specificando "Fabrikam (Direttore generale, "Andrea Rossi", assunzione)", eseguire tre ricerche distinte specificando "Direttore generale Fabrikam", "Fabrikam "Andrea Rossi"" e "assunzione Fabrikam".

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