Creare un piano di comunicazione per l'aggiornamento (Project Server 2010)

Membri del team di aggiornamento

Per distribuzioni di piccole dimensioni, il team di aggiornamento potrebbe essere costituito da una sola persona. In caso di distribuzioni più estese invece possono essere necessarie più persone con ruoli diversi, come descritto nell'elenco seguente:

• Amministratori del server L'amministratore del server esegue la maggior parte delle attività di aggiornamento. Il team di aggiornamento deve comprendere almeno un amministratore del server, perché l'Installazione guidata deve essere eseguita da un membro del gruppo Administrators locale di ogni server Web front-end.

  Nota

  Gli amministratori di farm non possono essere anche amministratori locali del server.

• Amministratori di Project Server Gli amministratori di Project Server sono addestrati per utilizzare le diverse funzionalità di configurazione e controllo di Project Web App. Sono responsabili della modifica e della manutenzione delle impostazioni generali dell'applicazione EPM, ad esempio codici globali dell'organizzazione, visualizzazioni di Project Web App, impostazioni globali di Microsoft Project Professional e così via.

• Amministratori di database Se esiste un team di amministrazione dei database separato, sarà necessario coordinarsi con tale team per programmare ed eseguire l'aggiornamento, soprattutto se si prevede di utilizzare il metodo basato sul collegamento di database.

• Team per la sicurezza dei server È necessario coordinarsi con i team di sicurezza, ad esempio il team dei servizi directory Active Directory, per verificare gli account e le autorizzazioni o per usufruire dei nuovi criteri che possono essere applicati per Project Server 2010.

• Team di distribuzione client Comunicare con i team di distribuzione client per coordinare le distribuzioni delle nuove applicazioni client e server Project Professional 2010. Il team di distribuzione client deve inoltre verificare che tutti gli utenti di Project Web App supportino i nuovi requisiti relativi al browser (Internet Explorer 7.0 o versioni successive). La modalità di compatibilità con le versioni precedenti consente un certo grado di flessibilità nella programmazione dell'aggiornamento client Project Professional 2010. Tale team dovrebbe inoltre includere un rappresentante del PMO (Project Management Office).

• Progettisti Se ai siti di Project Web App sono associati modelli, web part, servizi Web o altri elementi personalizzati, sarà necessario collaborare con gli utenti responsabili dello sviluppo o della personalizzazione di questi elementi per essere certi di poter creare nuove versioni di tali elementi personalizzati o per verificare che siano stati aggiornati correttamente. Sarà inoltre necessario verificare che le applicazioni personalizzate sviluppate per interagire con Project Server funzionino ancora. Ciò è importante soprattutto quando si effettua un aggiornamento basato sul collegamento di database e molte delle personalizzazioni dovranno essere ridistribuite manualmente nel nuovo ambiente.

• Utenti di Project Server In questo gruppo possono essere inclusi gli utenti generici di Project Web App, i membri dei team, i project manager, i responsabili delle schede attività e tutte le altre persone che hanno accesso ai dati in Project Server. È necessario informare gli utenti sia di Microsoft Project Professional che di Project Web App del momento in cui verrà effettuato l'aggiornamento e delle modifiche da prevedere. Se vi sono utenti di Project Professional 2010, sarà necessario avvisarli delle funzionalità che verranno abilitate quando si disabilita la modalità di compatibilità con le versioni precedenti in Project Server 2010. Prima del processo di aggiornamento, è necessario comunicare agli utenti le attività che dovranno eseguire per verificare che i dati di progetto che utilizzano siano in uno stato aggiornabile. La comunicazione delle attività da eseguire prima dell'aggiornamento, ad esempio la verifica che tutti i progetti siano stati archiviati, impedisce che si presentino problemi durante l'aggiornamento.

• Tecnici di rete Devono collaborare con l'amministratore del server per eseguire attività come la creazione di nuove voci DNS e così via.

• Sponsor e altre parti interessate Altri utenti dell'organizzazione potrebbero essere coinvolti nel processo di pianificazione dell'aggiornamento. Ricordarsi di includerli nel piano di comunicazione.

  Nota

  Un team di aggiornamento può includere uno o più membri per ogni ruolo, in base all'organizzazione.

Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto

In generale, gli amministratori del server e dei servizi condivisi definiscono una tempistica per l'aggiornamento e i proprietari dei siti vengono avvertiti solo quando il processo sta per iniziare. I membri del team tuttavia devono eseguire attività specifiche in determinati momenti del processo di aggiornamento, pertanto verificare di disporre di un piano preciso per la comunicazione dello stato dell'aggiornamento a tutti i membri del team, affinché ciascuno sappia quando è il momento di eseguire una particolare attività.

Tutto il team di aggiornamento deve collaborare per determinare quanto segue:

• Metodo di aggiornamento da utilizzare Nell'articolo sulla determinazione del metodo di aggiornamento (Project Server 2010) sono disponibili informazioni che consentono di scegliere il tipo di aggiornamento da eseguire. Per questa decisione è importante prendere in considerazione anche il report generato dallo strumento di analisi pre-aggiornamento.

• Data e ora dell'aggiornamento Soprattutto nel caso di un aggiornamento sul posto, è consigliabile eseguire l'aggiornamento quando l'utilizzo del sito è ridotto. Nel caso di distribuzioni a server singolo poco estese, l'aggiornamento potrebbe essere completato in meno di un giorno. In caso di distribuzioni più estese, ad esempio per server farm con grandi quantità di dati, può richiedere molto più tempo. Poiché non è possibile determinare con esattezza il tempo necessario per effettuare un aggiornamento, è molto importante comunicare con gli altri membri del team coinvolti nel processo di aggiornamento e con gli utenti finali. Per la scelta del giorno o dei giorni per l'aggiornamento, sarà necessario lasciare prima al team di aggiornamento tutto il tempo necessario per completare tutti i passaggi preliminari. Nel pianificare la tempistica, assicurarsi di prevedere il tempo necessario per convalidare i dati dei progetti e del sito di Project Web App aggiornati e per implementare eventuali modifiche.

È importante comunicare con i proprietari dei siti, i progettisti e gli sviluppatori nel corso del processo di aggiornamento nei momenti seguenti:

• Prima dell'inizio del processo, affinché siano a conoscenza della tempistica generale e dei relativi ruoli all'interno del processo.

• Dopo l'aggiornamento, affinché possano convalidare i dati aggiornati e il sito di Project Web App, nonché apportare le eventuali modifiche necessarie.

Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto

È altrettanto importante comunicare agli utenti di Project Server quanto segue:

• Momento deciso per l'aggiornamento dei siti Nel caso di un aggiornamento sul posto, gli utenti dovranno essere informati che non potranno accedere ai dati durante l'aggiornamento. È inoltre necessario avvisare gli utenti di lasciare i dati in modo tale che siano già pronti per la migrazione, ad esempio archiviando tutti i progetti prima dell'aggiornamento. In questo modo si evitano problemi durante la migrazione.

• Momento in cui Project Server 2010 è di nuovo pronto per l'accesso "Pronto per l'accesso" significa che il team di aggiornamento, oltre a effettuare l'aggiornamento, ha anche verificato la funzionalità dopo l'aggiornamento. È inoltre necessario preparare le informazioni necessarie agli utenti per connettersi alla versione aggiornata, ad esempio il nuovo URL di Project Web App dopo un aggiornamento basato sul collegamento di database.

• Probabile impatto dell'aggiornamento e informazioni necessarie sul nuovo ambiente Il sito di Project Web App potrebbe ad esempio avere un aspetto diverso o funzionare in modo leggermente diverso nella nuova interfaccia utente. È possibile preparare materiale di formazione, ad esempio fogli di riferimento rapido, per illustrare agli utenti gli eventuali cambiamenti relativi ai processi che eseguono in Project Server. Potrebbe inoltre essere utile indicare agli utenti il contenuto disponibile, ad esempio pagine Novità, con informazioni relative alla nuova versione.

• Come ottenere assistenza Indicare agli utenti dove trovare informazioni e assistenza in caso di eventuali problemi rilevati nei dati dopo l'aggiornamento.

Gold Certified Partner

Microsoft ha certificato diverse società partner come aziende esperte nelle distribuzioni EPM e nelle migrazioni di sistemi. È possibile trovare tali partner sul sito Web Microsoft ricercando i provider di soluzioni EPM nell'area soluzioni Microsoft (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187521\&clcid=0x410).