Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Foundation 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Foundation 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo articolo viene descritto come pianificare raccolte documenti nella soluzione di gestione di documenti di Microsoft SharePoint Foundation.

Contenuto dell'articolo:

Le raccolte documenti sono insiemi di file disponibili in SharePoint Foundation 2010 che vengono condivisi con altri utenti del sito. La maggior parte delle caratteristiche di gestione di documenti viene fornita tramite queste raccolte documenti. Durante la pianificazione della gestione dei documenti, è necessario individuare il tipo di raccolte documenti più appropriate per le esigenze dell'organizzazione. Se si pianificano raccolte documenti per più siti, potrebbe essere necessario pianificare il flusso del contenuto da un sito all'altro. Se si intende utilizzare le raccolte documenti come percorsi di archiviazione, è possibile personalizzare le finestre di dialogo Apri e Salva di Microsoft Office Professional 2010 per essere certi che i documenti vengano archiviati nel percorso preferito.

Prima di leggere questo articolo, è consigliabile comprendere il processo di gestione dei documenti descritto in Panoramica della gestione dei documenti (SharePoint Foundation 2010).

Durante la fase di identificazione delle raccolte documenti più appropriate per le esigenze dell'organizzazione, è possibile che risulti anche necessario utilizzare più siti o raccolte siti. Quando ad esempio si crea e modifica contenuto da pubblicare per clienti esterni, potrebbe essere necessario un sito in cui creare ed esaminare il contenuto e un sito separato, eventualmente in un'installazione di SharePoint Foundation 2010 separata, in cui pubblicare il contenuto.

Quando si pianificano raccolte documenti per più siti, potrebbe anche essere necessario stabilire la modalità da utilizzare per il flusso del contenuto da un sito all'altro, ovvero tramite processi manuali, flussi di lavoro o soluzioni personalizzate. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare il flusso del contenuto più avanti in questo articolo.

Nella tabella seguente sono elencati gli utilizzi tipici delle raccolte documenti.

 

Raccolta Funzione

Raccolta in un sito del team

Collaborazione, semplice condivisione del contenuto tra colleghi, controllo del contenuto ad esempio tramite il controllo delle versioni e ricerca in SharePoint Foundation 2010.

Raccolta in un'area del portale

Contenuto creato per un gruppo di destinatari più ampio all'interno dell'organizzazione. È simile a una raccolta in un sito del team, ma in genere viene implementata attraverso un processo di revisione e approvazione più rigido.

Raccolta diapositive

Supporto della condivisione, della gestione e del riutilizzo di diapositive di Microsoft PowerPoint.

NotaNote
Non creare cartelle in una raccolta diapositive se si è certi che il contenuto del sito verrà distribuito in un'altra farm o raccolta siti mediante la distribuzione del contenuto. I siti contenenti raccolte diapositive con cartelle non possono essere importati o esportati.

Nell'esempio seguente viene illustrato come utilizzare l'analisi completata nella sezione Analizzare l'utilizzo dei documenti di Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (SharePoint Foundation 2010) per pianificare l'organizzazione delle raccolte documenti per la propria azienda. In questo esempio la società Contoso S.p.A. invia contenuto ai client in base alle ricerche di mercato. Il contenuto viene creato principalmente da consulenti che lavorano in remoto. A tale scopo, viene seguito un ciclo operativo con i passaggi seguenti:

  1. Un partner valuta le idee e le richieste di engagement per la formulazione di proposte.

  2. Dopo la conclusione di un contratto, un manager di progetto mette insieme un team di consulenti e crea un sito di lavoro specifico per l'engagement in cui vengono registrati i risultati della ricerca e viene completato il progetto.

  3. Al termine del progetto, i documenti relativi ai risultati finali vengono pubblicati in un sito Internet protetto, in cui i clienti possono accedervi.

  4. Il team crea documenti contenenti le procedure consigliate e case study in base al progetto.

  5. I responsabili della gestione delle informazioni raccolgono, organizzano e archiviano le procedure consigliate e altri documenti.

  6. I risultati finali, i contratti e altri documenti vengono archiviati come record aziendali.

  7. Utilizzando il contenuto gestito dai responsabili della gestione delle informazioni, i partner valutano le opportunità e formulano nuove proposte.

Nella tabella seguente viene illustrata un'analisi dei dati di utilizzo dei documenti per questo scenario:

 

Documenti Funzione Autore Utenti Formato

Idee e richieste di engagement

Sviluppare nuovi engagement per i clienti

Coordinatore di progetto

Responsabile delle vendite e coordinatore di progetto

docx

Proposte

Descrivere una proposta di engagement per i clienti

Coordinatore di progetto

Manager di progetto, membri del team di progetto e clienti

docx

Contratti

Sottoscrivere un engagement di consulenza

Legale

Coordinatore di progetto, manager di progetto, responsabile delle vendite e clienti

docx

Risultati della ricerca e bozze dei risultati finali del progetto

Generare documenti correlati all'engagement per i clienti

Coordinatore di progetto, collaboratore di progetto e consulente

Redattori e revisori tecnici

docx e altri tipi

Documenti relativi ai risultati finali

Generare risultati finali, spesso convertiti dal formato docx

Coordinatore di progetto

Clienti

pdf

Documenti relativi a procedure consigliate e case study

Acquisire informazioni di tipo organizzativo

Collaboratore di progetto, consulente e responsabile della gestione delle informazioni

Tutti i membri del team

Diversi tipi

Da questa analisi dei dati di utilizzo dei documenti emergono i requisiti seguenti:

  • I coordinatori di progetto hanno necessità di utilizzare raccolte nei siti del team per archiviare idee di engagement, richieste di engagement e bozze di proposta.

  • I legali hanno necessità di utilizzare raccolte in un portale o in un sito centralizzato di gestione di documenti per archiviare modelli di contratto e contratti attivi.

  • I coordinatori e i collaboratori di progetto hanno necessità di utilizzare raccolte nei siti del team per creare e modificare risultati di ricerca, risultati finali e case study.

  • I clienti hanno necessità di utilizzare raccolte in un sito Internet per visualizzare i risultati finali.

Il contenuto presente in una soluzione di gestione di documenti è spesso di tipo dinamico e viene trasferito da un sito all'altro in base alle esigenze degli utenti. Quando si pianificano raccolte documenti, è quindi spesso necessario pianificare il flusso del contenuto da una raccolta o un sito all'altro. In SharePoint Foundation è possibile spostare contenuto in modo manuale o dinamico secondo le modalità seguenti:

  • È possibile creare flussi di lavoro personalizzati che copiano o spostano contenuto da una raccolta o un sito all'altro. Un flusso di lavoro definisce il percorso seguito da un documento all'interno di un processo aziendale, assegnando attività ai partecipanti man mano che si attiva il relativo ruolo nel ciclo di vita del documento. È possibile progettare un flusso di lavoro per spostare un documento da una raccolta o un sito all'altro. Per informazioni su come pianificare i flussi di lavoro, vedere Pianificazione dei tipi di contenuto (SharePoint Foundation 2010) e Pianificare i flussi di lavoro (SharePoint Foundation 2010)

  • Gli autori possono copiare un documento in una raccolta in qualsiasi sito in cui dispongono delle autorizzazioni di creazione e modifica. La relazione tra il documento di origine e quello di destinazione viene mantenuta in modo da poter aggiornare la copia in base alle esigenze.

  • Un autore può copiare o spostare manualmente il contenuto di una raccolta documenti da una raccolta o un sito all'altro utilizzando le cartelle Web o Risorse di rete.

  • Un autore può copiare documenti nel sito Centro documenti mediante l'apposito comando.

  • Un autore può copiare documenti in raccolte documenti nel sito Internet mediante un flusso di lavoro personalizzato.

Information Rights Management (IRM) consente agli autori di contenuto di controllare e proteggere i propri documenti. Il contenuto dei documenti protetti con RMS viene crittografato e fornito con una licenza di pubblicazione che impone restrizioni agli utenti. Tali restrizioni variano in base al livello delle autorizzazioni degli utenti. Le restrizioni tipiche includono l'impostazione di un documento per la sola lettura, la disabilitazione della copia del testo, il divieto per gli utenti di salvare una copia del documento o il divieto per gli utenti di stampare il documento. Le applicazioni client che leggono tipi di file supportati da IRM utilizzano la licenza di pubblicazione all'interno di un documento gestito da IRM per applicare le restrizioni per gli utenti che accedono al documento.

Per ulteriori informazioni su IRM come è implementato da Rights Management Services (RMS), vedere FAQ - RMS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x410).

Microsoft SharePoint Foundation 2010 supporta l'utilizzo di IRM nei documenti archiviati in raccolte documenti. Per aggiungere altri tipi di file, un amministratore deve installare per tale tipo un programma di protezione, ovvero un programma che controlla la crittografia e la decrittografia dei documenti protetti con RMS per un tipo di file.

Utilizzando IRM in SharePoint Foundation 2010, è possibile controllare centralmente le azioni che gli utenti possono eseguire sui documenti quando questi vengono aperti da raccolte in SharePoint Foundation 2010. Se invece IRM viene applicato ai documenti archiviati nei computer client, è il proprietario del documento a scegliere i diritti da assegnare a ogni utente del documento. Utilizzare IRM per le raccolte documenti per controllare il contenuto riservato archiviato nel server. Se ad esempio si rende disponile una raccolta documenti per presentare in anteprima i prossimi prodotti ad altri team dell'azienda, è possibile utilizzare IRM per impedire ai team di pubblicare il contenuto per gruppi di destinatari all'esterno dell'organizzazione.

Quando IRM è abilitato per una raccolta documenti e un documento in un formato supportato da IRM viene scaricato dal server in un'applicazione client, SharePoint Foundation 2010 crittografa il documento e aggiunge una licenza di pubblicazione. Se il documento viene di nuovo caricato nel server, SharePoint Foundation 2010 decrittografa il file e lo archivia nella raccolta in un formato non crittografato. Crittografando i documenti solo quando vengono scaricati e decrittografandoli solo quando vengono caricati, SharePoint Foundation 2010 consente alle caratteristiche come la ricerca e l'indicizzazione di funzionare normalmente sui file nella raccolta documenti protetta tramite IRM. Le autorizzazioni IRM che vengono applicate a un documento quando gli utenti lo scaricano da una raccolta documenti dipendono dalle autorizzazioni di ogni utente per il contenuto nelle impostazioni di sicurezza di SharePoint Foundation 2010. Nella tabella seguente viene descritto il modo in cui le autorizzazioni di SharePoint Foundation 2010 vengono convertite in autorizzazioni IRM.

 

Autorizzazioni di SharePoint Foundation 2010 Autorizzazioni IRM

Gestione autorizzazioni, Gestione sito web

Controllo completo, come definito dal client. Questo in genere consente a un utente di leggere, modificare, copiare e salvare il contenuto protetto con RMS, nonché di modificare o rimuovere le relative autorizzazioni.

Modifica voci di elenco, Gestione elenchi, Aggiunta e personalizzazione pagine

Autorizzazioni di modifica, copia e salvataggio. È possibile facoltativamente consentire agli utenti con tali autorizzazioni di stampare i documenti dalla raccolta documenti.

Visualizzazione voci di elenco

Autorizzazioni di lettura. Un utente può leggere il documento, ma non può copiarne o aggiornarne il contenuto. È possibile facoltativamente consentire agli utenti con autorizzazioni di visualizzazione delle voci di elenco di stampare i documenti dalla raccolta documenti.

Altro

Non vi sono altre autorizzazioni con mapping alle autorizzazioni IRM.

Mostra: