Pianificazione del controllo delle versioni, dell'approvazione del contenuto e dell'estrazione (SharePoint Foundation 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Foundation 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2011-05-21

In questo articolo viene illustrato come pianificare l'utilizzo del controllo delle versioni, dell'approvazione del contenuto e dell'estrazione in Microsoft SharePoint Foundation 2010 allo scopo di controllare le versioni dei documenti nel corso del relativo ciclo di vita.

Contenuto dell'articolo:

In SharePoint Foundation 2010 sono incluse le funzionalità seguenti, che consentono di controllare i documenti presenti in una raccolta documenti:

  • Il controllo delle versioni è il metodo in base al quale iterazioni successive di un documento vengono numerate e salvate.

  • L'approvazione del contenuto è il metodo in base al quale i membri del sito con autorizzazioni di responsabile approvazione controllano la pubblicazione del contenuto.

  • L'estrazione e l'archiviazione sono i metodi in base ai quali gli utenti possono controllare in modo più agevole quando viene creata una nuova versione di un documento, nonché inserire commenti relativi alle modifiche apportate quando un documento viene archiviato.

Le impostazioni per le funzionalità di controllo del contenuto descritte in questo articolo vengono configurate nelle raccolte documenti. Per condividere tali impostazioni tra le raccolte presenti nella soluzione utilizzata, è possibile creare modelli di raccolta documenti in cui siano presenti le impostazioni di controllo del contenuto. In questo modo si garantisce che le nuove raccolte riflettano le decisioni prese relativamente al controllo del contenuto.

Il controllo delle versioni predefinito per una raccolta documenti dipende dal modello della raccolta siti. È tuttavia possibile configurare il controllo delle versioni per una raccolta documenti in base ai propri requisiti specifici. Ogni raccolta documenti può avere un controllo delle versioni diverso, adatto per il tipo di documenti in essa contenuti. In SharePoint Foundation 2010 sono disponibili tre opzioni per il controllo delle versioni:

  • Controllo versioni non attivato   Specifica che non venga salvata alcuna versione precedente dei documenti. Quando non viene utilizzato il controllo delle versioni, le versioni precedenti dei documenti non possono essere recuperate e la cronologia dei documenti non viene mantenuta perché i commenti associati a ogni iterazione di un documento non vengono salvati. Utilizzare questa opzione per le raccolte documenti con contenuto non importante o che non verrà mai modificato.

  • Crea versioni principali   Specifica che le versioni numerate dei documenti vengano mantenute secondo un semplice schema di controllo delle versioni, ad esempio 1, 2, 3 e così via. Per controllare l'effetto sullo spazio di memorizzazione, è possibile specificare il numero di versioni precedenti da mantenere, contando a ritroso a partire dalla versione corrente.

    Quando si utilizzano le versioni principali, ogni volta che viene salvata una nuova versione di un documento, potranno visualizzarne il contenuto tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni per la raccolta documenti. Utilizzare questa opzione se non si desidera differenziare le versioni bozza dei documenti dalle corrispondenti versioni pubblicate. Ad esempio, nel caso di una raccolta documenti utilizzata da un gruppo di lavoro di un'organizzazione, la scelta delle versioni principali è una buona soluzione se tutti i membri del team hanno necessità di visualizzare tutte le iterazioni di ogni documento.

  • Crea versioni principali e secondarie (bozza)   Specifica che le versioni numerate dei documenti vengano mantenute secondo uno schema di controllo delle versioni basato su versioni principali e secondarie, ad esempio 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2,1 e così via. Le versioni che terminano con .0 sono quelle principali, mentre quelle che terminano con estensioni diverse da zero sono quelle secondarie. Le versioni principali e secondarie precedenti dei documenti vengono salvate insieme alle versioni correnti. Per controllare l'effetto sullo spazio di memorizzazione, è possibile specificare il numero di versioni principali precedenti da mantenere, contando a ritroso a partire dalla versione corrente. È inoltre possibile specificare quante versioni principali da mantenere devono includere le corrispondenti versioni secondarie. Se ad esempio si specifica che le versioni secondarie debbano essere mantenute per due versioni principali e la versione principale corrente è la 4.0, verranno mantenute tutte le versioni secondarie a partire dalla 3.1.

    Quando si utilizzano sia le versioni principali che quelle secondarie, possono visualizzare le versioni principali dei documenti tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura. È inoltre possibile specificare quali utenti possono visualizzare anche le versioni secondarie. È consigliabile in genere concedere agli utenti in grado di modificare gli elementi le autorizzazioni per visualizzare e utilizzare le versioni secondarie e consentire agli utenti con autorizzazioni di lettura di visualizzare esclusivamente le versioni principali.

    Utilizzare questa opzione se si desidera differenziare il contenuto pubblicato visualizzabile da un gruppo di destinatari dal contenuto in formato bozza non ancora pronto per la pubblicazione. Nel caso ad esempio di un sito Web destinato alla gestione delle risorse umane in cui vengono descritti i benefici concessi dall'azienda, utilizzare questo tipo di controllo delle versioni per limitare l'accesso dei dipendenti a tali descrizioni mentre sono in fase di modifica.

NotaNote
Indipendentemente dal controllo delle versioni scelto, è necessario considerare l'effetto che il mantenimento di più versioni dello stesso documento può avere sullo spazio di memorizzazione.

Utilizzare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare il processo per rendere disponibile il contenuto per un gruppo di destinatari. Un'azienda che pubblica contenuto come uno dei prodotti o servizi che offre può ad esempio richiedere la verifica e l'approvazione al proprio ufficio legale prima di pubblicare il contenuto. La pubblicazione del contenuto può inoltre essere programmata in base allo stato dei documenti.

Una bozza di documento in attesa dell'approvazione del contenuto è in sospeso. Quando un responsabile dell'approvazione esamina il documento e ne approva il contenuto, questo diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti del sito con autorizzazioni di lettura. Il proprietario di una raccolta documenti può attivare l'approvazione del contenuto per la raccolta e facoltativamente associarvi un flusso di lavoro per l'esecuzione del processo di approvazione.

La modalità di invio dei documenti per l'approvazione varia a seconda delle impostazioni per il controllo delle versioni attivate nella raccolta documenti:

  • Controllo versioni non attivato   Se il controllo delle versioni non viene utilizzato e vengono salvate le modifiche relative a un documento, lo stato di quest'ultimo viene impostato su In sospeso. In SharePoint Foundation 2010 viene mantenuta la versione precedente del documento in modo che gli utenti con autorizzazioni di lettura possano comunque visualizzarla. Dopo l'approvazione delle modifiche in sospeso, la nuova versione del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione precedente non viene mantenuta.

    Se il controllo delle versioni non viene utilizzato e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo viene aggiunto alla raccolta con stato In sospeso e non può essere visualizzato dagli utenti con autorizzazioni di lettura finché non viene approvato.

  • Crea versioni principali   Se vengono utilizzate le versioni principali e vengono salvate le modifiche relative a un documento, lo stato di quest'ultimo viene impostato su In sospeso e la versione principale precedente del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, una nuova versione principale viene creata e resa disponibile per gli utenti del sito con autorizzazioni di lettura e la versione principale precedente viene salvata nell'elenco della cronologia del documento.

    Se vengono utilizzate le versioni principali e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo viene aggiunto alla raccolta con stato In sospeso e non può essere visualizzato dagli utenti con autorizzazioni di lettura finché non viene approvato come versione 1.

  • Crea versioni principali e secondarie (bozza)   Se vengono utilizzate le versioni principali e secondarie e vengono salvate le modifiche relative a un documento, l'autore può scegliere di salvare una nuova versione secondaria del documento come bozza oppure di creare una nuova versione principale, operazione a seguito della quale lo stato del documento viene impostato su In sospeso. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, una nuova versione principale viene creata e resa disponibile per gli utenti del sito con autorizzazioni di lettura. Con questo tipo di controllo delle versioni, nell'elenco della cronologia del documento vengono mantenute sia le versioni principali che quelle secondarie.

    Se vengono utilizzate le versioni principali e secondarie e nella raccolta documenti viene caricato un nuovo documento, quest'ultimo può essere aggiunto alla raccolta in stato di bozza come versione 0.1 oppure l'autore può immediatamente richiederne l'approvazione, nel qual caso lo stato del documento viene impostato su In sospeso.

È possibile richiedere che gli utenti estraggano i documenti da una raccolta documenti prima di modificarli. È sempre consigliabile effettuare tale richiesta, in quanto l'estrazione e l'archiviazione comportano i vantaggi seguenti:

  • Maggiore controllo sulla creazione delle versioni dei documenti. Quando un documento viene estratto, l'autore può salvarlo senza archiviarlo. In questo caso, gli altri utenti della raccolta documenti non saranno in grado di visualizzare le modifiche apportate e non verrà creata una nuova versione. Viene creata una nuova versione visibile agli altri utenti solo se l'autore archivia il documento. Tale operazione garantisce all'autore maggiore flessibilità e controllo.

  • Raccolta dei metadati più efficace. Quando un documento viene archiviato, l'autore può scrivere commenti in cui vengono descritte le modifiche apportate al file. Viene così creata una cronologia costantemente aggiornata delle modifiche effettuate nel documento.

Se nella soluzione utilizzata è necessario che gli utenti archivino ed estraggano i documenti durante la relativa modifica, nelle applicazioni client di Microsoft Office 2010 sono disponibili funzionalità che supportano tali azioni. Gli utenti possono pertanto estrarre i documenti, annullare l'estrazione e archiviare i documenti dalle applicazioni client di Office 2010.

Quando un documento viene estratto, viene salvato nella cartella Documenti dell'utente in una sottocartella denominata "Bozze di SharePoint". Questa cartella viene visualizzata nelle applicazioni client di Office 2010. Quando il documento viene estratto, l'utente può salvare le modifiche solo in questa cartella locale. Quando l'utente è pronto per archiviare il documento, quest'ultimo viene salvato nuovamente nel percorso originale del server.

Nelle applicazioni client di Office 2010 gli utenti possono inoltre scegliere di lasciare i documenti estratti nel server modificando le opzioni di modifica del contenuto.

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