Panoramica sull'archiviazione e sul routing basati su metadati (SharePoint Server 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

L'archiviazione e il routing basati su metadati possono usufruire della funzionalità Content Organizer in Microsoft SharePoint Server 2010 come parte di una soluzione di gestione dei documenti.

In questo articolo viene fornita una panoramica dell'archiviazione e del routing basati su metadati e delle indicazioni utili per sviluppatori e designer sull'utilizzo della funzionalità Content Organizer in Microsoft SharePoint Server 2010 per la pianificazione di una soluzione di gestione dei documenti completa.

Contenuto dell'articolo:

SharePoint Server 2010 introduce l'archiviazione e il routing dei metadati mediante Content Organizer. Content Organizer si basa sulle funzionalità di routing dei documenti introdotte nel modello di sito Centro record in SharePoint 2007.

Con Content Organizer, le nuove funzionalità a livello di sito agevolano amministratori e utenti nella classificazione, nell'invio e nell'archiviazione dei contenuti tramite regole basate su metadati. Dopo che l'amministratore del sito attiva la funzionalità Content Organizer e configura impostazioni e regole, anziché caricare direttamente un documento in una libreria o cartella, gli utenti possono salvare, inviare e quindi applicare le regole a un documento con uno dei metodi seguenti:

  • Caricare un documento in una Raccolta documenti da organizzare. Una Raccolta documenti da organizzare viene creata in ogni sito in cui è stata attivata la funzionalità Content Organizer.

  • Usare Salva con nome nelle applicazioni client Word, Excel e PowerPoint.

  • Usare Invia a da altri siti di SharePoint.

  • Usare il modello a oggetti del servizio Web.

  • Usare un'area dei documenti da organizzare di posta elettronica. Utilizzando Exchange, i documenti possono essere inviati tramite posta elettronica al sito, dove devono essere applicati i metadati prima di essere inviati dalle regole.

  • Inviare a un sito del Centro record come parte o conclusione del ciclo di vita utile di un documento. Ad esempio, come parte di un flusso di lavoro o di un criterio di conservazione.

Una volta caricato un documento, in base ai metadati del documento, Content Organizer può inviare il documento a una cartella specifica o creare automaticamente una nuova cartella. Ad esempio:

  • È possibile creare una nuova cartella come sottocartella della cartella di destinazione perché le dimensioni della cartella di destinazione della regola di routing sono aumentate troppo.

  • Le cartelle vengono create per ogni nuovo valore in un campo (deve essere un campo obbligatorio per il tipo di contenuto). Ad esempio, se si dispone di una tassonomia con 100 termini, le cartelle possono essere create automaticamente per ognuno di quei 100 termini; per ogni cartella creata, Content Organizer valuta un documento dotato di un particolare tag.

Le nuove cartelle riceveranno le impostazioni dalla cartella padre. Le nuove cartelle possono inoltre disporre di ulteriori regole che definiscono parametri aggiuntivi, quali autorizzazioni, metadati predefiniti, criteri di conservazione e flussi di lavoro che verranno ereditati dai documenti in esse contenuti. Ad esempio:

  • Contrassegnando un documento con "Corporate Affairs", il documento viene inviato a una cartella dotata di autorizzazioni più limitate rispetto ad altri documenti in altre cartelle nella libreria. In questo modo, i metadati applicano le autorizzazioni a un documento in SharePoint in modo efficace.

  • Contrassegnando un documento con "Accounting", il documento viene inviato a una cartella in cui viene sottoposto a un criterio di conservazione che assicura il salvataggio del documento.

  • Contrassegnando un documento con "Human Resources", il documento viene quindi inviato a una cartella in cui viene applicato un numero qualsiasi di tag di metadati aggiuntivi. Ciò può ridurre la necessità per gli utenti di applicare una grande quantità di tag di metadati, riducendo il tempo necessario per assegnare i tag e i potenziali errori ad essi relativi.

Contrassegnando i contenuti con i metadati e con le regole e le impostazioni di Content Organizer, è possibile determinare, inviare, archiviare e applicare in modo efficace parametri relativi ai contenuti a qualsiasi documento nell'organizzazione.

Gli amministratori del sito possono configurare le impostazioni di Content Organizer che determineranno la modalità di invio dei contenuti caricati sul sito. Queste impostazioni si applicano a tutti i contenuti distribuiti con Content Organizer. Content Organizer include le seguenti impostazioni:

  • Reindirizzamento utenti alla Raccolta documenti da organizzare   Se attivata, questa impostazione consente di specificare che gli utenti vengono reindirizzati alla Raccolta documenti da organizzare quando caricano contenuti su un sito con una o più regole di Content Organizer applicate. Se questa impostazione è disattivata, gli utenti possono ignorare l'utilizzo di Content Organizer e caricare i file direttamente su una libreria o cartella. Questa impostazione si applica solo quando viene caricato un documento tramite la pagina della libreria dei documenti o mediante un'applicazione client.

  • Invio a un altro sito   Se attivata, è possibile creare regole per reindirizzare i caricamenti del sito attuale a un altro sito dotato della funzionalità Content Organizer attivata.

  • Partizionamento cartella   Se attivata, le sottocartelle vengono create quando viene superato un determinato numero di elementi in una cartella.

  • Invii duplicati   Questa opzione specifica se utilizzare il controllo delle versioni di SharePoint o aggiungere caratteri univoci alla fine dei nomi di file duplicati se un documento che viene caricato dispone dello stesso nome di un documento già presente nella libreria di destinazione.

  • Responsabili delle regole   Questa impostazione specifica gli utenti che possono creare regole e gestire contenuti caricati che non rispondono a nessuna regola.

  • Punti di invio   Questa impostazione non configurabile fornisce un servizio Web, un URL e un indirizzo di posta elettronica che è possibile utilizzare per configurare altri siti o messaggi di posta elettronica per l'invio di contenuti al sito. Quando si crea un nuovo percorso di invio in Amministrazione centrale, si tratta dell'URL del servizio specificato come destinazione per i file inviati al percorso di invio. I percorsi di invio devono essere configurati prima che possano essere visualizzati come punto di invio.

I responsabili delle regole possono creare le regole. Una regola determina se deve essere applicata al documento in arrivo, quindi effettua le operazioni specificate nella regola. Le opzioni delle regole includono quanto segue:

  • Nome regola   Il nome della regola.

  • Priorità e stato regola   Specifica la priorità della regola su una scala da 1 a 9 se viene applicata più di una regola. È inoltre possibile specificare che questa regola sia inattiva e che non venga applicata ai contenuti in arrivo.

  • Tipo contenuto di invio   Specifica il gruppo dei tipi di contenuto quali Tipi di contenuto per documenti, Tipi di contenuto di pubblicazione e così via. In base al gruppo dei tipi di contenuti, è possibile selezionare anche un tipo di contenuto per la regola. Se un tipo di contenuto nell'organizzazione utilizza un nome diverso, è possibile specificare un nome alternativo.

  • Condizioni   Applica ulteriori filtri basati sulle proprietà per la regola da elaborare.

  • Posizione destinazione   Specifica dove collocare i contenuti che corrispondono alla regola.

  • Punti di invio   Dove verrà salvato l'elemento che corrisponde a tutti i criteri sopra citati. Controllando l'opzione Invio a un altro sito nelle impostazioni di Content Organizer, verrà visualizzata una casella di riepilogo a discesa con un elenco di altre posizioni esterne al sito corrente in cui è possibile inviare un documento.

Per utilizzare Content Organizer in un sito, è necessario attivare la relativa funzionalità. Una volta attivata per un sito, Impostazioni Content Organizer e Regole Content Organizer verranno visualizzate sotto Amministrazione sito nella pagina delle impostazioni del sito.

NotaNote
Quando si crea un sito usando il modello di sito Centro record, Content Organizer è attivata per impostazione predefinita.
Per attivare la funzionalità Content Organizer per un sito
  1. Nella pagina Impostazioni sito, in Azione sito fare clic su Gestisci caratteristiche sito.

  2. Nella pagina Caratteristiche, per Content Organizer fare clic su Attiva.

Dopo aver attivato la funzionalità Content Organizer, è possibile creare metadati basati sulle regole per spostare i contenuti inviati in una libreria o cartella.

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