Panoramica sul social tagging (SharePoint Server 2010)

SharePoint 2010
 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2011-06-20

Per tag si intende una parola o una frase che identifica una singola informazione in base a una serie di attributi o criteri. I tag consentono di individuare e condividere facilmente informazioni su un argomento o un'attività specifica.

Per suddividere in categorie le informazioni in modo per loro significativo, gli utenti possono utilizzare il social tagging. Tale funzionalità consente infatti di migliorare la qualità dei risultati della ricerca mediante l'applicazione di filtri basati su tag specifici e può inoltre essere utilizzata per collegare tra loro singoli utenti che desiderano condividere informazioni con altri utenti con interessi simili.

In questo articolo vengono descritte le caratteristiche di social tagging disponibili in Microsoft SharePoint Server 2010. Non viene invece descritto come configurarle, né come implementarle nell'ambito di una strategia globale di social media aziendale. Per ulteriori informazioni, vedere Implicazioni del social tagging su privacy e sicurezza (SharePoint Server 2010).

Contenuto dell'articolo:

Le caratteristiche di social tagging consentono agli utenti di condividere informazioni e di recuperare in modo più efficace contenuto pertinente e di elevata qualità. Una tale condivisione favorisce la collaborazione e consente agli utenti di entrare in contatto con esperti del settore in grado di fornire informazioni e assistenza. Le aziende possono inoltre utilizzare le caratteristiche di social tagging di SharePoint Server 2010 per garantire la conformità a norme governative o del settore oppure per prepararsi per un'ispezione o per e-Discovery. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione di eDiscovery (SharePoint Server 2010).

In SharePoint Server 2010 sono disponibili le caratteristiche di social tagging seguenti:

  • Tag di social networking, che consentono agli utenti di salvare elementi di interesse, di organizzare tutte le informazioni relative a un progetto e di entrare in contatto con altri utenti con cui condividono gli interessi.

  • Area note, che consente agli utenti di aggiungere commenti su pagine Web, documenti ed elementi della raccolta di cui tenere traccia in una posizione centralizzata.

  • Valutazioni, ovvero tag di social networking che consentono agli utenti di valutare in valore del contenuto in base a una scala, ad esempio da una a cinque stelle.

  • Bookmarklet, che consentono agli utenti di aggiungere tag e note in pagine esterne a un ambiente SharePoint. Se ad esempio gli utenti aggiungono tag e note in una pagina di un sito Web Internet, tali tag e note potranno essere visualizzati nella scheda Tag e note del sito personale.

Tag di social networking, Area note e valutazioni sono controllate mediante l'autorizzazione Usa caratteristiche di social networking del servizio profili utente.

I tag di social networking sono parole o frasi generate dagli utenti che descrivono informazioni specifiche. Non sono incluse in una tassonomia formale, ad esempio come le parole chiave aziendali nell'archivio termini associato a un'applicazione di servizio Metadati gestiti in SharePoint Server o i codici ICD utilizzati in medicina per rappresentare diagnosi specifiche. Gli utenti possono creare tag di social networking in base alla propria esperienza soggettiva con un'informazione specifica.

I tag di social networking sono costituiti da un'identità utente, un URL elemento e dal tag stesso e vengono archiviati nel database di social tagging che fa parte del servizio profili utente. Per impostazione predefinita, tutti gli utenti autenticati possono aggiungere tag di social networking a documenti o ad altri elementi di SharePoint. I tag possono essere eliminati da chiunque disponga dell'autorizzazione Gestione dati social networking.

Le tag cloud offrono una vista aggregata dei tag applicati da un gruppo di utenti a una singola informazione. In SharePoint Server 2010 è inclusa una web part Tag cloud che viene visualizzata per impostazione predefinita in un sito personale. Gli amministratori e gli utenti possono filtrare la tag cloud per visualizzare i tag utilizzati dal proprietario del sito personale, da gruppi specifici o chiunque possa visualizzare il sito personale. È inoltre possibile filtrare la visualizzazione in base alla data e alla lingua. I tag utilizzati con maggior frequenza sono visualizzati in testo formattato in grassetto e con un carattere più grande, mentre quelli utilizzati meno in testo con un carattere più piccolo. A ogni tag può essere associato un numero che indica il numero di volte in cui è stato applicato.

La web part Area note consente agli utenti di aggiungere commenti immediati su qualsiasi sito di SharePoint Server 2010. Gli utenti possono inoltre aggiungere commenti di tipo Area note nelle pagine del profilo personale di altri utenti o nella propria pagina. Gli utenti anonimi non possono invece aggiungere note.

Area note consente agli utenti di esprimere i propri pensieri nel contesto immediato anziché dover passare alla posta elettronica, alla messaggistica immediata o al telefono. Un utente può ad esempio aggiungere commenti su una pagina Web durante la visualizzazione stessa della pagina. Altri utenti possono quindi visualizzare il commento e un collegamento alla pagina Web che possono visitare se sono interessati all'argomento. Grazie a tale caratteristica di immediatezza i siti personali e le pagine del profilo diventano quindi posizioni centralizzate per la gestione di conversazioni pubbliche.

In SharePoint Server 2010 per valutazione si intende la classificazione del contenuto in base a una scala per indicarne la conformità a criteri specifici. Le valutazioni mostrano un punteggio medio che può essere compreso tra 1 e 100 e una finestra popup in cui sono visualizzate ulteriori informazioni sul punteggio. Gli utenti possono valutare gli elementi di un elenco di SharePoint, di una raccolta documenti o di singole pagine Web. Per valutare un elemento, non è necessario disporre dell'autorizzazione in scrittura.

Ogni valutazione è costituita da un'identità utente, un URL elemento e dalla valutazione stessa che contiene inoltre la data e l'ora in cui è stata applicata. Le valutazioni sono archiviate in una tabella nello stesso database in cui sono archiviati i tag di social networking.

Per impostazione predefinita, il supporto delle valutazioni è attivato in una farm. Per utilizzare tuttavia le valutazioni in una raccolta siti specifica, è prima necessario attivare le valutazioni per la raccolta siti. È possibile attivare le valutazioni per qualsiasi modello di sito se il supporto per le valutazioni è attivati nella farm. Per impostazione predefinita, la caratteristica Valutazioni è attivata per il modello di sito Portale di pubblicazione.

Per bookmarklet si intende un controllo JavaScript utilizzabile dagli utenti per salvare un segnalibro nei propri browser. I bookmarklet consentono agli utenti di un ambiente SharePoint di aggiungere un tag, scrivere note e valutare elementi di siti Web esterni all'ambiente SharePoint, ad esempio siti Web Internet, e quindi di condividere tali tag, note e valutazioni con il team e i colleghi.

NotaNote
I tag sono sempre pubblici, tuttavia è possibile non consentire ad altri utenti di visualizzare i tag aggiunti per un elemento specifico. Le note sono sempre pubbliche.

Quando un utente aggiunge un tag in un sito Web esterno, viene aperta la pagina http://my/_layouts del profilo utente. Tutti i tag e tutte le note immesse in tale pagina verranno quindi visualizzate sia nella scheda Tag e note del sito personale dell'utente che nella pagina del profilo dell'utente, in cui possono essere visualizzati dal team e dai colleghi dell'utente.

Un bookmarklet è costituito da un'identità utente, una parola o frase e un URL per il contenuto per il quale aggiungere un tag. Gli utenti possono rendere privati i bookmarklet nella scheda Tag e note della pagina del proprio profilo, nonché eliminare un bookmarklet.

Il social tagging presenta numerosi vantaggi sia per le aziende che per le organizzazioni IT in un ambito aziendale.

Le caratteristiche di social tagging di SharePoint Server 2010 consentono alle aziende di migliorare la collaborazione e la reperibilità delle informazioni aziendali.

Migliorare la collaborazione per incentivare l'innovazione

I profili utente consentono gli utenti di identificarsi e di trovare esperti, mentre i commenti dell'area note consentono di identificare un gruppo di utenti interessati a un argomento specifico. I suggerimenti per l'elenco dei colleghi di un'utente possono derivare da tali collegamenti di social networking.

Migliorare la reperibilità delle informazioni aziendali

Le caratteristiche di social tagging contribuiscono a migliorare la visibilità del contenuto di elevata qualità e a identificarne la versione più recente. Ad esempio, un feed del sito personale può informare un utente quando nella pagina Web viene aggiunto un tag che l'utente ha aggiunto nel proprio profilo. Queste caratteristiche possono inoltre integrarsi con le applicazioni di business intelligence per consentire agli utenti di connettersi ai dati aziendali necessari per lo svolgimento del proprio lavoro senza uscire dagli ambienti SharePoint.

Le caratteristiche di social tagging di SharePoint Server 2010 consentono alle organizzazioni IT di:

  1. Impostare criteri per controllare le attività di gruppo consentendo al contempo agli utenti di gestire individualmente alcune impostazioni, in modo da limitare l'intervento del reparto IT nella gestione quotidiana di alcune attività di social tagging.

  2. Concedere una serie limitata di autorizzazioni di sola lettura a utenti anonimi per limitarne l'accesso a raccolte siti selezionate.

  3. Pianificare in anticipo l'utilizzo dell'architettura scalabile di SharePoint Server 2010 per consentire implementazioni graduali e incrementare la capacità con l'aumento del numero di utenti.

  4. Gestire le caratteristiche di social tagging a livello di Amministrazione centrale, raccolta siti o sito. Gli amministratori IT possono nominare un utente amministratore di una raccolta siti o di un sito e assegnargli l'autorizzazione Gestione dati social networking per tale ambito. La distribuzione delle responsabilità amministrative favorisce un utilizzo più efficiente delle risorse in ambito IT.

  5. Utilizzare la funzionalità di social computing per ridurre il numero di richieste di supporto allo staff IT. È ad esempio possibile utilizzare un wiki aziendale hosted per incoraggiare gli utenti a condividere suggerimenti oppure un feed RSS per inviare gli aggiornamenti del supporto.

  6. Integrare nuovi strumenti con applicazioni esistenti per garantire l'uniformità dell'esperienza utente incoraggiandone l'adozione e riducendo al minimo i costi associati alla formazione.

Nonostante i numerosi vantaggi, il social tagging può comportare diversi rischi. In qualsiasi implementazione del social tagging è infatti necessario tenere presenti gli aspetti correlati alla sicurezza del contenuto e alla privacy degli utenti. Anche le prestazioni e la capacità sono fattori critici per il successo a lungo termine dell'implementazione.

Se non sono state adottate misure di sicurezza appropriate, è possibile violare la privacy degli utenti o rendere visibile contenuto che deve rimanere protetto. In SharePoint Server 2010 gli amministratori possono impostare criteri per salvaguardare la privacy lasciando agli utenti una certa discrezionalità nell'uso delle caratteristiche di social networking. Per ulteriori informazioni, vedere OBSOLETO Pianificare criteri per i profili utente (SharePoint Server 2010). SharePoint Server 2010 consente inoltre agli amministratori di proteggere contenuto riservato, ad esempio aggiungendo l'URL di un sito a un elenco di siti esclusi per evitare che per il sito e per gli eventuali siti secondari vengano aggiunti tag.

Gli utenti devono essere consapevoli delle implicazioni delle caratteristiche di social tagging in termini di sicurezza e privacy e ad esempio sapere che quando un utente aggiunge un tag a un sito o a un documento, il titolo e l'URL di tale sito o documento viene trasmesso a chiunque includa tale utente come collega nel proprio sito personale e a chiunque abbia indicato tale tag come interesse nel proprio profilo utente. Per ulteriori informazioni, vedere Implicazioni del social tagging su privacy e sicurezza (SharePoint Server 2010).

I problemi correlati a prestazioni e capacità possono scoraggiare gli utenti dal partecipare alle attività di social tagging. Sebbene presi singolarmente i tag, le valutazioni, i bookmarklet e i commenti richiedano pochissimo spazio di archiviazione, nel complesso possono influire sulla dimensione del database dei profili, dell'archivio termini e del database di social tagging. In considerazione della rapida diffusione del social tagging, per qualsiasi implementazione deve essere in grado di supportare la gestione di un numero elevato di nuovi utenti.

Mostra: