Informazioni generali sulla creazione condivisa in SharePoint 2013

**Si applica a:**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013

**Ultima modifica dell'argomento:**2018-03-07

Riepilogo: offre informazioni sulla creazione condivisa e sulle autorizzazioni e le versioni software necessarie per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online.

Destinatari: professionisti IT

Usare la funzionalità di creazione condivisa in SharePoint Server 2013 o SharePoint Online per permettere a più utenti di lavorare su un documento, in qualsiasi momento, senza interferire con le modifiche altrui. La creazione condivisa rimuove gli ostacoli per la collaborazione su documenti basata su server e aiuta le organizzazioni a ridurre il sovraccarico associato alla condivisione tradizionale dei documenti tramite gli allegati. Questa funzionalità non necessita di impostazioni aggiuntive per il server e costituisce lo stato predefinito per i documenti archiviati in SharePoint Server 2013 e SharePoint Online. La funzionalità di creazione condivisa viene gestita tramite gli stessi strumenti e le stesse tecnologie già usate per gestire SharePoint, in modo da ridurre al minimo l'impatto sugli amministratori.

Office offre la funzionalità di creazione condivisa per Word, PowerPoint, OneNote e Visio. Se si usa SharePoint Online o SharePoint Server 2013 è stato configurato per usare Office Web Apps Server, gli utenti potranno eseguire la creazione condivisa di documenti anche in Word, PowerPoint, Excel e OneNote Web Apps.

Contenuto dell'articolo:

• Funzionalità di creazione condivisa in SharePointServer2013 e SharePoint Online

• Informazioni sull'esperienza dell'utente finale per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

• Considerazioni importanti sulla pianificazione per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

• Considerazioni sulla pianificazione per la creazione condivisa in blocchi appunti di OneNote

• Considerazioni sulle prestazioni e sulla scalabilità per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

Funzionalità di creazione condivisa in SharePoint Server 2013 e SharePoint Online

Nella collaborazione tradizionale i documenti sono condivisi tramite allegati di posta elettronica e ciò rende difficile e dispendioso in termini di tempo tenere traccia delle versioni e delle modifiche di più autori. I sistemi di posta elettronica devono affrontare l'archiviazione di copie multiple dello stesso documento e un incremento del traffico di rete, poiché i documenti vengono inviati ripetutamente.

L'uso di SharePoint per archiviare documenti per la collaborazione permette di ridurre questi problemi, offrendo accesso coerente a versioni aggiornate dei documenti, la possibilità di tenere traccia di versioni precedenti e la gestione centralizzata. L'archiviazione di un singolo documento, invece di molti allegati, riduce inoltre il sovraccarico di rete e di archiviazione.

Questa soluzione non è tuttavia perfetta. Quando un autore apre un documento, gli altri utenti non possono utilizzarlo. Se un utente dimentica di chiudere un documento o di archiviarlo, è possibile che il documento rimanga bloccato in modo indefinito per gli altri utenti. Questa situazione richieste spesso l'intervento del reparto IT.

La creazione condivisa in SharePoint Server 2013 risolve questi problemi, permettendo a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento, senza interferire sulle modifiche degli altri utenti. Questo approccio semplifica molti scenari di collegamento sui documenti. Ad esempio:

• Due o più autori lavorano su parti diverse di un documento composito. Mentre un autore lavora alla propria sezione del documento, un altro autore può lavorare alla propria, senza interferire sul lavoro dell'altro utente.

• Alcuni autori lavorano a una presentazione composita. Ogni autore può aggiungere diapositive alla presentazione e modificarle, invece di lavorare separatamente e tentare di unire diversi documenti e renderli coerenti tra loro.

• Un documento viene inviato a diversi esperti e persone interessate, ognuno dei quali fornisce alcune modifiche o aggiunte. Nessuna modifica utente viene persa, poiché tutti gli utenti lavorano su un utente centrale, archiviato sul server.

Informazioni sull'esperienza dell'utente finale per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

La creazione condivisa è di semplice utilizzo dal punto di vista dell'utente finale. Quando un utente desidera lavorare a un documento in Word, PowerPoint, OneNote, Visio o uno di Office Web Apps, l'utente lo apre semplicemente da SharePoint Server 2013 o SharePoint Online, come al solito. Se un altro utente ha già aperto il documento, entrambi gli utenti potranno modificare il documento contemporaneamente. L'unica eccezione a questo comportamento consiste nel fatto che gli utenti possono eseguire la creazione condivisa in Excel Web App solo se tutti gli utenti usano Excel Web App per accedere alla cartella di lavoro. Se un utente usa Excel (l'applicazione client) per accedere alla cartella di lavoro, la creazione condivisa in Excel Web App verrà disabilitata per quella cartella di lavoro mentre è aperto nell'applicazione client.

Quando un utente salva un documento di Word, PowerPoint o Word Online, gli altri utenti correnti ricevono notifiche relative alle nuove modifiche. Questi utenti possono aggiornare immediatamente le proprie visualizzazioni per esaminare le modifiche o continuare a lavorare e aggiornare in un secondo momento per visualizzare le modifiche più recenti. PowerPoint Web App e Excel Web App eseguono il salvataggio automatico, per permettere agli utenti di visualizzare automaticamente eventuali modifiche. Gli autori possono visualizzare il lavoro degli altri utenti e tutti sanno chi sta lavorando al documento. Il controllo delle versioni e gli strumenti di traccia di SharePoint Server 2013 e SharePoint Online proteggono il documento, per permettere agli autori di eseguire il rollback di eventuali modifiche indesiderate. Quando Skype for Business è disponibile, gli utenti possono visualizzare lo stato online degli altri utenti che partecipano alla creazione condivisa e possono avviare conversazioni di messaggistica immediata senza uscire dal documento.

In OneNote e OneNote Web App i blocchi appunti condivisi permettono agli utenti di condividere in modo semplice le annotazioni. Quando un utente modifica una pagina del blocco appunti, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente con altri utenti del blocco appunti, in modo che tutti gli utenti dispongano di un insieme completo di appunti. Le modifiche apportate da più utenti sulla stessa pagina vengono visualizzate automaticamente, per permettere una collaborazione quasi in tempo reale. Il controllo delle versioni e altre caratteristiche condivise in OneNote permettono agli utenti di eseguire il rollback delle modifiche, di mostrare le nuove modifiche e di determinare gli autori di una modifica specifica.

L'applicazione client di Excel non supporta la creazione condivisa delle cartelle di lavoro in SharePoint Server 2013 o SharePoint Online. L'applicazione client di Excel utilizza invece la funzionalità Cartella di lavoro condivisa per supportare la creazione condivisa non in tempo reale di cartelle di lavoro, archiviate localmente o in percorsi di rete (UNC). La creazione condivisa di cartelle di lavoro in SharePoint è supportata tramite Excel Web App.

Considerazioni importanti sulla pianificazione per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

Durante la pianificazione dell'uso della creazione condivisa nell'ambiente, è necessario che gli amministratori prendano in considerazione alcuni fattori.

La funzionalità di creazione condivisa in SharePoint è progettata per essere semplice da configurare e necessita di impegno minimo per la gestione. Quando si configura e si gestisce la creazione condivisa, è necessario tenere in considerazione alcuni elementi:

• Autorizzazioni: per permettere a più utenti di modificare lo stesso documento, gli utenti devono disporre di autorizzazioni di modifica per la raccolta documenti in cui è archiviato il documento. Il modo più semplice per assicurare ciò consiste nel concedere a tutti gli utenti l'accesso al sito di SharePoint in cui sono archiviati i documenti. Nei casi in cui solo un sottoinsieme di utenti deve disporre di autorizzazioni per la creazione condivisa di documenti in una raccolta specifica, è possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per gestire l'accesso. Per altre informazioni, vedere Panoramica delle autorizzazioni dei siti in SharePoint 2013.

• Controllo delle versioni: il controllo delle versioni di SharePoint Server 2013 consente di tenere traccia delle modifiche ai documenti durante la modifica e archivia anche versioni precedenti come riferimento. Per impostazione predefinita, questa funzionalità è disattivata in SharePoint Server 2013. SharePoint Server 2013 supporta due tipi di controllo delle versioni, principali e secondarie. È consigliabile che il controllo delle versioni secondarie rimanga disattivato per le raccolte documenti utilizzate per la creazione condivisa in OneNote, poiché potrebbe interferire con la sincronizzazione e con le funzionalità di controllo delle versioni che fanno parte del prodotto. Questa limitazione si applica solo al controllo delle versioni secondarie. Il controllo delle versioni principali può essere utilizzato con OneNote. Per ulteriori informazioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o una raccolta.

• Numero di versioni: il numero di versioni di un documento mantenute influisce sui requisiti di archiviazione nel server. Questo numero può essere modificato nelle impostazioni della raccolta documenti per limitare il numero di versioni mantenute. I blocchi appunti di OneNote aggiornati di frequente potrebbero determinare l'archiviazione di molte versioni nel server. Per evitare di utilizzare spazio su disco non necessario, è consigliabile che un amministratore imposti il numero massimo di versioni mantenute su un numero ragionevole nelle raccolte documenti utilizzate per archiviare blocchi appunti di OneNote. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta

• Periodo del controllo delle versioni: il periodo del controllo delle versioni determina la frequenza con cui SharePoint Server 2013 crea una versione di un documento di Word o PowerPoint sottoposto a creazione condivisa. Se si imposta il periodo su un valore basso, le versioni verranno acquisite più spesso, per una traccia più dettagliata delle versioni, ma potrebbe richiedere maggiore spazio di archiviazione sul server. Il periodo del controllo delle versioni non influisce sui blocchi appunti di OneNote. Questo valore può essere alterato modificando la proprietà coAuthoringVersionPeriod sul server. Per altre informazioni sulla modifica di questa impostazione, vedere Configurare il periodo del controllo delle versioni per la creazione condivisa in SharePoint 2013.

• Estrazione: quando un utente estrae un documento per la modifica, il documento viene bloccato per la modifica da tale utente, impedendo la creazione condivisa. Non abilitare la funzionalità Estrazione obbligatoria in raccolte documenti in cui verrà utilizzata la creazione condivisa. Per impostazione predefinita, l'opzione Estrazione obbligatoria non è abilitata in SharePoint Server 2013. Gli utenti non devono estrarre manualmente i documenti quando viene utilizzata la creazione condivisa. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Considerazioni sulla pianificazione per la creazione condivisa in blocchi appunti di OneNote

A differenza di Word e PowerPoint, OneNote archivia informazioni sulla versione nel file stesso. È quindi consigliabile che gli amministratori seguano queste procedure consigliate durante l'archiviazione di blocchi appunti di OneNote in una raccolta documenti di SharePoint Server 2013:

• Non abilitare il controllo delle versioni secondarie. Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni secondarie non è abilitato in SharePoint Server 2013.

• Se il controllo delle versioni principali è abilitato, impostare un numero massimo ragionevole delle versioni da archiviare. Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni principali non è abilitato in SharePoint Server 2013.

Considerazioni sulle prestazioni e sulla scalabilità per la creazione condivisa in SharePoint 2013 e SharePoint Online

Le applicazioni di SharePoint Server 2013 e Office 2016 riducono al minimo l'impatto sulle prestazioni e sulla scalabilità associato alla creazione condivisa nell'ambiente. I client di Office inviano o scaricano le informazioni sulla creazione condivisa dal server solo quando la modifica viene eseguita da più autori. Quando un singolo utente sta modificando un documento, l'impatto sulle prestazioni è simile a quello delle versioni precedenti di SharePoint.

I client di Office vengono configurati per ridurre l'impatto sul server riducendo la frequenza delle azioni di sincronizzazione correlate alla creazione condivisa quando il server è sottoposto a un carico elevato o un utente non sta modificando attivamente il documento. Ciò aiuta a ridurre l'impatto complessivo sulle prestazioni.

See also

Amministrazione della creazione condivisa in SharePoint 2013

Pianificare il controllo delle versioni dei documenti, l'approvazione del contenuto e i controlli di estrazione in SharePoint 2013