Pianificare la conversione dei documenti in Office 2010

Office 2010
 

Si applica a: Office 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2011-08-05

Dal momento che la propria azienda opera sulla base del contenuto che crea, modifica e utilizza ogni giorno, è necessario comprendere l'effetto che una migrazione a Microsoft Office 2010 può avere su tale contenuto. Una questione importante da considerare è la necessità di convertire nel formato Open XML alcuni o tutti i file binari di Office. In molti casi un'organizzazione può limitare un progetto di conversione ai soli file critici per l'attività aziendale e utilizzare la modalità di compatibilità per i file restanti. Le organizzazioni che invece dispongono di processi di gestione di documenti e criteri di conservazione, controllo e classificazione probabilmente hanno requisiti aziendali che rendono necessaria una conversione su vasta scala. Le organizzazioni che si avvalgono di Office System 2007 e che si sono già standardizzate per l'utilizzo del formato di file Open XML non devono convertire o correggere i file Open XML esistenti per poterli utilizzare con Office 2010.

Contenuto dell'articolo:

Quando si pianifica una migrazione a Office 2010, è necessario considerare se convertire nel formato Open XML alcuni oppure tutti i file binari di Office dell'organizzazione, ad esempio i file con estensione doc, ppt e xls. Open XML, introdotto in Office System 2007, è un formato di file basato su XML che offre vantaggi quali dimensioni più ridotte per i file e una maggiore sicurezza delle informazioni rispetto al formato binario. L'adozione standardizzata di Office 2010 e del formato Open XML contribuisce a eliminare i problemi di compatibilità che possono verificarsi quando gli utenti operano con formati di file diversi e in versioni diverse di Office. La maggior parte dei file in formato binario comunque si apre normalmente in Office 2010 quando gli utenti lavorano in modalità di compatibilità. Non è pertanto necessario convertire tutti i file. Se la modalità di compatibilità risponde alle esigenze aziendali della propria organizzazione per gran parte dei file, è possibile ridurre il tempo e gli sforzi necessari per la conversione concentrandosi esclusivamente sui file critici e su quelli che possono presentare problemi di compatibilità.

Dopo avere valutato se eseguire una conversione di tutti i file o se utilizzare la modalità di compatibilità, molte organizzazioni decidono che per le loro esigenze è sufficiente avvalersi delle funzionalità di compatibilità disponibili in Office 2010 e quindi saltano del tutto il processo di conversione in blocco. Man mano che la migrazione procede, gli utenti di Office 2010 all'interno di queste organizzazioni hanno la possibilità di salvare i nuovi file nel formato Open XML e di convertire i file binari mentre li modificano. Gli utenti che non sono ancora passati a Office 2010 possono comunque modificare i file Open XML mediante il pacchetto di compatibilità. Con questo metodo di "conversione in fase di lavoro", i file più utilizzati vengono convertiti nel formato Open XML dagli utenti, mentre i file meno recenti o poco utilizzati restano in formato binario.

Il fatto di mantenere sia file binari che file Open XML non è tuttavia la soluzione ideale per tutte le organizzazioni. Alcune di esse dovrebbero considerare l'eventualità di effettuare la conversione, soprattutto se stanno eseguendo la migrazione a Office 2010 specificamente per le nuove funzionalità. Questo è in particolar modo il caso delle organizzazioni con le caratteristiche seguenti:

  • Utilizzano prodotti per la gestione di documenti e conoscono il tipo e la posizione dei documenti gestiti da tali prodotti.

  • Gestiscono i documenti tramite criteri di conservazione, conformità, IRM (Information Rights Management) o controllo.

  • Si basano su documenti critici per l'attività aziendale che verrebbero gestiti in modo più appropriato se il reparto IT provvedesse preventivamente a convertirli.

  • Utilizzavano la dimensione più ridotta dei file Open XML (rispetto ai file binari) come giustificazione aziendale per eseguire la migrazione a Office 2010.

Il processo di conversione prevede l'identificazione e valutazione dei file da convertire, la conversione vera e propria e la correzione dei problemi di formattazione o di altro tipo riscontrati nei documenti convertiti. Microsoft offre Gestione pianificazione migrazioni di Office 2010 (OMPM, Office Migration Planning Manager) per semplificare il processo di valutazione e conversione. È possibile utilizzare gli strumenti di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per analizzare i file delle versioni comprese tra Office 97 e Office 2003 per rilevare eventuali problemi di conversione, creare report per facilitare l'analisi dei dati ottenuti, archiviare i dati di analisi e facoltativamente convertire i file binari di Office nei formati di file Open XML. In questo articolo vengono fornite istruzioni per la valutazione di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office e il relativo utilizzo in ambienti di grandi dimensioni. Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per Office 2010. È inoltre possibile scaricare Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office dall'Area download Microsoft (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300&clcid=0x410) (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese).

Alcune organizzazioni dispongono di centinaia di migliaia o persino di milioni di documenti di Office in formato binario. Devono sussistere a livello aziendale importanti ed evidenti esigenze di conversione per decidere di avviare un progetto di conversione di tale portata. È inoltre necessario conoscere con precisione i percorsi e i formati di archiviazione dei file esistenti. Se le esigenze aziendali e l'ambito del progetto non sono chiari, è consigliabile innanzitutto stabilire se sia sufficiente avvalersi della modalità di compatibilità per alcuni o per tutti i file dell'organizzazione. A tale scopo, possono essere utili le risorse seguenti:

Anche la tempistica di esecuzione e la durata del progetto di migrazione a Office 2010 possono incidere sul valore aziendale guadagnato convertendo i file. Tale guadagno non è significativo se si convertono i file binari nel formato Open XML durante una lunga migrazione e solo pochi utenti eseguono Office 2010. Una lunga migrazione può inoltre richiedere più conversioni perché alcuni utenti di versioni precedenti di Office continuano a creare file in formato binario. Se le esigenze aziendali richiedono una conversione, è consigliabile identificare gli utenti che condividono documenti ed eseguirne la migrazione il più possibile insieme. Per prendere visione dei requisiti di sistema e scaricare il pacchetto di compatibilità, visitare l'Area download Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348&clcid=0x410).

Se si decide di convertire nel formato Open XML i file binari di Office, è necessario stabilire quale strumento utilizzare per la valutazione e la conversione. Microsoft offre Gestione pianificazione migrazioni di Office (OMPM) per Office 2010 per facilitare la valutazione e l'esecuzione di conversioni in blocco dei file binari nel formato Open XML. Sono inoltre disponibili soluzioni di terze parti. Le informazioni seguenti relative a Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office possono rilevarsi utili per decidere se questo è lo strumento adatto per la propria organizzazione.

In Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office sono inclusi i componenti descritti di seguito:

  • File scanner   File Scanner di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office (Offscan.exe) è uno strumento da riga di comando che analizza i file per rilevare problemi di conversione nei client, nei file server e negli archivi documenti a cui è possibile accedere tramite WebDAV. Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office consente di eseguire due tipi di analisi:

    • Un'analisi approfondita che può essere eseguita sui documenti di Office per effettuare una ricerca per indicizzazione delle proprietà che forniscono indicatori di potenziali problemi di conversione. Questo è il tipo di analisi predefinito.

    • Un'analisi di base che individua rapidamente i documenti di Office nel computer di un utente o nel file system di rete.

  • Supporto di database   Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office offre una serie di file batch che possono essere utilizzati per importare i file di registro XML generati da File Scanner. I database supportati da Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office sono illustrati in Requisiti del computer amministrativo.

  • Creazione di report   Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office offre una soluzione basata su Microsoft Access 2010 per produrre diversi tipi di report per l'analisi e per definire i gruppi di file destinati all'elaborazione automatizzata.

  • Conversione in blocco   In Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è incluso Office File Converter (OFC), uno strumento da riga di comando che esegue una conversione in blocco di file specifici nei formati di file di Office 2010.

  • Estrazione delle versioni   In Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è incluso Version Extraction Tool (VET), uno strumento da riga di comando che estrae più versioni salvate di un documento in formato Word 97–2003, generando file in versione singola in Office 2010.

Lo strumento Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è stato aggiornato per Office 2010 con i miglioramenti descritti di seguito:

  • Analisi in blocco della compatibilità delle macro   In questa funzionalità è incorporata la logica dello strumento Office Code Compatibility Inspector (OCCI) per generare un conteggio del numero potenziale di problemi di VBA causati da modifiche apportate al modello a oggetti. Questa analisi è consentita da una nuova opzione disponibile nel file offscan.ini.

  • Analisi in blocco della compatibilità 64 bit   In questa funzionalità è incorporata la logica dello strumento OCCI per generare un conteggio del numero potenziale di problemi di VBA (declare) 64 bit dovuti all'utilizzo di Office a 64 bit. Questa analisi è consentita da una nuova opzione disponibile nel file offscan.ini.

  • Filtraggio delle date per le analisi   Questa funzionalità consente di escludere l'analisi dei file a cui non si è avuto accesso o che non sono stati modificati in un determinato periodo di tempo.

  • Supporto di SQL Server 2008 e SQL Server 2008 R2   Per ulteriori requisiti relativi all'utilizzo di SQL Server 2008 R2, vedere Requisiti del computer amministrativo.

Se si sta considerando la possibilità di utilizzare Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office, esaminare i relativi dettagli riportati di seguito per decidere se avvalersi di tale strumento o investire in strumenti di conversione di terze parti.

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office è in grado di analizzare i file creati mediante le applicazioni di Microsoft Office seguenti:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Project

  • Publisher

  • Visio

  • Word

Per un elenco completo dei tipi di file che vengono analizzati per queste applicazioni, vedere la sezione "File analizzati da File Scanner di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office" in Configurare File Scanner di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per Office 2010.

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office non analizza i file con estensione pdf o i file creati mediante le applicazioni di Microsoft Office seguenti:

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office non consente di analizzare documenti protetti da password o tramite Information Rights Management (IRM). File Scanner di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office inoltre non esegue l'analisi degli oggetti incorporati nei documenti, ma ne segnala comunque la presenza.

Per ogni file analizzato, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office segnala uno stato No Issue, Green, Yellow o Red. I documenti contrassegnati con No Issue sono i migliori candidati per la conversione, così come i documenti con stato Green, che contengono soltanto problemi di conversione minori di lieve entità. I documenti con stato Yellow o Red invece contengono problemi di compatibilità noti che non consentiranno di convertire gli oggetti o le informazioni legacy oppure determineranno risultati di conversione non conformi alle proprie aspettative.

I risultati dell'analisi di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office indicano se i file binari di Office presenteranno problemi se convertiti nel formato di file Open XML. Per ogni file analizzato, vengono mostrati il tipo di problema e una breve descrizione del problema che può verificarsi in caso di conversione del file. Non vengono fornite invece informazioni specifiche su possibili problemi di compatibilità se viene mantenuto il formato binario dei file di Office (97-2003 o versioni successive) e se l'accesso viene eseguito in modalità compatibilità.

Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office non apporta modifiche ai file per risolvere i problemi di compatibilità. In realtà non ricerca la presenza di bug, bensì individua problemi di compatibilità noti che possono verificarsi quando un file viene convertito nel formato Open XML, in base alle caratteristiche delle applicazioni che sono state rimosse o modificate in modo significativo.

Quando ricerca macro in un file, Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office analizza il file a fronte di tutte le applicazioni di Office per determinare quali applicazioni possono presentare problemi di compatibilità con il file. Questa operazione può dare origine a un numero inaspettatamente elevato di problemi nella colonna Functionality Issue Count della scheda Macro Summary. Benché il numero di problemi sia elevato, è comunque possibile utilizzare questi risultati per individuare i file che presenteranno il maggior numero di problemi dopo la conversione. Per un conteggio più accurato dei problemi relativi alle macro per un determinato file, utilizzare Office Code Compatibility Inspector, disponibile nella pagina Compatibilità per Microsoft Office 2010 in TechNet.

È consigliabile eseguire una conversione di prova di file di esempio prima di procedere con una conversione in blocco. Un utente dovrà esaminare gli esempi uno per volta e confrontarli con l'originale per determinare se la conversione ha comportato problemi relativi all'aspetto o di altro tipo. È inoltre necessario pianificare ulteriori interventi per la correzione di macro e collegamenti interrotti nei file convertiti poiché Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office non risolve questi problemi nell'ambito della conversione. Se si necessita della correzione automatica come parte del processo di conversione in blocco, è consigliabile prendere in considerazione soluzioni di conversione di terze parti.

Le linee guida riportate di seguito possono rivelarsi utili per gli amministratori che pianificano l'utilizzo di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office in un ambiente di grandi dimensioni.

Collaborare con i proprietari di gruppi aziendali per determinare i client, i server e gli archivi documenti da analizzare utilizzando Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office. I gruppi aziendali devono inoltre assegnare la priorità o l'importanza a ogni insieme di file in modo da poter decidere l'ordine in base al quale analizzarli. I gruppi di file con priorità bassa possono essere analizzati per ultimi, se il tempo a disposizione lo consente, oppure possono non essere analizzati affatto. È inoltre possibile comunicare il processo di analisi agli utenti e chiedere loro di identificare i propri file di importanza critica per la conversione. Rivolgendosi direttamente agli utenti, si comunica l'imminenza della conversione e si riduce il numero di file da analizzare.

Potrebbe risultare più semplice analizzare tutti i file e quindi utilizzare i risultati di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per classificare al meglio i file in ordine di priorità. Un utilizzo comune di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office consiste nel valutare la quantità, la posizione, i possibili problemi di conversione dei file di Office e la data dell'ultima modifica dei file. La data dell'ultima modifica dei file di Office può rivelarsi particolarmente utile per i decisori poiché è possibile che si riscontri che la maggior parte dei file di Office non sia stata aperta per molto tempo. Potrebbe pertanto non esistere alcuna ragione aziendale per mantenere tali file. In questo caso è possibile pulire le condivisioni di rete archiviando file di Office non aggiornati e liberare molto spazio su disco.

Microsoft offre diverse risorse che consentono agli utenti finali di acquisire familiarità con la nuova interfaccia utente e le nuove caratteristiche disponibili in Office 2010. Utilizzare le risorse seguenti per preparare gli utenti finali:

  • Risorse di formazione In Formazione e preparazione tecnica dell'utente per Office 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=202000&clcid=0x410) in TechNet è incluso un elenco aggiornato di risorse di formazione, ad esempio guide interattive, guide per la barra multifunzione di Office, corsi di e-learning e così via.

  • Articoli relativi alle procedure Nell'argomento Document compatibility reference for Excel 2010, PowerPoint 2010, and Word 2010 in Office 2010 Resource Kit vengono forniti collegamenti ad articoli scritti per gli utenti finali di Excel 2010, PowerPoint 2010 e Word 2010. Vengono elencati di seguito alcuni degli argomenti illustrati:

    • Abilitazione della modalità compatibilità

    • Conversione dei file nel formato di Office 2010 (abbandono della modalità compatibilità)

    • Esecuzione di Verifica compatibilità

    • Caratteristiche che cambiano quando si apre un file di Office 2010 in una versione precedente di Office

Nell'articolo Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office (OMPM) per Office 2010 viene fornito un punto di partenza per iniziare il processo effettivo di analisi dei file. Se si prevede di analizzare milioni di file, utilizzare le informazioni seguenti per semplificare il processo di analisi.

  • Pulire i file meno recenti prima di analizzarli. In questo modo è possibile pulire le condivisioni di file e ovviare all'espansione disordinata di documenti.

  • Non analizzare file che non sono stati modificati negli ultimi 6-12 mesi. Gestione pianificazione migrazioni di Office 2010 supporta l'esclusione di file che non sono stati aperti o modificati per un periodo di tempo specifico. Collaborare con gruppi aziendali per determinare se è necessario analizzare i file meno recenti. Qualora non vi sia questa esigenza, escludere tali file dall'analisi e dalla conversione. Dopo il completamento della migrazione a Office 2010, creare un piano per la rimozione o il backup dei documenti nel formato di file meno recente.

  • Concentrarsi su file di importanza critica per l'azienda, soprattutto i file di proprietà di gruppi che creano documenti complessi. Collaborare con i gruppi aziendali per determinare quali documenti sono considerati di importanza critica per l'azienda o devono comunque essere sottoposti a conversione per motivi legali o di conformità. Se applicabile, utilizzare la complessità dei documenti come base per l'assegnazione della priorità da applicare per l'analisi dei file. Gruppi aziendali specifici, ad esempio l'Amministrazione, in genere dispongono di documenti più complessi che richiedono un processo di revisione e testing accurato.

  • Analizzare innanzitutto le cartelle condivise. I file contenuti in cartelle condivise sono più centralizzati e i risultati possono essere considerati un buon esempio da utilizzare per determinare se sono necessarie ulteriori analisi. Se ad esempio i file nella cartella condivisa sono stati creati più di un anno prima, è possibile decidere di non convertirli.

  • Eseguire più istanze di offscan.exe. È consigliabile eseguire più istanze del programma di analisi (per implementare la scalabilità orizzontale) utilizzando un RunID univoco (impostato nel file offscan.ini) per analisi. Questa procedura è da preferire alla configurazione di una singola istanza di offscan.exe da eseguire su un numero elevato di file (decine di migliaia).

  • Eseguire l'analisi per struttura di cartelle. Utilizzare la struttura di cartelle come unità logica di file in base a cui eseguire l'analisi. Se ad esempio nella cartella condivisa sono contenute una cartella principale e sottocartelle, eseguire singole analisi nelle sottocartelle anziché tentare di eseguire il programma sull'intera cartella condivisa.

  • Eseguire offscan.exe in più client. Per implementare la scalabilità orizzontale per il numero di analisi contemporanee, eseguire offscan.exe in più client. Questo è un metodo ottimale poiché è probabile che nessun amministratore IT disponga delle autorizzazioni per tutti i percorsi di cartelle di rete. Utilizzando questo metodo, è possibile analizzare milioni di file di Office in diversi giorni.

  • Non implementare la scalabilità verticale utilizzando i server per l'esecuzione di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office. La struttura di Offscan.exe non supporta la scalabilità verticale, ad esempio l'utilizzo di componenti hardware più potenti.

  • Utilizzare System Center Configuration Manager (SCCM) per l'analisi dei client. Nel manuale dell'utente di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office vengono forniti ulteriori dettagli su come utilizzare SCCM per la distribuzione di offscan.exe, eseguire l'analisi e raccogliere il file xml del registro di analisi. Per ulteriori informazioni, vedere Eseguire File Scanner di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per Office 2010.

Benché la valutazione iniziale di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office possa individuare milioni di file, gli utenti di questa applicazione segnalano che in genere solo l'1-2% di tali file viene contrassegnato per potenziali problemi di conversione. Vengono riportati di seguito alcuni suggerimenti per semplificare la gestione dei risultati. Ulteriori informazioni sono disponibili nell'argomento Analizzare report di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office per Office 2010.

  • Verificare che il piano di progetto preveda tempo sufficiente per l'analisi dei risultati di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office. Quando si esaminano i risultati, tenere conto che il report di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office rappresenta uno "scenario meno favorevole" di potenziali problemi, ma che la maggior parte degli avvisi non è sufficientemente grave da impedire la conversione.

  • Lo strumento di segnalazione basato su Access consente di visualizzare solo database contenenti fino a un milione di record. Se si dispone di un numero maggiore di file, è consigliabile ricorrere alle soluzioni alternative seguenti (riportate in ordine di preferenza):

    • Scomporre l'analisi in diverse analisi più piccole.

    • Importare i dati dell'analisi di Gestione pianificazione migrazioni di Microsoft Office in un singolo database di grandi dimensioni e interrogarlo direttamente anziché utilizzare il report basato su Access.

    • Eseguire un'analisi estesa ma importare sottoinsiemi dei file in database separati.

  • I report non determinano i duplicati. Tentare pertanto di eliminare i file duplicati e determinare il file di registrazione o il file master.

  • Analizzare file di Excel estesi e file di Access meno recenti. Determinare se questi file possono utilizzare le funzionalità di Excel e Access Services più recenti. Valutare se eseguire la migrazione di questi file in SQL Server.

  • Prestare particolare attenzione ai file contenenti collegamenti, nonché ai file figlio. I collegamenti ad altri documenti possono interrompersi dopo la conversione dei file poiché le estensioni dei file cambiano con il processo di conversione.

  • Se nell'organizzazione viene utilizzato SharePoint Server, valutare la possibilità di collaborare con un fornitore di terze parti per la migrazione dei file di importanza critica per l'azienda in un sito di SharePoint. Il fornitore può inoltre collaborare alla formazione degli utenti affinché inizino a condividere i documenti in siti di SharePoint anziché inviarli in messaggi di posta elettronica.

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