Lync Server 2010: Integrazione di Lync con Microsoft Office
Le funzionalità di gestione della presenza e di modifica condivisa incorporate in Microsoft Lync semplificano la collaborazione.
William Van Winkle
Negli ambienti aziendali moderni il lavoro viene svolto in gruppi. Anche se un unico venditore prepara una presentazione di PowerPoint, i singoli contenuti provengono da diverse origini e vari autori. Ci sono ad esempio il testo dei comunicati stampa, le immagini del marketing e i fogli di calcolo della contabilità. Sebbene il venditore si occupi di rifinire la presentazione, avrà sicuramente domande da porre agli altri membri del team. Tenere traccia di modifiche e revisioni ed essere in grado di gestirle sono fattori essenziali.
Non molto tempo fa, tenere traccia dei contributi apportati ai documenti da diverse fonti era difficile. Con Office 2010, tuttavia, è possibile consultare la schermate File | Informazioni di qualsiasi documento di Word, Excel e fare riferimento a "Persone correlate". Qui sono elencati tutti gli autori e i redattori noti del documento.
Il pulsante Invia ora consente di inviare immediatamente a ogni collaboratore la versione corrente del documento tramite la messaggistica istantanea Lync. È inoltre possibile scegliere di mostrare loro il documento tramite la condivisione dell'applicazione mediante il pulsante Condividi ora.
Con Microsoft Lync Server insieme alle applicazioni di Microsoft Office è possibile creare contenuti più utili in meno tempo e quindi condividerli in modo più efficiente con i membri del team. Le strategie di collaborazione tradizionali prevedono il contributo di più membri del team in parti e sezioni distinte. A una persona viene in genere affidato il compito di combinare i contenuti. Con Lync Server e Office 2010, i collaboratori possono sapere chi sta lavorando sul documento in tempo reale.
Gestione della presenza
Con Lync Server, è possibile verificare la disponibilità online di collaboratori attuali e passati grazie ai pulsanti di "presenza" con codifica a colori visualizzati accanto ai nomi (vedere la Figura 1). Questi pulsanti indicano se un collega è disponibile, occupato, fuori sede e così via.
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Figura 1 La possibilità di sapere chi ha modificato i passaggi e se sono disponibili per rispondere a domande consente di risparmiare tempo prezioso
Supponiamo ad esempio che Mario e Giovanni stiano modificando un documento in Word 2010. Mario si trova a Roma, Giovanni a New York. Entrambi desiderano evitare i costi delle chiamate internazionali e devono considerare il problema del fuso orario. Gli strumenti di collaborazione di Word 2010 consentono a Mario di sapere quando Giovanni modifica il documento aperto. Indicano inoltre lo stato della presenza di Giovanni e mostrano il paragrafo attualmente bloccato per consentirgli di apportare modifiche.
Questo tipo di contatto di collaborazione è più efficiente e consente di accelerare la produzione. Se Giovanni tiene un paragrafo bloccato per 15 minuti, ma Mario ha assolutamente bisogno di apportare modifiche a tale sezione, quest'ultimo può vedere se Giovanni è impegnato in una chiamata e utilizzare Lync per inviargli un messaggio istantaneo affinché rilasci il paragrafo. In pochi secondi, Mario può procedere con la sua attività. Senza l'integrazione tra Lync e Word 2010, questi secondi avrebbero potuto essere minuti o più.
Lync con Outlook, Exchange e SharePoint
Non è più necessario lasciare una riunione importante alla prima occasione per controllare la segreteria telefonica. Con Lync è possibile ricevere la trascrizione automatica dei messaggi.
I messaggi vocali vengono elaborati da un motore di riconoscimento vocale perfezionato negli anni da Microsoft (vedere la Figura 2). Viene quindi visualizzato un messaggio di posta elettronica indicante il mittente, tutte le relative informazioni di contatto, la società e il ruolo professionale nonché la presenza in Lync.
La precisione della trascrizione è in genere compresa tra l'80% e il 95%. Non è perfetta ma sufficiente per comunicare il significato, il livello di urgenza e la modalità con cui rispondere. È possibile procedere senza bisogno di lasciare la propria postazione o disturbare la riunione.
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Figura 2 Le funzionalità di segreteria telefonica in Lync Server 2010 consentono di ascoltare i messaggi quando si è occupati in altre attività
L'elemento relativo alla modalità di risposta delle annotazioni di Lync è essenziale. La maggior parte dei professionisti ha molte informazioni e competenze ma poco tempo, quindi gli strumenti in grado di consentire loro di condividere immediatamente i dati possono fare davvero la differenza in termini di produttività e competitività di un'azienda. Questo è il motivo per il quale gli elementi relativi a contatti e presenza visualizzati da Lync tramite Outlook sono estremamente importanti. Consentono di mettersi subito in contatto con la persona giusta al momento opportuno.
Le informazioni sulla presenza visualizzate in Outlook derivano dalle schede contatto di Lync (vedere la Figura 3). Le schede contatto contengono numeri, indirizzi, stato di presenza, ubicazione della persona, ruolo professionale e tempo di disponibilità in base al calendario di Exchange. La scheda Organizzazione è un altro aspetto delle schede contatto. Visualizza membri del team o responsabili con le relative informazioni su presenza e disponibilità (vedere la Figura 4).
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Figure 3 Ogni contatto Lync è associato a una scheda caricata con metadati individuali e dell'organizzazione
Office 2010 e SharePoint Server sono strettamente integrati, pertanto è difficile parlare dell'uno senza citare l'altro. I team aziendali creano regolarmente siti di SharePoint nei quali sia possibile archiviare documenti, pianificazioni e altre risorse.
I membri del team sono tutti indicati nei rispettivi siti. Con le funzionalità relative alla presenza di Lync, vengono visualizzate automaticamente le informazioni di presenza di tutti i membri. Tramite SharePoint e Lync, i membri del team possono semplicemente trascinare i contatti desiderati nelle sessioni ad hoc di messaggistica istantanea, di chiamate vocali basate su Internet, di chat video, di lavagne e di condivisione delle schermate.
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Figura 4 Lync condivide lo stato di “presenza” con diverse applicazioni, indicando se gli utenti sono o meno disponibili
"Grazie a Lync con Office e SharePoint i dettagli importanti sono sempre a disposizione, così i progetti procedono senza problemi", afferma Douglas Splinter, ex CTO di Convergent. La società di Splinter utilizza le comunicazioni unificate Microsoft per le attività di tutti i giorni e ha creato applicazioni che vengono eseguite nel proprio sistema di comunicazioni.
"Per preparare una proposta prima erano necessari da 5 a 7 giorni. C'era un continuo andare e venire tra i collaboratori", afferma. "Il tempo necessario si è ridotto a due o tre giorni. Ciò è estremamente importante per una società di consulenza. I rappresentanti riescono a ottenere i documenti in circa un terzo del tempo rispetto a prima. La differenza per quanto concerne le nostre procedure di archiviazione è ancora maggiore perché prima era più difficile coordinare i tecnici appropriati. Attività che richiedevano dieci giorni possono ora essere svolte in un paio di giorni".
Lync Server mette in luce una verità lampante sulle modalità di lavoro nel XXI secolo: nessuno è isolato. Siamo indipendenti. Più riusciamo a sfruttare le connessioni personali, più aumentano efficienza ed efficacia. Lync Server consente ai lavoratori delle imprese moderne di compiere un prodigioso balzo in avanti nelle modalità con sui sono in grado di sfruttare strumenti di produttività come Office.
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William Van Winkle* è stato redattore responsabile di* Reseller Advocate Magazine*. È autore indipendente di articoli di argomento tecnologico dal 1997 e ha collaborato con* PC Magazine, CPU, Smart Computing, Processor, Tom’s Hardware* e molti altri. Scrive* * blog** sull'impatto della tecnologia sulla vita di tutti giorni. Vive a Hillsboro, alla periferia di Portland, Oregon.*