Archiviare un progetto completato (Project Server 2010)

Project 2010
 

Si applica a: Project Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Dopo avere completato un progetto, è probabile che non sia più necessario avervi accesso immediato. È quindi possibile decidere di nasconderlo nel centro Progetti e nelle visualizzazioni Attività personali dei membri del team. Il fatto di archiviare e nascondere i progetti completati rende tali visualizzazioni più chiare e ordinate e impedisce agli utenti di apportare modifiche a progetti non più attivi.

Per archiviare i progetti in modo efficace mediante Microsoft Project Server 2010, esiste un metodo "standard". Se tale metodo non risponde alle esigenze del caso, sono disponibili alcuni metodi alternativi che potrebbero essere più adatti per la propria organizzazione. In questo articolo vengono illustrati questi metodi e le procedure consigliate per l'archiviazione a lungo termine.

Contenuto dell'articolo:

Il metodo standard per archiviare un progetto è un processo che prevede diversi passaggi:

Questi passaggi vengono eseguiti dal project manager e dall'amministratore, come spiegato nelle sezioni che seguono.

Se il progetto in precedenza è stato pubblicato per i membri del team e ora si desidera rimuoverlo insieme alle relative attività dalle visualizzazioni di tali membri, il project manager deve annullare la pubblicazione di tutte le attività del progetto da archiviare. Il project manager può avviare questo processo in Microsoft Project Web App, ma l'effettivo processo di annullamento della pubblicazione viene eseguito in Microsoft Project Professional 2010.

NotaNote
Annullando la pubblicazione di un'attività, non si rimuove dal progetto il lavoro accettato e applicato. Viene tuttavia eliminata l'eventuale cronologia delle approvazioni degli aggiornamenti associata a un'attività.
Per annullare la pubblicazione di tutte le attività del progetto
  1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Centro Progetti in Progetti.

  2. Nella colonna Nome progetto fare clic sul nome del progetto da archiviare.

  3. Nel gruppo Progetto della scheda Attività fare clic sulla freccia del pulsante Modifica e quindi su In Project Professional.

  4. In Project Professional 2010 scorrere fino alla colonna all'estrema destra nella parte in formato tabella della visualizzazione Diagramma di Gantt, fare clic sull'intestazione Aggiungi nuova colonna e quindi su Pubblica.

    Se nella visualizzazione Diagramma di Gantt è già presente la colonna Pubblica, ignorare questo passaggio.

  5. Nella colonna Pubblica fare clic su No per ogni attività del progetto.

    SuggerimentoTip
    Per velocizzare questo processo per i progetti più grandi, impostare su No la prima attività, fare clic sul quadratino di riempimento nell'angolo inferiore destro della cella e quindi trascinarlo per copiare il contenuto della cella lungo la colonna Pubblica.
  6. Nella scheda File fare clic su Pubblica.

  7. Dopo avere pubblicato il progetto, chiuderlo e archiviarlo.

A questo punto il project manager potrebbe dover disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto, in modo che non vengano generate relazioni sulle schede attività.

Per disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto
  1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Centro Progetti in Progetti.

  2. Nella colonna Nome progetto fare clic sul nome del progetto da archiviare.

  3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Opzioni selezionare la casella di controllo Attività di riepilogo progetto.

  4. Nel gruppo Attività della scheda Opzioni fare clic su Chiudi per aggiornamenti.

  5. Nella sezione Selezione attività selezionare la casella di controllo relativa all'attività di riepilogo del progetto (con ID 0) e quindi fare clic su Pubblica.

Dopo che il project manager ha preparato il progetto per l'archiviazione, l'amministratore crea un gruppo di sicurezza contenente tutti gli utenti tranne gli amministratori.

Per creare un gruppo di sicurezza per gli utenti non amministratori
  1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server in Impostazioni.

  2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Gestisci gruppi in Sicurezza.

  3. Fare clic su Nuovo gruppo.

  4. Nella sezione Informazioni gruppo digitare Tutti gli utenti non amministratori nella casella Nome gruppo.

  5. Nella sezione Utenti selezionare i nomi di tutti gli utenti che non sono amministratori nella casella Utenti disponibili e quindi fare clic su Aggiungi per spostarli nella casella Utenti selezionati.

  6. Fare clic su Salva.

Dopo che l'amministratore ha creato il gruppo Tutti gli utenti non amministratori, il passaggio successivo consiste nel creare una categoria di sicurezza Archiviazione. Durante questo processo l'amministratore sceglie i progetti da archiviare includendoli in tale categoria.

Per creare una categoria di sicurezza Archiviazione
  1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server in Impostazioni.

  2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Gestisci categorie in Sicurezza.

  3. Nella pagina Gestisci categorie fare clic su Nuova categoria.

  4. Nella sezione Nome e descrizione digitare Archiviazione nella casella Nome categoria.

  5. Nella sezione Utenti e gruppi fare clic su Tutti gli utenti non amministratori in Utenti e gruppi disponibili e quindi fare clic su Aggiungi per spostare il gruppo nella casella Utenti e gruppi con autorizzazioni.

  6. In Autorizzazioni per Tutti gli utenti non amministratori (Gruppo) selezionare la casella di controllo Nega per tutte le autorizzazioni.

    SuggerimentoTip
    Selezionare la casella di controllo Nega per ogni nodo di autorizzazioni di primo livello (Progetto e Risorsa) per negare tutte le autorizzazioni visualizzate con un rientro sotto il nodo in questione.
  7. Nella sezione Progetti selezionare Solo i progetti indicati e quindi fare clic sul nome del progetto da archiviare nella casella Progetti disponibili.

    NotaNote
    Ricordarsi di non selezionare alcuna casella di controllo presente in Applica le autorizzazioni di sicurezza per i progetti sopra indicate a tutti i progetti in cui, altrimenti possono verificarsi problemi con le autorizzazioni per altri progetti e risorse.
  8. Fare clic su Aggiungi per spostare il progetto nella casella Progetti selezionati.

  9. Fare clic su Salva.

In molti progetti viene utilizzato il sito del team di progetto associato per raccogliere informazioni integrative della programmazione. È necessario assicurarsi che anche queste informazioni vengano archiviate. Microsoft SharePoint Server 2010 consente il backup a livello di sito. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione di questo passaggio da parte dell'amministratore, vedere Export a site, list, or document library (SharePoint Server 2010).

Dopo l'esecuzione del backup del sito, l'amministratore può eliminare il sito.

Per eliminare il sito di un team di progetto
  1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server in Impostazioni.

  2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Siti di progetto in Criteri operativi.

  3. Fare clic sulla riga contenente il sito del team di progetto di cui è stato eseguito il backup e quindi fare clic su Elimina sito.

  4. Fare clic su OK per confermare l'eliminazione.

Il metodo di archiviazione standard è stato così completato e consente di eseguire il ripristino, se necessario. Un'archiviazione estesa non è tuttavia la soluzione ottimale per tutte le organizzazioni. In alcuni casi può infatti essere sufficiente nascondere i progetti completati o salvare localmente un progetto per soddisfare le esigenze di archiviazione della propria azienda.

Se il metodo di archiviazione standard non sembra rispondere alle proprie necessità, di seguito vengono indicate alcune alternative:

  • Nascondere il progetto nel centro Progetti   Se si desidera semplicemente nascondere i progetti completati nel centro Progetti, è possibile aggiungere un contrassegno Archiviazione alla pagina Dettagli progetto e quindi filtrare una visualizzazione Centro Progetti in modo da mostrare solo i progetti con il contrassegno Archiviazione impostato su No.

  • Rimuovere il progetto dal database Draft   Un'altra alternativa consiste nell'eseguire il backup del progetto nel database Archive e quindi nell'eliminare il progetto dai database Draft, Published e Reporting. Se in seguito si ha necessità dei dati del progetto archiviato, utilizzare l'opzione Ripristino amministrativo nella pagina Impostazioni server per reinserirli nel database Draft e quindi ripubblicare il progetto.

  • Salvare il progetto come file con estensione mpp   Se si desidera rimuovere completamente il progetto da Project Server, è possibile aprire il progetto da Project Server mediante Project Professional 2010 e quindi salvarlo come file con estensione mpp. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Salvataggio di un progetto localmente" in Salvataggio di un progetto. È consigliabile salvare il progetto con tutti i dati dei campi personalizzati, in modo che il file mpp venga isolato da eventuali ulteriori modifiche apportate ai campi personalizzati in Project Server. Dopo il salvataggio e il backup come file mpp, il progetto può essere eliminato da Project Server. Se successivamente si ha necessità di ripristinare il progetto, è possibile aprire il file mpp in Project Professional 2010 mentre è attiva la connessione a Project Server e quindi salvare il progetto nel server. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Salvataggio di un progetto locale in Project Server" in Salvataggio di un progetto.

    NotaNote
    Utilizzando questo metodo, si interrompono tutti i collegamenti relativi a risultati finali, problemi e rischi tra il progetto e il sito del team di progetto in Project Server.

Nel tempo il formato del file mpp del progetto, gli schemi di database di Project Server e gli schemi dei siti di SharePoint possono cambiare in base alle nuove funzionalità. Questa situazione può incidere sulla compatibilità con le versioni precedenti, al punto tale che un progetto salvato come file mpp, un backup precedente di un database del contenuto di Project Server o il backup del sito di un team di progetto può non essere immediatamente utilizzabile.

Come procedura consigliata, prevedere sempre l'inclusione del contenuto archiviato nella pianificazione dell'aggiornamento. In questo modo si riduce il tempo necessario per ripristinare un progetto precedente che altrimenti richiederebbe l'esecuzione di diversi passaggi di aggiornamento.

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