Panoramica: gestire i progetti (Project Server 2010)

Creare nuovi progetti

In Microsoft Project Web App è possibile creare nuovi progetti in diversi modi. Se nell'organizzazione viene utilizzato un processo formale per la proposta e la selezione dei progetti, è possibile vedere Informazioni generali - Impostare e inviare proposte di progetto (Project Server 2010) e Panoramica: analisi e approvazione di proposte di progetto (Project Server 2010) per informazioni dettagliate sul processo di proposta dei progetti.

Se l'organizzazione non utilizza un processo di selezione formale, è possibile creare un nuovo progetto utilizzando un modello oppure tramite la sincronizzazione con un elenco di attività di progetto di SharePoint. I progetti iniziano spesso sotto forma di elenchi informali di attività che vengono condivisi da un team. A volte questi elenchi vengono acquisiti in SharePoint Server. In questo caso, è possibile sincronizzare l'elenco di attività di progetto di SharePoint con Project Web App, passando in modo semplice e rapido da una pianificazione di progetto informale a una più formale.

Pianificare il lavoro del progetto

In questa versione di Project Web App è possibile pianificare i progetti utilizzando un approccio dall'alto verso il basso, in cui non è necessario che le attività che rientrano in un'attività di riepilogo utilizzino date che corrispondono esattamente alle date del riepilogo.

Dopo che i decisori e i cointeressati di un'organizzazione hanno selezionato e approvato una serie di progetti, solitamente è responsabilità dei project manager programmare le attività specifiche del progetto. Durante la pianificazione iniziale, i project manager possono iniziare ad esempio a delineare una serie di fasi di alto livello e di attività cardine importanti sulla base delle esigenze aziendali e dei tempi di consegna. A questo punto è possibile che il project manager non disponga di informazioni complete per tutte le attività e sul tempo richiesto per ognuna. È possibile, ad esempio, che il project manager sappia di avere un massimo di cinque settimane per completare una determinata fase di un progetto, ma che non disponga ancora di tutte le informazioni necessarie per la programmazione delle singole attività di quella fase.

Grazie alle caratteristiche di pianificazione con approccio dall'alto verso il basso disponibili in questa versione di Project Web App, il project manager di questo esempio potrà creare un piano con una fase di riepilogo, “Sviluppo widget”, e con durata di cinque settimane. Potrà quindi immettere attività note della durata di sole tre settimane, con lavoro aggiuntivo programmato per il futuro in base al margine di tempo disponibile. La pianificazione con approccio dall'alto verso il basso consente inoltre al project manager di immettere sottoattività che iniziano prima della data di inizio ufficiale della fase e che terminano dopo la data di fine ufficiale.

Controllare le programmazioni del progetto

Nelle versioni precedenti di Project Server le programmazioni vengono controllate tramite un approccio sistematico molto strutturato che prende in considerazione elementi come la durata delle attività, diversi calendari, il numero di risorse e altri fattori. Sulla base di questi fattori, Project Server calcola automaticamente la programmazione ottimale per il progetto. Project Server 2010 supporta il metodo di programmazione "automatico" tradizionale utilizzato nelle versioni precedenti, ma è disponibile anche un nuovo metodo di programmazione "manuale".

La programmazione manuale è molto meno formale. È infatti possibile iniziare a creare un progetto come semplice elenco di date ricavate da messaggi di posta elettronica, riunioni con i cointeressati o anche conversazioni informali. Durante la programmazione di un progetto è raro che i project manager dispongano di informazioni complete sulle attività. Un project manager, ad esempio, potrebbe conoscere solo la data in cui è necessario iniziare un'attività, ma non la sua durata, fino a che non riceve una stima dai membri del team oppure potrebbe conoscere la durata dell'attività ma non quando è possibile iniziarla, fino a che non riceve l'approvazione del manager delle risorse.

Quando un'attività viene programmata manualmente, è possibile lasciare vuoti i campi Inizio, Fine e Durata oppure inserire testo in questi campi oltre a date riconoscibili. Se non è possibile impostare una data fino a che non si ricevono informazioni da un'altra persona, ad esempio, è possibile immettere il testo "In attesa del preventivo di Marco" nel campo della data di inizio fino a che non sarà possibile specificare una data per la programmazione. Le date per le attività programmate manualmente non verranno inserite automaticamente da Project Server 2010 durante le operazioni di calcolo.